Maria Lagerman (S) ej tjänstgörande ersättare Ida Frödén, valsamordnare Agneta Lokrantz, assistent Carina Östrand (S) Kanslienheten, 19 juni kl 11.

Transkript

1 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (24) Plats och tid: Leja, kommunhuset, kl. 13:00-13:55 ande: Övriga deltagare: Utses att justera Justeringens plats och tid: Gunilla Remnert (V) Bernt Larsson (C) Carina Östrand (S) Göran Gustavsson (-) Thord Durnell (SD) Maria Lagerman (S) ej tjänstgörande ersättare Ida Frödén, valsamordnare Agneta Lokrantz, assistent Carina Östrand (S) Kanslienheten, 19 juni kl Underskrifter: Sekreterare Ida Frödén Paragraf Ordförande Justerare Gunilla Remnert Carina Östrand Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Valnämnden Anslaget sätts upp Anslaget tas ned Kommunledningskontoret Förvaringsplats för protokoll Underskrift...

2 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (24) Ärendeförteckning 17/18 Informationsärenden 18/18 Röstmottagare vid Allmänna valet /18 Förtida röstning vid Allmänna valet /18 Röstmottagare vid förtida röstning vid Allmänna valet /18 Förtidsröstning på institutioner i valnämndens regi 22/18 Ambulerande röstmottagare vid Allmänna valet /18 Information till ordförande och vice ordförande i valdistrikt inför Allmänna valet /18 Utbildning av röstmottagare inför Allmänna valet /18 Delegation till valnämndens ordförande och valsamordnare 26/18 Valsedelsordning i sedelställ/bord i Allmänna valet /18 Annonsering av information om röstningslokaler och valnämndens preliminära rösträkning 28/18 Val av dataskyddsombud för valnämnden 29/18 Övrigt 30/18 Meddelanden

3 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (24) VN 17/18 Informationsärenden Valnämnden tackar för informationen. Information om inköp av valsedelräknare. Sex stycken valsedelräknare har beställts till de största valdistrikten. Rapport från möte om hot och våld mot förtroendevalda. Möte har genomförts och inbjudan gick ut till alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige samt partiföreträdarna för spridning till övriga inom partiet. Det var valnämndens ordförande Gunilla Remnert (V) och kommunfullmäktiges ordförande Bengt Storbacka (S) som bjöd in till mötet där valsamordnare Ida Frödén och säkerhetskoordinator Malin Ivlove presenterade den antagna riktlinjen för hot och våld mot förtroendevalda och röstmottagare valåren På mötet deltog även Robin Ivansson, gruppbefäl på Polisen i Lindesberg. Han informerade bland annat om att polisen öppnat en e-postadress för valet dit förtroendevalda kan skicka frågor och anmälningar. E-postadressen är: val2018.po-orebro@polisen.se Uppslutningen var inte stor och endast sex förtroendevalda deltog. Ytterligare information om kommunens arbete med hat och mot förtroendevalda under valåret kommer därför att ges vid kommunfullmäktiges sammanträde den 13 juni. Arbete med riskanalys. Valnämndens ordförande och vice ordförande har tillsammans med säkerhetskoordinator och delar av

4 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (24) valnämndens kansli påbörjat arbetet med en riskanalys inför valet.

5 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (24) VN 18/18 Dnr: KS 2018/241 Röstmottagare vid Allmänna valet Röstmottagare för Allmänna valet 2018 den 9 september utses enligt förteckning daterad Röstmottagarna måste genomgå utbildning för att få fullföra sitt uppdrag. 3. Det bemyndigas till valnämndens ordförande och vice ordförande att vid eventuellt förhinder för någon av de utsedda röstmottagarna utse ersättare för denne. Enligt Vallagen 3 kap. 4 ska valnämnden utse minst fyra personer att vara röstmottagare i varje valdistrikt. Nämnden ska förordna en av dessa att vara ordförande och en att vara ersättare för ordföranden (vice ordförande). Valnämnden beslutade den 13 april 2018 att utse ordförande och vice ordförande i varje valdistrikt samt att distrikten ska bestå av åtta röstmottagare förutom de distrikt med begränsade öppettider som ska bestå av sex röstmottagare. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Röstmottagare för Allmänna valet 2018 den 9 september utses enligt förteckning daterad Röstmottagarna måste genomgå utbildning för att få fullföra sitt uppdrag. 3. Det bemyndigas till valnämndens ordförande att vid eventuellt förhinder för någon av de utsedda röstmottagarna utse ersättare för denne. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Gunilla Remnert (V) föreslår att punkt tre ändras till:

6 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (24) Det bemyndigas till valnämndens ordförande och vice ordförande att vid eventuellt förhinder för någon av de utsedda röstmottagarna utse ersättare för denne. För kännedom: De utsedda

