Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Bevakningar i Nyps Handledning Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Daniel Madsén 0.

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Bevakningar i Nyps Handledning Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Daniel Madsén 0.1 Bevakningar i Nyps Referat Denna handledning riktar sig till dig som är handläggare och/eller lokal administratör för dokumentmallar. I Nyps finns möjligheter att skapa bevakningar och påminnelser för olika ändamål, dels inom ett ärende samt dels inom en viss status. Bevakningar kan automatisk påminna om en förväntad händelse som till exempel när en utbetalningsansökan ska vara inkommen. Det går med hjälp av bevakningar automatiskt skicka påminnelser via e- post. Detta dokument omfattar även funktionen för manuella kontroller i checklistan. Referenser 1. Dokumentmallar i praktiken 2. Design mallhantering Nyps 1 (12)

2 Innehållsförteckning Revisionshistorik...2 Bevakningar med manuella kontroller i checklistan...3 Lägga till rader...3 Ta bort rader...4 Ändra en rads innehåll...5 Visa mer information om en rad... 7 Dokumentbevakningar...8 Lägg till en dokumentbevakning...8 Ta bort en dokumentbevakning...9 Ändra en dokumentbevakning Visa mer information om en dokumentbevakning...11 Förvalda bevakningsinställningar i dokumentmallar Bevakningsdatum Beskrivning Påminnelse X: Bevakningsdatum Påminnesle X: Dokumenttyp/Dokumentmall Revisionshistorik Författare Ändringsbeskrivning Version Datum Daniel Madsén Dokumentet skapat (12)

3 Bevakningar med manuella kontroller i checklistan Bevakningsdatum Så länge en rad i manuella kontroller inte är utförd kan du ange ett bevakningsdatum för raden. Om du anger att en rad med ett bevakningsdatum är utförd kommer bevakningsdatumet automatiskt att tas bort. Lägga till rader Du kan lägga till egna manuella kontroller i checklistan. Så här gör du: 1. Raden du lägger till kommer placeras under den rad du har markerat i tabellen när du väljer att lägga till en rad. Markera därför den rad i tabellen under vilken du vill lägga till flera rader. - Välj knappen Ny rad. - Välj Ny rad i högerknappsmenyn. 3. Följande dialog visas: Vid Beskrivning är det obligatoriskt att ange en kort beskrivning av vad som ska utföras. Den här beskrivningen kommer visas direkt i checklistan. Vid Detaljerad beskrivning har du möjlighet att ange en längre beskrivning som enbart kommer visas i en Visa mer info-dialog som kommer se ut som ovan. 3 (12)

4 Vid Godkänd är OK förvald, men du kan ändra till Ej OK. Vid Bevakningsdatum har du möjlighet att direkt ange ett bevakningsdatum. I Kommentar-fältet kan du skriva en kommentar till det som ska utföras. Typ är automatiskt satt till Egen rad och kan inte ändras. 4. Välj OK eller tryck Enter för att skapa den nya raden. Raden kommer läggas in i listan under den rad du hade markerad. Övriga rader kommer flyttas nedåt en placering i listan. Välj Avbryt eller tryck Esc för att inte skapa en ny rad. Kom ihåg! Om du vill behålla den nya raden måste du spara ändringen du gjort i checklistan. Observera! Det är bara ärenden med minst en bevakning satt som kan döljas i Att göra-listan. Ta bort rader Du har möjlighet att ta bort rader som du lagt till själv i listan. Du kan inte ta bort rader som är markerade som utförda. Då får du först bocka ur att den är utförd och sedan ta bort raden. Så här gör du för att ta bort rader: 1. Markera en eller flera rader som du vill ta bort. Du markerar flera rader genom att hålla nere Ctrl samtidigt som du klickar på raderna med musen. - Välj knappen Ta bort. - Använd Delete-tangenten. - Välj Ta bort i högerknappsmenyn. 3. Följande meddelande visas i en dialog: Vill du ta bort raderna? Välj OK eller tryck Enter för att ta bort raderna. Raderna tas bort och raderna inunder flyttas upp en placering. Välj Avbryt eller tryck Esc för att inte ta bort rader. Kom ihåg! Du kan alltid ångra att du tagit bort rader till dess du spar dina ändringar. 4 (12)

