Lunchkort Webbtjänst. 6. Beställa Lunchkort Skapa och ta bort betalningsgrupper Uppgifter om företaget Logga ut...

Transkript

1 Lunchkort Webbtjänst Införande av tjänsten och definitioner Logga in och välja företag Skapa och ta bort företagskonton och underkonton Lägga till företagsanvändare i Lunchkort Webbtjänst Lägga till kortinnehavare Aktivering av lunchförmånsbeställningar Beställa Lunchkort Skapa och ta bort betalningsgrupper Uppgifter om företaget Logga ut... 8

2 1. Logga in och välja företag Inloggning Du loggar in på Lunchkort Webbtjänst på Inloggningen kräver personliga nätbankskoder. När tjänsten har identifierat dig öppnas ingångs- Inloggningssidan sidan för Lunchkort Webbtjänst. Om du har administratorrättigheter för flera företag, öppnas sidan Val av företag först. OBS! Språket på inloggningssidan är finska. Ingångssidan Välja företag Om du administrerar flera företag i Lunchkort Webbtjänst kommer du efter inloggningen till sidan Företagsval. Välj önskat företag genom att klicka på pilen till höger om namnet. Du kan behandla endast ett företags uppgifter åt gången. Om du vill byta företag, klicka på Byt företag så kommer du till sidan Företagsval. 2

3 1. Skapa och ta bort ett företagskonto och underkonton Fliken Inställningar Skapa ett företagskonto När ett företag ingår ett Lunchkort-avtal, skapas automatiskt ett företagskonto som är företagets huvudkonto och får samma namn som företaget. All betalningsrörelse mellan företaget och Luottokunta sker via företagskontot. Till huvudkontot kopplas även företagets betalningsreferensnummer, som du ser på ingångssidan för Lunchkort Webbtjänst. Ta bort ett företagskonto Företagskontot eller företagets huvudkonto kan du inte ta bort själv. Företagskontot stängs först om företaget slutar att anlita tjänsten Lunchkort. Skapa underkonton Användningen av Lunchkort Webbtjänst kräver inte att du skapar underkonton. Om du vill kan du ändå skapa ett underkonto för att underlätta administrationen. Underkonton kan skapas till exempel för verksamhetsställen, avdelningar, kostnadsställen eller enligt behörigheter. Underkonton skapas på fliken Inställningar, som endast huvudanvändarna ser. Skapa underkonton 1. Skriv underkontots namn i fältet Nytt konto. 2. Klicka på Lägg till. 3. Underkontot syns omedelbart i företagets kontolistning och kan genast användas. OBS! Det lönar sig att skapa eventuella underkonton innan du lägger till övriga användare för Lunchkort Webbtjänst, eftersom behörigheterna alltid kopplas till kontona. Ta bort underkonton Du kan inte redigera uppgifterna på underkonton efter att du har sparat dem. Ett underkonto kan tas bort, men före det måste de kortinnehavare och betalningsgrupper som har anslutits till kontot föras över till ett annat konto. Likaså måste de medel som finns på underkontot föras över till företagskontot eller till ett annat underkonto. 3

4 3. Lägga till företagsanvändare i Lunchkort Webbtjänst Fliken Inställningar I Lunchkort Webbtjänst lägger du till Företagsanvändare samt uppdaterar uppgifter och behörigheter på fliken Inställningar, som endast huvudanvändarna ser. Klicka på Lägg till en företagsanvändare i fältet Företagsanvändare. För att lägga till Företagsanvändare behövs för- och efternamn personbeteckning e-postadress. Definiera även användarens språk användarens status (aktiv/inte aktiv) basanvändare eller huvudanvändare de konton som basanvändaren har behörighet till. Huvudanvändaren har behörighet till företagets alla konton. Valfria uppgifter är användarens telefonnummer användarens adressuppgifter ett andra förnamn eller efternamnets förstavelse. Obs! Endast en annan huvudanvändare eller Lunchkort Kundtjänst kan uppdatera huvudanvändarens användarnivå lounaskortti@luottokunta.fi tfn (09) Användarens egna uppgifter Både bas- och huvudanvändare får fram sina egna uppgifter genom att klicka på sitt namn i övre fältet. Om uppgifterna ändras, ska de nya uppgifterna meddelas till företagets huvudanvändare av Lunchkort Webbtjänst. 4

5 4. Lägga till kortinnehavare Fliken Kortinnehavare Du kan lägga till kortinnehavare i Lunchkort Webbtjänst antingen en och en eller i grupp. När en kortinnehavare läggs till i tjänsten, skapas automatiskt ett eget Lunchkort-konto för användaren. Obs! En och samma person kan ha endast ett Lunchkort-konto för varje arbetsgivare. Lägga till en grupp av kortinnehavare Huvudanvändaren kan lägga till flera kortinnehavare på en gång genom import av en csv-fil i Lunchkort Webbtjänst. Tillägg av uppgifter för flera kortinnehavare görs med funktionen Lägg till kortinnehavare från fil på fliken Inställningar, som endast huvudanvändarna ser. Obs! Det lönar sig att säkra, att csv-filen innehåller adressuppgifter för alla personer. Adressupgifter behövas senare när Lunchkort beställas. Hur man gör tillägg och laddar ned en modellfil instrueras stegvis i själva tjänsten. Lägga till kortinnehavare en och en Du kan lägga till kortinnehavare även en och en via ingångssidan på Lunchkort Webbtjänst eller på fliken Kortinnehavare. Klicka på Lägg till ny kortinnehavare Obligatoriska uppgifter för kortinnehavare är förnamn och efternamn personbeteckning adressupgifter e-postadress språk (finska, svenska eller engelska) företagskontot eller ett underkonto, till vilket kortinnehavaren hör. Valfria tilläggsuppgifter är en intern kod i företaget, t.ex. personnummer den betalningsgrupp till vilken kortinnehavaren hör telefonnummer ett andra förnamn eller efternamnets förstavelse. 5

