Bättre koll med egenkontroll!

Transkript

1 Bygg- och miljökontoret Bättre koll med egenkontroll! Miljöavdelningen Agneta Gustafsson Inger Nygren Fredrik Nilsson

2 Slutrapport om egenkontrollprojektet Skellefteå kommun Egenkontroll enligt miljöbalken I egenkontrollförordningen ställs krav på att verksamheten själv ska ha kontroll över vem som ansvarar för vad, driftrutiner och kontroll, risker, myndighetskontakter och kemikalier. Egenkontrollen är ett verktyg för att skapa dessa rutiner och för att se till att verksamheten lever upp till miljöbalkens grundläggande krav på hänsyn till hälsa och miljö. Risken för negativ påverkan på miljö och hälsa från verksamheten minskar om förordningen införs och tillämpas. Syfte Projektets syfte har dels varit att få verksamheterna i kommunen att använda egenkontrollförordningen för att minska riskerna för skador på hälsa och miljö, dels att ta reda på hur egenkontrollförordningen efterlevs av företagen och slutligen att höja miljöhandläggarnas kompetens inom egenkontrollförordningen. Vi anser att vi har uppfyllt alla projektets mål och dessutom ökat samarbetet mellan handläggarna på miljöavdelningen. Beskrivning av projektet Projektet om egenkontroll är ett länsprojekt som under pågått i hela Västerbotten. En arbetsgrupp från kommunförbundet och ett antal kommuner har tagit fram material till projektet, vi har också använt material från Miljösamverkan Sydost. I Skellefteå har 12 miljöinspektörer på miljöavdelningen deltagit. I februari 2005 fick alla anmälnings- och tillståndspliktiga verksamheter, totalt 211 företag, i Skellefteå kommun skriftlig information om egenkontrollförordningen (bilaga 1) och en inbjudan till en endagsutbildning i egenkontroll. Utbildningen, som anordnades av Tyréns, lockade ca 40 företag att delta. Efter utbildningstillfället kontaktade vi företagen för inspektion och skickade ut en bekräftelse (bilaga 2). Under senhösten 2005 och våren 2006 har miljöavdelningen besökt i stort sett alla dessa drygt 200 företag. Vid besöken har vi ställt frågor om egenkontrollen på företaget enligt det inspektionsprotokoll (bilaga 3) som tagits fram för projektet. Sedan har vi skickat ut en inspektionsrapport med de brister som upptäckts. Efter de båda inspektionsomgångarna har vi skickat ut en enklare sammanställning av resultatet av inspektionerna (bilaga 4). I den andra omgångens besök lämnade vi också en utvärderingsblankett till företagen där de kunde lämna synpunkter på projektet (bilaga 5). Resultatet av inspektionen har vi sammanställt (bilaga 6) och sammanfattat nedan.

3 Sammanfattning Sammanställning av inspektionerna Sammanställningen ger en relativt god uppfattning om vilka brister som är vanligast i egenkontrollen. Vissa frågor i inspektionsmallen har kunnat tolkas och bedömas olika av handläggarna. Vissa tendenser kan urskiljas: Tillståndspliktiga företag uppfyller egenkontrollförordningens krav bäst, medan många anmälningspliktiga företag behöver stöd med att införa egenkontrollen i verksamheten. Vanligaste anmärkningar vid inspektionerna har varit att företagen saknar riskbedömningar med tillhörande åtgärdsplaner och att det ofta saknas rutiner för att kontakta tillsynsmyndigheten vid driftstörningar eller andra tillbud. Information om kemikaliernas klassning och hälso- och miljöskadlighet saknas i många kemikalielistor. Utvärdering av projektet Ca en tredjedel av de företag vi besökte under våren 2006 har lämnat synpunkter på projektet. Sammanfattningsvis ansåg företagen att projektet var positivt och att framför allt dialogen var bra (bilaga 5). I den utvärdering vi själva gjort av projektet är de flesta inspektörer positiva och menar att det är ett bra sätt att jobba på. Vi har fått bättre grepp om egenkontrollen och även här upplevs dialogen som positiv. Negativt har varit att frågorna i checklistan inte alltid passat alla verksamheter och det har gjort att det ibland varit svårt att svara på frågorna. Miljösanktionsavgift En verksamhetsutövare som brutit mot bestämmelser i förordningen om egenkontroll kan tvingas betala en miljösanktionsavgift. I projektet har fyra företag haft sådana brister i egenkontrollen att det eventuellt kan leda till beslut om miljösanktionsavgift. Det handlar bland annat om B-företag som inte haft någon dokumenterad ansvarsfördelning inom miljöbalkens område. Kommentarer till inspektionerna Vi delar in företagen i A, B och C-företag utifrån förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. A: tillstånd ska sökas hos Miljödomstolen t e x Rönnskär, Flygplatsen och gruvorna. B: tillstånd ska sökas hos länsstyrelsen t e x Kuusakoski, Alimak och Martinsons. C: anmälan ska göras till miljönämnden t e x BL:s Industrisvets, Norra Västerbotten och de flesta bensinstationer.