7 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (24) VN 19/18 Dnr: KS 2018/234 Förtida röstning vid Allmänna valet 2018 Förtidsröstning ska ske på: 1. Biblioteket i Lindesberg 22 augusti 9 september Måndag-onsdag 10-19, torsdag 10-17, fredag 10-18, lördagsöndag (25-26/8) lördag-söndag (1-2/9 och 8/9) samt valdagen Tallens servicehus, Frövi 27 augusti-7 september Måndag-fredag och söndag Ekgården, Fellingsbro 27 augusti 8 september måndagtisdag samt torsdag-fredag samt lördag Grönbodahemmet, Storå 3 7 september måndag-tisdag samt torsdag-fredag Lindeskolan (i samband med skolvalet) 5 september Enligt Vallagen 3 kap. 3 ansvarar varje kommun också för att det i kommunen finns röstningslokaler som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta. Förtidsröstning kommer även att ske i samband med skolvalet på Lindeskolan som en del i att få fler förstagångsväljare att rösta. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta Förtidsröstning ska ske på: 1. Biblioteket i Lindesberg 22 augusti 9 september Måndag-onsdag 10-19, torsdag 10-17, fredag 10-18, lördagsöndag (25-26/8) lördag-söndag (1-2/9 och 8/9) samt valdagen Tallens servicehus, Frövi 27 augusti-7 september Måndag-fredag och söndag Ekgården, Fellingsbro 27 augusti 8 september måndagtisdag samt torsdag-fredag samt lördag 10-12

8 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (24) 4. Grönbodahemmet, Storå 3 7 september måndag-tisdag samt torsdag-fredag Lindeskolan (i samband med skolvalet) 5 september Meddelas för åtgärd: Valsamordnare

9 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (24) VN 20/18 Dnr: KS 2018/239 Röstmottagare vid förtida röstning vid Allmänna valet Röstmottagare vid förtida röstning vid Allmänna valet 2018 utses enligt förteckning daterad De utsedda röstmottagarna måste genomgå utbildning för att få fullfölja sitt uppdrag. 3. Det bemyndigas till valnämndens ordförande att vid eventuellt förhinder för någon av de utsedda röstmottagarna utse ersättare för denne. Enligt Vallagen 3 kap. 4 ska det på varje röstmottagningsställe finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Valnämnden förordnar röstmottagare. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Röstmottagare vid förtida röstning vid Allmänna valet 2018 utses enligt förteckning daterad De utsedda röstmottagarna måste genomgå utbildning för att få fullfölja sitt uppdrag. 3. Det bemyndigas till valnämndens ordförande att vid eventuellt förhinder för någon av de utsedda röstmottagarna utse ersättare för denne. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Gunilla Remnert (V) föreslår att punkt tre ändras till: Det bemyndigas till valnämndens ordförande och vice ordförande att vid eventuellt förhinder för någon av de utsedda röstmottagarna utse ersättare för denne.

10 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (24) För kännedom: De utsedda Valnämndens ordförande

11 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (24) VN 21/18 Dnr: KS 2018/227 Förtidsröstning på institutioner i valnämndens regi 1. utses till ambulerande röstmottagare enligt särskilt beslut för institutionsröstningen i kommunen vid Allmänna valet. 2. Institutionsröstning genomförs på: Tallåsen, 27 augusti kl Kriminalvårdsanstalten Hinseberg, Frövi, 30 augusti kl För övriga institutioner eller motsvarande får röstning ske via bud, ambulerande röstmottagare eller på annat lämpligt sätt. Enligt Vallagen 3 kap. 3 ansvarar varje kommun också för att det i kommunen finns röstningslokaler som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta. Begreppet institutionsröstning återfinns inte längre i Vallagen. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. utses till ambulerande röstmottagare enligt särskilt beslut för institutionsröstningen i kommunen vid Allmänna valet. 2. Institutionsröstning genomförs på: Tallåsen, 27 augusti kl Kriminalvårdsanstalten Hinseberg, Frövi, 30 augusti kl För övriga institutioner eller motsvarande får röstning ske via bud, ambulerande röstmottagare eller på annat lämpligt sätt. Meddelas för åtgärd: Valkansliet För kännedom: De utsedda

12 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (24) VN 22/18 Dnr: KS 2018/240 Ambulerande röstmottagare vid Allmänna valet Ambulerande röstmottagare vid Allmänna valet 2018 utses enligt bifogad förteckning. 2. Röstmottagarna ska genomgå utbildning för att få fullföra sitt uppdrag. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna in sina röster i bostade till särkilt förordnade röstmottagare, så kallade ambulerande röstmottagare. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Ambulerande röstmottagare vid Allmänna valet 2018 utses enligt bifogad förteckning. 2. Röstmottagarna ska genomgå utbildning för att få fullgöra sitt uppdrag. Meddelas för åtgärd: Valsamordnare För kännedom: De utsedda

