Besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet

Transkript

1 Besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet Fastställd av rektor, Dnr 1-876/2018 Gäller från och med

2 Rektors besluts- och delegationsordning Innehåll 1 REKTORS UPPGIFTER REKTORS BESLUT REKTORS DELEGERING AV BESLUTSBEFOGENHET PROREKTOR UNIVERSITETSDIREKTÖR FAKULTETSNÄMND Institutioner Institutionsgrupper Dekan Vicerektor Prefekt FAKULTETSNÄMNDENS TRE KOMMITTÉER Gemensamt för kommittéer Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Kommittén för utbildning på forskarnivå Kommittén för forskning UTSKOTT FÖR REKRYTERING OCH DOCENTUR Rekryteringsutskott Docenturutskott FAKULTETSRÅD OCH ETIKRÅD Fakultetsråd Etikråd SÄRSKILDA KÄRNVERKSAMHETER, STÖDFUNKTIONER OCH SAMVERKANSORGAN Universitetsförvaltning Universitetsbibliotek Pedagogisk enhet för undervisning och lärande Komparativ medicin Ming Wai Lau Center for Reparative Medicine KI Holding AB Universitetstandvården BEREDANDE STÖDFUNKTIONER Makroekonomiska gruppen Samordningsgrupp för kvalitetsarbete Internationaliseringsråd Infrastrukturråd MEDINFLYTANDE OCH SKYDDSORGANISATION Studentinflytande Facklig samverkan Skyddsorganisationen Bilaga: Anvisningar och mallar för institution

3 Diarienummer: 1-876/2018 Dnr för föregående version:1-106/2018 Beslutsdatum: Giltighetstid: Fr. o. m Beslut: Rektor Handläggs av avdelning/enhet: Strategiskt ledningsstöd, STL Dokumenttyp: Regler Beredning med: KI:s verksamheter Revidering med avseende på: Ny ledningsorganisation 2019 beslutad av konsistoriet, förtydliganden och tillägg till version beslutad (dnr 1-106/2018).

4 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 1 (20) 1 Rektors uppgifter I 2 kap. 2 högskoleförordningen (HF) anges i vilka frågor Karolinska Institutets styrelse, konsistoriet, ska fatta beslut. Vissa preciseringar framgår av konsistoriets besluts- och handläggningsordning. Övriga frågor avgörs av rektor i närvaro av universitetsdirektören eller dennes ersättare om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning eller konsistoriet har beslutat något annat. Rektor får delegera sina uppgifter om inte annat är särskilt föreskrivet (2 kap. 13 HF). 1.1 Rektors beslut Beslut i frågor som inte ankommer på konsistoriet eller som rektor inte delegerat till fakultetsnämnd, kommitté, dekan, prefekt eller annan befattningshavare fattas av rektor i närvaro av universitetsdirektören. Rektor beslutar om följande: Forskning och utbildning uppdrag till fakultetsnämnd, kommittéer, dekaner, vicerektorer, vice kommittéordföranden och övriga universitetsgemensamma funktioner, indragning av rätt till handledning och andra resurser vid utbildning på forskarnivå. Organisation institutionsindelning, institutionsbenämning och institutions tillhörighet till institutionsgrupp (campus). Personal anställning av professor, uppdrag som dekan, vicerektor, vice kommittéordförande och prefekt, inledande av MBL-förhandling i samband med arbetsbrist. Ekonomi budgetram för fakultetsnämnd inom de ramar konsistoriet beslutat om, medel avseende rektors disposition för särskilda satsningar. Lokaler, hyra av lokaler med en årshyra överstigande kronor. Allmän förvaltning remissyttranden och övriga yttranden från Karolinska Institutet som inte avges av konsistoriet eller har delegerats till annan att besvara, universitetsgemensamma regler och riktlinjer som inte delegerats till annan, hänskjutande av ärenden till Statens ansvarsnämnd, personalansvarsnämnd och disciplinnämnd, ställning som studentkår. Samverkan enligt ALF-avtal representation i samverkansorganisation enligt nationellt ALF-avtal, representation i ledningsorganisation enligt regionalt ALF-avtal. Rektor beslutar i övriga frågor som inte enligt författning eller delegation ska beslutas av annat organ eller befattningshavare.

