December 2014 Pernilla Lihnell, Emelie Bjerke. Granskning av styrelsens arbete inom de kommunala bolagen Uddevalla kommun

Transkript

1 December 2014 Pernilla Lihnell, Emelie Bjerke Granskning av styrelsens arbete inom de kommunala bolagen Uddevalla kommun

2 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 4 2. Enkät styrelsens arbete 6 3. Uddevalla Utveckling AB 9 4. Uddevalla Event AB Uddevalla Energi AB Uddevalla Hamnterminal AB Uddevalla Turisttrafik AB Uddevalla Vatten AB Uddevalla Omnibus AB r, rekommendationer och slutsats 39 Bilaga 1 Enkätsvar per bolag 42

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund På uppdrag av Uddevalla kommuns lekmannarevisorer i de helägda kommunala bolagen har vi granskat styrelsens arbete. Uddevalla kommun har många bolag och det är viktigt att bolagens styrelser har ett väl fungerande arbetssätt. Syfte Vår granskning syftar till att granska Uddevalla kommuns bolagsstyrelser avseende deras kunskap om sin roll och sitt uppdrag, av styrelsens arbetssätt, informationsflöden, klimat och samarbete samt av rapportering och kommunikation med ägaren. Revisionsfråga Har Uddevalla kommuns bolagsstyrelser ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för styrelsearbetet? Svar på revisionsfrågan Vi anser att Uddevalla kommuns bolagsstyrelser har ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för styrelsearbetet. Vi har dock identifierat ett antal förbättringsåtgärder vilka presenteras nedan. Utifrån genomförd enkät är det två områden som har fått sämst utfall. Det avser bolagens ägardirektiv och ägarens förväntningar samt styrelsens kommunikation med ägaren. För att kunna säkerställa en bra kommunikation mellan bolagen och ägaren rekommenderar vi ägaren att skapa ett bättre forum/kommunikationsväg för kommunikationen mellan bolagen och ägaren. I samband med att ägardirektivet ses över rekommenderar vi ägaren att tillse att ägardirektivet innefattar tydliga riktlinjer för bolagets verksamhet samt ägarens förväntningar. Det är viktigt att ägardirektiven anpassas till respektive bolags verksamhet och förutsättningar. Deloitte har i sin granskning identifierat att styrelsen inte beslutar om vilka policyer bolagen skall arbeta efter. Då styrelsen har det övergripande ansvaret för bolagens förvaltning rekommenderar vi att styrelsen beslutar vilka policyer bolagen skall arbeta efter. Beslut bör åtminstone tas avseende de mest väsentliga och kritiska policyerna. Dessa bör antas årligen. Avseende de policyer och riktlinjer som är framtagna för Uddevalla kommun behöver eventuellt anpassning ske till bolagens verksamhet innan dessa policyer och riktlinjer antas av styrelsen. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga 1

4 arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. För att kunna säkerställa att styrelsen följer arbetsordningen rekommenderar vi att det införs en formell avstämning där samtliga punkter i arbetsordningen för styrelsen gås igenom för att verifiera att den efterlevts. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon dokumenterad rutin avseende vilka underlag styrelsen vill erhålla i samband med ett beslutsärende. För att säkerställa att det finns tillräckliga underlag inför ett beslutsärende rekommenderar vi styrelsen att utarbeta rutiner som tydliggör vilken information/underlag som styrelsen vill erhålla inför ett beslut. Underlagen bör bland annat inkludera investeringskalkyl, riskbedömning samt alternativa förslag. Rutinen kan också innehålla beloppsgränser där styrelsen kräver olika underlag beaktat storleken och komplexiteten på investeringen/ändringen/beslutet. Verksamheten och styrelsen för bolagen genomför löpande en riskanalys av verksamheten. Dock finns det ingen formaliserad och dokumenterad riskanalys avseende den interna kontrollen i verksamheten, som är formellt beslutad av styrelsen. För att få en bättre sammanfattande överblick över riskerna i verksamheten rekommenderar vi att bolagen tillsammans med styrelsen dokumenterar en genomförd riskanalys. Riskerna i riskanalysen bör kategoriseras som strategiska, operationella, finansiella och efterlevnad. Riskanalys bör även upprättas per kritisk process. Det föreligger annars en risk att riskanalysarbetet blir för övergripande och svårt att bryta ned i faktiska risker och kontroller. Bolagen har vissa kontroller på plats som dock inte är formaliserade och dokumenterade i en internkontrollplan. Vi rekommenderar att bolagen utarbetar en internkontrollplan vilken skall vara kopplad till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. En internkontrollplan kan vara ett bra instrument i styrelsens arbete för att kontrollera och följa upp den interna kontrollen i bolagen. I samband med att bolagen arbetar fram en uppdaterad internkontrollplan bör bolagen även tillse att det finns rutiner på plats för att säkerställa att kontroller regelbundet testas för att verifiera att de fungerar på avsett sätt. Bolagen bör även implementera en rutin för hur avvikelser som noteras i samband med den interna kontrollen skall följas upp, exempelvis med extra stickprov. Vidare bör det av rutinen framgå vad som ska kommuniceras till ledning och styrelse. 2

5 Detta för att identifiera om det finns ytterligare risker eller om justeringar i arbetet bör vidtagas. I vår granskning har vi noterat att verksamheten informerar styrelsen om den interna kontrollen i bolagen. Dock finns ingen formaliserad process för rapportering av internkontroll till styrelsen. Bolagen bör löpande rapportera resultat från uppföljning av den interna kontrollen till styrelsen, vilket bör sammanfalla med styrelsens ordinarie verksamhetsuppföljning. I samband med att riskanalys och internkontroll upprättas bör ett avsnitt angående uppföljning av riskanalys och internkontrollplan inkluderas i ordinarie rapportering till styrelsen. För rekommendationer för respektive bolag se respektives kapitel. Göteborg 11 december 2014 DELOITTE AB Pernilla Lihnell Certifierad kommunal revisor Auktoriserad revisor Emelie Bjerke Revisor 3