6 5. Aktivering av lunchförmånsbeställningar Fliken Aktivering av lunchförmånsbeställningar Kortinnehavarna kan själva beställa lunchförmånen då förmånen erbjuds dem i form av lunchavdrag. Gå till Inställningar och klicka på länken Aktivera beställning av lunchförmån Ställ in gränsvärdena och skriv meddelandet i anslutning till beställning av lunchförmån Klicka på Uppdatera 6. Beställa Lunchkort När kortinnehavarna har lagts till i Lunchkort Webbtjänst, kan du beställa Lunchkort till dem. Du kan i fortsättningen beställa enskilda kort, men i början lönar det sig att beställa Lunchkort till flera kortinnehavare på en gång. 1. Klicka på Beställ kort på ingångssidan till Lunchkort Webbtjänst. 2. Du får en lista över alla kortinnehavare som har anslutits till tjänsten, men som inte har ett kort. 3. Kontrollera, uppdatera vid behov och bekräfta varje kortbeställning separat. Kontrollera särskilt hur namnen är skrivna, så att dessa trycks korrekt på korten. Som postadress för kortet och den personliga pinkoden kan du välja kortinnehavarens adress på jobbet eller hemadress. När uppgifterna är korrekta, klicka på Beställ i nedre kanten av sidan. Du får fram ett sammandrag av beställningen. Bekräfta beställningen genom att klicka på Bekräfta. Räknaren på bekräftelsesidan anger hur många beställningar som finns kvar. Tillverkningen av korten tar cirka en vecka. Kortet och den personliga pinkoden postas i separata kuvert till de adresser som fastställdes i samband med kortbeställningen. Läs en närmare anvisning om beställning av Lunchkort i webbtjänsten. 6

7 7. Skapa och ta bort betalningsgrupper Användningen av Lunchkort Webbtjänst kräver inte att du skapar betalningsgrupper. Du kan ändå skapa betalningsgrupper för att underlätta utbetalningen av lunchförmånen till likartade grupper. En betalningsgrupp kan vara till exempel en administrativ grupp inom företaget eller en viss grupp som en företagsanvändare administrerar. En betalningsgrupp kan även skapas utifrån personer som har en likartad arbetsprofil eller en lika stor lunchförmån. En förmån av samma storlek kan betalas till alla kortinnehavare i en betalningsgrupp, men en förmån som ska betalas kan även redigeras kortinnehavarspecifikt. Även nollbetalningar är möjliga. En betalningsgrupp hör alltid till ett och samma konto, dvs. företagskontot eller något underkonto. En enskild kortinnehavare kan tillhöra endast en betalningsgrupp åt gången. Ta bort en betalningsgrupp Betalningsgrupper kan tas bort på fliken Betalningsgrupper. 1. Välj först den betalningsgrupp som du vill ta bort. 2. Klicka på Ta bort en betalningsgrupp nere till vänster på sidan. 3. Bekräfta borttagningen genom att klicka på Vill du ta bort betalningsgruppen? på bekräftelesidan. 4. Om det finns väntande betalningar i betalningsgruppen, ber tjänsten att du först annullerar betalningarna. OBS! Du kan inte ta bort en betalningsgrupp om kortinnehavare som hör till gruppen har väntande betalningar. Läs de utförliga anvisningarna om Betalningsgrupper i webbtjänsten. Skapa betalningsgrupper Börja skapa en betalningsgrupp genom att klicka på Lägg till ny betalningsgrupp i Betalningsgrupper på ingångssidan till Lunchkort Webbtjänst. Skapa en betalningsgrupp 1. Ge betalningsgruppen ett namn. 2. Välj ett redovisningskonto för betalningsgruppen. 3. Fastställ förvalsbetalningsuppgifter. 4. Lägg till önskade kortinnehavare i betalningsgruppen genom att klicka på Lägg till kortinnehavare i betalningsgruppen. 7

8 8. Uppgifter om företaget Namnet på företaget som administreras visas uppe till vänster i tjänsten hela tiden. Uppgifterna som har sparats om företaget ser du på fliken Företag. Om det finns felaktigheter i uppgifterna om företaget eller det sker ändringar i dessa, meddela Lunchkort Kundtjänsten lounaskortti@luottokunta.fi tfn (09) fliken Företag 9. Logga ut Du loggar ut från Lunchkort Webbtjänst via länken Logga ut uppe i högra hörnet på sidan. Tjänsten loggar ut användaren automatiskt om tjänsten inte används på 15 minuter. 8