5 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 2 (20) 2 Rektors delegering av beslutsbefogenhet Den som delegerats en uppgift har tillsynsplikt inom det delegerade ansvarsområdet och skyldighet att agera och rapportera, om uppgiften inte utförs i enlighet med delegationen eller enligt gällande regler. Delegationen innebär att den som delegerats en uppgift ska säkerställa att en betryggande intern styrning och kontroll upprätthålls inom det delegerade ansvarsområdet. Beslut om delegation till en enskild befattningshavare ska vara skriftlig. Rektor kan återkalla en delegation helt eller delvis. 2.1 Prorektor Av 2 kap. 10 högskoleförordningen ska rektor ha en ställföreträdare, som tjänstgör i rektors ställe när hon eller han inte är i tjänst och som i övrigt ersätter rektor i den utsträckning som rektor beslutar om. Vid Karolinska Institutet benämns rektors ställföreträdare prorektor. Prorektor fattar beslut i rektors ställe när rektor är på tjänsteresa eller av annat skäl har förhinder. Detta gäller dock ej de beslut som åligger rektor enligt lag eller annan författning, inte heller ärenden av principiell betydelse. Prorektor har genom särskild delegation ansvaret för flera universitetsövergripande uppgifter utöver de uppgifter som följer av denna delegationsordning. Prorektor utses av konsistoriet. Om både rektor och prorektor är på tjänsteresa eller av annat skäl har förhinder ska en befattningshavare med professorskompetens förordnas av rektor som t.f. rektor. Denne får dock enbart fatta sådana beslut som inte kan anstå. 2.2 Universitetsdirektör Universitetsdirektören anställs av rektor och är chef för universitetsförvaltningen. Universitetsdirektören har under rektor det övergripande ansvaret för Karolinska Institutets (KI) verksamhet i administrativt avseende varav följer rätt att fatta universitetsövergripande beslut. Med uppdraget som universitetsdirektör följer rätt att: 1. inom delegationsbemyndigandet teckna Karolinska Institutets firma, 2. fatta beslut i ärenden om utlämnande av allmän handling, 3. besluta om regler och riktlinjer för KI:s verksamhet i administrativt avseende, 4. fatta beslut i antagningsärenden till utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 5. teckna avtal om uppdragsutbildning,

6 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 3 (20) 6. efter samråd med dekan, prefekt och administrativ chef, i syfte att trygga effektivitet och kvalitet inom universitetsadministrationen, fatta beslut om en institutions administration, 7. ge särskilt uppdrag till dekan och prefekt för avvikelsehantering avseende universitetsövergripande regler, riktlinjer och anvisningar, 8. utfärda examensbevis på alla utbildningsnivåer. Universitetsförvaltningen ska bidra med administrativt stöd och expertstöd till KI:s ledningsorganisation, kärnverksamhet och universitetsövergripande ändamål. Universitetsdirektören förser beredande och beslutande organ med expertstöd. Universitetsdirektören har i fråga om universitetsförvaltningen det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt men omfattas inte av de generella begränsningar som gäller för prefekt. Universitetsdirektören får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid universitetsförvaltningen. 2.3 Fakultetsnämnd Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: 1. Det medicinska vetenskapsområdet omfattar all akademisk verksamhet som bedrivs på Karolinska Institutet (KI) och utgör den medicinska fakulteten. 2. I ledningen för fakulteten finns en fakultetsnämnd. Fakultetsnämnden har det övergripande, strategiska ansvaret för fakultetens utbildning, forskning och samverkan med omgivande samhälle. 3. Huvudsakliga ansvarsområden är resursfördelning, kvalitetssystem, rekrytering av undervisande och forskande personal, infrastruktur och internationalisering. rektor, ordförande (ersätts av prorektor vid förhinder) vicerektorer för de tre kommittéerna dekaner för de tre institutionsgrupperna (campus) tre lärarrepresentanter tre studentrepresentanter Uppdrag: Fakultetsnämnden: 1. fattar, inom av konsistoriet respektive rektor anvisad ram, övergripande beslut om resursfördelning till institution, centrala stödverksamheter, strategiska satsningar och ramar för de tre kommittéerna,

7 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 4 (20) 2. ansvarar för att utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå ges bästa möjliga förutsättningar att utvecklas och bedrivas med hög kvalitet, 3. ansvarar för att forskningen ges bästa möjliga förutsättningar att utvecklas och bedrivas med hög kvalitet, 4. beslutar om inrättande och avveckling av utbildningsprogram, yrkesexamen, huvudområde eller generell examen, samt inrättande och nedläggning av ämne för utbildning på forskarnivå, 5. beslutar om övergripande ledningsorganisation för utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå, 6. fastställer fördelning av utbildningsuppdrag till institutioner, 7. fattar strategiska beslut för genomförande av kvalitetsarbetet i KI:s kärnverksamheter, rekrytering av undervisande och forskande personal, infrastruktur och internationalisering, samt långsiktig planering och dimensionering av kärnverksamheterna, 8. fattar strategiska beslut om samverkan med hälso- och sjukvården (till exempel Region Stockholm (Stockholms läns landsting), andra myndigheter, näringsliv och internationella aktörer, 9. får besluta om vidaredelegering av beslutsrätt till kommittéerna och till andra organ under nämnden liksom till vicerektor och andra befattningshavare, 10. beslutar om att inrätta grupperingar och att fördela uppdrag till grupper såväl som till enskilda personer i den omfattning som nämnden anser behövs för att genomföra sitt uppdrag, 11. får uppdra åt institution och grupp av institutioner att medverka i beredning och verkställighet av beslut som fattas av fakultetsnämnden, 12. tecknar, genom ordförande eller den som rektor delegerat till, universitetsövergripande avsiktsförklaringar och avtal om internationellt samarbete avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå, forskning, postdoc-utbyten och utbildning på forskarnivå. Vid nämndens sammanträden ska prorektor och universitetsdirektören eller dennes ställföreträdare närvara. Nämnden kan besluta att adjungera ledamöter. En adjungering ska dock vara begränsad i tiden eller till en viss typ av ärenden. En adjungerad ledamot har närvaro-, och yttranderätt men får inte delta i besluten. Fakultetsnämndens får sammanträda även om nämnden inte är fulltalig. Rektor kan utse en ersättare om en ledamot har förhinder under en längre tid. Nämnden är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande, däribland ordföranden. Ärenden av brådskande natur får beslutas av nämndens ordförande och ska anmälas vid nästa sammanträde.

