Grundtvig workshops. Vad kan man göra? Genom programmet får personer från olika länder möjlighet att utbyta erfarenheter och stärka sin kompetens.

Transkript

1 Grundtvig Workshops

2 Grundtvig Workshops

3 Grundtvig workshops För vem? Grundtvig workshops vänder sig till lärare och personal som arbetar med vuxnas lärande inom läskunnighet och räknefärdighet, samt till organisationer intresserade av vuxnas allmänna lärande som kan arrangera en workshop. Vad kan man göra? Genom programmet får personer från olika länder möjlighet att utbyta erfarenheter och stärka sin kompetens.

4 Grundtvig Workshop Perioden är mellan den 1 September 2013 till 31 augusti 2014 Universitets- och högskolerådet har medel för att bevilja en workshop Information: Guiden Guidelines for Workshop Organisers Kommissionens informationsblad Grundtvig Workshops 2013 Mer information och länkar finns på

5 Bidrag A. Organisational Costs (lump sum) B. Travel and Subsistence Costs (flat rate) C. Special Needs Costs (real/actual costs) D. Other costs (lump sum)

6 Organisational Costs (klumpsumma) För att arrangera en workshop kan man ansöka om ett schablonbelopp på euro. Den summan inkluderar alla arrangörs- och kringkostnader. Man kan inte ansöka om ytterligare medel för exempelvis föreläsare, lokala resor eller boende.

7 Travel and Subsistence Costs (flat rate) En workshop kan vara från 5 dagar till 10 dagar lång. Om så behövs kan en dag i vardera ändan användas för resor, totalt är alltså maximalt 12 dagar möjliga att söka bidrag för. Beloppen avser en person och såväl rese- som uppehälleskostnader. Beloppet justeras efter att ni rapporterat er workshop. Ni ska kunna visa för varje deltagare när de anlände och när de reste hem igen. Det är alltså viktigt att ni får kopior på boarding kort och andra biljetter från deltagarna för att vi ska kunna betala ut det korrekta schablonbeloppet.

8 Special Needs Costs måste anges i ansökan Other costs måste anges i ansökan Beroende på vilka deltagare man förväntar sig ska man här uppskatta behovet av exempelvis språkliga förberedelser. Man kan alltså inte i efterhand begära ytterligare medel. Beloppet är maximerat till 150 euro per deltagare. Deltagaren ska förse er med ett bevis på att denna förberedelse ägt rum och att den gjorts i syfte att förbereda deltagande i aktuell workshop. Det kan vara intyg från en auktoriserad språklärare eller kvitto på lärmaterial som böcker eller CD-skivor. Lump sum betyder klumpsumma, och det är därför inte beloppet i sig utan beviset på genomförd aktivitet som vi på Universitets- och högskolerådet kan komma att begära in från er.

9 Bidrag Observera att ni aldrig kan få ett bidrag som överstiger ansökt belopp och att ni inte kan föra över kostnader mellan de olika sektionerna. Slutligt belopp beräknas genom en jämförelse mellan ansökt belopp och utförd prestation. Färre deltagare eller färre dagar gör att beloppen justeras. Var också uppmärksam på att minsta antal dagar är 5 och minsta antal deltagare från andra länder är 10! Svenska deltagare är välkomna, men deltagandet får finansieras på annat sätt än via Grundtvig. Dessutom gäller det att se till att högst 1/3 av deltagarna kommer från samma land.

10 Marknadsföring När samtliga länder fattat beslut om vilka workshops som beviljats sammanställer kommissionen en katalog som publiceras på samtliga nationella kontors webbplatser. Uppdateringar av katalogen görs flera gånger under året i takt med att workshops tillkommer. Arrangören har ett eget ansvar att marknadsföra sin workshop

11 Deltagare - urval Minst 10 och max 20 deltagare från minst tre olika Europeiska länder (beroende på ansökan) Max 1/3 av deltagarna från samma land Svenska deltagare får delta, men inte ta del av bidraget Deltagande ska vara kostnadsfritt och inga extra kostnader får tas ut Blankett som ska användas finns på hemsidan och mer information kan läggas till. Informationen i blanketten uppfyller minimumkraven

12 Deltagare - urval Personer som inte tidigare deltagit i en Grundtvig Workshop som rör läsfärdighet ska prioriteras Välj ut kandidater som motsvarar målgruppen i ansökningsformuläret Resekostnader måste klargöras för deltagarna. Kontrollera även om någon deltagare behöver visum då detta brukar ta tid att ordna (gäller t.ex. personer från Turkiet)

13 Vem kan delta? Arrangören gör urvalet bland dem som anmäler sig. Deltagarna ansöker till er och ni är sedan ansvariga för samtliga kontakter med ansökare och deltagare. I och med att det är ni och inte deltagarna som får bidraget är det också upp till er att finna en smidig lösning för hur deltagarna ska ta sig till er. Frågor kommer att uppkomma som: Vem bokar biljetter? Är det lämpligt med flera deltagare från samma familj/organisation? Kan man ta med sina barn? Måste man delta hela dagar och alla dagar? Är det hotellstandard? Ingår sightseeing? Många av frågorna finner man ett naturligt svar på då man läser det finstilta i kommissionens beskrivning av Grundtvig och mer specifikt Workshops och ansökningsformuläret som deltagarna fyller i.

14 Workshopens program Ska överensstämma med det program som antagits i ansökan

15 Rapportering efter genomförd Workshop Att samla in från deltagarna: Kopior av boardingkort eller andra biljetter som visar på genomförd resa och där datum tydligt framgår. Inte bokningsbekräftelse då en sådan inte bevisar att resan verkligen genomförts. Underskrivet utvärderingsformulär från deltagarna (en kopia på detta ska även deltagarna skicka till sitt nationella kontor) Denna utvärdering är även en del av Workshoparrangörens slutrapport. Mall finns på hemsidan Slutrapport: Workshoparrangören måste skriva en slutrapport, vilken måste inkomma senast 60 dagar efter genomförd workshop. Var även beredd på att originaldokument som hör till Workshopen måste sparas om workshopen väljs ut till en kvittokontroll. De resterande 20% av bidraget betalas ut efter slutrapportering alternativt kommer en återbetalning att behöva göras.

16 Tips Deadline för inkomna ansökningar Läs igenom kontraktet noga Innan workshopen avslutas ska deltagarna tillhandahålla kopior på boardingkort och signerade utvärderingsformulär Ordning- och reda pärm för att samla dokument inför slutrapportering Spara dokumentation: t.ex. reklam för workshop, urvalskriterier för deltagare, bevis på transport och logi, förberedelsekostnader, deltagarlistor och program för att kunna bevisa kostnader och aktiviteter. Om det nationella kontoret gör ett platsbesök är det bra att dessa dokument finns samlade. Om en deltagare inte är med under alla workshopdagar kommer deltagaren att bli återbetalningsskyldig för den tiden som deltagaren är frånvarande. Återbetalningen görs till arrangören som sedan måste redovisa detta till Universitets- och högskolerådet.

17 EU-loggan EU-loggan ska användas till att material såsom program, presentationer och namnskyltar i samband med den Grundtvig-finansierade Workshopen. Här finns EU-loggan: stipendier/programmet-for-livslangt-larande/logotyp- Programmet-for-livslangt-larande/