ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor:6 Säter är hant.docx

Transkript

1 Säters kommun Ärendehantering Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor:6 Säter är hant.docx

2 Innehåll 1.Sammanfattning 3 2. Syfte 3 3. Avgränsning 4 4. Metod 4 5. Genomförande 4 6. Bakgrund 4 7. Våra iakttagelser 5

3 1.Sammanfattning Vi har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ärendehanteringen i Säters kommun. Vår granskning har omfattat kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Vi har funnit att Säters kommun har ett system för att hantera ärenden som ger goda möjligheter att följa ärenden under hela handläggningstiden och att löpande uppföljningar sker av vad som sker med ett ärende. Vi har också funnit att utformningen av protokollen och redovisning av beslut på delegation sker på ett korrekt sätt. Vi noterar dock att generella riktlinjer för diarieföring och utformning av tjänsteskrivelser visserligen finns på skilda håll, men att dessa inte har fastställts centralt. Det innebär ett merarbete för förvaltningarna och medför olikheter i sådant som borde vara likartat i kommunen. Denna brist bör åtgärdas. Även om vi generellt ser att underlagen till beslut är bra hittar vi exempel på brister härvidlag. 2. Syfte Ärendeberedningen syftar till att ge fullmäktige, styrelsen och de enskilda nämnderna ett fullgott underlag för beslut samtidigt som det är en del av den förankring som är väsentlig för medlemmarnas engagemang och delaktighet i de kommunala frågorna. Styrelsen har beredningsansvaret och ett samordnande ansvar i de fall annan än styrelsen har berett ärenden, t.ex. genom att tillse att ärenden är riktigt diarieförda och hanterade. Det är också viktigt att fattade beslut kommuniceras, följs upp och blir kända i kommunen och verksamheten. Projektets övergripande syfte är att bedöma hur ärendehanteringen fungerar utifrån de regler och rutiner som finns. Projektet olika delmål är att kartlägga och bedöma: Vilka övergripande och beslutade regler/riktlinjer finns för ärendehantering och beredningsprocessen? Hur initieras och anhängiggörs ärenden i beredningsprocessen? Utformning av beslutsunderlag? Hur är rutiner för diarieföring utformade och hur hanteras detta?

4 Vilka är arbetsformerna, delegationer och verkställighet och hur är de anpassade till uppdraget? Hur förankras och kommuniceras fattade beslut? Vilka krav ställs på rapportering och uppföljning? 3. Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden 4. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. För kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden har vi granskat protokoll och underlag till ett arbetsutskott och därpå följande nämnd. Av sekretesskäl har vi för socialnämnden granskat ett urval av allmänna ärenden till nämnden, Nämnden saknar ju arbetsutskott. Intervjuer med berörda tjänstemän 5. Genomförande Granskningen har genomförts av Lars-Åke Lundqvist, konsult. De intervjuade har beretts möjlighet att saklighetsgranska rapporten. 6. Bakgrund Ärenden till Säters kommun kan aktualiseras på skilda sätt. Externa intressenter, till exempel stat, andra kommuner, företag och enskilda kan vända sig till kommunen. Också internt kan uppdrag skapas genom uppdrag eller motioner i fullmäktige, framställningar från andra nämnder eller initiativ från tjänstemän. De ärenden som aktualiseras förs in i kommunens diariesystem. Vi noterar att kommunen på sin hemsida har redovisat mailadresser till respektive nämnd och inte till enskilda tjänstemän. Säters kommun har ett gemensamt system för diarieföring, där systemansvarig finns placerad på kansliet. Systemansvarig har behörighet till hela systemet. Respektive förvaltning har sedan egna registratorer eller postansvariga som har hand om diarieföring. På kommunens hemsida finns en beskrivning av hur ärendehanteringen sker, men denna beskrivning har inte fasställts som normerande för hela Säters kommun. Dokumenthanteringsplaner finns, som har sin grund i centralt utfärdade riktlinjer. Samtliga nämnder har upprättat egna planer som gäller för respektive

