Mobiltelefon i tjänsten

Transkript

1 (6) Sammanfattning Riktlinjen anger förutsättningar och grundläggande regler för mobiltelefon för medarbetare i tjänsten. Som bilagor till riktlinjen. finns blanketter/avtal. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 1 Förutsättningar... 1 Genomförande... 2 Uppföljning... 2 Dokumentinformation... 3 Personligt avtal mobiltelefon... 4 Klinikavtal mobiltelefon... 5 Ansökan om mobiltelefon... 6 Bakgrund Mobiltelefon kan efter beslut tilldelas verksamhet eller anställd. Behov av mobiltelefon kan vara aktuellt i samband med jour, beredskap, snabb service eller motsvarande. Vidare kan det vara aktuellt vid ett arbetsinnehåll som kräver stor rörlighet och där större geografiskt ansvarsområde kräver kommunikativ tillgänglighet. Förutsättningar Beslut om nytt abonnemang och telefon samt utbyte av telefon tas av Bitr. sjukhusdirektör/. Beslut ska innehålla motivering till att ha telefon och vilken modell samt beskrivning av arbetsuppgifter. För att välja något annat än enklaste modell krävs synnerliga skäl och särskild motivering. Beslutet ska skickas till kanslienheten för att diarieföras. Val av telefon görs enligt följande: 1. Enkel modell 2. Normalmodell (För synkning av mail & kalender samt surfning) 3. Smartphone (Kräver speciellt behov av omvärldsbevakning) Beställning av abonnemang, telefon och ev. tillbehör skall gå via VGR IT/Servicecenter. Anvisad blankett skall användas. Av VGR IT anvisade

2 (6) produkter och abonnemang skall användas. Att själv beställa på annat sätt är absolut förbjudet. För modell två och tre krävs det av innehavaren att kalendern är uppdaterad och öppen för åtkomst. Genomförande Om telefonen får användas privat skall månatligt löneavdrag göras. Avdraget skall spegla den faktiska privata användningen. För att den administrativa hanteringen skall vara rimlig så tillämpas schablonavdrag om 100 kr inklusive moms. Om den privata användningen är högre skall högre månadsavdrag göras (jämna hundratal kronor). Avdraget skall spegla merkostnaden. Tillfälliga toppar eller utlandssamtal ska regleras med löneavdrag (inkl. moms) på initiativ av användaren av telefonen. Arbetsgivaren kan begära samtalsspecifikation från telefonoperatören via VGR IT/Servicecenter. Överordnad chef attesterar och kontrollerar förbrukningen. Chefen skall göra bedömningen om förbrukningen är rimlig både i relation till arbetet och befintligt löneavdrag. Det är absolut förbjudet att göra privata inköp via telefonen som t.ex. röstningar i tv-program, skänka pengar, ringa kontaktnummer osv. Inköp i tjänsten skall gå via faktura. Om inga alternativ finns kan undantag göras för kollektivresor i tjänsten. Datatrafik kan bli kostsamt om inte rätt avtal används (extra försiktighet krävs vid utlandsanvändande). VGR IT/Servicecenter är behjälplig med detta. Privat användning av datatrafik som t.ex. internet skall ingå i schablonavdraget. Riktlinjer som finns för datoranvändande t.ex. olämpliga internetsidor gäller även motsvarande på telefonen. Vid anställningens upphörande skall telefonen lämnas tillbaka eller vid byte till ny telefon. Uppföljning Rutinen följs fortlöpande upp och ändras vid behov dock med längsta revideringsintervall enligt sjukhusets principer för styrdokument.

