Projektbeskrivning "Effektivare varuförsörjning" Etapp 2 med införande och pilotprojekt

Transkript

1 Projektbeskrivning "Effektivare varuförsörjning" Etapp 2 med införande och pilotprojekt 1

2 1. Bakgrund 1.1. Etapp 1 av projektet med standardisering Under 2013 har branschen inom ramarna för BEAst drivit projektet Effektivare varuförsörjning i en första etapp. Projektet som finansierades av SBUF avslutades i december 2013 och sammanfattades i en slutrapport. Samtidigt publicerades det viktigaste resultatet från projektet i form av en serie standarder och rekommendationer på BEAst webbplats: En rekommendation för varuförsörjningsprocessen som en del av e Build Supply Standarden e Build Supply som täcker informationsmodellens standardmeddelanden Standarden e Build Label för märkning av gods till byggarbetsplatser med kollietiketter En serie rekommendationer för arbetssätt, lossning, mottagning m.m. Allt detta finns att ladda ned från BEAst webbplats Nuläge efter etapp 1 Standarden som tagits fram testades i begränsad omfattning i ca 20 pilotprojekt under etapp 1. Resultatet från dessa projekt måste betraktas som mycket bra även om både användning och utvärdering varit begränsade. Dessa exempel på resultat kan nämnas: den stora nyttan med projektets resultat är förmodligen att det nu finns en verktygslåda som inkluderar hela varuförsörjningsprocessen, från början till slut, som inkluderar rekommendationer för arbetssätt, organisation av arbetsplatsernas hantering av försörjning samt standarder som skapar förutsättningar för IT lösningar som både ger intern effektivitet och som kopplar samman arbetsplatsen med projektörer, arkitekter, leverantörer och logistikföretag inblandade i försörjningen. det finns kunskap från genomförda piloter som påvisar att produktiviteten på arbetsplatserna ökas avsevärt när standarden används. att det bildats ett erfarenhetsnätverk i frågor runt varuförsörjning med en ambition att förenkla för hela branschen. det har etablerats några standardsystem på marknaden med stöd för standarden. Projektets resultat har uppmärksammats genom att bli nominerat till PostNords Logistics Award 2014, ett viktigt erkännande då priset är väl etablerat och har en bred och kompetent jury med logistikprofiler från både universitet och näringsliv. Samtidigt finns det saker som inte kommit helt i mål under projekttiden. Detta är några exempel. tiden mellan att standarderna var klara och projektets slut var helt enkelt för kort för att pilotprojekten skulle kunna genomföras i full omfattning, inte minst för att det krävs systemstöd som tar tid att etablera hos alla inblandade. stöd hela vägen från projektering finns med i modellen, men det krävs mer arbete för att skapa förutsättningarna för att detta ska fungera fullt ut i praktiken. det skulle behövas en mer utförlig utvärdering av effekter baserat på en längre tid för piloter 2

3 det krävs betydligt mer arbete och marknadsföring för att etablera en effektiv spridning i branschen. Det som skett i varuförsörjningsprojektet har samordnats med andra BEAst projekt. Det gäller inte minst projektet "Effektivare Anläggningstransporter" och " PEPPOL Införandeprojekt". I det första är standardmeddelandena leveransplan och avisering om leverans gemensamma, vilket är en fördel då en arbetsplats kan använda samma system och samma standard för alla slags inleveranser. I det andra läggs en plattform för effektivt och säkert utbyte av information genom en försörjningskedja. I den planerade andra etappen av varuförsörjningsprojektet kommer denna samordning att kunna fortsätta. Slutsatsen av nuläget efter första etappen av varuförsörjningsprojektet är att det är det finns en grund i form av standarder och rekommendationer, men att det krävs en hel del arbete för att få det implementerat i branschen. 2. Syfte och mål Projektets målgrupp är bygg och installationsentreprenörer, leverantörer i form av återförsäljare, grossister och tillverkare, logistikföretag samt leverantörer av systemlösningar. Projektets mål är att stötta branschen i att etablera en effektivare varuförsörjning enligt metoder, rekommendationer och standarder som togs fram i etapp 1 samt att utvärdera de pilotprojekt som ska drivas som en del av projektet. 3. Projektets etapp Beskrivning Projektet kommer att bestå av följande delar: A. Process steg 2 Det innebär att informationsmodellen ska BIM anpassas för att effektivare integrera projekteringsprocessen med försörjningsprocessen. Det kommer också att ske en kvalitetssäkring och eventuell justering av den processbeskrivning och de meddelanden som togs fram i steg ett. B. Pilotprojekt Den kanske viktigaste aktiviteten är att etablera, samordna, stötta och utvärdera piloter. Sedan förra etappen finns en lista på vilka som anmält sig att medverka och till vad. Piloterna kommer att utvärderas för att dokumentera effekterna av att använda standarden. C. Marknadsföring Syftet är att öka kunskapen om standarden och de möjligheter som den innebär. En marknadsplan kommer att sammanfatta de aktiviteter som ska utföras. D. Systemstöd 3

