Instruktion för grundschema

Transkript

1 Instruktion för grundschema Version Medvind Informationsteknik AB

2 Att göra ett nytt schema (grundschema) Hämta in turer/arbetspass till schemat... 8 Summeringar Kopiera och förskjut Ändra befintligt schema (grundschema) Byt arbetspass/tur i hela schemat Kontroll mot dygnsvila Spara Skriva ut ett schema Sidan 2 av 18

3 Att göra ett nytt schema (grundschema). Innan du kan börja göra ett grundschema, måste du först skapa en planeringsgrupp/schemagrupp. Markera den gula mappen genom att klicka med vänster mustangent. Den gula mappen blir nu blåmarkerad. Klicka nu med höger mustangent och markera valet Ny planeringsgrupp Du får nu upp en bild där du anger ett namn och beskrivning vad schemagruppen innehåller. I raden under Text skriver du kort namn och i raden under Beskrivning kan du skriva ett längre beskrivande namn. I organisationsträdet visas den text som du skrivit i beskrivningstexten. Klicka på knappen Spara med vänster mustangent när du är klar. Sidan 3 av 18

4 I trädet ser du nu din upplagda planeringsgrupp/schemagrupp. Stå på den nya planeringsgruppen och markera med vänster mustangent. Högerklicka och markera valet Ny med vänster mustangent och därefter Grundschema. Du får nu upp en bild där du måste ange en del förutsättningar som ska gälla för schemat Ange det datum som det nya schemat ska gälla från. (Tom-datum bör aldrig fyllas i). 2. Ange hur många rader schemat ska innehålla. Sidan 4 av 18

5 3. Ange det heltidsmått som är vanligast i schemat. (Du kan ange ett avvikande heltidsmått för en enskild rad inne i schemat.) 4. I Beräkningstyp anges om schemat ska vara rullande eller kalendariskt. I detta exempel är schemat rullande. 5. I antal veckor anges schemats rullningscykel (exempelvis 4, 5, eller 6 veckor) 6. I startvecka anges vilken schemavecka som schemat befinner sig i vid fromdatumet. Bör anges vid nyupplägg av schema. Rätt startvecka gör att schemat får rätt utrullning när schemarad sedan kopplas på aktuella personer. 7. Vid ändring av schema kommer schemavecka/startvecka automatiskt att beräknas. Se avsnitt nedan Ändra befintligt schema 8. I datumfältet Attesterad/godkänd t o m, visas till och med vilket datum som tiderna är godkända/attesterade. Vid nyupplägg av schema finns i regel ingen uppgift om datum i detta fält. 9. Här visas datum t.o.m. så långt det är löneberäknat. Vid nyupplägg av schema finns som regel ingen uppgift om datum i detta fält. 10. Klicka på knappen Spara när du har fyllt i schemats uppgifter. Klicka på plustecknet framför den nyupplagda schemagruppen. En ny symbol för grundschema med datum har nu skapats i trädet. Om du nu vill komma tillbaka till bilden för att kanske ändra någon uppgift för schemat, kan du högerklicka på schemasymbolen och därefter markera Ändra. Sidan 5 av 18

6 För att komma in i schemabilden och fylla schemat med innehåll, ska du dubbelklicka på datum intervallet med vänster mustangent. För att få plats att visa en fullständig schemabild kan du behöva dölja Organisationsträdet först. Du kan även justera bilden genom att dra i de enskilda bilddelarna. För att stänga organisationsträdet eller någon enskild bild del klickar du på symbolen för Dölj automatiskt: Här visas schemats samtliga rader dag för dag. Om schemat innehåller flera veckor så kan du bläddra (scrolla) höger. Sidan 6 av 18

7 2. Här visas en rads samtliga veckor. Veckorna visas för den rad som markeras i bilden ovan. 3. I arbetspass-/turlistan finns alla typer av arbetstider som förekommer i schemat. 4. Här visas summeringar för schemat. Dels för hela schemat totalt och dels för varje enskild rad. 5. Om resursbehov finns definierat i systemet så visas en grafisk beskrivning i denna del. Sidan 7 av 18

8 Hämta in turer/arbetspass till schemat Nedan beskrivs de symboler som du finner i den högra bild delen och som har rubriken Arbetspass. Det första du måste göra är att hämta in de turer/arbetspass du behöver till det aktuella schemat. Det finns två symbolen som du kan klicka på för att hämta in turer/arbetspass till ditt schema. När du klickar på Ny kan du dels hämta in arbetspass från tur/arbetspassdatabasen, och dels lägga upp nya arbetspass. Det är mycket viktigt att komma ihåg, att de arbetspass som du lägger upp via denna symbol, blir lokala för just detta aktuella schema. Arbetspassen kommer inte att läggas upp i den generella arbetspasslistan och kommer därför inte att kunna väljas av andra användare. Det lokala arbetspasset får beteckningen/namnet A i planeringsbilden. Att hämta in arbetspass via att klicka på Lägg till, är den vanligaste vägen att gå för at hämta in arbetspass till schemat. När du klickar på symbolen kommer du till den gemensamma arbetspassdatabasen där samtliga arbetspass finns inlagda. Här väljer du vilka arbetspass du vill hämta in till schemat. Sidan 8 av 18

9 Markera de arbetspass/turer du vill arbeta med i ditt nya schema. Genom att hålla ner Ctrl knappen på tangentbordet kan du markera flera arbetspass/turer. Klicka därefter på knappen Välj. Passen/Turerna kommer nu in i listan högst upp på den högra delen av schemabilden. Sidan 9 av 18