13 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (24) VN 23/18 Dnr: KS 2018/221 Information till ordförande och vice ordförande i valdistrikt inför Allmänna valet Information till ordförande och vice ordförande i valdistrikten inför Allmänna valet ska lämnas i nära anslutning till valdagen. 2. Valsamordnaren svarar för att fastställa datum och lokal. 3. Valsamordnaren svarar för informationen. 4. Valmaterial utlämnas till valdistrikten i samband med informationen. Information om valhandledning, Röstmottagning i vallokal och rapportering av valresultat m.m. till ordförande och vice ordförande i valdistrikten ska genomföras. I samband med detta ska utlämning av valkuvert och övrigt valmaterial till valdistrikten ske. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Information till ordförande och vice ordförande i valdistrikten inför Allmänna valet ska lämnas i nära anslutning till valdagen. 2. Valsamordnaren svarar för att fastställa datum och lokal. 3. Valsamordnaren svarar för informationen. 4. Valmaterial utlämnas till valdistrikten i samband med informationen.

14 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (24) VN 24/18 Dnr: KS 2018/231 Utbildning av röstmottagare inför Allmänna valet Valnämndens kansli får i uppdrag att anordna utbildning av samtliga röstmottagare inför Allmänna valet Utbildning för valnämndens ledamöter och ersättare sker i samband med valnämndens sammanträde den 24 augusti. 3. Valnämndens ledamöter som ska tjänstgöra vid onsdagsräkningen måste ha genomgått utbildning för valnämnden. Valnämnden ansvarar för att samtliga röstmottagare ska genomgå en utbildning inför val för att alla ska vara uppdaterade på förändringar och nyheter. Separat utbildning kommer att ges till röstmottagare vid förtidsröstning, till ambulerande röstmottagare samt till ordförande/vice ordförande i valdistrikten. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Valnämndens kansli får i uppdrag att anordna utbildning av samtliga röstmottagare inför Allmänna valet Utbildning för valnämndens ledamöter och ersättare sker i samband med valnämndens sammanträde den 24 augusti. Ledamöternas förslag Ordförande Gunilla Rembert (V) föreslår att valnämndens ledamöter som ska tjänstgöra vid onsdagsräkningen måste ha genomgått utbildning för valnämnden. Meddelas för åtgärd: Valsamordnare För kännedom:

15 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (24) Valnämndens ledamöter och ersättare

16 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (24) VN 25/18 Dnr: KS 2018/226 Delegation till valnämndens ordförande och valsamordnare 1. Det delegeras till valnämndens ordförande och vice ordförande att ta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas 2. Det delegeras till valsamordnaren, eller dennas ersättare att få införa rättelse eller ändring i röstlängden på uppdrag av den centrala valmyndigheten eller länsstyrelsen. Enligt kommunallagen 6 kap 37 får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att besluta enligt 7 kap Medborgare som anser att röstlängden innehåller felaktiga uppgifter om dem ska senast tolv dagar före valdagen skriftligen begära att uppgifterna rättas. Frågor om rättelse prövas av länsstyrelsen. Enligt 5 kap. 7 Vallagen ska röstlängden så snart som möjligt när samtliga rättelser och ändringar förts in, sändas till valnämnden i den kommun där valdistriktet ligger. Om en rättelse eller ändring inte har hunnit föras in i röstlängden innan den sänts till valnämnden, får den centrala valmyndigheten eller länsstyrelsen uppdra åt nämnden att se till att det görs. För att underlätta administrationen kring denna hantering bör den delegeras av valnämnden. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Det delegeras till valnämndens ordförande att ta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas

17 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (24) 2. Det delegeras till valsamordnaren, eller dennas ersättare att få införa rättelse eller ändring i röstlängden på uppdrag av den centrala valmyndigheten eller länsstyrelsen. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Gunilla Remnert (V) föreslår att punkt 1 ändras till: Det delegeras till valnämndens ordförande och vice ordförande att ta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas För kännedom: Valnämndens ordförande