8 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 5 (20) Universitetsdirektören utser huvudföredragande och sekreterare. Sekreteraren för protokoll vid nämndens sammanträden. Protokollet ska vara ett beslutsprotokoll. Eventuella reservationer mot nämndens beslut får lämnas av nämndens ledamöter men ska anmälas innan sammanträdet avslutats. En reservation kan vara blank eller motiverad. En motiverad reservation ska författas av reservanten och vara sekreteraren tillhanda innan protokollet justeras. I arbetsordning för fakultetsnämnden ska framgå att huvudföredraganden svarar för beredningen av ett ärende och att ärendet omfattas av fakultetsnämndens uppdrag Institutioner Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: 1. Kärnverksamheterna - utbildning och forskning - bedrivs vid institutioner, om inte annat beslutats. Institution leds av en prefekt. 2. Vid institution ska finnas ett institutionsråd med rådgivande funktion Institutionsgrupper Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: 1. KI har en organisatorisk nivå där institutioner indelas i tre grupper. 2. Rektor beslutar om institutions tillhörighet till institutionsgrupp (campus). 3. Chef för institutionsgrupp benämns dekan och utses av rektor på sätt som konsistoriet beslutar Dekan Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: 1. Dekan är ledamot i fakultetsnämnden. Uppdrag: Dekan: 1. är chef för institutionsgruppens prefekter, 2. rapporterar till rektor, 3. företräder och är talesperson i linjeorganisationen för i gruppen ingående institutioner, 4. samordnar arbetet med prefektrekrytering inom institutionsgruppen och lämnar förslag till beslut om prefekt till rektor, 5. samordnar initiativ inom institutionsgruppen till rekrytering av undervisande och forskande personal, 6. stödjer prefekterna i implementering av fakultetsnämndens beslut och övriga universitetsövergripande beslut, 7. ansvarar för samordning och effektivisering av verksamheten inom institutionsgruppen i samråd med berörda prefekter och med

9 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 6 (20) universitetsdirektören i ärenden inom universitetsdirektörens ansvarsområde, 8. stödjer och samordnar institutionernas samverkan med hälso- och sjukvård - till exempel Region Stockholm (Stockholms läns landsting), näringsliv, internationella aktörer och andra myndigheter, 9. kan därutöver fullgöra uppdrag genom beslut av rektor eller fakultetsnämnden. Som ersättare för dekan förordnar rektor en av institutionsgruppens prefekter. Ersättande prefekt är inte ledamot i fakultetsnämnden Vicerektor Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: 1. Vicerektor är ordförande i kommitté under fakultetsnämnden 2. Vicerektor är ledamot i fakultetsnämnden. 3. Av valreglerna framgår att vicerektor, liksom vice ordförande i respektive kommitté, utses av rektor efter rådgivande val. Uppdrag: Vicerektor: 1. leder arbetet inom respektive kommitté, 2. driver frågor inom ansvarsområdet, både som ordförande för en kommitté och som ledamot i fakultetsnämnden, 3. kan på uppdrag av rektor företräda KI i externa sammanhang, till exempel vid nationella dekanmöten för de medicinska fakulteterna, 4. kan därutöver fullgöra uppdrag efter beslut av fakultetsnämnd eller rektor, 5. har följande ceremoniella uppdrag: vicerektor för utbildning på forskarnivå promoverar doktorer, vicerektor för utbildning är värd för examenshögtiderna på grundnivå och avancerad nivå och vicerektor för forskning promoverar hedersdoktorer och jubeldoktorer. Vice kommittéordförande ersätter vicerektor när hon eller han har förhinder, utom som ledamot i fakultetsnämnd och i rekryteringsutskott Prefekt Prefekt utses av rektor efter förslag från institutionsgruppens dekan och efter föreskriven rekryteringsprocess. Uppdrag: 1. Prefekt rapporterar till dekan. 2. Prefekts ansvar omfattar all verksamhet vid institutionen. Beslutsfattandet vid institutionen ska ske i enlighet med gällande regler. 3. Prefekt beslutar i alla institutionens angelägenheter, inom ramen för de ekonomiska resurser som institutionen disponerar.

