Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone

Transkript

1 Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone Gäller Fr o m tillsvidare 1

2 ALLMÄNT Rapporterna i IntraPhone utgör underlaget för avgifter till kunderna och ersättning till utförarna. Rapporterna skrivs ut en gång per månad av kommunens avgiftshandläggare. Avgiftshandläggaren fastställer datum för när månadsrapporten ska vara klar, vanligtvis på morgonen tredje vardagen i månaden efter. Besök som läggs in retoraktivt efter att månadsrapporten tagits ut ersätts ej. För att rapporterna i IntraPhone ska vara rätt är det viktigt att nedanstående regler och rutiner följs. Alla besök ska ha en STARTTID och en STOPPTID samt innehålla en eller flera INSATSER. Besöken måste vara GODKÄNDA av både personal och intraphonist eller chef. De besök som saknar insats eller inte är godkända kommer inte utföraren få betalt för. Utföraren får betalt för faktiskt utförd tid på besök som utförs mellan kl Besök mellan kl avrundas till 15 min om man använder ett speciellt telefonnummer ( ) även om besöket är kortare. Utföraren får inte betalt för tid som överstiger beställd tid, ersättning sker endast om detta är godkänt och dokumenterat av biståndshandläggare. Ersättningen är lika stor oavsett om besöket är på dagen, kvällen, helgen eller storhelgen. Den varierar endast om kunden bor i tätort, landsbygd eller glesbygd. Om tid som rapporterats in via appen eller telefonen ändras i datorn ska en notering göras om VAD som ändrats och om ORSAKEN till ändringen. Det räcker inte med att man skriver sina initialer. Om det skulle uppstå något fel och det inte fungerar med appen eller att ringa från kunden noterars besöket på papper och rapporteras in senare i datorn. Man kan alltid ringa IntraPhones support på vardagar kl Anteckning ska göras om varför besöket skapas manuellt. Kunden registreras i Procapita och kommer över till IntraPhone när beställningen verkställts. Intraphonister och chefer har också möjlighet att registrera kunden direkt i IntraPhone om beställning inte kommit till utföraren. Det som registreras direkt i IntraPhone skrivs över med uppgifterna från Procapita när beställningen verkställs. F o m 1 jan 2017 kommer krav på att app ska användas istället för kunds telefon. Införande kommer att ske under hösten Hos varje utförare ska finnas en Intraphonist. Det är en person som kan lite mer om registrering än övrig personal. HEMMA HOS KUNDEN Personalen loggar in via appen/kundens telefon (tel ). Var noga med att besöken registreras på rätt personal och arbetslag. De kan lyssna på eventuella meddelanden som kan vara från medarbetare och/eller ledning. 2

3 När de är klara med insatserna hemma hos kunden loggar de ut via appen alternativt via kundens telefon och registrerar vilka insatser som utförts. De kan lämna ett meddelande till nästa medarbetare om det behövs. Saknar kunden telefon eller endast har mobiltelefon ska man i första hand använda sin arbetsmobil, i andra hand telefonen i grupplokalen eller rapportera tiden i datorn. Man behöver inte använda kundens mobiltelefon. Om dagpersonal loggar in hos kunden före kl måste starttiden ändras i datorn till kl Annars räknas besöket som ett nattbesök och utföraren får inte betalt för det. Ändra även stopptiden då - så att besöket blir lika långt som det var från början. Exempel: Är man hos kunden (30 min) så måste man ändra besöket i datorn till Vid utförande av vissa insatser finns speciella instruktioner som redovisas nedan. Dubbelbemanning Dubbelbemanning är när man är två hos kunden för att utföra: - omvårdnad som är fysiskt tungt - förflyttning av kund - kvällshjälp eller natthjälp Är man två som ska utföra serviceinsatser t ex städning så är det INTE dubbelbemanning. Vid dubbelbemanning: Det är endast en av personalen som rapporterar koder för vad man gjort under besöket. Den andra rapporterar in insatsen 33 Dubbelbemanning på besöket. Vid serviceinsatser: Är man två för att utföra en serviceinsats så rapporterar båda de insatser man utfört. Koden 33 Dubbelbemanning används inte. Exempel: Om två personal gör en städinsats på en halvtimma, där det beställts en timma, då kan båda rapportera den arbetade tiden. Utföraren får betalt för båda personerna oavsett om det är en dubbelbemanning eller inte. Kunden behöver inte betala för de besök som har koden 33 Dubbelbemanning. Dubbelbemanningen ska vara godkänd av biståndshandläggaren. Makar Vid insatser hos kunder som bor tillsammans där båda kunder ska ha insatser ska det framgå av tidsregistreringarna hur mycket hjälp vardera kunden har fått. Detta sker genom att personalen loggar in på båda kunderna och sedan korrigerar tiden efteråt. Totalt sett kan ingen personal registrera mer än 60 minuter per arbetad timma. 2 personal som arbetar hos kunder som bor tillsammans ska var och en registrera de insatser som utförts. 3

