VÄLKOMMEN SOM AIPAL-UTBILDNINGSAKTÖRENS HUVUDANVÄNDARE!

Transkript

1 BRUKSANVISNING FÖR AIPAL ( 7 ) Till AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare VÄLKOMMEN SOM AIPAL-UTBILDNINGSAKTÖRENS HUVUDANVÄNDARE! I denna anvisning informeras om hur användarrättigheter beviljas för responssystemet AIPAL för vuxenutbildningen, som togs i bruk AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare, som utses av examensarrangören, beviljar användarrättigheter till användarna av AIPAL inom den egna organisationen. Huvudanvändaren kan bevilja rättigheter genast efter att Utbildningsstyrelsen per e-post har meddelat om saken. Rollen som AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare är endast avsedd för att bevilja rättigheter till AIPAL. Om det är din uppgift att skapa och upprätthålla enkäter och svarskoder behöver du också rättigheter som AIPAL-utbildningsaktörens ansvariga användare. Utbildningsstyrelsen använder en centraliserad användaridentifiering, Studieinfos Tjänst för användaradministrering, som också används av det förnyade AIPAL. Med samma användarnamn och under samma inloggningssession kommer man åt alla Utbildningsstyrelsens tjänster som du har beviljats rättigheter för. Användarnamnet är alltid personligt. STEGEN VID BEVILJANDE AV ANVÄNDARRÄTTIGHETER 1. Utbildningsstyrelsen beviljar rättigheterna till AIPAL-utbildningsaktörernas huvudanvändare Om du inte redan har ett användarnamn för administratörstjänsten i Studieinfo registrerar Utbildningsstyrelsen dina personuppgifter delvis, varpå du själv ska komplettera dem. Du kompletterar när du har fått ett meddelande från Utbildningsstyrelsen per e-post med en länk till självregistreringen. Därefter är dina personuppgifter registrerade. Om du redan har ett gällande användarnamn för administratörstjänsten i Studieinfo lägger Utbildningsstyrelsen endast till rättigheterna för AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare. Utbildningsstyrelsen meddelar per e-post att rättigheterna har beviljats. 2. Som huvudanvändare beviljar du användarrättigheter till dem som använder AIPAL i din organisation Om personen inte redan har ett användarnamn för administratörstjänsten i Studieinfo ska personuppgifterna registreras först. Registrera personuppgifterna delvis i Tjänsten för användaradministration och lägg samtidigt till användarrättigheterna till AIPAL. Därefter kompletterar personen själv de uppgifter som ska registreras via en länk som programmet sänder per e-post. Nu är registreringen klar och användarrättigheterna för AIPAL fungerar. Om personen redan har ett gällande användarnamn till vilken som helst av administrationstjänsterna i Studieinfo räcker det med att du lägger till användarrättigheterna för AIPAL.

2 3. Användarrättigheterna gäller för ett år i taget De beviljade användarrättigheterna gäller för ett år i taget. Utbildningsstyrelsen förlänger rättigheterna för AIPAL-utbildningsaktörernas huvudanvändare och huvudanvändaren förlänger AIPAL-användarnas rättigheter i den egna organisationen. 2 ( 7 ) 1. REGISTRERING AV RÄTTIGHETERNA FÖR AIPAL-UTBILDNINGSAKTÖRERNAS HUVUDANVÄNDARE 1.1 Om du redan använder administratörstjänsterna i Studieinfo och du har ett användarnamn meddelar Utbildningsstyrelsen per e-post att rättigheterna för AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare har lagts till. Dina personuppgifter registreras inte på nytt. Gå till punkt 2 i anvisningen: Beviljande av användarrättigheter till användare av AIPAL i den egna organisationen 1.2 Om du inte redan har ett användarnamn för administratörstjänsterna i Studieinfo får du ett e- postmeddelande från Utbildningsstyrelsen med en länk till självregistreringen där du kompletterar dina egna registeruppgifter. Vänta på meddelandet (om det inte kommer inom rimlig tid, kontakta AIPAL:s information). E-postmeddelandet ser ut så här: Klicka på länken till önskad språkversion och fyll i de personuppgifter som fattas (* = obligatorisk). Skriv in följande uppgifter: Personbeteckning Med personbeteckningen identifieras användaren av administratörstjänsterna i Studieinfo (registerbeskrivning finns på oph.fi Utvärdering och statistik > Utvärdering > AIPAL).

3 3 ( 7 ) Användarnamn Lösenord Minst fem tecken (t.ex. majaper). Om namnet du valt redan är i bruk meddelar systemet det. Välj då ett annat namn. Lösenordet ska ha minst åtta tecken. Lösenordet ska innehålla minst ett specialtecken, t.ex.: (!#&$?) och en stor bokstav. Välj Registrera dig Efter registreringen kan du bevilja användarrättigheter för AIPAL i din egen organisation. 2. BEVILJANDE AV ANVÄNDARRÄTTIGHETER TILL AIPAL-ANVÄNDARE I DEN EGNA ORGANISATIONEN 2.1 Logga in till Användaradministrationen på adressen I menyn ser du alla tjänster som du har användarrättighet till. Du lägger till AIPAL-användare via fliken Användaradministration i funktionen Behandling av personuppgifter. Obs! När du lägger till nya användarrättigheter till AIPAL, kontrollera alltid först om personen redan har ett användarnamn för administratörstjänsterna i Studieinfo. En lista över eventuella användarrättigheter till olika tjänster finns i vyn Personens uppgifter.