10 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 7 (20) 4. Prefekt jämställs med föreståndare för vetenskaplig institution enligt läkemedelslagen med tillhörande förordningar och föreskrifter. 5. Prefekt leder institutionens vetenskapliga verksamhet, dvs. forskning och utbildning. Till stöd för prefektens ansvar för institutionens verksamhet ska finnas en befattning som administrativ chef. 6. Det ankommer på prefekt att samverka med andra prefekter såväl inom institutionsgruppen som med övriga prefekter vid KI. 7. Med uppdraget som prefekt följer en rätt att, inom delegationsbemyndigandet, teckna KI:s firma för institutionens räkning. 8. Prefekt får, om inte annat är särskilt angivet, delegera sin beslutsrätt. Prefekt ska besluta om arbetsordning innefattande organisationsplan samt besluts- och delegationsordning för institutionen enligt framtagen mall för detta ändamål (bilaga). 9. Delegationen innefattar ansvar för arbetsmiljöuppgifter vid institutionen, vilket innebär att verka för en god arbetsmiljö samt att risker i arbetet förebyggs. Specificerade arbetsmiljöuppgifter för prefekt finns i bilaga. Delegationen innefattar även ansvar för arbetet med miljö och hållbar utveckling vid institutionen enligt miljöbalken, föreskrifter som meddelats med stöd av miljöbalken samt därtill relaterade domar och beslut som är relevanta för verksamheten. 10. Arbetsmiljöuppgifter får delegeras vidare om det föreligger ett behov och där krav på kunskaper, befogenheter och resurser är uppfyllda (se bilagda mall för kvittens av delegation av arbetsmiljöuppgifter). Prefekt har ansvar för att följa upp hur delegationen fungerar och vid behov göra revideringar. I den mån kunskaper, befogenheter eller resurser är otillräckliga för att arbetsmiljön ska kunna säkerställas ska den delegerade uppgiften omgående returneras till prefekt. 11. Prefekt fattar beslut inom institutionens utbildningsuppdrag för grundnivå och avancerad nivå enligt regler och anvisningar från fakultetsnämnd respektive kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. 12. Prefekt beslutar, enligt regler och anvisningar från fakultetsnämnd respektive kommittén för utbildning på forskarnivå, om: a. inrättande av doktorandplats, b. antagning till utbildning, c. godkännande av finansieringsplan, d. att utse handledare, e. fastställande av individuell studieplan, f. tillgodoräknande, g. att utse examinator på kurs Prefekt får inte delegera vidare beslut som avses i punkt12 a-d ovan.

11 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 8 (20) Begränsningar i delegation till prefekt I följande ärenden får prefekt inte fatta beslut. Beslut fattas av rektor eller den som delegerats uppgiften: 1. mottagande eller användande av medel för investeringar i byggnader, 2. upptagande av lån, 3. placering av medel på annat sätt än på KI:s konton anslutna till Riksgäldskontoret, 4. avyttring av inredning eller utrustning, 5. lokalhyresavtal med extern part, 6. avtal om uppdragsutbildning, 7. överenskommelse om dubbel, multipel eller gemensam examen, 8. avtal om studentutbyte på grundnivå och avancerad nivå, 9. anställning av professor, gästprofessor och adjungerad professor, 10. tvist om anställningsvillkor, 11. uppsägning på grund av arbetsbrist samt ärenden som prövas av KI:s personalansvarsnämnd eller Statens ansvarsnämnd, 12. pensions-, gruppliv-, sak- och ansvarsförsäkringar utöver de som tecknas genom Kammarkollegiet (delpension se punkt 20), 13. ärende rörande samverkan mellan KI-anställds verksamhet och KI, 14. myndighetsbeslut i ärende om utlämnande av allmän handling, 15. yttrande över överklagat beslut enligt 12 kap och 6-8, samt 12 kap. 2 3 högskoleförordningen där det överklagade beslutet inte har fattats av prefekten eller den prefekten har vidaredelegerat till, 16. andra anställningsförmåner än lön, 17. investeringar och förändringar i nätverksinfrastruktur. I följande ärenden ska prefekt fatta beslut efter samråd med annan befattningshavare, vilket innebär att ett samrådsförfarande ska ha ägt rum innan prefekten fattar beslut: Rektor 18. Lönesättning av professor, gästprofessor, adjungerad professor, lektor och adjungerad lektor. Universitetsdirektören 19. Anställning och lönesättning av administrativ chef. HR-direktören 20. Delpension samt lönesättning av ekonomi- och personalansvarig vid institutionen. I följande ärenden ska prefekt fatta beslut i förening med annan befattningshavare, vilket innebär att beslutet inte är giltigt om inte både prefekt och angiven befattningshavare undertecknat: Universitetsdirektören 21. Avtal om bidrag eller uppdragsverksamhet med andra svenska finansiärer än forskningsråd eller stiftelser (såsom till exempel

12 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 9 (20) Cancerfonden, Hjärt- Lungfonden) om avtalet avser belopp som överstiger kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. Övriga finansieringsavtal, med undantag av de som framgår av punkt 22, överstigande kronor. Vid accepterande av prispengar, donation eller sponsring, från såväl svenska som internationella bidragsgivare ska beslut fattas i förening med universitetsdirektören om beloppet överstiger kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. Om beloppet understiger kronor och sträcker sig kortare tid än tre år ska beslut fattas i förening med enhetschef för Grants Office (om det avser prispengar) eller ansvarig för Development Office (om det avser donationer och sponsring). Om donationen är av principiell betydelse eller överstiger kronor ska beslut fattas av rektor. Chefen för inköps- och upphandlingsenheten 22. Avtal avseende upphandling, inköp, hyra eller leasing som överstiger kronor eller med en avtalstid längre tid än tre år. Enhetschefen vid Grants Office eller dennes avdelningschef 23. Ansökan till EU, National Institutes of Health (NIH) och andra utländska bidragsgivare, och finansieringsavtal med dessa bidragsgivare eller med koordinator utsedd av dessa, samt eventuella tillägg och ändringar till befintliga ansökningar och avtal. Rektor 24. Institutionsövergripande avtal (en eller flera institutioner) om samverkan med institution (eller motsvarande enhet) vid utländskt lärosäte eller annan utländsk forsknings- eller utbildningsinstitution. Om avtalet innehåller ekonomiska villkor gäller även punkt 21 ovan. Ekonomidirektören ersätter universitetsdirektören vid förhinder med avseende på punkt 21. Ekonomidirektören ersätter chefen för inköps- och upphandlingsenheten vid förhinder avseende punkt 22. Universitetsdirektören eller dennes ställföreträdare kan alltid ersätta befattningshavare (vid punkt ovan). Ovan nämnda befattningshavare (vid punkt 22-23) får i ovanstående ärenden inte delegera sin beslutsrätt vidare. Prefekt får i beslut som ska ske efter samråd eller i förening med ovan nämnda befattningshavare inte delegera sin beslutsrätt. Vid förhinder för prefekt får dock ställföreträdande prefekt ersätta prefekten.

