Swedavia PMO Hur gjorde vi på Swedavia?

Transkript

1 Swedavia PMO Hur gjorde vi på Swedavia? Conny Ulvestaf Projektstrateg Swedavia PMO

2 Swedavias uppdrag 2

3 Vår vision Tillsammans för vi världen närmare 3

4 Våra värderingar 4

5 Hållbarhetsmål

6 En hållbar flygplatskoncern 6

7 32,4 miljoner resenärer

8 Visste du att: Varje dag passerar ungefär resenärer på Swedavias flygplatser. Den största enskilda ålderskategorin hos Swedavias resenärer är år. Ungefär en tredjedel av resenärerna på Arlanda är kommer från andra länder. Varje dag startar och landar över 1300 flygplan på Swedavias flygplatser. Passagerare som anländer med flyg till Sverige spenderar cirka 60 miljarder per år i landet. Svensk luftfart skapar över jobb i Sverige plus ytterligare jobb inom turistnäringen. Swedavia har cirka 2500 medarbetare. 8

9 PMO Swedavia vår resa Våren 2012 Hösten Koncern PMO Hösten 2011 Analys Kartläggning Pilot Verktygsval Installation av Antura Projects Utbildning Projektrapportering Utbildning Information 9

10 Analys / Kartläggning / Pilot Inventering av befintliga projekt Testa värderingsmodell Förankra portföljtänk Förankra utdata Utvärdera verktyg CFO beställare!! Ca 500 projekt Ca 50% över 1 mkr Knappt 50% Arlanda Minst 80 % bygg

11 Nyttor med PMO Göra rätt projekt Göra projekten rätt Välja rätt projekt att starta Följa upp, analysera, prioritera, och ev. stoppa Strategisk styrning Beslut om go Operativ styrning Uppfyllda mål! Beslut tas i befintliga forum 11

12 Process för uppföljning 12

13 Verktygsval Huvudsyfte att få helhetsbild dvs projekt och uppåt Stöd för både portföljstyrning och projektarbete Plus om det ger bra stöd i projektet. ( lättare att få med PL) Behov av att komma igång snabbt Köp färdigt, standardprodukt!! (gärna som tjänst) 13

14 Införande Konfigurering mars-april 2012 (Slå av det som inte behövs, börja enkelt) Antura utbildning av PMO-projektet april 2012 Första PL-utbildningar maj-juni 2012 (Antura) Utbildning i egen regi from aug Ca PL/PÅ utbildade fram till nu. Projektrapportering gradvis, största projekten först (KL beslutade, idag ca 450/1100) 14

15 PMO på Swedavia Koncern PMO PMO Chef Strateg Koordinator Koncernledningens projektportfölj Kravställning Metodstöd Etc. Projektportföljer för respektive enhet, portföljansvarig ansvarar och koordinerar med PMO Rapportering Styrning Koordinering Etc. Portföljansvariga i linjen Projektledningskompetens Swedavia Konsult Stockholm Arlanda Airport Göteborg Landvetter Airport Bromma Stockholm Airport Malmö Airport Luleå Airport Umeå Airport Åre/Östersund Airport Koncernenheter Commercial & Marketing Övrig Visby Airport Ronneby Airport Teknik Kiruna Airport Inköp IT 15

16 Vad har vi lärt oss fram till nu? Klassiska framgångsparametrar Oerhört värdefullt med förankring hos högsta ledningen (CFO beställare) Bra att köpa verktyg som tjänst, snabbt att komma igång Välj en standardprodukt Underskatta inte utbildnings- och informationsbehov!!! ( vi kör minst en utb/månad ) Stegvis införande så kan man styra under resans gång. Vad gör vi framåt? Integration med affärssystemet (IFS) Mer fokus på strategisk styrning, vilka projekt skall startas? Lägga upp alla planerade projekt för AP för planering och koordinering. ( st) Beroenden mellan projekt 16

17 Hur välja rätt projekt att starta? Göra rätt projekt Göra projekten rätt Hur får man en helhetsbild innan man tar beslut? Strategisk styrning Beslut om go Operativ styrning Uppfyllda mål! Syften med strategiskt styrning Säkerställa strategisk inriktning Balanserad projektportfölj Minska risken för suboptimering Bättre beslutsgrund Helhetsbild!! 17

18 Alla idéer och kommande projekt värderas mot övergripande kriterier 1.Definiera omfattning 2. Identifiera nyttor Idébeskrivning 3. Värdera nyttor Strategiskt värde - affärsplansuppfyllnad Miljöhänsyn Socialt ansvar Kund Genomförbarhet Sammanställning Beslutsunderlag Ekonomiskt värde Nuvärde Strategiskt värde Genomförbarhet Ekonomiskt värde Nyttoeffekter/ Scenario 18

19 Helhetsbild för att få bättre beslutsunderlag Högt Strategiskt värde: Miljöhänsyn Socialt ansvar Kund Strategiskt värde Mitt projekt Run the Business (RTB) Transform the Business (TTB) Grow the Business (GTB) Genomförbarhet: Stor boll = hög genomförbarhet, bra Liten boll = låg genomförbarhet, stor risk Lågt Lågt Ekonomiskt värde Högt Låg Medium Hög Om alla idéer och projekt värderas så kan ledningen utgå ifrån mixen av projekt vid prioriteringar och beslut. 19

20 Hur värderar vi projektidéer? Del 1 Strategi och ekonomi Förutsättningar Tidigt skede (på idé stadie) Snabbt För att ge en helhetsbild 20

21 Hur värderar vi projektidéer? Del 2 Genomförbarhet 10 frågor med fokus på genomförbarhet. Genomförandet, hur gick det? Ca 15 min per projekt Oerhört bra sätt att för PMO att få inblick i utmaningar i vår organisation Mycket bra mottaget 21

22 Värderingsresultat (fiktiva projekt) 22

23 Portföljstyrning - en kontinuerlig process 1 IDENTIFIERA 2 KVALIFICERA Identifiera nya och skapa kunskap om pågående projekt i verksamheten Värdera projekten mot uppsatta mål Strategiskt värde Ekonomiskt värde Genomförbarhet 4 OPTIMERA Balansera portföljen med hänsyn till beroenden, resurser etc. 3 PRIORITERA Prioritera projekten i portföljerna 1. X Y Z

24 24