4 Avlösning och ledsagning Gör man avlösning och/eller ledsagning ihop med hemtjänstinsatser registreras tiden som vanligt, men i och med att man väljer insatsen 31 Avlösning och/eller 30 Ledsagning vid utloggningen kommer man få registrera hur lång tid av besöken som var just avlösning/ledsagning. Tiden registreras i timmar och minuter: i telefonen: i datorn: 1 min = min = 1 10 min = min = 10 1 tim = tim = 60 2 tim = tim = 120 Orsaken till att man måste ange tiden för avlösning är att kunden inte betalar för det. Orsaken till att man måste ange tiden för ledsagning är att beställaren vill följa upp hur mycket ledsagning som utförs. Hemtjänst. F o m försvinner möjligheten att registrera delegering. Vilket innebär att utföraren inte kommer att få betalt för detta. Ska du utföra en delegerad uppgift så registrerar du den på kod 62 Delegering vid utloggningen. Insatsen får en schablontid på 7 minuter av den totala tiden av besöket. Orsaken är att kunden inte ska betala för delegering. Kvällshjälp Alla hemtjänstinsatser utom delegering och trygghetslarm som utförs mellan kl registreras som 69 Kvällshjälp. Du har möjlighet att ringa ett speciellt telefonnummer eller använda Tillsynsrapport i appen om du antar att besöket kommer att understiga 15 min. Då kommer besöket få en närvaromarkering samt en schablontid på 15 min oavsett hur kort eller långt besöket är. Besök som överstiger 15 min ersätts endast med faktisk tid. Ska du utföra en delegerad uppgift så registrerar du den på kod 62 Delegering vid utloggningen. Insatsen får en schablontid på 7 minuter av den totala tiden av besöket. Orsaken är att kunden inte ska betala för delegering. Natthjälp Alla hemtjänstinsatser utom delegering och trygghetslarm som utförs mellan kl registreras som 68 Natthjälp. Ska du utföra en delegerad uppgift så registrerar du den på kod 70 Delegering natt vid utloggningen. Insatsen får en schablontid på 7 minuter av den totala tiden av besöket. Orsaken är att kunden inte ska betala för delegering 4