5 nämnd. Vi noterar dock att planerna inte generellt har uppdaterats, utan vi kan finna planer som härrör från förra mandatperioden. Inkommande ärenden hanteras så att inom respektive förvaltning sker genomgång av inkommande ärenden löpande och respektive förvaltningschef fördelar dessa på handläggare. För återrapportering av utlämnade uppdrag finns inom kansliet en mall för tjänsteskrivelser, men denna har inte fastställts att gälla för hela kommunen. Den används dock av samtliga förvaltningar. Det kan förekomma att ärenden bereds utan skriftligt underlag, men det är sällsynt och till sådana ärenden finns minnesanteckningar från beredningen. Beredning av ärendena sker efter handläggning av tjänstemän samt av arbetsutskotten i kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden och som presidieberedning hos socialnämnden som ju saknar arbetsutskott. Till beredningarna finns förslag till beslut som regel som förslag från handläggande tjänsteman. Löpande uppföljning av ärendena sker genom att det finns möjlighet att göra uttag ur diariet på ej slutförda ärenden. Om så behövs kan påminnelse ske till handläggare. Sådan uppföljning sker veckovis. Uppföljningen är dock inte standardiserad för hela kommunen. Nämndesekreterarna träffas regelbundet och handlägger gemensamma ärenden som standards mm. Till den gruppen har lämnats uppdrag att utforma en gemensam mall för uppföljning. För beslutsfattandet som sker på tjänstemannanivå eller annars finns en delegationsordning. Delegationsbeslut anmäls alltid på kommande nämnd eller styrelse, Till anmälan finns en rubrik på ärendet. Handlingar finns i förekommande fall tillgängliga vid sammanträdet. Något generellt system för uppföljning av att fattade beslut verkställs finns inte. Det förekommer att respektive nämnd ställer frågor och då sker en redovisning av det ärende frågorna gäller. Det är ett ansvar för förvaltningschef att följa upp att beslutade ärenden verkställs. De intervjuade har uppfattningen att detta fungerar bra. Vi noterar slutligen att en generell bedömning av hur stor andel av ärendena som kan följas helt genom skriftlig dokumentation visar att ca 95 % av ärendena är fullständigt skriftligt dokumenterade. 7. Våra iakttagelser Vår granskning av Säters kommun system för diarieföring visar att systemet ger goda möjligheter att hålla rätt på ärenden och följa upp deras handläggning. Också den ordningen att kommunen hänvisar till respektive nämnd på hemsidan för dem som använder mail, ökar säkerheten när det gäller att se till att ärenden kommer in i diariet. Vi har granskat den uppföljning som sker av aktuella ärenden och den är ändamålsenlig. Vad vi däremot saknar är generella riktlinjer för ärendehantering och dokumenthantering. Visserligen finns en redovisning av sådant på kommunens hemsida, men vi anser att arbetsordningen i detta avseende borde fastställas centralt och skall gälla hela organisationen. Vi ser att samtliga nämnder har fastställt egna dokumenthanteringsplaner. Vi finner dock exempel på planer som inte har

6 uppdaterats på flera år. Det borde vara en central uppgift att ta fram regler för sådant som är kommungemensamt, både när det gäller att skapa de nödvändiga dokumenten, men också hur dokumenten skall hållas uppdaterade. Dokumenthantering och diarieföring är utan tvekan sådant som måste hanteras likartat inom Säters kommun. Likaså noterar vi att det finns en inom kansliet utarbetad mall för tjänsteskrivelser. Mallen är inte fastställd att gälla för hela organisationen. Den nuvarande ordningen skapar ett onödigt merarbete för förvaltningarna och skapar oreda i organisationen när ärenden som borde hanteras lika inte blir hanterade så. Det är en ledningsfråga att se till att tjänsteskrivelser utformas på ett likartat sätt. Åtskilliga ärenden går efter hantering i respektive nämnd vidare för handläggning i kommunstyrelse eller fullmäktige. Det underlättar den fortsatta handläggningen avsevärt om handlingarna har ett samordnat utseende. Också för allmänheten är det viktigt att de lätt kan hitta i de kommunala handlingarna. Vi har också sett exempel på tjänsteskrivelser där ordningen för delarna i innehållet förslag till beslut, ärendebeskrivning mm kommer i en helt annan ordning än vad vi nedan redovisar förekommer i protokollen. Det borde vara en likartad uppställning av de ingående delarna i tjänsteskrivelse och protokoll för att underlätta läsning. Vår granskning av protokollen visar att de har ett likartat utseende. De inleds med en ärendebeskrivning, därefter kommer beslutsunderlag och slutligen beslutet. Det finns också en redovisning av till vilka protokollet expedieras. Det är en bra ordning. Vi har också granskat kvaliteten på underlagen och konstaterar att de huvudsakligen är av bra kvalitet. Men det finns undantag. Vi noterar sålunda att barn- och utbildningsnämnden till det av oss granskade arbetsutskottet hade att hantera uppföljning av budget utan att några handlingar fanns med kallelsen. Vi ser också att det i redovisningen av uppföljningen till nämnden finns det flera poster som avviker från normtalet. Normtalet är ju satt som förbrukade medel i % av hela budgeten satt i relation till hur stor del av året i % som gått. Även om det sättet att bedöma budgetutfall är behäftat med svagheter alla medel förbrukas ju inte linjärt, borde handlingar varit med i kallelsen och kommenterats. Det går inte att förutsätta att de förtroendevalda skall känna till de variationer som finns när det gäller förbrukningen av medel för olika ändamål. Motsvarande går att finna hos socialnämnden. Vi noterar slutligen att ca 95 % av ärendena går att följa helt genom skriftlig dokumentation. Det borde vara 100 %. Säter Lars-Åke Lundqvist Konsult