3 (6) Dokumentinformation För innehållet svarar Olof Johansson, redovisningschef, ekonomistab, ekonomienhet, SÄS Remissinstanser Henrik Hermansson, kanslichef, kommunikationsstab, kanslienhet, SÄS Fastställt av Martti Valkonen, servicechef, SÄS Nyckelord Ekonomi, IT-stöd och telefoni, mobiltelefoner, mobiltelefon i tjänsten, tjänstemobiler

4 (6) Personligt avtal mobiltelefon Privat användning av personlig tjänstetelefon Undertecknad har tagit del av gällande riktlinje och rutin för användning av mobiltelefon inom (SÄS) och har möjlighet att använda mobiltelefon för privata samtal i begränsad utsträckning. För detta erlägger jag via löneavdrag lägst 100 kr/månad inkl. moms. Om den privata användningen är högre skall högre månadsavdrag göras (jämna hundratal kronor). Uppsägning av detta avtal sker skriftligen av endera parten. Avtalet upphör normalt att gälla 14 dagar efter uppsägning. Telefon inklusive eventuella tillbehör ska återlämnas till VGR IT Servicecenter, SÄS senast den dag avtalet upphör att gälla. Jag är medveten om att SÄS, utan förvarning, kan komma att bedöma rimligheten i privatanvändandet av telefon/abonnemanget, och har rätt att begära en specificerad räkning som hjälp vid bedömningen. Jag accepterar ovanstående villkor. (Namnunderskrift) (Namnförtydligande) (Personnummer) (Enhet) (Beställarid = ansvar + 00) (Mobiltelefonnummer) Härmed sägs ovanstående avtal upp (Underskrift) Telefon inkl. ev. tillbehör har återlämnats.... (Datum och underskrift av personal från VGR IT Servicecenter)

5 (6) Klinikavtal mobiltelefon Användning av kliniktelefon i tjänsten Undertecknad verksamhetschef ansvarar för mobiltelefon enligt gällande riktlinje och rutin för användning av mobiltelefon inom Södra Älvsborgs Sjukhus. Kliniktelefonen kommer ej att används för privat bruk. Uppsägning av detta avtal sker skriftligen när telefon inklusive eventuella tillbehör återlämnas till VGR IT Servicecenter, SÄS (Namnunderskrift) (Namnförtydligande) (Enhet) (Beställarid = ansvar + 00) (Mobiltelefonnummer) Härmed sägs ovanstående avtal upp. (Underskrift) Telefon inkl. ev. tillbehör har återlämnats.... (Datum och underskrift av personal från VGR IT Servicecenter)

6 (6) Ansökan om mobiltelefon Till biträdande sjukhusdirektör/servicechef/stabschef, Härmed ansöker. om mobiltelefon enligt kategori: Motivering + modell: Information om vilka modeller av mobiltelefoner som stöds inom regionen och SÄS kommer att finnas hos VGR IT Servicecenter samt i beställningssystemet. Kategorier: Mobiltelefon, enkel modell, som tjänstetelefon med tillstånd att sparsamt användas för privata samtal mot löneavdrag, lägst 100 kr inkl moms/månad. Mobiltelefon, normalmodell som tjänstetelefon med krav på daglig synkronisering av kalender och/eller mail, som tjänstetelefon med tillstånd att sparsamt användas för privata samtal mot löneavdrag, lägst 100 kr inkl moms/månad. Mobiltelefon, smartphone, vid speciellt behov av omvärldsbevakning, med krav på daglig synkronisering av kalender och/eller mail, som tjänstetelefon med tillstånd att sparsamt användas för privata samtal mot löneavdrag, lägst 100 kr inkl. moms/månad. Den anställde som erhållit mobiltelefon med synkroniseringsfunktion har skyldighet att synkronisering genomförs dagligen. Kalendern skall vara åtkomlig för definierade behörighetsnivåer. (E-postadress till den anställde) (Telefonnummer) (Verksamhet/Enhet) (Beställarid = ansvar + 00) Härmed godkänns att ovanstående person beviljas mobiltelefon (Namnunderskrift av biträdande sjukhusdirektör/servicechef/stabschef ) Kopia skickas till Diariet SÄS