Exempelsamling Utvecklingssamtal DEMO

Transkript

1 Exempelsamling Utvecklingssamtal DEMO 8 mallar, policy, information, checklistor och översiktskarta 1

2 Innehållsförteckning INLEDNING... POLICY FÖR UTVECKLINGSSAMTAL... INFORMATION KRING UTVECKLINGSSAMTALET... CHEFENS CHECKLISTA... MEDARBETARENS CHECKLISTA... MALL 1. FOKUS MÅL OCH KOMPETENS MALL 2. GENERELL MALL MED UTVECKLINGSPLAN MALL 3. FOKUS PÅ EXEMPELFRÅGOR/OMRÅDEN MALL 4. MALL INKL UTVÄRDERING VÄRDERINGAR MALL 5. SKALSYSTEM FÖR UTVÄRDERING MALL 6. KORTARE SAMTALSMALL MED HANDLINGSPLAN MALL 7. UTVECKLINGSSAMTAL MED CHEFSPERSPEKTIV MALL 8. GRUPPUTVECKLINGSSAMTAL DISKUSSIONSKORT. 2

3 Policy för utvecklingssamtal Allmänt Företagets policy för utvecklingssamtal syftar till att fungera som ett hjälp- och styrmedel i verksamhetsplaneringen, kompetensutvecklingen och kompetensförsörjningen. Utvecklingssamtalet kan ses som ett medel att formulera personliga mål som kan förverkligas i linje med företagets affärsidé, vision och mål Processen Utvecklingssamtalet bör överensstämma med företagets övriga styrprocesser. Tex: På Företaget har vi det finansiella året från xx till xx. Detta innebär att löne- och budgetsamtalen följaktligen sker i xx för att medarbetaren i förväg skall få möjlighet att erhålla information gällande det gångna årets prestation och måluppfyllelse vilka kommer att resultera i xxxx samt lönerevision, bör utvecklingssamtalen ske under xxx och xxx Uppföljningssamtal bör hållas under xxx och xxxx för att medarbetare och chef ska få möjlighet att följa upp att uppsatta mål fortfarande känns relevanta, rimliga och att de är på väg att uppnås enligt målkortet. Definition Utvecklingssamtal är en förberedd regelbundet återkommande diskussion mellan chef och medarbetare, syftande till att utveckla individen och verksamheten i enlighet med uppställda mål och som präglas av ömsesidighet. Syfte Medarbetarsamtalet syftar ytterst till att ge ett gott arbetsresultat och en god arbetstillfredsställelse. För företaget är samtalet en del av personaladministrationen och syftet är bl att ge: Underlag för planering av personal och verksamhet. Utveckla organisationen och mer effektivt lösa dess uppgifter. Försäkran om att alla arbetar för gemensam sak. Underlag för personaladministrativa åtgärder. (tex utbildning) Bättre arbetsförhållanden och arbetsmiljö. 3

4 A: Utvärdering förra året Gå igenom resultat från året som varit. Utgå från förra årets samtalsmall och anteckningar under året. Stäm av ev information från andra chefer/kunder i de fall det är relevant. 1. Förra årets mål Gör en utvärdering av de mål som är satta. Har målen nåtts? Om ej kommentera varför och vad som eventuellt påverkat utvecklingen. OMRÅDE RESULTAT (nått målen, överträffat, ej nått målen) KOMMENTAR Notera anledning till resultat 2. Övriga prestationer och utveckling året som varit Gör en utvärdering och avstämning kring övriga prestationer, ansvarsoråden och utveckling som varit under året. Vad är speciellt att notera? Exceptionellt? Mindre bra? OMRÅDE KOMMENTAR Notera anledning till resultat/situation 4

5 B: Motivation, arbetsmiljö och trivsel Gå igenom nedan områden och diskutera vad som fungerar bra respektive mindre bra och vad som bör åtgärdas. Arbetsmiljö, organisation, relationer: Gör noteringar i högerkanten som en indikation på hur du uppfattar att området fungerar. Gör även stödanteckningar om det är något speciellt du vill lyfta fram. Arbetsmiljö Fysisk Har du en bra arbetsplats vad gäller belysning, ergonomi, ljud och ljus? Finns fysiska arbetsredskap att utveckla eller förbättra? Arbetsmiljö Psykosocial Har du en bra arbetsbelastning över lag? Stress? Är det en bra arbetssituation? Informationsflöde? Feedback /återkoppling: Har du fått bra feedback och återkoppling på gjorda prestationer? Känner du uppskattning för ditt jobb? Får du konstruktiv och utvecklande feedback? Samarbete/relation med arbetskamrater: Vad har fungerat bra/mindre bra under året som gått? Vad kan du själv göra? Vad kan andra göra? (tänk på frågor som trivsel, vilja, motivation, intresse, gemenskap, konflikter) Samarbete/relation med chefen: Vad har fungerat bra under året som gått? På vilket sätt kan du som medarbetare agera bättre under nästa år? På vilket sätt kan chefen agera bättre under nästa år? (tänk på frågor som tydlighet, stöd, delegering, motivation, beröm, återkoppling/feedback) 5