6 1. Inledning Uppdrag och bakgrund På uppdrag av Uddevalla kommuns lekmannarevisorer i de helägda kommunala bolagen har vi granskat styrelsens arbete. Uddevalla kommun har många bolag och det är viktigt att bolagens styrelser har ett väl fungerande arbetssätt. Syfte Vår granskning syftar till att granska Uddevalla kommuns bolagsstyrelser avseende deras kunskap om sin roll och sitt uppdrag, av styrelsens arbetssätt, informationsflöden, klimat och samarbete samt av rapportering och kommunikation med ägaren. Revisionsfråga Har Uddevalla kommuns bolagsstyrelser ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för styrelsearbetet? Utöver ovan fråga så skall granskningen också besvara följande underliggande revisionsfrågor: Finns några riktlinjer för styrelsens arbete? Hur ser styrelsens arbetssätt ut? Vilken information och vilka underlag erhåller styrelsen inför större beslut? Hur arbetar styrelsen för att granska bolagets interna kontroll? Revisionskriterier Revisionskriterier mot vilka bedömningarna i granskningen ställs är: Riktlinjer för styrelsens arbete Aktiebolagslagen Kommunallagen Övriga relevanta styrdokument Avgränsning Granskningen har att avgränsats till Uddevalla kommuns helägda bolag. Dessa är: Uddevalla Utveckling AB Uddevalla Event AB Uddevalla Energi AB Uddevalla Hamnterminal AB Uddevalla Turisttrafik AB Uddevalla Omnibus AB Uddevalla Vatten AB Hur ser ansvarsfördelningen ut inom styrelsen? 4

7 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med styrelsernas presidier samt verkställande direktör för respektive bolag samt granskning av underliggande dokument. Utöver detta har enkätfrågor skickats ut till övriga personer i respektive bolags styrelse. Granskningen har varit inriktad på framförallt följande områden: Genomläsning och utvärdering av riktlinjer för styrelsens arbete och tillhörande dokumentation. Kartläggning av styrelsens arbetssätt, kunskap om rollen som styrelseledamot, klimat och samarbete inom styrelsen, rapportering och kommunikation med ägaren. Genomgång av rutiner och riktlinjer avseende vilken information och vilka underlag styrelsen erhåller och efterfrågar inför större beslut. Granskning att det föreligger en god ansvarsfördelning inom styrelsen. Styrelsens arbete för att granska bolagets interna kontroll. I kapitel två har vi redogjort för det totala utfallet av enkätfrågorna för samtliga bolag. Utfallet för respektive bolag finns i bilaga 1. I kapitel 3 och framåt finns en redogörelse avseende genomförd granskning av respektive bolag. 5

8 2. Enkät styrelsens arbete Enligt aktiebolagslagen 8 kap 4 svarar styrelsen för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation och se till att medelsförvaltning och bolagets ekonomiska förhållanden kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen har ett totalansvar för bolagets verksamhet och för att tillgodose de ändamål som motiverat att ägaren/ägarna skapat bolaget genom beslut i bolagsordning och vid bolagsstämma. Det är ingen skillnad i styrelsens ansvar om bolaget skapats för vinstsyfte eller för att tillgodose ett demokratiskt samhällsuppdrag. Den enskilde styrelseledamotens juridiska ansvar är däremot större i ett aktiebolag än i en nämnd/styrelse inrättade enligt kommunallagens bestämmelser. Av styrelseledamot kan utkrävas personligt betalningsansvar för bolagets förpliktelser. Förutsättningen för att styrelsen ska leva upp till lagens krav och driva bolaget enligt lag och ägarens direktiv bör därför vara ett stort engagemang, en god framförhållning och en god insikt och analys av händelser som kan störa möjligheten att uppnå bolagets ändamål. enkät upprättats. I enkäten har det ställts ett antal påståenden där samtliga styrelseledamöter inom Uddevalla kommuns helägda bolag har fått redogöra för deras uppfattning på en 5- gradig skala där 1 är stämmer inte alls och 5 är stämmer helt. Bolag Svarsfrekvens i procent Genomsnittlig bedömning Uddevalla Utveckling AB 50 4,51 Uddevalla Event AB 67 4,73 Uddevalla Energi AB 43 4,56 Uddevalla Hamnterminal AB 43 4,58 Uddevalla Turisttrafik AB 40 3,60 Uddevalla Vatten AB 29 3,90 Uddevalla Omnibus AB 43 4,42 TOTALT 45 4,33 Svarsfrekvensen har varit något låg. Utifrån de som har svarat visar utfallet av enkäten att styrelseledamöterna anser överlag att arbetet fungerar väl i styrelsen. På nästa sida finns genomsnittligt utfall på respektive påstående som skickades till styrelseledamöterna. För att få en bild av hur samtliga ledamöter i Uddevalla kommuns kommunala bolag upplever styrelsearbetet har en 6

9 Nr Påstående Genomsnittlig bedömning 1 Samarbetat inom styrelsen fungerar väl. 4,50 2 Min kunskap om rollen som styrelseledamot är god. 4,60 3 Bolaget har tydliga direktiv och uttalade förväntningar från ägaren. 3,74 4 Styrelsen har en bra kommunikation till ägaren till bolaget. 3,86 5 Styrelsen erhåller tillräckligt detaljerade underlag för att kunna ta beslut i viktiga frågor/investeringar. 4,29 6 Styrelsen arbetar med bolagets strategier vid minst ett styrelsemöte per år. 4,67 7 Bolaget har tydliga mål för sin verksamhet och ekonomi på kort sikt. 4,45 8 Bolaget har tydliga mål för sin verksamhet och ekonomi på längre sikt (3-5 år). 3,90 9 Jag har en bra bild av utmaningar och risker bolaget står inför de närmsta åren; styrkor, svagheter, hot 4,50 och möjligheter. 10 Styrelsen är delaktig i diskussioner om utmaningar och risker. 4,38 11 Det är viktigt att styrelsen deltar i diskussion om utmaningar och risker. 4,81 12 Styrelsen har identifierat kontroller och uppföljningar som behövs för att få information om måluppfyllelsen. 3,95 13 Kontrollerna följs upp genom att måluppfyllelse och avvikelser redovisas för styrelsen årligen. 4,40 14 Jag har en tillräcklig bild av bolagets styrning och interna kontroll. 4,19 15 Styrelsen erhåller rapportering från VD avseende avvikelser i den interna kontrollen. 4,69 Ovan tabell visar samtliga bolagsstyrelsers genomsnittliga bedömning av styrelsens arbete per påstående. Utfallet indikerar att styrelserna i stora drag instämmer med de påståenden som har ställts och därmed anser att styrelsens arbete fungerar väl. Det påstående som styrelserna anses stämmer bäst är att det är viktigt att styrelsen deltar i diskussioner om utmaningar och risker. Utfallet indikerar dock på att styrelserna inte instämmer helt avseende att: bolaget har tydliga direktiv och uttalade förväntningar från ägarna styrelsen har en bra kommunikation till ägaren till bolaget tydliga mål för sin verksamhet på längre sikt styrelsen har identifierat kontroller och uppföljningar som behövs för att få information om måluppfyllelsen Utifrån genomförd enkät är det två områden som har fått sämst utfall. Det avser bolagens ägardirektiv och ägarens förväntningar samt styrelsens kommunikation med ägaren. För att kunna säkerställa en bra kommunikation mellan bolagen och ägaren rekommenderar vi ägaren att skapa ett 7