13 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 10 (20) 2.4 Fakultetsnämndens tre kommittéer Gemensamt för kommittéer Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: 1. Under fakultetsnämnden finns tre kommittéer med uppgift att stödja fakultetsnämnden genom beredning, kvalitetskontroll och verkställighet inom respektive område. 2. De tre kommittéerna är kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, kommittén för utbildning på forskarnivå och kommittén för forskning. 3. Kommitté leds av vicerektor som ordförande med vice ordförande som ersättare. vicerektor, tillika kommittéordförande vice kommittéordförande sex lärarrepresentanter tre studentrepresentanter Uppdrag: Kommitté: 1. bereder frågor inom sitt ansvarsområde och lämnar underlag för fakultetsnämndens eller rektors beslut, 2. beslutar på delegation från rektor eller fakultetsnämnden, 3. bereder budgetunderlag inom respektive ansvarsområde och beslutar om resursanvändning inom respektive kommittés budgetram som beslutats av fakultetsnämnden, 4. initierar och föreslår åtgärder till fakultetsnämnden inom respektive ansvarsområde, 5. utarbetar förslag till strategisk utveckling och handlingsplaner inom respektive ansvarsområde, i linje med Karolinska Institutets (KI) övergripande strategi, 6. utarbetar förslag till regler och anvisningar inom respektive ansvarsområde och fastställer dessa efter delegation, 7. ansvarar för kvalitetsutveckling, kvalitetssäkring och kvalitetsuppföljning inom respektive ansvarsområde, 8. stödjer fakultetsnämnden i dess övergripande ansvar att ge bästa möjliga förutsättningar för utbildning och forskning, genom beredning, kvalitetsarbete och verkställighet inom respektive verksamhetsområde, 9. samverkar med andra beredningsorgan under rektor och fakultetsnämnden, samt samverkar med bland andra Region Stockholm (Stockholms läns landsting) genom aktuella samverkansorgan för att skapa goda förutsättningar för utbildning och forskning,

14 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 11 (20) 10. organiserar och ansvarar för underorgan till respektive kommitté för uppgifternas genomförande, 11. deltar med representanter i råd och nämnder efter beslut av rektor eller fakultetsnämnden, 12. beslutar om priser och utmärkelser inom respektive delegation, 13. beslutar, i ärenden av löpande karaktär, om utlysning, beredning och fördelning av medel från stiftelser och fonder vilka förvaltas av KI. Kommitté får vidaredelegera beslutsbefogenhet till kommitténs ordförande och till underorgan till kommittén. Vidaredelegation ska anmälas i fakultetsnämnden. Vid kommitténs sammanträden ska chefen för fakultetskansliet närvara. Kommittén kan besluta att adjungera ledamöter. En adjungering ska dock vara begränsad i tiden eller till en viss typ av ärenden. En adjungerad ledamot har närvaro-, och yttranderätt men får inte delta i besluten. Därutöver får kommitténs sekreterare samt huvudföredragande (om det är annan än chefen för fakultetskansliet) närvara. Den som föredrar ett ärende för kommittén ska vara närvarande under den punkt där ärendet behandlas. En kommitté får sammanträda även om den inte är fulltalig. Kommittén är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande, däribland ordföranden. Universitetsdirektören utser sekreterare och huvudföredragande efter samråd med vicerektor. Sekreteraren för protokoll vid kommitténs sammanträden. Protokollet ska vara i form av ett beslutsprotokoll. Reservationer mot kommitténs beslut får lämnas av ledamöterna men ska anmälas innan sammanträdet avslutats. En reservation kan vara blank eller motiverad. En motiverad reservation ska författas av reservanten och vara sekreteraren tillhanda innan protokollet justeras.

