Arbetsdokument: Att driva förändring med kommunikation

Transkript

1 1/11 Arbetsdokument: Att driva förändring med kommunikation Detta dokument innehåller: Vägledning för att skapa en handlingsplan för din förändringskommunikation i fyra faser: Fas 1: Kommunikation i insäljningsfasen Fas 2: Kommunikation i startfasen Fas 3: Kommunikation i genomförandefasen Fas 4: Kommunikation i avslutningsfasen Mall: Aktivitetsplan Checklista: Förändringskommunikation

2 2/11 Skapa din handlingsplan Det här är ett arbetsdokument till verktyget Att driva förändring med kommunikation. Fälten är kopplade till de ämnen och frågor som finns beskrivna i verktygets huvuddokument. Genom att svara på frågorna i fälten skapar du en handlingsplan för vad du ska göra i din roll som chef och kommunikatör under förändringen. Du använder naturligtvis de fält (frågor) som känns relevanta för din specifika förändring och som motsvarar dina behov. Fas 1: Kommunikation i insäljningsfasen 1.1 Skapa medvetenhet om problem och möjligheter Vilka problem ska förändringen lösa? Vilka möjligheter ska förändringen ta tillvara? Hur kan jag rangordna problem/möjligheter? Vilka historier/händelser och fakta kan användas för att beskriva förändringen? Vilka medarbetare kan hjälpa mig att kommunicera? Vilka kanaler och mötesforum kan jag använda för att kommunicera? 1.2 Vad vill jag kalla förändringen? 1.3 Varför genomförs förändringen?

3 3/ Vad är målet med förändringen och vad är målet med förändringskommunikationen? Vilket är målet med förändringen? Vilket är målet med förändringskommunikationen? 1.5 Vad innebär förändringen och förändringsarbetet? Ingår förändringen i en större strategi? När börjar förändringsarbetet och när ska det vara klart? Vad och vem/vilka berörs av förändringen och förändringsarbetet? Förändringens omfattning? Förändringsarbetets omfattning? 1.6 Vilka är de första stegen i förändringsarbetet? Använd gärna en tidslinje för att tydliggöra när och i vilken ordning arbetet ska genomföras.

4 4/ Vad betyder förändringen/förändringsarbetet för organisationen, gruppen och den enskilde? 1.8 Vilka tänkbara frågor och invändningar kan jag få? Vad svarar jag? (FAQ) Tänkbara frågor/invändningar: Svar: 1.9 Gör ett körschema för att presentera förändringen på ett möte. Plats: Klockslag: Innehåll: Fas 2: Kommunikationen i startfasen 2.1 Finns det ett eller flera delmål som ni snabbt kan uppnå för att visa att förändringsarbetet har startat och går enligt planerna? Vilket/vilka? 2.2 Tydliggör, konkretisera och upprepa förändringsbudskapen Varför ska förändringen genomföras? Varför just nu?

5 5/11 Vad innebär förändringen? Hur ska förändringen genomföras? Vem/vilka ansvarar för förändringen? 2.3 Kommunicera med medarbetarna som en sammansatt målgrupp Finns det vinnare respektive förlorare? Vilka är de? Finns det positiva eller negativa? Vilka är de? Finns det ambassadörer eller skeptiker? Vilka är de? Behöver jag anpassa budskapen till mina målgrupper? Hur? Behöver jag kommunicera med grupperna vid olika tillfällen? Vilka grupper behöver jag lägga mest kraft på?

6 6/ Vad är redan beslutat och vad är förhandlingsbart? 2.5 Vad vill och behöver medarbetarna veta just nu i förändringsarbetet? Tänkbara frågor: Svar: 2.6 Vad behöver jag föra dialog om? Vilka frågor behöver vi föra dialog om? När och på vilket sätt ska jag göra det? 2.7 Vilken typ av kommunikationsstöd behöver jag?

7 7/11 Fas 3: Kommunikation i genomförandefasen 3.1 Vilka slutsatser drar jag av förändringskurvan i huvuddokumentet på vilket sätt kan jag anpassa budskapen och hur ska jag kommunicera med medarbetarna? 3.2 När ska jag genomföra information, möten och dialog om hur det går i förändringsarbetet? Se även Mall: Aktivitetsplan. 3.3 Hur ska jag rapportera och återkoppla till mina chefer (uppåt i organisationen)? 3.4 Hur ska jag rapportera och återkoppla till övriga intressenter i och utanför organisationen? Fas 4: Kommunikation i avslutningsfasen 4.1 När och på vilket sätt ska jag avsluta och summera förändringen? 4.2 Hur ska jag informera medarbetarna (och andra intressenter) om resultatet och effekterna av förändringsarbetet? Hur vill jag uppmärksamma mina medarbetares insatser under förändringsarbetet?