10 bättre forum/kommunikationsväg för kommunikationen mellan bolagen och ägaren. I samband med att ägardirektivet ses över rekommenderar vi ägaren att tillse att ägardirektivet innefattar tydliga riktlinjer för bolagets verksamhet samt ägarens förväntningar. Det är viktigt att ägardirektiven anpassas till respektive bolags verksamhet och förutsättningar. 8

11 3. Uddevalla Utveckling AB Styrelsens arbete Uddevalla Utveckling AB:s verksamhet består av att äga och förvalta aktier i aktiebolag som Uddevalla kommun använder för sin verksamhet. Syftet är att åstadkomma en samordning av bolagen till nytta för att optimalt resultatutnyttjande. Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i Uddevalla kommun möjlighet att ta ställning innan beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Finns det några riktlinjer för styrelsens arbete? Uddevalla Utveckling har en upprättad arbetsordning för styrelsen vilken senast reviderades vid styrelsens sammanträde den 13 december Arbetsordningen innehåller en tydlig bild av styrelsens arbetsuppgifter i punktform. Bolaget har instruktioner för verkställande direktör vilket bland annat inkluderar allmänna befogenheter, beslut om utlämnande av allmänna handlingar, inskränkningar samt attesträtt. Det framgår också tydligt att VD är skyldig att bereda och inför styrelsen föredra frågor som ligger utanför löpande förvaltningsåtgärder och som ska handläggas eller beslutas av styrelsen. Även denna riktlinje är senast reviderad vid styrelsens sammanträde den 13 december Dessa riktlinjer antas årligen av styrelsen och ska revideras löpande. Riktlinjerna tydliggör att det finns en klar fördelning mellan vad styrelsen och verkställande direktör har för ansvar. Från vår intervju framkom dock att det inte finns någon formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. Under 2013 inleddes ett arbete avseende en översyn av ägardirektivet för bolagskoncernen i Uddevalla kommun. Nya ägardirektiv beräknas antas under våren Ägardirektiven ska då harmoniseras med ändringar i kommunallagen och upphandlingslagstiftningen. I samband med detta arbete kommer även en översyn av ägarstyrningen ske. Bolagsordning godkändes av kommunfullmäktige den 12 januari 1993 med senaste ändring 10 september I bolagsordningen framgår det att styrelsen ska bestå av lägst tre och högst fem ledarmötet. Utifrån vår intervju framkom att bolaget framförallt tillämpar bolagspolicyn, men enligt ägardirektivet ska även övriga styrdokument inom Uddevalla kommun följas av bolaget i tillämpliga delar. Hur ser styrelsens arbetssätt ut? Styrelsen består av fem ordinarie styrelseledamöter och tre ersättare. 9

12 Styrelsen har ett antal fastställda möten under året, vilket minst ska uppgå till fyra stycken. Detta framgår av styrelsens arbetsordning. Enligt de intervjuade så planerar styrelsen att under 2014 ha fem styrelsemöten. Innan varje styrelsemöte hålls presidiemöten vilket är ett beredande möte inför styrelsemötena. Dessa möten dokumenteras när extern part närvarar. I presidiemötena deltar ordförande och vice ordförande i styrelsen samt verkställande direktör. Det finns fastslagna agendapunkter till varje styrelsemöte och varje styrelsesammanträff protokollförs. I samband med vår intervju med delar av styrelsen framkom att samarbetet inom styrelsen är god och att det är lätt att fatta beslut. Det framkom vidare vid intervjun att det hålls en gemensam utbildning på kommunen för styrelsen vid varje ny mandatperiod. Bolaget har under senaste tiden haft mycket fokus på reglerna i aktiebolagslagen (ABL) samt kommunallagen. Bolaget är också tydliga med att förmedla till alla i styrelsen vad uppdraget som styrelseledamot innebär och vad de har för ansvar. Om det kommer in en ledamot mellan två mandatperioder får denna styrelseledamot en skräddarsydd utbildning. Enligt ägardirektivet ska styrelsen löpande ge kommunstyrelsen information/tillsyn om bolaget. Kommunikationen häremellan sker på lite olika sett, ibland skriftlig och ibland muntlig rapportering. Vid större beslut hålls möten med kommunstyrelsen. Vilken information och vilka underlag erhåller styrelsen inför större beslut? Vid större beslut som till exempel investeringsbeslut lämnar VD underlag till styrelsen. Om styrelsen inte känner sig nöjd med underlagen ställer styrelsen krav på vad de vill ha innan beslut fattas. Utifrån underlagen ska det gå att göra en riskbedömning. Om en tillräcklig riskbedömning inte kan göras får VD komplettera med ytterligare underlag. Hur ser ansvarsfördelning ut inom styrelsen? Arbetsordningen för styrelsen innehåller en arbetsfördelning inom styrelsen där det framgår att samtliga styrelseledamöter svarar för styrelsens arbete i lika omfattning om inte styrelsen beslutar om något annat. Det är också definierat vad styrelsens ordförande har för uppgifter utöver de uppgifter som resterande styrelse har. Vid intervjun med delar ur styrelsen framgår det att fördelning enligt arbetsordningen för styrelsen är den som gäller. Hur arbetar styrelsen för att granska bolagets interna kontroll? Beaktat att bolaget har en begränsad verksamhet vilket beskrivs i första stycket under rubriken Uddevalla Utveckling AB så finns det ingen internkontrollplan. Bolaget har dock en attestordning, vilket enligt den intervjuade styrelsen följs. Enligt de intervjuade får styrelsen löpande information om det skulle ha uppkommit några avvikelser avseende den interna kontrollen. Enligt de intervjuade är kommunikationen med ägaren bra. 10