5 Ändra en rads innehåll Du har möjlighet att ändra innehållet på en rad så länge du inte bockat för att den är utförd. Du kan inte heller ändra innehållet på en rubrikrad. För att ändra innehållet gör du som följer: 1. Markera den rad du vill ändra. - Välj knappen Redigera/Visa mer info. - Välj Redigera/Visa mer info i högerknappsmenyn. 3. Om raden är från en central mall eller från en organisations mall visas följande dialog: Här kan du ändra följande värden: Godkänd där du kan välja mellan OK eller Ej OK. Bevakningsdatum där du sätter en bevakning genom att ange det datum då du vill att ärendet ska larma i Att göra-listan. Om du anger ett felaktigt datum kommer du få ett felmeddelande. Bevakningsdatumet kan tidigast inträffa imorgon och senast ett år framåt i tiden. Observera! Om du öppnar ett ärende där bevakningsdatumet infallit så tas inte bevakningsdatumet bort automatiskt. För att bli av med larm-ikonen i Att göra-listan måste du alltså här flytta fram datumet eller helt ta bort bevakningsdatumet. Om du bockar av en larmad rad som utförd tas larmet automatiskt bort. Kommentar där du har möjlighet att ange en kommentar till raden. 5 (12)

6 Typ är automatiskt satt till Central mall eller Regional mall och vid Kontrollansvarig ser du vem du ska kontakta om det t ex är något felformulerat i beskrivningen. Om du hade markerat en egen rad när du valde Ändra/Visa mer info kommer du i dialogen ovan se samma innehåll som när du skapar en ny rad. Där kan du ändra beskrivning, detaljerad beskrivning, godkänd, bevakningsdatum och kommentaren. 4. Välj OK eller tryck Enter för att stänga dialogen och visa ändringarna i checklistan. Välj Avbryt för att inte ändra några uppgifter. Kom ihåg! Om du vill behålla ändringarna du gör här måste de sparas. Observera! Det är bara ärenden med minst en bevakning satt som kan döljas i Att göra-listan. Observera! Om du har bevakningar satta här när du väljer att skicka ärendet till nästa aktivitet kommer dessa bevakningar automatiskt att tas bort när du skickar iväg ärendet. Eventuella bevakningar kommer även automatiskt att rensas om du när det finns tillgängligt väljer att återkalla eller makulera ärendet. 6 (12)

7 Visa mer information om en rad Om en rad är utförd har du ändå möjlighet att se mer information om raden. För att se mer information om en rad gör du så här: 1. Markera den rad du vill se mer information om. - Välj Redigera/Visa mer info-knappen under listan. - Välj Redigera/Visa mer info i högerknappsmenyn. 3. En dialog öppnas där du ser följande information om raden: Vid Utförd ser du datum och klockslag för när raden sparades som utförd och vid Utförd av ser du vem som sparade den som utförd. Om raden är av typen Egen rad kommer fältet Kontrollansvarig inte att finnas med. Du kan inte ändra några uppgifter här. 4. Välj OK eller tryck Enter för att stänga dialogen. 7 (12)

8 Dokumentbevakningar Lägg till en dokumentbevakning Så länge ärendet inte är avslutat har du möjlighet att lägga till dokumentbevakningar i ärendet. Så här gör du: 1. På fliken Checklista väljer du att visa Dokumentbevakningar. 2. Välj knappen Ny bevakning. 3. Följande dialog visas: Vid Bevakningsdatum är det obligatoriskt att ange när det önskade dokumentet ska ha inkommit. Om du vill att påminnelserna automatiskt ska skickas ut via e-post måste du vid 8 (12)

9 E-post ange den e-postadress som ska användas. Om du inte fyller i något här måste du manuellt se till att påminnelsen skickas iväg, men systemet kommer påminna dig om när det ska göras. I Kommentar-fältet kan du skriva en kommentar till det som ska utföras. Därefter följer inmatningsfält för påminnelse 1-3, där det är obligatoriskt att för Påminnelse 1 ange Dokuementmall och Bevakningsdatum. Det eventuella förifyllda datumet här kan ändras. Om aktören har en e-postadress registrerad i systemet kommer påminnelsen skickas ut automatiskt med e-post när datumet infaller. Om ingen e-postadress finns registrerad kommer bevakning som vanligt visas på Att göra-arbetsytan och i ärendets checklista. Detta gäller ej om huvudraden är markerad som utförd i checklistan. 4. Välj OK eller tryck Enter för att skapa den nya dokumentbevakningen. Huvudraden kommer markeras med fetstil och kommer få lika många påminnelserader som du angivit påminnelsevärden i dialogen. Kontroller görs så att påminnelse 2 har ett senare datum än påminnelse 1 etcetera. Kontroll görs även av att den sista påminnelsen har ett tidigare datum än huvudradens datum. En huvudrad och en rad per påminnelse kommer läggas in i listan. Välj Avbryt eller tryck Esc för att inte skapa en ny dokumentbevakning. Kom ihåg! Om du vill behålla den nya raden måste du spara ändringen du gjort i checklistan. Observera! Det är bara ärenden med minst en bevakning satt som kan döljas i Att göra-listan. Ta bort en dokumentbevakning Du har möjlighet att ta bort en hel dokumentbevakning med underliggande påminnelser direkt i tabellen. Enskilda påminnelser tar du bort i Ändra dokumentbevakning-dialogen (se nedan). Du kan inte ta bort en dokumentbevakning som är markerad som utförd. Då får du först bocka ur att den är utförd och sedan ta bort raden. Så här gör du för att ta bort en dokumentbevakning: 1. Markera en eller flera huvudrader (rader med fetstil) tillhörande de dokumentbevakningar som du vill ta bort. Du markerar flera rader genom att hålla nere Ctrl samtidigt som du klickar på raderna med musen. - Välj knappen Ta bort. - Använd Delete-tangenten. - Välj Ta bort i högerknappsmenyn. 3. Följande meddelande visas i en dialog: Vill du ta bort dokumentbevakningarna med tillhörande påminnelser? Välj OK eller tryck Enter för att ta bort raderna. Raderna tas bort och raderna inunder flyttas upp en placering. Välj Avbryt eller tryck Esc för att inte ta bort rader. Kom ihåg! Du kan alltid ångra att du tagit bort en dokumentbevakning till dess du spar dina ändringar. 9 (12)