4 Hur många företag känner till egenkontrollförordningen? De allra flesta företag känner till egenkontrollförordningen. Informationen om egenkontrollförordningen från projektet och ut till företagen har fungerat bäst till A- och B-företagen, medan det är svårare att nå miljöansvariga på C-företagen. En förklaring kan vara att A- och B-verksamheterna redan kände till egenkontrollförordningen innan projektet påbörjades och att de ofta har någon miljösamordnare eller liknande på företaget. Hur har egenkontrollförordningen införts i verksamheten? De flesta A- och B-företag har infört egenkontrollförordningen medan endast hälften av C-företagen har infört egenkontrollförordningen skriftligen. Det är inte många C- företag som har ett miljöledningssystem. Hur många företag har dokumenterat det organisatoriska ansvaret och hur många har fastställt dokumentationen? Alla A-företag uppfyller båda kraven. Medan endast 40% av B och C-företagen uppfyller kraven på att ha en fastställd dokumentation över det organisatoriska ansvaret. Det är ett krav enligt förordningen att ha en fastställd dokumentation över det organisatoriska ansvaret. Den som delegerats ansvar ska också tilldelas tid, utbildning och pengar för att kunna vidta åtgärder. Hur många verksamheter har skriftliga rutiner för kontroll av driftutrustningen och hur många har skriftliga rutiner för att kontrollera kontrollutrustningen? De flesta A- och B-företag har skriftliga rutiner för kontroll av driftutrustningen. Bland C-företagen är det ca 70% som har det. Det är mycket viktigt för alla företag att ha dessa skriftliga rutiner för kontroll av driftutrustning och kontrollutrustning. Även företag med få anställda kan ha stor nytta av dessa vid sjukdom/semester eller annan frånvaron. Väl fungerande rutiner i verksamheten ger bra förutsättningar för att fel på utrustning och felaktig hantering upptäcks innan allvarlig skada inträffar. Hur många företag har en riskbedömning, hur många reviderar denna regelbundet och hur många har en åtgärdsplan kopplat till riskbedömningen? Ca 60% av A och B-företag har en riskbedömning och endast 40 % de besökta C- företagen har en sådan. Många företag, både större och mindre reviderar inte riskbedömningen och upprättar inte en åtgärdsplan. Riskbedömning, regelbunden revidering och åtgärdsplan är krav som har införts i egenkontrollförordningen och här finns ett informationsbehov hos alla företag. Även de företag som har ett miljöledningssystem brister på denna punkt. En riskbedömning kan minska risken för driftstörningar och olyckor. Riskbedömningen kan med fördel kombineras med andra riskbedömningar (t.ex. arbetsmiljön) och är en

5 färskvara som regelbundet bör ses över och vara till stor nytta i det förebyggande arbete. Hur många företag har rutiner för att underrätta tillsynsmyndigheten? Projektet visar att många av företagen saknade rutiner för att underrätta tillsynsmyndigheten vid driftsstörningar/olyckor. Även företag med miljöledning saknade dessa rutiner. Vid A och B-företagen har ca 70% en rutin för att underrätta tillsynsmyndigheten och hos C-företagen är det endast ca 30% som har en sådan rutin. Företagen är skyldiga att underrätta tillsynsmyndigheten vid driftsstörningar som kan medföra olägenhet för människors hälsa eller miljön. En rutin ska finnas för att kontakta myndigheten under dygnets alla timmar. Hur många verksamheter har en kemikalielista, vilka uppgifter saknas? De flesta A- och B-företag har en separat kemikalielista och ca 70 % C-företagen har en sådan. Information om miljö- och hälsoskadlighet och klassificering är de vanligaste bristerna i kemikalielistorna. Den informationen finns i aktuella säkerhetsdatablad som ska följa med kemikalierna vid leverans. Diskussion De vanligaste bristerna har varit att företagen saknar riskbedömningar med tillhörande åtgärdsplaner samt att de som har riskbedömningar inte reviderar den. Inom detta område skulle ytterligare informationsinsatser behövas. En riskbedömning ska förutom i egenkontrollen enligt miljöbalken göras inom många olika områden t ex arbetsmiljö och brand. Dessa skulle med fördel kunna samordnas. Vi har sett att de minsta företagen med små resurser för administrativt arbete har svårt att leva upp till egenkontrollförordningens krav. Vi tycker att det vore bra om branschorganisationerna kunde vara företagen till större hjälp inom området. Företagen i skulle i sin tur kunna hjälpa varandra i större utsträckning. För att komma tillrätta med eventuella brister i lagefterlevnad har vi också en skyldighet att använda oss av sanktionsmedel. Vi tror att sådana verktyg också har en god effekt vad gäller företagens uppfyllande av lagkraven. Vi bedömer att kunskapen om egenkontroll hos företagen i kommunen har ökat genom projektet. Det har varit mycket positivt att jobba i projektform inom ett specifikt område och mycket värdefullt att i stort sett alla företag har fått besök och information inom en viss tidsperiod. Vi ser att det finns behov av att fortsätta att arbeta på liknande sätt inom flera av våra ansvarsområden.

6

7 Vägledning om egenkontroll Bilaga 1 Utsläpp till luft, stoft, buller och lukt Råvaror Material Produkter Energi Transporter Tjänster Avfall Material Produkter Energi Transporter Tjänster Utsläpp till mark och vatten REV

8 Egenkontroll en förutsättning för ett effektivt miljöarbete Alla som bedriver miljöfarlig verksamhet ska fortlöpande planera och kontrollera sin verksamhet. Syftet med planeringen och kontrollen ska vara att motverka och/eller förebygga olägenhet för människors hälsa eller påverkan på miljön. Omfattningen av egenkontrollen beror på den enskilda verksamhetens art, storlek och påverkan. För anmälnings- och tillståndspliktiga verksamheter eller åtgärder enligt miljöbalken gäller längre gående krav enligt förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll (FVE). Miljöbalken och de allmänna hänsynsreglerna Miljöbalken syftar till att främja en hållbar utveckling. Balkens regler är tänkta att skapa förutsättningar för ett samhälle som är hållbart för såväl människor som för miljön. Egenkontrollen bör bland annat utgå från detta syfte. Grunderna för egenkontroll kan man hitta i miljöbalkens hänsynsregler. Hänsynsreglerna innebär att man i det dagliga livet ska ta mer miljöhänsyn. Reglerna ska tillämpas vid alla tillfällen, exempelvis vid kemikaliehantering, när byggnader uppförs, när anläggning underhålls med mera. Nedan beskrivs de allmänna hänsynsreglerna kortfattat. Försiktighetsprincipen innebär att verksamhetsutövaren ska vidta skyddsåtgärder och försiktighetsmått när det föreligger eller finns risk för negativ påverkan. Bästa möjliga teknik ska användas. Lokaliseringsprincipen innebär att platsen där verksamheten bedrivs ska vara lämplig från miljösynpunkt. Hushållningsprincipen innebär att verksamhetsutövaren ska hushålla med råvaror och energi samt sträva efter återanvändning och återvinning. Produktvalsprincipen innebär att de kemiska produkter som innebär risker för människors hälsa och miljön ska bytas ut mot mindre farliga alternativ, om sådana finns. Utöver de allmänna hänsynsreglerna finns även den omvända bevisbördan, som bygger på att det är verksamhetsutövaren som ska kunna visa att balkens bestämmelser uppfylls. Tillsynsmyndigheten behöver inte visa motsatsen. Kunskapskravet innebär att du som verksamhetsutövare måste skaffa dig den kunskap som krävs, både för att veta vilken påverkan din verksamhet har på människors hälsa och miljö och hur du kan motverka sådan påverkan.