13 r och rekommendationer Deloitte har i sin granskning gjort ett antal iakttagelser med efterföljande rekommendationer vilka framgår nedan. Deloitte har i sin granskning identifierat att styrelsen inte beslutar om vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Då styrelsen har det övergripande ansvaret för bolagets förvaltning rekommenderar vi att styrelsen beslutar vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Åtminstone bör beslut tas av de mest väsentliga och kritiska policyerna. Dessa bör antas årligen. Avseende de policyer och riktlinjer som är framtagna för Uddevalla kommun behöver eventuellt anpassning ske till bolagets verksamhet innan dessa policyer och riktlinjer antas av styrelsen. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. För att kunna säkerställa att styrelsen följer arbetsordningen rekommenderar vi att det införs en formell avstämning där samtliga punkter i arbetsordningen för styrelsen gås igenom för att verifiera att den efterlevts. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon dokumenterad rutin avseende vilka underlag styrelsen vill erhålla i samband med ett beslutsärende. För att säkerställa att det finns tillräckliga underlag inför ett beslutsärende rekommenderar vi styrelsen att utarbeta rutiner som tydliggör vilken information/underlag som styrelsen vill erhålla inför ett beslut. Underlagen bör bland annat inkludera investeringskalkyl, riskbedömning samt alternativa förslag. Rutinen kan också innehålla beloppsgränser där styrelsen kräver olika underlag beaktat storleken och komplexiteten på investeringen/ändringen/beslutet. Verksamheten och styrelsen för bolaget genomför löpande en riskanalys av verksamheten. Dock finns det ingen formaliserad och dokumenterad riskanalys avseende den interna kontrollen i verksamheten, som är formellt beslutad av styrelsen. För att få en bättre sammanfattande överblick över riskerna i verksamheten rekommenderar vi att bolaget tillsammans med styrelsen dokumenterar en genomförd riskanalys. Riskerna i riskanalysen bör kategoriseras som strategiska, operationella, finansiella och efterlevnad. Riskanalys bör även upprättas per kritisk process. Det föreligger annars en risk att riskanalysarbetet blir för övergripande och svårt att bryta ned i faktiska risker och kontroller. 11

14 Bolaget har vissa kontroller på plats som dock inte är formaliserade och dokumenterade i en internkontrollplan. Vi rekommenderar att bolaget utarbetar en internkontrollplan vilken skall vara kopplad till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. En internkontrollplan kan vara ett bra instrument i styrelsens arbete för att kontrollera och följa upp den interna kontrollen i bolaget. I samband med att bolaget arbetar fram en uppdaterad internkontrollplan bör bolaget även tillse att det finns rutiner på plats för att säkerställa att kontroller regelbundet testas för att verifiera att de fungerar på avsett sätt. Bolaget bör även implementera en rutin för hur avvikelser som noteras i samband med den interna kontrollen skall följas upp, exempelvis med extra stickprov. Vidare bör det av rutinen framgå vad som ska kommuniceras till ledning och styrelse. Detta för att identifiera om det finns ytterligare risker eller om justeringar i arbetet bör vidtagas. I vår granskning har vi noterat att verksamheten informerar styrelsen om den interna kontrollen i bolaget. Dock finns ingen formaliserad process för rapportering av internkontroll till styrelsen. Bolaget bör löpande rapportera resultat från uppföljning av den interna kontrollen till styrelsen, vilket bör sammanfalla med styrelsens ordinarie verksamhetsuppföljning. I samband med att riskanalys och internkontroll upprättas bör ett avsnitt angående uppföljning av riskanalys och internkontrollplan inkluderas i ordinarie rapportering till styrelsen. 12

15 4. Uddevalla Event AB Styrelsens arbete Uddevalla Event AB är ett vilande bolag och har inte haft någon verksamhet sedan kommunfullmäktige i februari 2009 beslutade att verksamheten skulle avvecklas till årsskiftet 2009/2010. Finns det några riktlinjer för styrelsens arbete? Uddevalla Utveckling har en upprättad arbetsordning för styrelsen. Arbetsordningen innehåller en tydlig bild av styrelsens arbetsuppgifter i punktform och fastställdes av styrelsesammanträde Bolaget har inga instruktioner för verkställande direktör då bolaget är vilande och inte har någon VD. Bolagets bolagsordning godkändes av kommunfullmäktige den 12 januari 1993 med senaste ändring 10 september I bolagsordningen framgår det att styrelsen ska bestå av lägst tre och högst fem ledarmötet. Ägardirektivet för bolaget antogs senast av kommunfullmäktige 11 januari Uppsiktmöten med moderbolaget genomförs årligen. När det gäller policyer som bolaget tillämpar så är det bland annat tillämpliga delar i bolagspolicyn och styrprinciper för Uddevalla kommun som används. Hur ser styrelsens arbetssätt ut? Styrelsen består av tre ordinarie styrelseledamöter. Styrelsen har ett antal fastställda möten under året vilket minst ska uppgå till två per år och vara jämt fördelade över året. Detta framgår av arbetsordningen. Det finns fastslagna agendapunkter till varje styrelsemöte och varje styrelsesammanträde protokollförs. Under intervju med delar av styrelsen framkom att samarbetet inom styrelsen är god. Enligt de intervjuade hålls en gemensam utbildning på kommunen för styrelsen vid varje ny mandatperiod. Enligt ägardirektivet ska styrelsen löpande ge kommunstyrelsen information/tillsyn om bolaget. Vilken information och vilka underlag erhåller styrelsen inför större beslut? Inga större beslut har fattats beaktat att bolaget är vilande sedan årsskiftet 2009/2010. Hur ser ansvarsfördelning ut inom styrelsen? Enligt de intervjuade så svarar samtliga styrelseledamöter för styrelsens arbete i lika omfattning om inte styrelsen genom 13

16 protokollfört beslut uppdragit åt en eller flera styrelseledamöter att vidta vissa åtgärder. Inga protokoll har förts gällande ansvarsfördelningen varmed samtliga i styrelsen svarar för styrelsens arbete i lika omfattning. Hur arbetar styrelsen för att granska bolagets interna kontroll? Beaktat att bolaget är vilande blir denna fråga ej tillämpbar. r och rekommendationer Deloitte har inga iakttagelser eller rekommendationer beaktat att bolaget är vilande. 14