15 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 12 (20) Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Utöver generella uppdrag för kommittéer har kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå även följande uppdrag (inklusive uppdragsutbildning): 1. Bereda förslag till beslut avseende att inrätta och avveckla utbildningsprogram, yrkesexamen, huvudområde eller generell examen, 2. Bereda förslag till beslut rörande övergripande utbud och dimensionering, 3. Programansvar för läkarprogrammet och biomedicinprogrammen. Kommittén beslutar om: 1. utbildningsutbud och dimensionering inom ramen för övergripande beslut, 2. fastställande av regler och anvisningar avseende kurs- och programansvar, 3. fastställande av utbildningsplaner, 4. fastställande av kursplan inom programansvar för läkarprogrammet och biomedicinprogrammen, 5. kriterier och beskrivning för ledningsuppdrag inom utbildning, 6. internationella avtal om studentutbyte på utbildningsprogramnivå, 7. överenskommelse/avtal med svenska eller utländska lärosäten avseende utbildning som leder fram till dubbla, multipla eller gemensamma examina på grundnivå och avancerad nivå, 8. studieavgifter för studenter Kommittén för utbildning på forskarnivå Utöver generella uppdrag för kommittéerna har kommittén för utbildning på forskarnivå även följande uppdrag: 1. Bereda förslag avseende att inrätta och avveckla forskarutbildningsämnen. Kommittén beslutar om: 2. fastställande av allmän studieplan, 3. fastställande av kursplan för forskarutbildningskurser, 4. uppdragsbeskrivning för institutionens studierektorer, 5. att utse betygsnämnd, ordförande och opponent vid disputation samt betygsnämnd vid licentiatseminarium, 6. att ingå överenskommelse/avtal med svenska och utländska lärosäten avseende utbildning som leder fram till dubbla, multipla eller gemensamma examina på forskarnivå.

16 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 13 (20) Kommittén för forskning Utöver generella uppdrag för kommittéer har kommittén för forskning även följande uppdrag: 1. Bereda förslag till hedersdoktorer 2. Uppföljning av och beredning av beslutsunderlag för strategiska forskningsområden (SFO) Kommittén beslutar om: 1. system inklusive regler och anvisningar för forskningsdokumentation, 2. kriterier för (inrättande, uppföljning och avveckling av) KI-interna och KI-styrda centrumbildningar för forskning, 3. kriterier för (inrättande, uppföljning och avveckling av) KI-interna forskningsnätverk. 2.5 Utskott för rekrytering och docentur Rekryteringsutskott Rekryteringsutskottet är ett beredande organ för: 1. strategiska beslut avseende rekrytering av undervisande och forskande personal. Utskottet ska i detta samråda med andra beredningsorgan under fakultetsnämnden, 2. anställningsärenden avseende professor, gästprofessor, adjungerad professor, lektor, adjungerad lektor samt befordringsärenden avseende ansökan om befordran från biträdande lektor till lektor. Förslag till rekrytering kan väckas av prefekt, dekan, fakultetsnämnd eller rektor. Berörd prefekt deltar som ledamot i rekryteringsutskottet vid behandling av ansökan om anställning i ärenden där rektor beslutar. tre av fakultetsnämnden utsedda ledamöter, bland vilka rektor utser ordförande och vice ordförande tre vicerektorer två studentrepresentanter två fackliga företrädare (ej med rösträtt) Docenturutskott Utskottet ska: 1. utarbeta förslag till regler för antagning av docenter, för beslut i fakultetsnämnden, 2. bereda och besluta i ärenden avseende docenturansökningar.

17 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 14 (20) högst sju av fakultetsnämnden utsedda ledamöter, bland vilka ordförande och vice ordförande utses av rektor två studentrepresentanter 2.6 Fakultetsråd och Etikråd Fakultetsråd Av organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: Till stöd för rektors långsiktigt strategiska arbete finns ett fakultetsråd med uppgift att ge råd i frågor rörande Karolinska Institutets (KI) vetenskapliga verksamhet. Rådet sammanträder med rektor som ordförande och i närvaro av prorektor och universitetsdirektör. Rektor får efter hörande av rådet låta annan person att för kortare eller längre tid delta i rådets möten. nio tillsvidareanställda professorer två lärare med mer junior anställning tre studentrepresentanter Etikråd Konsistoriet har beslutat att det ska finnas ett etikråd vid Karolinska Institutet (KI). Etikrådet ska: 1. verka för att en diskussion om etik förs inom KI, särskilt forskningsetik och medicinsk etik, 2. bistå med etikkompetens och bevaka utvecklingen inom området internationellt och nationellt, 3. verka för att KI:s hantering av etiska frågeställningar står i god överenstämmelse med omvärldens värderingar och de som råder, eller ska råda inom KI, 4. på rektors anmodan yttra sig i frågor av generell karaktär. Inom ramen för uppdraget avgör etikrådet i övrigt vilka frågor rådet ska behandla. Rådet leds av KI:s vetenskapliga ombud och består i övrigt av minst sju och högst nio ledamöter, utsedda av rektor på bestämd tid. Ledamöterna ska inkludera medarbetare vid KI samt externa ledamöter.