9 Alla är skyldiga att bedriva egenkontroll Genom att bedriva egenkontroll ska du kunna genomföra och upprätthålla miljöbalkens och myndigheternas krav. Egenkontrollen innefattar den organisation, de rutiner (till exempel för drift, skötsel och underhåll), åtgärder och liknande som ger dig förutsättningar för lagefterlevnad. Tillsammans bildar allt ett system för ditt miljöarbete, som ska bidra till en uthållig utveckling. Det är viktigt att fördela ansvaret för egenkontrollen inom verksamheten. För att få en fungerande egenkontroll behöver de som har fått ett utdelat ansvar också ha kompetens, befogenhet och resurser (både tid, pengar och personal) för att kunna vidta åtgärder. Som exempel kan nämnas avfallshantering. Den som har fått ansvar för förvaringsutrymmet, avhämtning och så vidare ska känna till vilka regler som gäller för detta. Den som har kompetens vet också vilka skyddsåtgärder som kan vidtas, till exempel val och utformning av utrymme, införskaffande av lämpliga förvaringskärl och dylikt. Se till att egenkontrollen blir en naturlig del av det dagliga arbetet och är inordnad i verksamheten. Den kan med fördel samordnas med systematiskt arbetsmiljöarbete, miljöledningssystem eller andra liknande ledningssystem. Krav på dokumentation finns för tillstånds- och anmälningspliktiga verksamheter, se förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll. Krav på dokumentation finns även för övriga verksamheter rörande farligt avfall. Dokumentationen bör sparas i minst fem år. Även om du inte har krav på dokumentation för din verksamhets egenkontroll är det bra om du sammanställer hur den utförs. Du har nämligen bevisbördan för att visa att egenkontrollen fungerar. Dokumentationen gör även att det blir lättare för personalen att göra rätt och hjälper dig att följa upp verksamheten, att exempelvis hitta brister om något blivit fel. Observera att så kallad miljösanktionsavgift är knuten till kravet på att bedriva egenkontroll. Det innebär att en verksamhetsutövare som omfattas av förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll (anmälnings- eller tillståndspliktig verksamhet) kan bli skyldig att betala en avgift om denne har vissa grundläggande brister i sin egenkontroll. En miljösanktionsavgift ska tas ut även om överträdelsen inte skett avsiktligt eller av vårdslöshet.

10 Vad ska egenkontrollen innehålla? De flesta verksamheter genomför redan en större eller mindre egenkontroll. I många fall saknas dock en gemensam dokumentation eller sammanställning för detta och vissa rutiner kanske inte är nedtecknade. Nedan ges ett antal förslag till vad egenkontrollen kan omfatta. Observera att egenkontrollen ska anpassas till varje enskild verksamhet och att din egenkontroll kan behöva innehålla fler eller färre punkter. En sammanställning över de bestämmelser och myndighetsbeslut som berör verksamheten bör finnas. Företaget ska ha tillgång till samtliga bestämmelser och beslut i sammanställningen. En fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret inom miljöområdet. Rutiner för att fortlöpande kontrollera att utrustning och liknande för drift och kontroll hålls i gott skick så att påverkan på miljön minimeras. Rutiner för att fortlöpande och systematiskt identifiera och bedöma riskerna med verksamheten från hälsooch miljösynpunkt. Detta gäller både för normal drift, vid särskilda händelser och olyckor. Rutiner för driftstörningar och hur dessa ska hanteras. Förteckning över de kemiska produkter och biotekniska organismer som hanteras inom verksamheten och kan inneböra risker ut hälso- och miljösynpunkt. Se tabell nedan. Dokumentation som visar att egenkontrollen utförs. Plan för utbildning för att personalen skall ha tillräcklig kompetens och kunskap om verksamhetens hälso- och miljöpåverkan och hur denna kan minskas. Kemikalieförteckningens innehåll Namn Användning Omfattning Skadlighet för hälsa eller miljö Klassificering med avseende på hälso- eller miljöfarlighet Avser normalt handelsnamnet. Det står vanligen på förpackning eller i säkerhetsdatablad. Till vad eller i vilket sammanhang du använder produkten. Årlig förbrukning eller omsatt mängd (massa eller volym) Även maximalt lagrad/hanterad mängd om stora mängder lagras eller om produkten kan innebära större risker. Se punkt 15 i säkerhetsdatabladet. Här anges risk- och skyddsfraser, till exempel: R 21/22 Farligt vid hudkontakt och förtäring S 2 Förvaras oåtkomligt för barn Se punkt 15 i säkerhetsdatabladet. Här anges aktuell farokod och farobeteckning exempelvis Xn hälsoskadlig, T giftig