17 5. Uddevalla Energi AB Styrelsens arbete Uddevalla Energi AB:s verksamhet består av att direkt eller indirekt genom förvaltning av aktier eller andelar i företag, producera, distribuera och sälja energi, att äga och förvalta fastigheter och anläggningar, att utföra insamling, återvinning, behandling och bortskaffning av avfall, att utveckla, äga och förvalta infrastruktur för elektronisk kommunikation. Syftet är att driva energiförsörjning, renhållning och avfallshantering, samordna koncernbolagen till nytta för ett optimalt resursutnyttjande. Bolaget har också som syfte att främja tillgången till bredband genom öppet stadsnät för boende och företag i Uddevalla kommun. Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i Uddevalla kommun möjlighet att ta ställning innan beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Finns det några riktlinjer för styrelsens arbete? Uddevalla Energi AB har en upprättad arbetsordning för styrelsen vilken senast antogs vid styrelsens sammanträde den 14 maj Arbetsordningen innehåller en tydlig bild av styrelsens arbetsuppgifter i punktform. Bolaget har instruktioner för verkställande direktör vilket bland annat inkluderar en generell del som beskriver att VD alltid ska främja bolagets intresse och har upplysningsplikt inför styrelsen. Den inkluderar också rapporteringsskyldighet till styrelsen, VD:s arbetsuppgifter inom förvaltningen samt delegation och attestregler. Även denna riktlinje antogs senast vid styrelsens sammanträde den 13 december Dessa riktlinjer antas årligen av styrelsen och förtydligar fördelning mellan vad styrelsen och verkställande direktör ansvarar över. Enligt de intervjuade finns ingen formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. Ägardirektivet fastställdes av kommunfullmäktige den 9 februari 199 med senaste ändringen den 11 januari Bolagsordning fastställdes av kommunfullmäktige den 8 december 1992 med senaste ändringen den 10 september I bolagsordningen framgår det att styrelsen ska bestå av lägst sju ledamöter och fyra suppleanter. Uppsiktmöten med ägaren har hafts under året. När det gäller policyer som bolaget tillämpar så är det enligt de intervjuade framförallt bolagspolicyn som används. Enligt ägardirektivet ska även övriga styrdokument följas. Detta omfattar flera olika policyer som finns på Uddevalla kommuns hemsida. 15

18 Hur ser styrelsens arbetssätt ut? Styrelsen består av sju ordinarie styrelseledamöter och fyra ersättare. Styrelsen har ett antal fastställda möten under året vilket minst uppgår till sex stycken. Detta framgår av arbetsordningen för styrelsen. Enligt de intervjuade så har bolaget planerat sex styrelsemöten under Bolaget har också två dagar utöver detta som avser intern utbildning där styrelsen får bolagsutbildning, vilket också innefattar genomgång av kommunallagen. Efter ordinarie årsstämma håller styrelsen ett konstituerande sammanträde. Det finns fastslagna agendapunkter till varje styrelsemöte och varje styrelsesammanträff protokollförs. På samtliga styrelsesammanträden ska den ekonomiska rapporten behandlas och följande punkter tas upp under året: Februari: Årsbokslut. Maj: Budgetuppföljning för första tertialet och arbetsordning för styrelsen. Juni: Fördjupning inom något område. Strategi- och utvecklingsfrågor. September: Delårsbokslut och förutsättningar för nästa års budget. November: Förslag till budget. December: Affärsplanen med kommande års budget och taxor. Under intervju med delar av styrelsen framkom att samarbetet inom styrelsen är god och att det är lätt att fatta beslut. Utöver den utbildning som beskrivits ovan hålls en gemensam utbildning på kommunen för styrelsen vid varje ny mandatperiod. Om det kommer in en styrelseledamot under mandatperioden är det, enligt de intervjuade, ordförande som har ansvaret att informera den nya styrelseledamoten om dess skyldigheter. Enligt ägardirektivet ska styrelsen löpande ge kommunstyrelsen information/tillsyn om bolaget. Kommunikationen häremellan sker, enligt de intervjuade, på lite olika sätt, ibland skriftlig och ibland muntlig rapportering. Vid större beslut hålls möten med kommunstyrelsen. Enligt de intervjuade är kommunikationen med ägaren bra och möte gällande uppsiktsplikt hålls en gång per år. Resterande kommunikation sker vid rapportering månadsvis. Vilken information och vilka underlag erhåller styrelsen inför större beslut? Vid större beslut ska styrelsen, enligt de intervjuade, erhålla tillräckliga underlag för att kunna fatta ett ändamålsenligt beslut. Enligt de intervjuade avser de flesta besluten i bolaget investeringsbeslut. Årligen antas en investeringsbudget av styrelsen. Till investeringar ska det, enligt de intervjuade, finnas investeringskalkyl och en upprättad riskanalys. Investeringsbudgeten ligger till grund för bolagets ramar och så fort en investering blir dyrare än investeringsbudgeten så 16

19 tas detta upp till styrelsen för ändring av investeringsbudgeten. Även vid ändringar av investeringsramen ska det finnas investeringskalkyler som styrelsen kan ta del av. Vid utökning av investeringsbudgeten ska det alltid ta ett nytt styrelsebeslut. Hur ser ansvarsfördelning ut inom styrelsen? Arbetsordningen för styrelsen innehåller styrelsens arbetsuppgifter. Alla styrelseledamöter har samma ansvar och uppgifter. Det är också förtydligat vad styrelsens ordförande har för uppgifter utöver de uppgifter som resterande styrelse har i arbetsordningen. Hur arbetar styrelsen för att granska bolagets interna kontroll? Styrelsen har inte någon punkt på styrelsemötena där den interna kontrollen följs upp. Utifrån vår intervju framkom att bolaget har en internkontrollplan avseende den finansiella delen. Enligt de intervjuade följer styrelsen upp att det finns kontroll och uppföljning av bolagets projekt. Vid intervjun framkom att ingen risk- och väsentlighetsanalys av verksamhetsprocesserna dokumenteras. Dock finns det ett avsnitt i affärsplanen där risker utifrån ett lönsamhetsperspektiv dokumenteras. Enligt de intervjuade får styrelsen löpande information om det skulle ha uppkommit några avvikelser avseende den interna kontrollen. r och rekommendationer Deloitte har i sin granskning gjort ett antal iakttagelser med efterföljande rekommendationer vilka framgår nedan. Deloitte har i sin granskning identifierat att styrelsen inte beslutar om vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Då styrelsen har det övergripande ansvaret för bolagets förvaltning rekommenderar vi att styrelsen beslutar vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Åtminstone bör beslut tas av de mest väsentliga och kritiska policyerna. Dessa bör antas årligen. Avseende de policyer och riktlinjer som är framtagna för Uddevalla kommun behöver eventuellt anpassning ske till bolagets verksamhet innan dessa policyer och riktlinjer antas av styrelsen. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. För att kunna säkerställa att styrelsen följer arbetsordningen rekommenderar vi att det införs en formell avstämning där samtliga punkter i arbetsordningen för styrelsen gås igenom för att verifiera att den efterlevts. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon dokumenterad rutin avseende vilka underlag styrelsen vill erhålla i samband med ett beslutsärende. 17