18 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 15 (20) 2.7 Särskilda kärnverksamheter, stödfunktioner och samverkansorgan Universitetsförvaltning Enligt organisationsplan beslutad av konsistoriet framgår: Vid Karolinska Institutet (KI) finns en universitetsförvaltning som tillsammans med institutionernas förvaltningar utgör universitetsadministrationen. Universitetsdirektören är universitetsförvaltningens chef och anställs av rektor Universitetsbibliotek Karolinska Institutets (KI) universitetsbibliotek (KIB) är en universitetsgemensam funktion under rektor. KIB ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning, bidrar med stöd till lärande och vetenskaplig kommunikation samt är en studie- och mötesplats för att främja lärandet. Konsistoriet beslutar, efter beredning med rektor, om inriktning och omfattning av verksamheten vid KIB. KIB leds av en bibliotekschef som anställs av rektor. Bibliotekschefen rapporterar till prorektor. Bibliotekschefen har i fråga om KIB det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Bibliotekschefen får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid KIB. KIB har ett biblioteksråd med ledamöter utsedda av rektor. Rådets ska ge vägledning om verksamhetsinriktningen och delta med rådgivning i beredning av bibliotekets interna budgetfördelning och budgetäskanden. ordförande, utses av rektor bibliotekschefen tre lärarrepresentanter representerande de tre kommittéerna extern ledamot två studentrepresentanter chef för Pedagogisk enhet för undervisning och lärande (UoL) (adjungerad) Pedagogisk enhet för undervisning och lärande Pedagogisk enhet för undervisning och lärande (UoL) ska bedriva högskolepedagogisk kursverksamhet och ge pedagogiskt stöd vid Karolinska Institutet (KI). Enheten UoL leds av en verksamhetschef som anställs av rektor. Verksamhetschefen rapporterar till prorektor.

19 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 16 (20) Verksamhetschefen har i fråga om UoL det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Verksamhetschefen får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid UoL. Fakultetsnämnden beslutar om inriktning och omfattning av verksamheten vid UoL. UoL har en styrgrupp som bereder fakultetsnämndens beslut samt beslutar om verksamhetsplanering inom ramen för den budget som beslutats i fakultetsnämnden. vicerektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, eller den vicerektor utser, är ordförande en lärarrepresentant utsedd av kommittén för utbildning på forskarnivå övriga ledamöter utses av kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå efter samråd med kommittén för utbildning på forskarnivå två studentrepresentanter verksamhetschef för UoL (adjungerad) en ledamot utsedd av universitetsbiblioteket (KIB) (adjungerad) Komparativ medicin Komparativ Medicin (KM) svarar för all djurverksamhet vid Karolinska Institutet (KI). Fakultetsnämnden beslutar om verksamhetens (KM) omfattning och inriktning på övergripande nivå. KM leds av en verksamhetschef som anställs av rektor. Verksamhetschefen rapporterar till rektor. KM har en styrelse som utses av rektor. Styrelsen ska: 1. besluta om verksamhetens övergripande planering, med målet att ge forskningen optimala förutsättningar för djurexperimentell verksamhet inom de ramar som lagar, författningar och KI:s regelverk inklusive ett etiskt förhållningssätt uppställer, 2. rapportera till fakultetsnämnden om den löpande verksamheten, 3. ge underlag för fakultetsnämndens beslut.

20 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 17 (20) sex forskare inom berörd djurexperimentell verksamhet, varav en är ordförande som utses av rektor verksamhetschef vid KM vicerektor för forskning chefsveterinären vid KI en extern ledamot, enligt rektors beslut Verksamhetschefen är tillståndshavare för djurverksamheten vid KI och har därmed enligt lag det straffrättsliga ansvaret. Om denne anser att ett styrelsebeslut strider mot gällande regler, tillstånd eller vedertagna etiska normer ska frågan anmälas till rektor. I uppdraget som verksamhetschef vid komparativ medicin ingår att ansvara för regler och anvisningar i fråga om avvikelsehantering inom djurförsöksverksamheten. Detta ska ske i samverkan med universitetsförvaltningen och kommittén för forskning. Verksamhetschefen har i fråga om komparativ medicin det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt, med den inskränkning som följer av styrelsens för KM beslutsrätt. Verksamhetschefen vid komparativ medicin får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid verksamheten, dock ej de befogenheter som följer av att vara tillståndshavare Ming Wai Lau Center for Reparative Medicine Karolinska Institutet (KI) har ett forskningscentrum, Ming Wai Lau Centre for Reparative Medicine (MWLC), vars verksamhet bedrivs dels inom en forskningsenhet etablerad i Hongkong, dels genom forskningsbidrag till ett antal forskare inom ramen för befintliga institutioner vid KI. MWLC leds av en Director som utses av rektor. Director rapporterar till rektor. Director har i fråga om verksamheten vid centret det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Delegation av beslutsbefogenheter till annan befattningshavare regleras genom särskilt beslut av rektor KI Holding AB Av konsistoriets arbetsordning framgår: Konsistoriet representerar Karolinska Institutet (KI) som ägare av KI Holding AB (KIHAB). Konsistoriet utser ordförande i KI Holding AB.