11 Frågeställningar Följande frågor kan vara en hjälp vid införandet av en heltäckande egenkontroll: Är vår sammanställning över bestämmelser och myndighetsbeslut komplett? Är det organisatoriska ansvaret för egenkontrollen fördelat inom verksamheten? Vem är ansvarig för att nödvändiga åtgärder vidtas? Vem ansvarar för uppdatering av rutiner, instruktioner och dokumentation? Hur bedömer vi kompetensbehovet? Räcker kunskaperna inom verksamheten till för att utföra behövligt miljöarbete och följa bestämmelserna? Finns rutiner för regelbunden kontroll av utsläpp till luft, mark och vatten samt kontroll av lukt, buller eller annat som kan påverka människa eller miljö? Påverkar eller riskerar verksamheten att påverka människor och miljö genom utsläpp till luft, mark eller vatten? Har vi tillräckliga drift- eller skötselinstruktioner för utrustning inom produktion och eventuella reningsanläggningar (till exempel oljeavskiljare)? Kontrollerar vi att de hålls i gott skick? Genomförs regelbundna riskbedömningar för verksamheten? Vilka rutiner finns vid eventuell driftstörning eller olyckshändelser (till exempel för omgående underrättelse till tillsynsmyndigheten vid driftstörning/olyckshändelse som kan skada hälsa/miljö)? Vem kontaktas? Vilka åtgärder ska vidtas? Behövs saneringsmaterial? Kan rutinerna för kemikaliehantering (oljor, bensin, lösningsmedel, lim med mera) förbättras? Behövs bättre märkning? Finns säkerhetsdatablad/varuinformationsblad tillgängligt? Finns kemikalieförteckning? Hur hanteras och förvaras kemikalier? Kan förbrukningen av råvaror, kemikalier, energi eller mängd avfall minskas eller ändras? Vissa kemikalier kanske kan bytas ut mot sådana som är mindre farliga? Behöver inköpsrutinerna ändras så att miljöpåverkan från råvaror, energi med mera blir mindre? Hur gör vi för att miljöpåverkan från transporter i och till/från verksamheten blir mindre? Vilken miljöpåverkan finns hos underleverantörerna? Hur påverkar den egna produkten (varan/tjänsten) miljön vid normalt bruk/utförande och när den är förbrukad? Kan rutinerna för avfallshanteringen förbättras? På vilket sätt kan avfallsmängden minskas, alternativt kan mer återanvändas och återvinnas? Kan rutinerna för hantering av farligt avfall förbättras? Vilket farligt avfall finns i verksamheten? Behövs bättre märkning? Förvaras det säkert? Upprättas transportdokument vid transport av farligt avfall? Vilka rutiner finns om det kommer in synpunkter eller klagomål? Dokumenteras egenkontrollen i tillräcklig utsträckning? Kan vi visa att vi utför en bra egenkontroll?

12 För varje punkt behöver man fundera på om och hur genomförda åtgärder skall dokumenteras, vem som är ansvarig för att åtgärder vidtas, ansvar för revidering med mera. Anpassa dokumentationen efter verksamhetens typ och storlek. Utför hellre ett bra miljöarbete än att dokumentera allt i minsta detalj. Det kan ibland räcka med enkla minnesanteckningar från möten, där det framgår vilka beslut som fattas, ansvarig samt tidplan för besluten. Anteckningarna kan vara ett bra stöd i miljöarbetet och kan dessutom redovisas till tillsynsmyndigheten vid förfrågan. Dokumentera avfallshanteringen och inköp av kemikalier. Spara och nyttja säkerhetsdatablad/varuinformationsblad över kemikalier samt fakturor från leverantörer eller transportörer. Se till att leverantörer tillhandahåller uppdateringar av säkerhetsdatabladen. Gör säkerhetsdatabladen lätt tillgängliga för dem som hanterar kemikalier. Spara och följ också de skötselinstruktioner som vanligen följer med en teknisk utrustning. Är skötselinstruktionen omfattande kan egna enklare checklistor upprättas. 19 ). Miljöbalken och övrig lagstiftning finns att tillgå på Internet på Rättsnätes hemsida alternativt Förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll (SFS 1998:901) Avfallsförordningen (SFS 2001:1063) Egenkontroll en fortlöpande process Handbok 2001:3, Naturvårdsverket Allmänna råd (NFS 2001:2) om egenkontroll Naturvårdsverkets föreskrifter om genomförande av mätningar och undersökningar i vissa verksamheter (NFS 2000:15) Naturvårdsverkets hemsida: Vid frågor om egenkontrollen enligt miljöbalken Har du frågor om egenkontrollen vänd dig till din kommuns miljöinspektörer: Vill du veta mera! Miljöbalken (SFS 1998:808) är den grundläggande författningen inom miljöområdet. Den inkluderar bland annat de allmänna hänsynsreglerna (2 kap) och bestämmelser om egenkontroll (26 kap Bjurholms kommun Dorotea kommun Lycksele kommun Malå kommun Nordmaling kommun Norsjö kommun Robertsfors kommun Skellefteå kommun Sorsele kommun Storumans kommun Umeå kommun Vilhelmina kommun Vindelns kommun Vännäs kommun Åsele kommun

13 Projekt egenkontroll Bil. 2 Miljönämnden Bekräftelse på överenskommet tillsynsbesök 2005/2006 Företagets namn Adress Postnummer Ort Miljöavdelningen på bygg- och miljökontoret kommer att genomföra tillsynsbesök hos Er, enligt överenskommelse per telefon. Tillsynsbesöket blir den Deltagare från miljöavdelningen Namn: Namn: Klockan Information Vårt mål med besöket är att kontrollera hur egenkontrollförordningen enligt miljöbalken tillämpas på Ert företag. Av listan nedan framgår vilka underlag och uppgifter som bör tas fram inför besöket för att inspektionen ska bli så effektiv som möjligt. Det är bra om Er VD, verksamhetschef eller högste ansvarige på plats kan medverka under åtminstone inspektionssammanträdets inledning och vid slutmötet. Program för tillsynsbesöket hos Er Kort presentation av er verksamhet och av vårt projekt. Inspektionssammanträde. Frågor och dialog om företagets miljöarbete, med utgångspunkt från framtagna underlag. Rundvandring. Vi granskar några förhållanden ute i verksamheten, och ställer då också eventuella frågor till några anställda. Slutmöte. Summering av inspektionen. vänd Postadress Skellefteå kommun Bygg- och miljökontoret Miljöavdelningen Skellefteå Besöksadress Trädgårdsgatan 7 Telefon vx Fax Internet: E-postadress: miljonamnden@skelleftea.se Hemsida:

14 Projekt egenkontroll 2005/2006 7(2) Vad vi önskar se vid besöket En fastställd dokumentation över ansvarsfördelningen för miljöfrågor. Dokumenterade rutiner för kontroll av drifts- och kontrollutrustning. En dokumenterad riskbedömning med rutiner för riskundersökning och uppföljning. Rutiner för rapportering av driftsstörningar. En förteckning över de kemiska produkter som kan utgöra en risk för miljön eller hälsan och som används inom verksamheten. Förteckningen ska innehålla produktens namn, användningsområde, använd mängd samt faroklass och farobeteckning (se säkerhetsdatablad = varuinformationsblad). Övrigt material som bör finnas tillgängligt vid besöket: Eventuella tillstånd och beslut skrivna med stöd av Miljöbalken. Säkerhetsdatablad för de kemiska produkter som finns på företaget. Mätprotokoll från kontroll av företagets miljöpåverkan. Kontrollprogram, om det finns. Miljöledningssystem, om det finns. Vänliga hälsningar Bygg-och miljökontoret