20 För att säkerställa att det finns tillräckliga underlag inför ett beslutsärende rekommenderar vi styrelsen att utarbeta rutiner som tydliggör vilken information/underlag som styrelsen vill erhålla inför ett beslut. Underlagen bör bland annat inkludera investeringskalkyl, riskbedömning samt alternativa förslag. Rutinen kan också innehålla beloppsgränser där styrelsen kräver olika underlag beaktat storleken och komplexiteten på investeringen/ändringen/beslutet. Verksamheten och styrelsen för bolaget genomför löpande en riskanalys av verksamheten. Dock finns det ingen formaliserad och dokumenterad riskanalys avseende den interna kontrollen i verksamheten, som är formellt beslutad av styrelsen. För att få en bättre sammanfattande överblick över riskerna i verksamheten rekommenderar vi att bolaget tillsammans med styrelsen dokumenterar en genomförd riskanalys. Riskerna i riskanalysen bör kategoriseras som strategiska, operationella, finansiella och efterlevnad. Riskanalys bör även upprättas per kritisk process. Det föreligger annars en risk att riskanalysarbetet blir för övergripande och svårt att bryta ned i faktiska risker och kontroller. Vi rekommenderar att bolaget utarbetar en internkontrollplan vilken skall vara kopplad till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. En internkontrollplan kan vara ett bra instrument i styrelsens arbete för att kontrollera och följa upp den interna kontrollen i bolaget. I samband med att bolaget arbetar fram en uppdaterad internkontrollplan bör bolaget även tillse att det finns rutiner på plats för att säkerställa att kontroller regelbundet testas för att verifiera att de fungerar på avsett sätt. Bolaget bör även implementera en rutin för hur avvikelser som noteras i samband med den interna kontrollen skall följas upp, exempelvis med extra stickprov. Vidare bör det av rutinen framgå vad som ska kommuniceras till ledning och styrelse. Detta för att identifiera om det finns ytterligare risker eller om justeringar i arbetet bör vidtagas. I vår granskning har vi noterat att verksamheten informerar styrelsen om den interna kontrollen i bolaget. Dock finns ingen formaliserad process för rapportering av internkontroll till styrelsen. Bolaget har vissa kontroller på plats som dock inte är formaliserade och dokumenterade i en internkontrollplan. 18

21 Bolaget bör löpande rapportera resultat från uppföljning av den interna kontrollen till styrelsen, vilket bör sammanfalla med styrelsens ordinarie verksamhetsuppföljning. I samband med att riskanalys och internkontroll upprättas bör ett avsnitt angående uppföljning av riskanalys och internkontrollplan inkluderas i ordinarie rapportering till styrelsen. 19

22 6. Uddevalla Hamnterminal AB Styrelsens arbete Uddevalla Hamnterminal AB:s verksamhet består av att direkt eller indirekt genom förvaltning av aktier eller andelar i företag, att äga och förvalta Uddevalla hamns anläggningar, bedriva stuveri-, terminal- och annan hamnverksamhet samt bedriva speditions- och klareringsverksamhet, jämte därmed förenlig verksamhet, samt bedriva med nämnda verksamheter förenliga verksamheter. Syftet är att förvalta och utveckla Uddevalla hamn och dess anläggningar, utföra Uddevalla kommuns hamn- och terminalverksamhet samt främja god infrastruktur och god logistik i Uddevalla hamn. Bolaget är skyldig att utföra de uppdrag som bolaget tilldelas av sin ägare. Finns det några riktlinjer för styrelsens arbete? Uddevalla Hamnterminal AB har en upprättad arbetsordning för styrelsen vilken senast antogs vid styrelsens sammanträde per den 25 mars Arbetsordningen innehåller en tydlig bild av styrelsens arbetsuppgifter i punktform. Bolaget har en instruktioner för verkställande direktör vilket bland annat inkluderar allmänna åligganden som bland annat innehåller att VD ska utveckla verksamheten inom bolaget samt leda och fördela arbetet. Den inkluderar också rapporteringsskyldighet till styrelsen samt Vd:ns arbetsuppgifter inom förvaltningen. Även denna riktlinje antogs senast vid styrelsens sammanträde per den 25 mars Dessa riktlinjer antas årligen av styrelsen och förtydligar fördelningen mellan vad styrelsen och verkställande direktör har för ansvar. Enligt de intervjuade finns ingen formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. Ägardirektivet fastställdes av kommunfullmäktige den 9 februari 1999 med senaste ändring den 11 januari Bolagsordning fastställdes av kommunfullmäktige den 11 januari 2012 med senaste ändring den 10 september I bolagsordningen framgår det att styrelsen ska bestå av lägst sju ledamöter och två suppleanter. Uppsiktmöten med ägaren har hafts under året. Enligt de intervjuade så tillämpar bolaget bolagspolicyn, men även övriga styrdokument, regler och policyer som finns på Uddevalla kommuns hemsida. De mest väsentliga policyer och riktlinjer som bolaget använder är kvalitetspolicy, miljöpolicy, policy för AEO-certifiering, finanspolicy, jämställdhetspolicy, lönepolicy, it-policy, alkohol och drogpolicy, introduktion nyanställda, fotografering av skyddsobjekt och attest- och 20