18 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (24) VN 26/18 Dnr: KS 2018/228 Valsedelsordning i sedelställ/bord i Allmänna valet Valsedelsordning i sedelställ eller på bord enligt Valmyndighetens plansch ska tillämpas vid både förtidsröstning och röstning i vallokal. 2. Eventuella tillkommande valsedlar placeras i bokstavsordning i samma serie. 3. Partierna ansvarar för att leverera de namnvalsedlar samt partivalsedlar som inte omfattas av valnämndens ansvar till varje vallokal respektive förtidsröstningslokal samt till valnämndens kansli för distribution till ambulerande röstmottagare. 4. Röstmottagarna ansvarar för att lägga ut de levererade valsedlarna enligt beslutad ordning. Röstmottagarna har inte ansvar för att meddela partierna i de fall valsedlarna tar slut Valmyndigheten rekommenderar att valnämnden beslutar om valsedlarnas placering. Valmyndigheten har tagit fram ett förslag till ordning på valsedlar som tryckts som planscher. I förslaget är valsedlarna placerade i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln och blanka valsedlar är placerade överst. Bokstavsordningen gäller samtliga partier. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Valsedelsordning i sedelställ eller på bord enligt Valmyndighetens plansch ska tillämpas vid både förtidsröstning och röstning i vallokal. 2. Eventuella tillkommande valsedlar placeras i bokstavsordning i samma serie.

19 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (24) 3. Partierna ansvarar för att leverera de namnvalsedlar samt partivalsedlar som inte omfattas av valnämndens ansvar till varje vallokal respektive förtidsröstningslokal samt till valnämndens kansli för distribution till ambulerande röstmottagare. 4. Röstmottagarna ansvarar för att lägga ut de levererade valsedlarna enligt beslutad ordning. Röstmottagarna har inte ansvar för att meddela partierna i de fall valsedlarna tar slut. För kännedom: Vallokalerna Förtida röstningslokaler Partierna

20 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (24) VN 27/18 Dnr: KS 2018/230 Annonsering av information om röstningslokaler och valnämndens preliminära rösträkning 1. Annonsering av information om Allmänna valet 2018 ska ske i Nerikes Allehanda, Lindenytt och 24i Bergslagen. 2. Informationen ska även anslås på kommunens bibliotek, i bokbussen samt kommunens webbplats. 3. Informationen ska även ske på finska. I linje med kommunfullmäktiges beslut om annonsering föreslås valnämnden besluta att annonsering av information om Allmänna valet 2018 ska ske i Nerikes Allehanda, Lindenytt (webbpublicering), 24i Bergslagen (webbpublicering), samt att information ska anslås på kommunens bibliotek i bokbussen samt kommunens webbplats. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta 1. Annonsering av information om Allmänna valet 2018 ska ske i Nerikes Allehanda, Lindenytt och 24i Bergslagen. 2. Informationen ska även anslås på kommunens bibliotek, i bokbussen samt kommunens webbplats. Ledamöternas förslag till beslut Carina Östrand (S) föreslår att information ska även ske på finska. Meddelas för åtgärd: Valsamordnare

21 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (24) VN 28/18 Dnr: KS 2018/220 Val av dataskyddsombud för valnämnden Kommunjurist Anna Ljungsten utses till dataskyddsombud (DSO) för valnämnden. Dataskyddsförordningen började gälla den 25 maj 2018 och ersatte då Personuppgiftslagen. Dataskyddsförordningen reglerar hur en organisation får hantera personuppgifter och vem som är ansvarig för detta. Inom kommunen är det nämnden som är personuppgiftsansvarig. Dataskyddsförordningen syftar till att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Vidare syftar den till att modernisera regler för att anpassas till det nya digitala samhället. Några av de viktigaste nyheterna är att den personuppgiftsansvarige: ska anmäla både till datainspektionen samt till de registrerade personerna om en allvarlig incident har inträffat ska göra en konsekvensbedömning om det finns integritetsrisker är skyldig att informera de registrerade om ändamålen med behandlingen, minimera uppgiftsinsamlingen samt gallra så snart uppgifterna inte behöver lagras längre ge råd om konsekvensbedömningar, vara kontaktperson gentemot tillsynsmyndigheten och för de registrerade samt personalen inom organisationen. Inom ramen för Dataskyddsförordningen ska personuppgiftsansvarige besluta om ett dataskyddsombud samt informera vem som är dataskyddsombud till Datainspektionen. Dataskyddsombudet har som främsta uppgift att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen, vilket bland annat innebär att samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter följer bestämmelser och interna styrdokument. Vidare ska DSO informera och ge råd inom organisationen.

22 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 (24) Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta Kommunjurist Anna Ljungsten utses till dataskyddsombud (DSO) för valnämnden. Meddelas för åtgärd: Valsamordnare För kännedom: Dataskyddsombud

23 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 (24) VN 29/18 Övrigt Övrigt läggs till handlingarna. Följande meddelas till Valnämnden: Inget övrigt togs upp.

24 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24 (24) VN 30/18 Meddelanden Meddelandena läggs till handlingarna. Följande meddelas till Valnämnden: Antagen riktlinje för kommunens arbete med dataskyddsförordningen Dnr KS 2018/126