15 Bilaga 3 INSPEKTIONSPROTOKOLL Kontroll av förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll (1998:901) Protokollet är indelat i lagrum, kommentarer kring och frågor till verksamheten Svara konsekvent ja eller nej, även om brister finns i materialet/dokumentationen! 1. Lagrum: Första stycket: 1 : Denna förordning gäller den, som yrkesmässigt bedriver verksamhet eller vidtar åtgärder, som omfattas av tillstånds eller anmälningsplikt enligt 9 eller kap. miljöbalken. Kommentarer: Egenkontrollförordningen gäller för alla miljöfarliga verksamheter och alla verksamheter som är tillstånds/anmälningspliktiga och yrkesmässiga ( även hälsoskyddslokaler). Om vissa i egenkontrollförordningen inte uppfylls kan detta medföra miljösanktionsavgift. UPPGIFTER OM VERKSAMHETEN (ta reda på så mycket som möjligt av detta innan besöket!) Namn Bransch 1a. Verksamhetstyp: A, B, C Finns fastställt kontrollprogram? ja, nej 1b. Finns ett miljöledningssystem på företaget? ja, nej (även andra miljöledningssystem än ISO och EMAS kan anges som ja) Kommentarer: Övriga frågor (beslut, föreläggande, inspektionsrapporter) som bör tas upp vid besöket: Inspektionsdag: Närvarande vid besöket: Handläggares namn:

16 2. 3 Allmänna bestämmelser om verksamhetsutövarens kontroll finns i 26 kap. 19 miljöbalken. Vad som i denna förordning sägs om verksamhet skall i tillämpliga delar även gälla sådana åtgärder som avses i 1 första stycket. Kommentarer: Egenkontroll är en metod att motverka olägenhet på hälsa och påverkan på miljön och uppfylla kraven enligt miljöbalken. Egenkontrollen gör det möjligt för verksamhetsutövaren att anpassa miljökontrollen efter ändringar i produktionen.(omvända bevisbördan gäller, vu skyldig att undersöka och redovisa sin miljöpåverkan). Om kraven i egenkontrollförordningen följs håller vu sig underrättad om påverkan på miljö som inte regleras i tillståndet, t.ex. egna produkters miljöpåverkan, införa rutiner för utbyte av farliga kemikalier mot mindre farliga, anpassa kontrollen efter verksamheten, uppfylla övriga allmänna hänsynsregler m.m. Ansvaret för miljöpåverkan lämnas helt över på verksamhetsutövaren. Det är bra att verksamheten skriver ner sina rutiner så att kunskapen stannar på företaget och inte försvinner vid personalbyte, sjukdom, semester m.m. Informera om att miljösanktionsavgifter är kopplade till vissa bestämmelser 2a. Känner företaget till förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll? ja, nej Om ja: Finns kraven enl. egenkontrollförordningen införda i Fastställt kontrollprogram Miljöledningssystemet ja, nej ja, nej Annat: 2b. Om nej: Informera kort om kravet på egenkontrollen, samt syfte och innehåll. Kommentarer:

17 3. 4 För varje verksamhet skall finnas en fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret för de frågor som gäller för verksamheten enligt 1. miljöbalken 2. föreskrifter som meddelas med stöd av miljöbalken 3. domar och beslut rörande verksamhetens bedrivande och kontroll meddelade med stöd av de författningar som avses i 1 och 2. Miljösanktionsavgift (enl. 1998:950): A-verksamhet , B-verksamhet Kommentarer: Nya lagar tillkommer, befintliga ändrar sig, verksamheten måste ha en ansvarig som följer utvecklingen. Bra att någon har kunskap om vilka beslut och föreskrifter som gäller den egna verksamheten och utse vem som ansvarar för att dessa följs. 3a. Finns dokumentation över det organisatoriska ansvaret? ja, nej Om ja: 3b. Finns ansvarig/ansvariga utsedd för miljöbalkens bestämmelser? ja, nej 3c. Finns ansvarig utsedd för att gällande föreskrifter följs? ja, nej, inte aktuellt 3d. Finns ansvarig utsedd för att domar och beslut följs? ja, nej, inte aktuellt 3e. Är dokumentationen underskrivet/fastställd av VD/styrelse? ja, nej Om nej: Verksamheten är skyldig att ha en fastställd dokumentation över det organisatoriska ansvaret. Dokumentet ska undertecknas av VD/styrelse. Delegerat ansvar ska tilldelas tid, utbildning och pengar. Ansvaret ska tilldelas en person (inte en avdelning!). Om ingen dokumentation av det organisatoriska ansvaret finns eller om dokumentationen inte är fastställd bör MSA övervägas för A- och B verksamheter. Kommentarer:

18 4. 5 Verksamhetsutövaren skall ha rutiner för att fortlöpande kontrollera att utrustning m.m. för drift och kontroll hålls i gott skick, för att förebygga olägenheter för människors hälsa och miljön. Miljösanktionsavgift (enligt 1998:950) A-verksamhet , B-verksamhet Argument: Viktigt att hålla ordning på utrustningen och därmed förebygga skador. Mätprotokoll bör sparas 5 år, så att verksamhetsinnehavaren kan styrka sin miljökontroll (pga. Preskriptionstiden (5 år), råd inget krav!) Finns skriftliga rutiner för kontroll : 4a. av driftutrustningen ja, nej 4b. av kontrollutrustningen ja, nej, inte aktuellt 4c. Sparas resultaten av kontrollen i 5 år? ja, nej Om ja: Se uppdelade frågor nedan till A-, B verksamheter och till C verksamheter Om nej: Verksamheten är skyldig att ha skriftliga rutiner för fortlöpande kontroll av utrustning för drift och kontroll. Resultaten av kontrollen bör sparas i 5 år. Om inga skriftliga rutiner för kontroll av drift eller kontrollutrustning bör MSA övervägas för A och B verksamheter. Kommentarer:

19 5. (stickprovskontroll) Endast för A-, B-verksamheter Hur kontrolleras ett villkor? Välj en villkorsparameter med ett gränsvärde/riktvärde där villkoret kontrolleras med ett mätinstrument. Ange villkors nummer Instrumentets namn: 5a. Finns skriftliga rutiner för kontroll av mätinstrument? ja, nej Om ja: 5b. När kalibrerades utrustningen senast? Finns intyg? ja, nej 5c. Vem ansvarar för att detta sker? Namn 5d. Finns rutiner för att åtgärda konstaterade brister i kontrollutrustningen? ja, nej Om nej: Verksamheten är skyldig att dokumentera kontroll av utrustning för drift och kontroll för att förebygga skador på hälsa och miljö. Kommentarer: För A, B, C-verksamheter

20 (stickprovskontroll) Välj en fråga! Finns oljeavskiljare? ja, nej Om ja : 5e. Finns skriftliga rutiner på kontroll av denna? ja, nej 5f. Är ansvarig utsedd för kontrollen av oljeavskiljaren? ja, nej Om nej: Välj 5h Finns cistern? ja, nej Om ja: 5h. Finns skriftliga rutiner på kontroll av denna? ja, nej 5i. Finns besiktningsintyg? ja, nej När besiktigades cisternen senast? 5j. Är ansvarig utsedd för kontrollen av cisternen? ja, nej Om nej: Om varken oljeavskiljare eller cistern finns hoppa över fråga 5 Om inga rutiner för kontroll finns gäller: Verksamheten är skyldig att dokumentera kontroll av utrustning för drift och kontroll för att förebygga skador på hälsa och miljö. Kommentarer:

21 6. 6 1:stycket: Verksamhetsutövaren skall fortlöpande och systematiskt undersöka och bedöma riskerna med verksamheten från hälso- och miljösynpunkt. Resultatet av undersökningar och bedömningar skall dokumenteras. Miljösanktionsavgift (enligt 1998:950) 0 kr Argument: Definition på riskbedömning av risken för olycksfall eller ohälsa i en risksituation i syfte att avgöra om riskreducerande åtgärder behövs. (Källa: Seveso II, Myndighetsgemensam vägledning ). Ta reda på vilka riskerna är inom verksamheten och hur stor sannolikheten är för att en olycka inträffar. Satsa på att åtgärda den största risken! Planera in åtgärder efter riskbedömningen! Tänk efter före det händer! Bra att ha färdiga handlingsrutiner om en olycka skulle inträffa! Ändringar i verksamheten innebär ofta en ändrad riskbedömning, därför är det viktigt att löpande se över riskbedömningen. Vissa företag (bl.a. Seveso anläggningar) är skyldiga att göra en riskanalys enligt annan lagstiftning. Tänk på att en riskanalys inte är detsamma som en riskbedömning. En riskanalys har inte till syfte att avgöra om riskreducerande åtgärder behövs, men är inriktat på att identifiera riskkällor och uppskatta risken för hälsa, miljö eller egendom. 6a. Finns en dokumenterad riskbedömning? ja, nej Om ja: 6b. Revideras riskbedömningen regelbundet? ja, nej 6c. Finns där en åtgärdsplan kopplat till riskbedömningen? ja, nej Om nej: Verksamheten är skyldig att dokumentera riskbedömningen och revidera denna löpande. Ändringar i verksamheten kan påverka riskbedömningen och måste införas i bedömningen. Med regelbundet menar vi för C- verksamheter minst vart annat år, A- eller B-verksamheter flera gånger årligen. Riskbedömningens omfattning och revidering avgörs av verksamhetstypen. När riskbedömningen är klar, ska arbetet med att minimera riskerna börja, till exempel med hjälp av en åtgärdsplan. Ett bra stöd i utformningen av en riskbedömning finns i Handboken om egenkontroll, sida Kommentarer: 6 2: stycket: Inträffar i verksamheten en driftstörning eller liknande händelse som kan leda till olägenheter för människors hälsa eller miljö, skall verksamhetsutövaren omgående underrätta tillsynsmyndigheten om detta. Miljösanktionsavgift (enligt 1998:950) A-verksamhet , B-verksamhet , C- verksamhet 5000

22 Argument Viktigt för myndigheterna att veta om allmänheten ska informeras/larmas. Bra för oss att veta vilka olyckor som händer ute på företagen så att vi genom vårt tillsynsarbete kan motverka nya olyckor och ge råd för att minska miljöpåverkan. Ett snabb ingripande kan motverka att föroreningen sprider sig. 6d. Finns rutiner för att underrätta tillsynsmyndigheten vid driftstörningar? ja, nej 6e. Framgår det av ansvarfördelningen? ja, nej Om ja 6d: 6f. Finns en skriftlig larmrutin när tillsynsmyndigheten har öppet/stängt? ja, nej Om nej under 6d och 6e: Verksamheten är skyldig att omedelbart kontakta tillsynsmyndigheten vid driftstörning som kan leda till olägenhet för hälsa och miljö. Bra att ha skriftliga rutiner för kontakt med myndighet när denna är stängd/öppen. Ett fax eller en E-post ( till en adress som öppnas dagligen), bör skickas när myndigheten är stängd, sedan bör telefonkontakt tas och brev skickas. Exempel på driftstörningar: Överskridande av villkor, brand, okontrollerade utsläpp, olycka, onormalt buller, planerade överutsläpp Kommentarer:

23 7. 7 Verksamhetsutövaren skall förteckna de kemiska produkter samt biotekniska organismer som hanteras inom verksamheten och som kan innebära risker från hälso- eller miljösynpunkt. Förteckningen skall uppta följande uppgifter om produkterna eller organismerna: 1. Produktens eller organismens namn. 2. Omfattningen och användningen av produkten eller organismen, 3. information om produktens eller organismens hälso- och miljöskadlighet, samt 4. produktens eller organismens klassificering med avseende på hälso- eller miljöfarlighet. Miljösanktionsavgift (enligt 1998:950) A-verksamhet , B-verksamhet Argument Bra för VU att veta vilka kemikalier som finns i verksamheten och som innebär en risk för hälsa och miljö. Styrkar företagets arbete med att utbyta farliga kemikalier mot mindre farliga. Säkerhetsdatabladen/varuinformationsbladen innehåller mkt information som skyddar hälsa och miljö. 7a. Finns en lista över kemikalier? ja, nej Om ja : Innehåller listan: 7b. Produktnamn ja, nej 7c. Användningsområde ja, nej 7d. Mängd per år ja, nej 7e. Information om miljö- och hälsoskadlighet (R och S fraser) ja, nej 7f. Klassificering, miljö- och hälsofarlighet ja, nej 7g. Finns alla ovanstående punkter 7b-7f med på listan? ja, nej 7h. Finns varuinformationsblad/säkerhetsdatablad? ja, nej 7i. Finns ansvarig för kemikalielistan utsedd? ja, nej 7j. Tillämpas produktvalsprincipen? ja, nej Om nej: Verksamheten är skyldig att ha en kemikalieförteckning med följande innehåll. Produktnamn, användningsområde, använd mängd, information om miljö och hälsoskadlighet (R och S fraser) och klassificering ur miljö och hälsoskyddssynpunkt ( ex. allergiframkallande, miljöfarlig, giftig). Vänd! Verksamhetsutövaren är skyldig att följa produktvalsprincipen MB 2 kap. Om ingen kemikalielista finns bör MSA övervägas för A- och B verksamheter. Hänvisa till KEMIs OBS lista för att veta vilka kemikalier som bör bytas ut. Kommentarer:

24 8. PRAKTISK INSLAG VID RUNDVANDRINGEN Välj ett praktiskt inslag! Kemikalier Plocka en kemikalie på företaget som är märkt som hälso- eller miljöfarlig (orange märkning). Kemikaliens namn 7k. Finns den med på kemikalielistan? ja, nej 7l. Finns varuinformationsblad? ja, nej Oljeavskiljaren (= OA) (Detta kan vara ett ganska kladdigt moment som kräver verktyg, ficklampa, handskar + bra kunskap om hur en oa ser ut!!!) Få företaget att visa att larmet till oljeavskiljaren fungerar (vid att dra i nivå givaren) 5g. Fungerade larmet? ja, nej Farligt avfall Vem ansvarar för lagringen av farligt avfall? Gå till den personen. Fråga om han / hon känner rutinerna för uppsamling av oljespill? Be personen beskriva hur oljespillet omhändertas. 5k. Saknas rutiner? ja, nej 5l. Antecknas uppkommen mängd? ja, nej Oljespill är exempel på farligt avfall och skall transporteras av godkänd entreprenör eller av företaget själv om det har tillstånd för transport. Det är företagets skyldighet att kontrollera att entreprenören har tillstånd/ är anmäld. Verksamhetens egen transport av mindre mängder skall anmälas till Länsstyrelsen. Företaget är skyldig att anteckna uppkommen mängd, typ av avfall och vart avfallet transporteras.

25 Information Bilaga 4 Rapporten i sin helhet kan läsas på Skellefteå kommuns hemsida: Mer information om egenkontrollförordningen (1998:901) med tillhörande råd (NFS 2001:2) samt handboken Egenkontroll en fortlöpande process (2001:3) finns att hämta på Bättre koll med egenkontroll! Miljöavdelningen SKELLEFTEÅ Information om egenkontrollprojektets resultat. Våren 2006.

26 Projekt egenkontroll Under våren 2005 fick 211 företag i Skellefteå kommun skriftlig information om egenkontrollförordningen samt ett erbjudande om en utbildning i egenkontroll enligt miljöbalken. Hälften av företagen har under våren 2006 fått besök av miljöavdelningen på bygg- och miljökontoret och vi vill med denna broschyr informera om projektets resultat. De övriga företagen besöktes hösten Varför är egenkontroll så bra? Väl fungerande rutiner i verksamheten ger bra förutsättningar för att fel på utrustning och felaktig hantering upptäcks innan allvarlig skada inträffar. Egenkontrollen är ett verktyg för att skapa dessa rutiner och för att se till att verksamheten lever upp till miljöbalkens grundläggande krav på hänsyn till hälsa och miljö. Kraven i förordningen ger också ert företag en överblick av företagets miljöpåverkan. Vilka krav ställer egenkontrollförordningen på företaget? Kortfattat innebär egenkontrollförordningen att verksamheten ska ha skriftliga rutiner för: Vem som ansvarar för att verksamheten drivs på ett miljöriktigt sätt. Hur drift- och kontrollutrustningen underhålls och att analysresultat sparas. Vilka stora och små miljörisker som finns och hur dessa följs upp. Vem som kontaktar miljömyndigheten vid driftstörningar alla dygnets timmar. En kemikalielista med uppgifter om namn, mängd, användningsområde, klassificering och uppgifter om kemikaliernas hälso- och miljöskadlighet. Hur gick det? Det här var bra: De flesta företag känner till egenkontrollförordningen. Många företag har börjat jobba med egenkontroll i sin verksamhet. Många företag använder produktvalsprincipen. De flesta företag har en kemikalielista om än inte helt fullständig. Det här måste bli bättre: 30 % av de mindre företagen har ingen egenkontroll i sin verksamhet och behöver komma igång med det arbetet. Många företag saknar en riskbedömning av såväl stora som små risker, hålla bedömningen aktuell och skriva åtgärdsplaner med syfte att minimera riskerna. Kontakta omedelbart och alltid tillsynsmyndigheten vid driftstörningar eller andra tillbud. Kom ihåg att spara eventuella analysprotokoll i 5 år. Kemikalielistorna ska kompletteras med uppgifter på hur kemikalierna klassas och uppgifter på deras hälso- och miljöskadlighet. Dessa uppgifter finns i kemikaliens säkerhetsdatablad/varuinformationsblad. Säkerhetsdata-bladen ska vara aktuella och följa med vid kemikalieleverans. 45 % av företagen måste förbättra sin dokumentation av ansvarsfördelningen för miljöbalkens bestämmelser. Stöd och hjälp Branschorganisationer - En del branschorganisationer har tagit fram material som kan användas specifikt av verksamhetsutövaren för att bygga upp en fungerande egenkontroll. Kontakta er branschorganisation för mera information. Konsult - En konsult kan hjälpa ert företag med att införa egenkontrollförordningen i verksamheten. Tillsynsmyndigheten - Miljönämnden kontrollerar främst att egenkontrollförordningens krav efterlevs, men kan komma med värdefulla synpunkter