23 inköpsregler. Styrelsen har inte antagit några av dessa policyer. Hur ser styrelsens arbetssätt ut? Styrelsen består av sju ordinarie styrelseledamöter och två ersättare. Styrelsen har ett antal fastställda möten under året vilket enligt arbetsordningen för styrelsen i regel ska uppgå till fem stycken. Enligt de intervjuade har bolaget planerat att ha fem styrelsemöten under Innan varje styrelsemöte hålls presidiemöten, vilka dokumenteras vid viktiga punkter. Under våren träffas också VD och styrelsen för att diskutera strategifrågor. Varje vecka skickar VD ut ett veckobrev till ordförande och vice ordförande i styrelsen med information om vad som har hänt under veckan. Kvartalsvis är breven lite mer omfattande och går ut till samtliga i styrelsen. Det finns fastslagna agendapunkter till varje styrelsemöte och varje styrelsesammanträff protokollförs. På samtliga ordinarie styrelsemöten ska regelmässigt följande punkter avhandlas: Föregående mötesprotokoll Marknadsläget Resultat och ekonomisk ställning samt uppföljning av verkställda investeringar. Styrelseplanen för året ser ut enligt följande: Februari: preliminärt årsbokslut Mars: årsredovisning Maj: tertialrapport September: tertialrapport November: Budget och verksamhetsplan Under vår intervju framkom det att samarbetet inom styrelsen är god och att det är lätt att fatta beslut. Enligt de intervjuade varierar kunskapen om styrelseledamöternas ansvar mellan olika styrelseledamöter. Styrelsen erbjuds utbildning i samband med ny mandatperiod, men även andra interna kurser inom kommunen. Om det kommer in en ny ledamot mitt i mandatperioden får denna utbildning i samband med tillsättning. Enligt de intervjuade skulle det dock kunna införas ytterligare utbildning, exempelvis avseende styrelsens respektive VD:s ansvarsområden. VD för bolaget har fyra möten och fyra skriftliga redogörelser till moderbolaget om året. Enligt de intervjuade är kommunikationen med ägaren bra och möte gällande uppsiktsplikt hålls en gång per år. Vilken information och vilka underlag erhåller styrelsen inför större beslut? Enligt de intervjuade skall styrelsen vid större beslut erhålla tillräckliga underlag för att kunna fatta beslut. De flesta besluten avser investeringsbeslut. Årligen antas en 21

24 investeringsbudget av styrelsen. Till dessa investeringar ska det, enligt de intervjuade finnas kravspecifikation, investeringskalkyl, dokumentation för riskdelar samt information om avskrivningar. Från intervjuerna framkom att styrelsen även kräver att VD tar fram olika alternativ till investeringen, exempelvis att hyra istället för att investera. Investeringsbudgeten ligger till grund för bolagets ramar och så fort en investering blir dyrare än investeringsbudgeten eller om ny investering måste göras tas detta upp till styrelsen för beslut. Inför ett sådant beslut ska det alltid finnas investeringskalkyler som styrelsen kan ta del av. Vid varje nytt inköp som görs, även om det inte faller utanför investeringsbudgeten, så kommuniceras detta via Vd:ns veckobrev enligt de intervjuade. I arbetsordningen för styrelsen framgår att beslut ska tas av styrelsen vid köp av anläggningstillgångar som ej ingår i godkänd investeringsbudget. Varje enskilt inköp överstigande 1,5 mkr ska löpande redovisas till styrelsen och leasing jämställs med investering. Även försäljning av betydelsefulla och strategiska anläggningstillgångar ska styrelsen besluta om. Hur ser ansvarsfördelning ut inom styrelsen? Arbetsordningen för styrelsen innehåller styrelsens arbetsuppgifter. Alla styrelseledamöter har samma ansvar och uppgifter. Det är också förtydligat vad styrelsens ordförande har för uppgifter utöver de uppgifter som resterande styrelse har. Hur arbetar styrelsen för att granska bolagets interna kontroll? Styrelsen har inte någon punkt på styrelsemötena där den interna kontrollen följs upp. Enligt de intervjuade får styrelsen löpande information om det finns några avvikelser avseende den interna kontrollen. Bolaget har inte någon internkontrollplan dokumenterad. r och rekommendationer Deloitte har i sin granskning gjort ett antal iakttagelser med efterföljande rekommendationer vilka framgår nedan. Deloitte har i sin granskning identifierat att styrelsen inte beslutar om vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Då styrelsen har det övergripande ansvaret för bolagets förvaltning rekommenderar vi att styrelsen beslutar vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Åtminstone bör beslut tas av de mest väsentliga och kritiska policyerna. Dessa bör antas årligen. Avseende de policyer och riktlinjer som är framtagna för Uddevalla kommun behöver eventuellt anpassning ske till bolagets verksamhet innan dessa policyer och riktlinjer antas av styrelsen. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. 22

25 För att kunna säkerställa att styrelsen följer arbetsordningen rekommenderar vi att det införs en formell avstämning där samtliga punkter i arbetsordningen för styrelsen gås igenom för att verifiera att den efterlevts. Deloitte har i sin granskning identifierat att det inte finns någon dokumenterad rutin avseende vilka underlag styrelsen vill erhålla i samband med ett beslutsärende. För att säkerställa att det finns tillräckliga underlag inför ett beslutsärende rekommenderar vi styrelsen att utarbeta rutiner som tydliggör vilken information/underlag som styrelsen vill erhålla inför ett beslut. Underlagen bör bland annat inkludera investeringskalkyl, riskbedömning samt alternativa förslag. Rutinen kan också innehålla beloppsgränser där styrelsen kräver olika underlag beaktat storleken och komplexiteten på investeringen/ändringen/beslutet. Verksamheten och styrelsen för bolaget genomför löpande en riskanalys av verksamheten. Dock finns det ingen formaliserad och dokumenterad riskanalys avseende den interna kontrollen i verksamheten, som är formellt beslutad av styrelsen. För att få en bättre sammanfattande överblick över riskerna i verksamheten rekommenderar vi att bolaget tillsammans med styrelsen dokumenterar en genomförd riskanalys. Riskerna i riskanalysen bör kategoriseras som strategiska, operationella, finansiella och efterlevnad. Riskanalys bör även upprättas per kritisk process. Det föreligger annars en risk att riskanalysarbetet blir för övergripande och svårt att bryta ned i faktiska risker och kontroller. Bolaget har vissa kontroller på plats som dock inte är formaliserade och dokumenterade i en internkontrollplan. Vi rekommenderar att bolaget utarbetar en internkontrollplan vilken skall vara kopplad till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. En internkontrollplan kan vara ett bra instrument i styrelsens arbete för att kontrollera och följa upp den interna kontrollen i bolaget. I samband med att bolaget arbetar fram en uppdaterad internkontrollplan bör bolaget även tillse att det finns rutiner på plats för att säkerställa att kontroller regelbundet testas för att verifiera att de fungerar på avsett sätt. Bolaget bör även implementera en rutin för hur avvikelser som noteras i samband med den interna kontrollen skall följas upp, exempelvis med extra stickprov. Vidare bör det av rutinen framgå vad som ska kommuniceras till ledning och styrelse. 23