6 UTVECKLINGSSAMTAL D: Utvärdering Utvärderingsskala = minst bra 5 = mycket bra 1. Feedback och återkoppling (hur är feedbacken från din chef om hur du sköter dina arbetsuppgifter) Vad skulle du önska inför nästa år för att det ska bli bättre? 2. Relationer i gruppen (samarbete, stöd, trivsel) Vad kan bli bättre inför nästa år? Vad kan du göra? Vad kan andra göra? 3. Arbetsmiljö (fysisk miljö, information, redskap) Vad kan bli bättre inför nästa år? Vad kan du göra? Vad kan andra/chefer göra? 4. Samarbete med din chef (hur du upplever relationen, dagliga samarbetet, mötena) Hur skulle jag/din chef kunna agera för att det ska bli bättre nästa år? Vad kan andra göra? 5. Arbetsmängd (arbetsbelastning, arbetssituation, situationer) Vad kan du göra själv för att förbättra inför nästa år? Vad kan andra/chef göra? 6. Kompetensutveckling i nuvarande roll (viktigt att utveckla) Vad kan du själv göra med enkla medel? Vad skulle du behöva av företaget? 6

7 UTVECKLINGSSAMTAL Namn:.. Datum:. Återkoppling Vad har hänt sedan vårt förra utvecklingssamtal? Vad har hänt med de aktiviteter som vi kom överens om vid vårt förra samtal? Vad har gått mer/mindre bra? Vad är du nöjd med/mindre nöjd med? Uppföljning av utvecklingsmål och lärande? Arbetssituation Arbetsmiljö Tycker du om dina arbetsuppgifter? Finns det något du skulle vilja ändra på? Har du rätt kompetens för arbetsuppgifterna? Behövs kompletterande utbildning? Hur fungerar avdelningen/gruppen? Finns det något du skulle vilja ändra på? Känner du dig delaktig i avdelningen/gruppens arbete och resultat? Hur upplever du stämningen? Hur är den fysiska arbetsmiljön? Fungerar informationen om verksamheten i stort och på avdelningen/gruppen? Arbetsinsats Är du nöjd med din arbetsinsats? Hur bedömer ni gemensamt medarbetarens prestation? Starka/svaga sidor? Förslag på hur avdelningen/gruppen skulle kunna lyckas ännu bättre? Utvecklingsbehov Feedback Framtid Utnyttjas din kapacitet? Vilka konkreta insatser krävs för att du bättre ska klara av dina nuvarande och framtida arbetsuppgifter? Vilket/vilka behov av kompetensutveckling har medarbetarna på kort och lång sikt? Får du den feedback och återkoppling som du vill? Vad kan jag som chef bidra med nästa år? Ömsesidiga förväntningar. Diskutera era planer och ambitioner. Hur kan ni nå dit? 7

8 UTVECKLINGSSAMTAL Utvecklingssamtal med chef Bedömning av ledarskapet. Skala 1-5 där 1 är uppfyller inte alls och 5 är uppfyller helt. Målinriktning Förmåga att styra efter uppsatta mål. Får medarbetarna delaktiga och skapar driv i organisationen att vilja bidra till målbilden. Mellanchefs bedömning av eget ledarskap Skala 1-5 Avdelningschefs bedömning av mellanchefs ledarskap Skala 1-5 Uppföljning Är resultatinriktad och följer kontinuerligt upp satta mål. Visar stor uthållighet och kan även vara flexibel och styra om för att nå ett resultat. Beslutsfattande Har förmåga att fatta kloka beslut. Förankrar sina beslut i de egna leden och står upp för andras fattade beslut. Utvecklingsfokus Ser till att medarbetare har den kompetens och förutsättningar som krävs för att målen ska nås. Är lyhörd för andras arbetssituation och är närvarande i sitt ledarskap för att kunna bedöma vad som behövs och på vilket sätt. Återkoppling Skapar ett klimat för feedback och daglig dialog. Kan ge konstruktiv återkoppling och ta även i obekväma situationer. Visar uppskattning och erkänsla och firar framgångar i gruppen. Självkännedom Har god självbild och kan ta beröm och kritik. Har insikt om egna starka och svaga sidor. Kan arbeta situationsanpassat i ledarskapssituationer. 8

9 UTVECKLINGSSAMTAL 9