10 Ändra en dokumentbevakning Du har möjlighet att ändra innehållet i en dokumentbevakning eller påminnelse så länge du inte bockat för att den är utförd. För att ändra innehållet gör du som följer: 1. Markera en rad tillhörande den dokumentbevakning du vill ändra. - Välj knappen Redigera/Visa mer info. - Välj Redigera/Visa mer info i högerknappsmenyn. 3. Följande dialog visas: Här kan du ändra dokumentbevakningens och påminnelsernas uppgifter. Om en påminnelse är utförd kan du inte ändra dess uppgifter. 4. Välj OK eller tryck Enter för att stänga dialogen och visa ändringarna i checklistan. Välj Avbryt för att inte ändra några uppgifter. Kom ihåg! Om du vill behålla ändringarna du gör här måste de sparas. Observera! Det är bara ärenden med minst en bevakning satt som kan döljas i Att göra-listan. 10 (12)

11 Visa mer information om en dokumentbevakning Om en dokumentbevakning är helt utförd har du ändå möjlighet att se komplett information om den. För att se mer information om en dokumentbevakning gör du så här: 1. Markera någon rad i den dokumentbevakning du vill se mer information om. - Välj Redigera/Visa mer info-knappen under listan. - Välj Redigera/Visa mer info i högerknappsmenyn. 3. En dialog öppnas där du ser följande information: Vid Utförandedatum ser du datum och klockslag för när raden sparades som utförd och vid Utförd av ser du vem som sparade den som utförd. Du kan inte ändra några uppgifter här. 4. Välj OK eller tryck Enter för att stänga dialogen. 11 (12)

12 Förvalda bevakningsinställningar i dokumentmallar I Nyps admin och arbetsytan Dokumentmallar kan du som är administratör tillföra automatiska bevakningar då ett dokument skapas utifrån en dokumentmall. Då en dokumentmall markeras visas dess egenskaper till vänster i fönstret. Under rubriken Dokumentbevakningsegenskaper kan du göra följande: Bevakningsdatum där du kan ange hur lång tid som ska passera innan till exempel en komplettering man begärt in (via ett dokument skapat utifrån mallen) ska ha inkommit. Datum anges på något av följande vis: Dagar - +xd där x står för antal dagar framåt i tiden Månader - +xm där x står för antal månader framåt i tiden År - +xå där x står för antalet år framåt i tiden Om du anger ett datum enligt ovan här, så kommer det när du skapar ett dokument utifrån mallen i Nyps att ha bevakningsdatumet förifyllt (men ändringsbart) med ett korrekt datum framåt i tiden utifrån det datum du skapar dokumentet. Beskrivning där du kan ge en beskrivning till dokumentbevakningen. Beskrivningen du anger här kommer vara förifylld men ändringsbar när du i Nyps skapar dokument utifrån mallen. Påminnelse X: Bevakningsdatum där du kan ange när en första påminnelse ska skickas ut om t ex önskat dokument ännu inte inkommit. Datum anges på något av följande vis: Dagar - +xd där x står för antal dagar framåt i tiden Månader - +xm där x står för antal månader framåt i tiden År - +xå där x står för antalet år framåt i tiden Om du anger ett datum enligt ovan här, så kommer det när du skapar ett dokument utifrån mallen i Nyps att ha påminnelsedatumet förifyllt (men ändringsbart) med ett korrekt datum framåt i tiden utifrån det datum du skapar dokumentet. Påminnesle X: Dokumenttyp/Dokumentmall där du kan ange vilken dokumenttyp och dokumentmall påminnelsen ska skapas upp utifrån. Dessa kommer vara förvalda när du väljer att skapa upp ett dokument utifrån dokumentmallen, men de kan ändras. 12 (12)