26 Detta för att identifiera om det finns ytterligare risker eller om justeringar i arbetet bör vidtagas. I vår granskning har vi noterat att verksamheten informerar styrelsen om den interna kontrollen i bolaget. Dock finns ingen formaliserad process för rapportering av internkontroll till styrelsen. Bolaget bör löpande rapportera resultat från uppföljning av den interna kontrollen till styrelsen, vilket bör sammanfalla med styrelsens ordinarie verksamhetsuppföljning. I samband med att riskanalys och internkontroll upprättas bör ett avsnitt angående uppföljning av riskanalys och internkontrollplan inkluderas i ordinarie rapportering till styrelsen. 24

27 7. Uddevalla Turisttrafik AB Styrelsens arbete Uddevalla Turisttrafik AB:s (Skärgårdsbåtarna) verksamhet består av att trafikera de tre fartyg som bolaget äger samt att driva ett gästhem och en gästhamn på en ö som bolaget hyr. Både skärgårdsbåtarna och ön Bassholmen är viktiga delar i varumärket Uddevalla. Finns det några riktlinjer för styrelsens arbete? Uddevalla Turisttrafik AB har en upprättad arbetsordning för styrelsen vilken senast antogs vid styrelsens sammanträde per den 12 december Arbetsordningen innehåller arbetsfördelning inom styrelsen samt information om vad styrelsesammanträdena skall innehålla dock framgår ej vad som är styrelsens ansvarsområden. Bolaget har instruktioner för verkställande direktör vilket bland annat inkluderar vilka beslut VD får göra. Även denna riktlinje antogs senast vid styrelsens sammanträde per den 12 december Enligt de intervjuade finns ingen formell avstämning som visar att styrelsen utför samtliga arbetsuppgifter som är inkluderade i arbetsordningen för styrelsen. Ägardirektivet och bolagsordningen fastställdes av kommunfullmäktige den 8 september 2004 med senaste ändring den 11 januari I bolagsordningen framgår att styrelsen ska bestå av lägst 3 och högst fem ledamöter samt högst fem suppleanter. Uppsiktmöten med ägaren har genomförts under året. Enligt de intervjuade så tillämpar bolaget policyer och riktlinjer från Uddevalla kommun, bl a kommunens inköpspolicy och jämställdhetspolicy. Inga policyer är beslutade av styrelsen. Hur ser styrelsens arbetssätt ut? Styrelsen består av fem styrelseledamöter. Styrelsesammanträden ska äga rum vid minst fyra tillfällen per år och vara jämt fördelade över året. Enligt de intervjuade har bolaget haft en stor omsättning av styrelseledamöter under de senaste åren. Enligt de intervjuade finns fastslagna agendapunkter till varje styrelsemöte och varje styrelsemöte protokollförs. Under vår intervju framkom att samarbetet inom styrelsen är god och att det är lätt att fatta beslut. Dock har det varit dålig uppslutning vid styrelsemötena. Ibland har antalet styrelseledamöter på styrelsemötet varit så få att beslut inte har kunnat fattas. Enligt de intervjuade varierar kunskapen mellan olika styrelseledamöter. Styrelsen erbjuds utbildning i samband 25

28 med ny mandatperiod. För de som har kommit in under mandatperioden har ingen utbildning erbjudits. Beaktat att en stor del i styrelsen har bytts ut under mandatperioden och att dessa inte fått någon utbildning så riskerar kunskapsnivån bli lägre för dessa styrelseledamöter. Bolaget har inte haft så många presidiemöten under året, dock kommuniceras en del via e-post. De presidiemöten som har hållits har dock ej protokollförts. Enligt de intervjuade är kommunikationen med ägaren mycket viktig. De framförde vidare att de önskade ett bättre forum för att kunna kommunicera med moderbolaget, men även med övriga bolag i koncernen. Det som också framkom vid vår intervju var att bolaget önskade tydligare riktlinjer från ägarnas sida. Under vår intervju framkom att det saknas en strategi avseende Bassholmen. Bolaget håller dock på att utarbeta en verksamhetsplan, vilket kan anses vara en typ av strategiarbete. Vilken information och vilka underlag erhåller styrelsen inför större beslut? Enligt de intervjuade så tar styrelsen inte några beslut utan tillfredsställande underlag. Saknas det underlag så efterfrågar styrelsen ytterligare underlag innan beslut tas. Enligt VD har bolaget ej tagit några stora beslut utöver budgeten under året. Hur ser ansvarsfördelning ut inom styrelsen? Arbetsordningen för styrelsen innehåller styrelsens arbetsuppgifter, denna är dock relativt övergripande. I arbetsordningen framgår följande: Styrelsen skall ha en ordförande och en vice ordförande. Ordförande ansvarar för att sammanträde hålls i den omfattning som föreskrivs i arbetsordningen. Ordförande och vice ordförande ska upprätthålla en nära och fortlöpande kontakt med bolagets VD. Styrelsen kan i övrigt uppdra åt en eller flera ledamöter att vidta vissa åtgärder. Detta ska antecknas i styrelseprotokoll. Styrelsen ska ha en särskilt utsedd sekreterare. Hur arbetar styrelsen för att granska bolagets interna kontroll? Styrelsen har inte någon fast punkt på styrelsemötena där den interna kontrollen följs upp. Avseende styrdokument, policyer och riktlinjer så är dessa under uppbyggnad i bolaget. Bolaget har inte upprättat någon internkontrollplan. r och rekommendationer Deloitte har i sin granskning gjort ett antal iakttagelser med efterföljande rekommendationer vilka framgår nedan. Deloitte har i sin granskning identifierat att styrelsen inte beslutar om vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Då styrelsen har det övergripande ansvaret för bolagets förvaltning rekommenderar vi att styrelsen beslutar vilka policyer bolaget skall arbeta efter. Åtminstone bör beslut tas av de mest väsentliga och kritiska policyerna. Dessa bör antas 26