21 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 18 (20) Rektors delegation: Rektor, eller den rektor delegerar till, beslutar om köp av tjänster till KI från något bolag inom KI Holding AB. Verksamheter, som inom KI Innovations AB bedrivs i enlighet med avtal mellan KIHAB och KI, följs upp för KI:s del av universitetsdirektören Universitetstandvården Universitetstandvården vid Karolinska Institutet (KI) är en utbildningsklinik för tandläkar- och tandhygieniststudenter samt en specialistklinik inom tandvård. Prefekten för institutionen för odontologi leder verksamheten. Prefekten utser en tandvårdschef som har det övergripande ansvaret för att genomföra den kliniska utbildningen vid tandläkar- och tandhygienistprogrammen. Vidare har tandvårdschefen det samlade ledningsansvaret för den tandvård som bedrivs vid universitetstandvården. 2.8 Beredande stödfunktioner Till Karolinska Institutets (KI) rektor och fakultetsnämnd finns stödfunktioner med i huvudsak beredande funktion. Dessa funktioner ska samråda med andra beredningsorgan för fakultetsnämnden och kan utse grupper som arbetar med särskilda frågor. Funktionernas ordförande kan adjungera ledamöter med kompletterande kompetenser. Universitetsdirektören beslutar om administrativt stöd respektive expertmedverkan från universitetsförvaltningen Makroekonomiska gruppen Makroekonomiska gruppen (MEG) är ett beredande organ för: 1. konsistoriets respektive rektors beslut om: a. långsiktig ekonomisk planering inklusive uppföljning, b. modeller för kostnadsfördelning. 2. fakultetsnämndens beslut, inom av konsistoriet anvisade ramar, om: a. långsiktig resursfördelning, b. modeller för resursfördelning (årlig fördelning bereds i kommittéer för beslut i fakultetsnämnd). planeringsdirektören, ordförande fyra ledamöter utsedda av fakultetsnämnden ekonomidirektören fastighetsdirektören (adjungeras för infrastrukturfrågor) två studentrepresentanter (adjungeras för utbildningsfrågor)

22 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 19 (20) Samordningsgrupp för kvalitetsarbete Samordningsgruppen är ett beredande organ för: 1. rektors beslut avseende kvalitetssystemet, 2. fakultetsnämnden avseende strategiska beslut för genomförande av kvalitetsarbetet i KI:s kärnverksamheter. Gruppen samordnar KI:s interna arbete med externa kvalitetsgranskningar. prorektor, ordförande av rektor utsedd akademisk rådgivare tre vicerektorer (alternativt vice kommittéordförande) tre dekaner (alternativt av dekan utsedd prefekt) två studentrepresentanter Internationaliseringsråd Internationaliseringsrådet är ett beredande organ för beslut i fakultetsnämnden avseende internationalisering. Rådet ska utarbeta: 1. förslag till strategisk utveckling i enlighet med KI:s övergripande strategi, 2. handlingsplaner för internationalisering av KI:s verksamheter. rektor, ordförande (eller den rektor utser) minst tre och högst fem ledamöter utsedda av fakultetsnämnden två studentrepresentanter Infrastrukturråd Infrastrukturrådet är ett beredande organ avseende infrastrukturfrågor för: 1. beslut av rektor, 2. fakultetsnämndens beslut, inklusive budgetfrågor, med uppdrag att utarbeta: a. förslag till strategisk utveckling i enlighet med KI:s övergripande strategi, b. handlingsplaner för infrastruktur. prorektor, ordförande av rektor utsedd akademisk rådgivare minst tre och högst fem ledamöter utsedda av fakultetsnämnden fastighetsdirektören två studentrepresentanter

23 Besluts och delegationsordning för Karolinska Institutet 20 (20) 2.9 Medinflytande och skyddsorganisation Studentinflytande Högskolelagen anger att studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation med några få undantag (2 kap. 7 ). Med student avses den som är antagen till och bedriver utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Studenterna ska ej delta i enskilda studentärenden, ej bedöma vetenskaplighet, ej heller delta i handläggning av enskilda personalärenden eller enskilda anställningsärenden, utöver de som är reglerade genom anställningsordningen Facklig samverkan Genom att företräda sina medlemmar bidrar de fackliga organisationerna med underlag för beslut vid Karolinska Institutet (KI). Grunderna för lokalt fackligt inflytande ges genom medbestämmandelagen (MBL). KI har reglerat formen för inflytande i ett lokalt samverkansavtal. Genom att träffa ett lokalt samverkansavtal har parterna omhändertagit den informationsoch förhandlingsskyldighet som följer av MBL. I korthet innebär samverkansavtalet att fackliga företrädare ska komma in i beslutsprocesser så tidigt som möjligt så att de har möjlighet att ge synpunkter. Formellt får inte beslut som innebär viktigare förändring av verksamheten tas förrän frågan har samverkats med facken. På individnivå ska viktigare förändringar av arbetsförhållanden för en arbetstagare förhandlas enlig MBL. De fackliga organisationerna har även rätt till löpande information från arbetsgivaren om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt och om riktlinjerna och för personalpolitiken. Facken ska vara representerade i institutionernas samverkansgrupper Skyddsorganisationen Genom att sluta ett lokalt arbetsmiljöavtal har parterna tagit hand om den samverkan som regleras i arbetsmiljölagen. Skyddsombud är företrädare för medarbetarna i frågor som rör arbetsmiljön och utses av den lokala fackliga organisationen. För studenter utses studerandeskyddsombud av studentkårerna. Skyddsombud är samarbetspart till arbetsgivarrepresentanter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. De ska ha möjlighet att medverka i planeringsarbetet inför förändringar av verksamheten, vid skyddsronder och andra riskbedömningar, vid upprättande av handlingsplaner mm. KI:s huvudskyddsombud och huvudstuderandeskyddsombud är ledamöter i arbetsmiljönämnden (som tillika är KI:s skyddskommitté). Lokala skyddsombud och studerandeskyddsombud, om dessa finns utsedda, ska vara medlemmar i arbetsmiljögrupperna på institutionerna/motsvarande.