4 4 ( 7 ) En användare som redan är registrerad söker du med funktionen: Sök person på namn eller identifikation Om personen finns i systemet lägger du till användarrättigheterna för AIPAL (registrera inte på nytt). Kom ihåg att kontrollera att det är rätt person. Gå till punkt 2.3 i anvisningen för att lägga till användarrättigheterna för AIPAL. 2.2 Om personen inte redan har ett användarnamn för administratörstjänsten i Studieinfo, registrera personuppgifterna först Registrering som användare av tjänsten Välj Grunda ny administratör så kan du lägga till den nya användarens personuppgifter: Spara och gå vidare för att lägga till arbetsorganisationen. Obligatoriska uppgifter anges med *. Språk: finska eller svenska. Födelsetiden räcker. Användaren anger själv sin personbeteckning när han eller hon kompletterar sina registeruppgifter. Du kan ange ett användarnamn för användaren eller lämna tomt. Användaren kan själv registrera ett användarnamn samtidigt som han eller hon kompletterar sina registeruppgifter. Som organisation för användare i AIPALsystemet väljs alltid utbildningsaktören (inte läroanstalten). Du kan välja bara de organisationer/den organisation som du har användarrättigheter till.

5 5 ( 7 ) Yrkesbeteckningen är obligatorisk. Spara När du har sparat kan du lägga till användarrättigheterna för AIPAL. 2.3 Att lägga till användarrättigheter för AIPAL Detta görs när en persons uppgifter är registrerade eller om personen redan har ett gällande användarnamn till någon av administratörstjänsterna i Studieinfo. Välj funktionen Rättigheter. Om personen har flera organisationer, välj den utbildningsaktör för vilken användarrättigheterna för AIPAL ska läggas till. Välj en grupp för användarrättigheter och sätt ut giltighetstid för den. För att säkerställa god datasekretess får användarrättigheten gälla högst ett år från den dag när den börjar, därefter förnyas den vid behov.

6 6 ( 7 ) AIPAL-utbildningsaktörens ansvariga användare - upprätthåller examensanordnarens enkätblanketter och frågor - skapar svarskoder för dem som svarar på enkäterna - skriver ut rapporter AIPAL-utbildningsaktörens användare - skapar svarskoder för dem som svarar på enkäterna - skriver ut rapporter AIPAL-utbildningsaktörens läsare - skriver ut rapporter 2.4 Meddela användaren att användarrättigheten för AIPAL har beviljats Om användaren redan tidigare har använt administratörstjänsten i Studieinfo, meddela att användarrättigheten för AIPAL har lagts till hans eller hennes användarnamn. Om användaren nu för första gången har fått användarnamn för administratörstjänsten i Studieinfo (personuppgifterna har registrerats), sänd en inbjudan till registrering där personen själv kompletterar de uppgifter som ska registreras. Att sända inbjudan till registrering Välj funktionen Skicka inbjudan Efter registreringen kan användaren logga in på AIPAL på adressen: Ange den e-postadress till vilken registreringsinbjudan ska skickas. Användaren får en länk till självregistrering per e-post (anvisningen punkt 1.2). Om användaren inte får något mejl kan du sända inbjudan på nytt.

7 7 ( 7 ) 3. FÖRLÄNGNING AV GILTIGHETSTIDEN FÖR ANVÄNDARRÄTTIGHETEN AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare förnyar användarrättigheterna. Man kan förnya användarrättigheten antingen innan den upphör eller efter det. Användarna kan även själva via systemet ansöka om förnyade användarrättigheter av AIPAL-utbildningsaktörens huvudanvändare. Behandling av ansökningar om användarrättigheter Ansökningar kan göras av personer som vill börja använda AIPAL-systemet eller av personer som vill fortsätta att ha användarrättigheter till AIPAL efter att giltighetstiden upphört. Ansökan om användarrättighet görs i Användaradministrationen. För närvarande meddelar Användaradministrationen inte automatiskt att en ansökan har kommit in. Huvudanvändaren bör själv regelbundet gå in och kontrollera situationen. Ansökningarna syns under fliken Användaradministration i funktionen Ansökan om användarrättigheter. ANVÄNDARSTÖD Utbildningsstyrelsens AIPAL-information e-post aipal@oph.fi tfn Ytterligare anvisningar om användaradministrationen Bruksanvisningen till administratörstjänsten i Studieinfo finns på administratörens arbetsbord: Bruksanvisningar och videor med anvisningar: kontakt@studieinfo.fi