4 För att förenkla för branschen är det viktigt att det finns stöd i standardsystem på marknaden. Projektet kommer därför att fortsätta arbetet från den första etappen med att stötta systemleverantörer. Vi vet vilka de är och kontakter är etablerade. E. Branschportal Alla företag i branschen, inte minst de mindre, kommer inte att ha eget system för att för att tillämpa standarden och den framtagna processen. Därför kommer portalen e Build, som idag endast är en fakturaportal, att utökas med funktioner för varuförsörjning som t.ex. planering, orderhantering, märkning och avisering. 3.2 Exempel på aktiviteter Sammanfattning av aktiviteter inom olika områden. a) Aktiviteter för att skapa förutsättningar Stötta branschen och dess systemleverantörer att bygga in stöd för standarden genom rådgivning i samband med systemanpassning och implementering. Ta fram verktyg, t.ex. för att kunna verifiera att filer som skapas av system följer standarden. Ta fram mall för testprotokoll. Ta fram regelverk för pilotprojekt, t.ex. vad ett pilotprojekt minst måste omfatta, hur det ska redovisas och hur det ska följas upp. Ta fram mall för uppföljning av uppnådda effekter och erfarenheter i piloter. Ta fram underlag i form av checklistor, dels för att införa standarden på ett företag och dels för att förenkla genomförandet av piloterna. b) Aktiviteter för att genomföra Att anordna ett erfarenhetsnätverk för att deltagande företag och pilotprojekt ska kunna ta lärdom av varandra. De medverkande företagen stöttas löpande under pilotprojekten i frågor om standard, teknik och metodik vid införande. Vid frågor om hur standarden ska tolkas och tillämpas tar BEAst fram anvisningar som publiceras för alla som deltar i piloter. När ett företag är klart för ett pilotprojekt skickas företaget filer till BEAst för validering för att säkerställa att de följer standarden och på det sättet blir pilotprojekten enklare att få igång. c) Aktiviteter för att dokumentera Redovisa vilka vinster det ger av att använda standarden enligt sammanslagning av mätningar från respektive pilot. Uppföljningen ska t.ex. mäta effekter i form av besparingar i tid och kostnader, förbättring av servicenivå, påverkan på antalet fel samt beräkningar av effekter inom miljöområdet. 4

5 Redovisa erfarenheter som andra kan ta lärdom av för att enklare införa standarden i framtiden. Vid behov justera standarden utifrån de erfarenheter som kommer fram under piloterna. Se till att de delar av dokumentationen gällande standarden som ännu inte finns på engelska översätts. d) Aktiviteter för att informera och marknadsföra Ta fram informationsmaterial. Ta fram underlag för artiklar, goda exempel samt pressmeddelanden. Redovisa nyttan med att använda standarden på BEAst webbplats så det blir möjligt för branschen att räkna fram både kostnader och nytta med att etablera standarden. Arrangera informationsträffar, bl.a. i samarbete med branschorganisationer. 3.3 Projektets förväntade resultat Resultatet av projektet förväntas bli: a. Att den standard som togs fram i varuförsörjningsprojektets första del blir införd av både små och stora aktörer i branschen. b. Att det kommer fram en utvärdering av effekterna med att använda standarden vilket kan användas för ytterligare spridning. c. Att det finns stöd för framtagna standarder i vanliga system på marknaden, vilket gör det enklare att använda standarden. Lyckas detta kommer branschen att sänka kostnader, korta ledtider och öka kvaliteten i sin verksamhet. De begränsade piloter som genomfördes i etapp ett visade att det ger en tydligt märkbar effekt för företagen, även vad avser arbetsmiljö och miljö. 4. Genomförande 4.1 Organisation Förslag till projektorganisation. Viss utökning kommer att ske vid projektstart. Dels är det ett par entreprenörer som inte kunnat lämna besked om medverkan än och dels kommer vi att söka någon mindre entreprenör till arbetsgruppen. Styrgrupp Magnus Everitt från VVS Företagen, Jan Svedman från Peab och Ulf Larsson från NCC. Arbetsgrupp Arbetsgruppen består ( ) av dessa personer. Deltagare Sandra Lasson, Therese Berggren,Henrik Hyll Johan Andersson, Per Hedenborn, Lars Gutwasser Martin Nielsen, Anders Ekroth David Edner Företag NCC Peab Imtech Bravida 5

6 Magnus Eklund, Anders Berg Stefan Andersson Jonathan Mankowitz, Jens Modin Marcus Lund, Fredrik Söderbring Greger Bergendal Henrik Hansson, Thomas Bondesson Christer Sjölund Steffen Abrahamsson Nils Lundberg Dag Jarlson Tomas Blomberg Ulrik Lindell Peter Fredholm Byggbeslag Inwido AB Dahl JM Dooria DB Schenker DHL Freight PipeChain Olivetree Lindab Ahlsell Caverion BEAst, projektledare Referensgrupp Övriga medlemsföretag och branschorganisationer i BEAst ges löpande information. 4.2 Aktivitets och tidsplan Översiktlig aktivitets och tidsplan för projektet finns i ett separat dokument som arbetsgruppen löpande följer upp. Det finns tillgängligt på BEAst webbplats under Medlemswebb och Projektarkiv. Dessa milstolpar har definierats: Milstolpe 1 Milstolpe 2 Milstolpe 3 Milstolpe 4 Milstolpe 5 Milstolpe 6 Milstolpe 7 Milstolpe 8 Milstolpe 9 Milstolpe 10 Aktivitetsplan godkänd av styrgruppen Anbudsförfrågan portal distribuerad Val av operatör av portal Standard uppdaterad version publicerad Portal version 1 driftsatt Fem piloter i drift Fem standardsystem stöder standarden Portal version 2 driftsatt Marknadsplan genomförd Utvärdering och slutrapport publicerad 5. Redovisning Det kommer att ske löpande information från projektet via BEAst webbplats och utskick via e post till intressenterna. Resultatet kommer att redovisas i form av en slutrapport. 6. Kostnader och finansiering Deltagarna finansierar sitt eget deltagande samt sina eventuella anpassningar av system. Kostnader för BEAst i form av projektledning, administration, dokumentation och specifikationer täcks av den finansiering som beviljats av SBUF. 6