10 Du kan välja att arbeta i den övre vänstra delen av bilden eller i den nedre vänstra delen av bilden. När du ska lägga ut arbetstiden på en dag kan du gå till väga på flera sätt. 1. Du kan markera ett arbetspass/tur i listan och hålla vänster mustangent nedtryckt och dra den till önskad dag och släpp tangenttrycket. Drag och släpp! 2. Du kan stå på en dag och högerklicka och välja arbetspass/tur ur listan 3. Du kan markera arbetspass/tur i listan och högerklicka och välj Kopiera, därefter ställer du dig på önskad dag och högerklickar och väljer Klistra in, gå därefter till nästa dag och klistra in o.s.v. Sidan 10 av 18

11 4. Markera dag och klicka på direktvalet Arbetspass och markera det arbetspass du vill ha på den markerade dagen. 5. I kolumnen Identitet kan du ange identitet för schemaraden. Här kan du skriva exempelvis personalkategori eller namn. Vill du ta bort en tur/arbetspass för en dag så trycker du på Delete tangenten. Arbetstiderna kan presenteras på flera sätt. De olika visningsalternativen finns under rubriken Visa. Arbetspass Klockslag Ramtider Beteckning/namn Klockslagintervall Ramtider visas. D.v.s. första och sista på Arbetspass/Tur klockslaget i turen Sidan 11 av 18

12 Om en enskild schemarad ska ha ett avvikande heltidsmått kan du ändra det genom att klicka på symbolen för radens egenskaper iden nedre bilddelen av schemat. Sidan 12 av 18

13 Summeringar När du lägger ut arbetstiderna i schemat, kan du se direkt efter varje uppdatering hur summeringarna påverkas. Den rad som är i fokus i den nedre delen, är den rad som summeras. När du markerar nästa rad i den övre delen av bilden så är det den raden som summeras. Summeringar Summor/rad Arbetspass/rad Totalt När denna flik är markerad summeras aktuell schemarad. När denna flik är markerad visas summering av antal arbetspass för aktuell rad. När denna flik är markerad så summeras samtliga rader (hela schemat totalt) Sidan 13 av 18

14 Kopiera och förskjut Om schemaraderna har samma arbetstider men under olika veckor, kan du när du lagt färdigt en schemarad välja funktionen som hjälper dig att kopiera raden och förskjuta arbetstiderna till de övriga raderna. Klicka på symbolen för Kopiera förskjut Klicka på pilen bredvid valet Källa och välj vilken schemarad du vill kopiera. I Start väljer du till vilken schemarad du vill kopiera till. I Slut väljer du den sista raden du vill kopiera till. Du markerar sen om du vill förskjuta åt vänster eller höger och hur många veckor. Om du inte väljer någon förskjutning sker endast en exakt kopiering av den första Sidan 14 av 18

15 schemaraden. Om det visar sig att förskjutningen blev åt fel håll, är det bara att göra om förskjutningen. Vill du att en ändring du gör på en schemarad ska slå igenom på motsvarande dag på samtliga rader ska du bocka för rutan Lås rader. Ändra befintligt schema (grundschema) Oavsett vilken ändring du ska göra i schemat måste du tala om from vilket datum ändringen ska gälla från. Det gör du genom att markera datumet för det aktuella schemat med vänster mustangent. Klicka därefter med höger mustangent och välj ändra med vänster mustangent. Ange datum från när ändringen ska gälla. Tom datum bör aldrig fyllas i. Systemet kommer nu med automatik att beräkna fram rätt start-/schemavecka för ändringsdatumet. Gör eventuella ändringar (utökning av antal rader, ändra antal veckor eller till annat heltidsmått.) Övriga ändringar görs inne i schemat. En ny rad har nu skapats med det nya datumet. Den tidigare raden stängs automatiskt. För att ändra något av innehållet i schemat ska du nu dubbelklicka på det nya datumintervallet. Du kommer då in i schemat och kan göra dina ändringar. Sidan 15 av 18

16 Byt arbetspass/tur i hela schemat Vill du byta ut ett arbetspass mot ett annat pass kan du göra det enkelt genom att klicka på Ersätt Om inte turen/arbetspasset finns i schemats Arbetspasslista, måste du först hämta arbetspasset från Arbetspass/Turdatabasen. Därefter kan du ersätta arbetspasset. Här väljer du ur listan Ersätt tur, vilket arbetspass/tur du vill ersätta. Därefter väljer du vilket arbetspass du vill byta mot. När du klickar OK byts arbetspasset ut på samtliga rader där det gamla arbetspasset finns. Kontroll mot dygnsvila Om du vill kontrollera att schemaraderna inte bryter mot dygnsvilan ska du klicka på Larm Dygnsvila. På bilden nedan kan du genom att klicka på pilen välja ur listan vilket regelverk du vill kontrollera mot. När du valt regel och klickar på Sök visas eventuella brott mot vald regel. Listan kan kopieras till Excel. Sidan 16 av 18

17 Spara När du registrerat klart dina schemauppgifter bör du klicka på symbolen för Spara. Det sker ingen automatisk sparning av data. Däremot får du en varning/fråga när du går till en annan bild eller när du loggar ur systemet. Skriva ut ett schema Du kan skriva ut de olika delbilderna i schemat. Klicka någonstans på den del du vill skriva ut. Under Arkiv väljer du sen Förhandsgranska, klicka därefter på Skriv ut! Sidan 17 av 18

18 Sidan 18 av 18