5 Matdistribution Levererar man matlåda i samband med hemtjänstinsatser rapporterar man ingen tid för matdistribution utan endast tid för hemtjänstinsatserna. Tiden för matdistribution registreras enbart i datorn och man kan då göra det för en eller flera kunder samtidigt. Man rapporterar 15 min per kund. Rapportera inte antal portioner. Trygghetslarm Besökstiden för larm startar när man tar nyckel ur nyckelskåpet. Anländer man utan nyckel startar besöket när man öppnar dörren hos kund. Besöket avslutas som vanligt när man lämnar kund. Är man två som åker på larmet, använder båda insatsen Larm. Bomtid F o m försvinner möjligheten att registrera bomtid. Vilket innebär att utföraren inte kommer att få betalt för detta. Bomtid är ett oplanerat återbud när kunden inte avbokat ditt besök eller avbokat senare än ett dygn (1) dag innan. Det kan vara så att kunden är hemma men säger att du inte får komma in och du får inte utföra någon insats alls. Om du har arbetsmobil och befinner dig hos kunden ringer du in bomtiden som en efterrapportering på telefonnummer Du pratar också in en anteckning (HAV) om varför du inte fick komma in och vilken insats kunden lämnade återbud om. Besöket kan också registreras som en bomtid i datorn. Registrera den tid som planerats på kunden under fliken Skapa rapporter i datorn med insats 66 Bomtid. Gör alltid en anteckning dvs prata in en händelse av vikt - om orsaken till bomtiden, vilken dag och tid återbudet gjordes samt vem som tog emot återbudet. Kunden betalar för bomtid och din enhet får ersättning för bomtid. Avböjda insatser på utfört besök Om kunden avböjer en eller flera insatser under utförandet av ett besök så registrerar man den avböjda insatsen. Orsaken till att registrera avböjda insatser är att utföraren snabbt ska kunna se om någon kund ständigt avböjer vissa insatser. Sjukhusvistelse Om kunden är på sjukhus eller korttidsboende rapporteras den planerade tiden på insatsen 65 Sjukhusvistelse i maximalt 1 dygn från att den oplanerade frånvaron började. Kunden betalar inte för den tiden men utföraren får betalt. Insatser som det inte finns beslut på Om personalen tycker att kunden behöver flera eller färre insatser respektive mindre eller mer beviljad tid så meddelar de det till sin chef som kontaktar biståndshandläggaren skriftligt. Detta dokumenteras också av utföraren i utförarens verksamhetssystem. Godkänna besök Personal bör kontrollera och godkänna sina besök dagligen. 5

6 Intraphonist eller chef bör kontrollera och godkänna personalens besök 2-3 gånger per vecka. Gemensamma besök Insats som utförs åt flera kunder samtidigt registreras i datorn under fliken Skapa rapporter. Det finns fastställda schablontider som ska användas då. Insats i IntraPhone Inköp Matsal hjälp till/från/i* Trygghetsringning Tillsyn Tvätt Ärende Matdistribution Tid att rapportera 45 min/kund 15 min/kund Registrera faktisk tid 15 min/kund Tiden fördelas mellan kunder 45 min/kund 15 min/kund *På Solhälla, Görjansgården och Solgården är det flera kunder som har hjälp till och från matsalen samt även i matsalen. Det kan vara två eller flera personal som hjälper alla kunderna. Endast en av personalen rapporterar in tiden på alla kunderna i datorn. Registrera 15 min på kund och endast när man hämtar kunden (tid för när man hjälper kunden tillbaka ingår i de 15 minuterna). Registrera 15 min för hjälpen i matsalen. Alltså max 30 min per kund per måltid för hjälpen till/från/i matsalen. Behöver kunden gå på toaletten i samband med ovanstående hjälp så registreras det som ytterligare ett besök hemma hos kunden. Det finns möjlighet att skapa kundgrupperingar för att underlätta inrapporteringen i datorn. De kunder som ingår i kundgrupperingarna MÅSTE ha ett beslut på den insatsen som kundgrupperingen gäller. Telefonnummer Telefonnummer vid inrapportering i IntraPhone Vanlig rapportering 2 samtal Efterrapportering 1 samtal Kvälls/Nattbesök ger 15 min 1 samtal Telefonnummer vid frågor och problem Support (IntraPhone) Intraphonehjälp@osteraker.se Support Kommunen Monica Malm och Marie Öhman kan också hjälpa till med frågor rörande IntraPhone. Revisionshistorik Datum Ändring Namn Revis Struken hälsningstid, avsnitten Bom-tid Yvonne Jidling- Strandberg A 6

7 och sjukhusvistelse markerade Godkänd Monica Malm B Generell genomgång Monica Malm C av dokumentet Godkänd Marie Öhman D 7