27 Bilaga 5 Sammanställning av företagarnas synpunkter på egenkontrollprojektet 25 av 88 besökta företag under våren 2006 har skickat in utvärdering av inspektionen. Inte riktigt alla har fått någon utvärderingslapp. Alla kommentarer från utvärderingen har noterats i sammanställningen. 1. Hur var informationen om egenkontrollförordningen vid besöket? Dålig Bra Mycket bra Hur uppfattades besöket? Dålig Bra Mycket bra Vad var bra vid besöket? Dialog, frågor och svar, tips Inspektörernas intresse för verksamheten Bra att få visa upp de kontroller vi gör Trevliga inspektörer Bra information om regler och lagar Bra dialog. Ingen prestige Nyttiga tips Förslag till förbättringar Vi fick tips och idéer om hur vi skulle göra i frågor som vi inte löst Vi hade en bra dialog mellan tillsynsmyndighet och huvudman Att få gå igenom sin verksamhet och kontrollera att man följer de regler som finns Det öppna samtalsklimatet som möjliggör en bra plattform för att gå vidare och utveckla vårt interna system. Tillfälle att ställa frågor Bra information och exempel Bra att få träffa kunnig personal Man fick en annans syn på verksamheten och förbättringspotential Öppen dialog Möjlighet att ställa frågor Bra information Inspektörernas engagemang Vi ser inspektionen som ett instrument att efterleva lagar och krav samt att förbättra miljöarbetet Att bli uppdaterad på vilka regler och lagar det finns Trevliga personer

28 Vad var dåligt vid besöket? Vädret Inget Hade små möjligheter att förbereda mej (egen orsak) Jag var dåligt förberedd Skulle vara mer exakt vad ni vill ha för papper när ni kommer Ni borde ta fram färdiga mallar som är enkla att fylla i Förstod inte inspektionsrapporten Att vi inte var nog förberedda Förberedelse för de frågor som skulle ställas saknades Vad kan tillsynsmyndigheten bli bättre på? Vara ett bollplank för företaget Se till att inspektörerna är utrustade med skyddsskor, skyddskläder och skyddsglasögon Informera tydligare vad vi ska föra protokoll över, typ riskanalysen Vet ej Ni verkar ha dålig koll på de verkligt stora miljöbovarna Informera på ett mer förståeligt sätt Att skriva ut vad som ska åtgärdas på svenska Att skicka ut tydliga mallar i förväg för oss att jobba med Serva med information istället för pekpinnar Mer information Sammanställning av miljöhandläggarnas synpunkter på egenkontrollprojektet: Vad var bra? Projektet gav konstruktiv dialog med företagen. Projektet åskådliggör brister i verksamhetsutövarens sätt att hantera egenkontrollen. Att en checklista togs fram. Protokollet ger en bra grund för lika bedömning från företag till företag. Vi har fått bättre grepp om egenkontrollen. Att få en dialog runt vad egenkontrollen innebär. Mycket bra och smidigt sätt att arbeta på. Materialet var lätt att använda även om vi ibland hade vissa tolkningssvårigheter. Att vara två inspektörer vid samma tillfälle, det kändes mkt bra, eftersom det ofta är mkt material att gå igenom. Bra att koncentrera sig på en specifik, men genomgripande fråga och få en bild av om hur egenkontrollförordningen tillämpas och förstås av verksamhetsutövaren. Bra underlag i form av handledningen. Bra med att alla mallar finns, kräver inte så mycket förberedelser. Bra tågordning med: först informationsutskick, bekräftelse och till sist en tillsynsrapport.

29 Vad var mindre bra? Ibland svårt att sätta ja eller nej. Verksamhetsutövaren har inte satt sig in i vad egenkontrollen innebär. Ibland svårt att få engagemang från alla inblandade inspektörer. Alla frågor i protokollet är inte relevanta för alla verksamheter. Det finns inte heller utrymme att skilja på stort och smått. Passade inte både stora (A, B) och små C- verksamheter. Mallen för inspektionsrapporten kändes väldigt negativ, man borde ha använt formuleringarna till en positiv vinkel istället. Hur kan vi bli bättre samt frågor för framtiden? Ordna en riktad information beroende på vilken kunskap företaget har om egenkontroll. Egenkontrollens inspektionsprotokoll kan bli en nyttig del i tillsynen. Göra ett projekt med uppföljning av speciellt riskbedömning Ta till oss synpunkter om att förenkla vår information till företagen Det skulle vara önskvärt om projektresultatet påverkar prioriteringar/omprioriteringar i tillsyns/verksamhetsplanen?

30 Bilaga 6 Sammanställning av projektet 2005/2006: A-företag B-företag C-företag 1. Hur många företag har ni besökt? Hur många företag har infört miljöledningssystem? Hur många verksamheter känner till egenkontrollförordningen? 4. Hur många verksamheter har dokumenterat det organisatoriska ansvaret? 5. Hur många av ovanstående verksamheter har en fastställd dokumentation (av VD/styrelse)? 6. Hur många verksamheter har skriftliga rutiner för kontroll av driftutrustning? 7. Hur många verksamheter sparar analysprotokollen i 5 år? 8. Hur många företag har en dokumenterad riskbedömning? 9. Hur många företag har en åtgärdsplan kopplat till riskbedömningen? 10. Hur många företag har rutiner för att underrätta tillsynsmyndigheten vid driftsstörning/olycka? Hur många verksamheter har en kemikalielista? Hur många av dessa saknar uppgifter på: Produktnamn Användningsområde Använd mängd Information om miljö- och hälsoskadlighet Klassificering Hur många tillämpar produktvalsprincipen?