8 8/ Vad har vi lärt oss av det förändringsarbete som genomförts? Vad har vi gjort bra? Vad har inte fungerat så bra? Vad och hur kan vi göra bättre nästa gång?

9 Att driva förändring med kommunikation, version 2, /11 Mall: Aktivitetsplan Aktiviteter Målgrupp Budskap Kanal Tidpunkt Ansvarig Deadlines Status 9/11 9/11

10 10/11 Checklista: Förändringskommunikation Steg i processen Centrala frågor/aktiviteter OK Kommunikation i insäljningsfasen Skapa medvetenhet om Vilka problem ska förändringen lösa? problem och möjligheter Vilka möjligheter ska förändringen ta tillvara? Hur kan problemen/möjligheterna rangordnas? Vilka historier och berättelser kan användas? Vilka medarbetare kan hjälpa till att kommunicera? Vilka kanaler och mötesforum kan användas för att sälja in förändringen? Vad ska du kalla Vilka ord och begrepp ska användas? förändringen? Varför genomförs Vilka är de viktigaste skälen? förändringen? Varför ska det genomföras just nu? Vad är målet? Vad är målet med förändringen? Vad är målet med kommunikationen; kunskap, attityd, motivation eller handling? Vad innebär förändringen? Ingår förändringen i en större strategi? När börjar och slutar förändringsarbetet? Vad, vem/vilka berörs av förändringen och förändringsarbetet? Hur omfattande är förändringen och förändringsarbetet? Vilka är de första stegen? Vilka är de första stegen? Vilken är den första aktiviteten? Tidplan? Vad innebär det för Vad blir bättre för medarbetarna när mig/oss? förändringen är genomförd? Vad blir bättre för organisationen? Vad händer om förändringen inte genomförs? Vilka frågor finns det? Vilka frågor och invändningar har medarbetarna? Skapa utrymme för dialog Kring vilka frågor krävs det dialog? När ska ett dialogmöte genomföras? Hur ska dialogmötet genomföras? Kommunikation i startfasen Uppnå ett delmål snabbt Vilka delmål kan snabbt nås? Tydliggör, konkretisera och Varför ska förändringen genomföras? upprepa Vad innebär förändringen? Hur ska förändringen genomföras? Vem/vilka ansvarar för förändringen? Hur kommunicera med Behöver kommunikationen anpassas till: medarbetarna? Positiva, negativa, ambassadörer, skeptiker? Vilken/vilka grupper ska läggas mest kraft på?

11 11/11 Vad är förhandlingsbart? Vad kan medarbetarna påverka? Vad kan medarbetarna inte påverka? Vad vill och behöver Vilka frågor finns bland medarbetarna och vilka medarbetarna veta? är svaren? Dialog än en gång? När, om vad och på vilket sätt ska medarbetarna medverka i dialog? Vilket stöd behövs? Hur kan ledningen stödja? Hur kan den ansvarige för förändringsarbetet stödja? Behövs ett frågor och svar dokument (FAQ)? Hur kan Kommunikationsavdelningen stödja? Kommunikation i genomförandefasen Tänk på förändringskurvan På vilket sätt kan budskap och kommunikation anpassas till var medarbetarna befinner sig i förändringskurvan? Planera När ska avrapporterings- och kommunikationsaktiviteter uppföljningsmöten genomföras? Vilka konkreta kommunikationsaktiviteter ska genomföras? Göra en aktivitetsplan? När, hur och vad ska rapporteras och återkopplas till dina chefer? När, hur och vad ska kommuniceras med övriga interna och externa intressenter? Kommunikation i avslutningsfasen Avsluta, berätta om När och på vilket sätt ska arbetet avslutas och resultat och sammanfatta förändringen summeras? Ta tillfället i akt och fira Hur ska medarbetare och andra informeras om resultat och effekter med förändringsarbetet? Hur ska insatser uppmärksammas? Vad har vi lärt oss? Vad har vi gjort bra? Vad har inte fungerat så bra? Vad och hur kan vi göra bättre nästa gång?