Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Transkript

1 Uppföljning av revisionsgranskning Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 6 Antal bilagor: X

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Ansvarig styrelse 2 6. Metod 2 7. Projektorganisation 2 8. Styrdokument 2 9. Redovisning av styrelsernas interna kontrollarbete (uppsiktsplikt) Kommunstyrelsens arbete med utveckling och förbättringar (samordningsansvar) Arbete med riskanalyser och kontrollplaner 4

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp tidigare genomförd granskning av den interna kontrollen i kommunen. Tidigare granskning genomfördes år I tidigare avlämnad rapport lämnades bedömningen att det övergripande saknas en redovisning av den interna kontrollens utfall i styrelserna. Vidare saknades system och rutiner för kommunstyrelsens samordningsansvar och uppsiktsplikt. I tidigare genomförd rapport noterades också att några riskanalyser inte rutinmässigt genomförts vid upprättande av kontrollplanerna. I februari 2011 antogs en Arbetsmodell för intern kontroll Anvisningar till internkontrollreglemente. Arbetsmodellen förtydligar reglementet och innehåller också bilagor med mallar, tidplaner och instruktioner kring arbetet med den interna kontrollen. Vi ser positivt på den nya arbetsordningen och hur rutinen med återrapportering beskrivs. Återrapporteringen från styrelser till kommunstyrelse är relativt omfattande och utgör en mycket god möjlighet för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt. Vi bedömer att den nya arbetsordningen ger bra förutsättningar för kommunstyrelsen att arbeta med utveckling och förbättringar. Vid kontroll av styrelsernas arbete med de interna kontrollplanerna återfinns ingen dokumentation av genomförda riskanalyser. Ej heller är planerna framtagna enligt mallar i arbetsordningen. Någon återrapportering till kommunstyrelsen enligt den nya arbetsmodellen har ännu ej skett. Vår bedömning är därför att arbetsordningen inte kommunicerats och förankrats i verksamheten på ett tillfredsställande sätt. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp tidigare genomförd granskning av den interna kontrollen i kommunen. Tidigare granskning genomfördes år Följande översiktliga bedömning redovisades i tidigare avlämnad rapport: Det är enbart i kommentarerna till årsredovisningen som styrelsernas interna kontrollarbete under 2008 redovisas. Det framgår inte av styrelsernas protokoll om någon rapport över uppföljningen av arbetet med intern kontroll under 2008 behandlats av de olika styrelserna i kommunen. Ingen samlad redovisning av uppföljningen av styrelsernas interna kontrollplaner för 2008 har behandlats av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har inte genomfört någon utvärdering av övriga styrelsers arbete med den interna kontrollen och inte tagit något initiativ till förbättringar. Riskanalyser bör genomföras av styrelsernas verksamhetsområden. En riskanalys ökar förutsättningarna för att de rutiner/processer som bör granskas kommer att ingå i respektive styrelses plan för intern kontroll. 1

4 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen arbetat med utveckling av den interna kontrollen och därmed har system och rutiner för att säkerställa en god intern kontroll. Vi har därför granskat om om om styrelsernas interna kontrollarbete redovisas på ett systematiskt sätt så att kommunstyrelsen ges förutsättningar att uppfylla sin uppsiktsplikt om kommunstyrelsen utvärderar styrelsernas arbete med den interna kontrollen och arbetar för utveckling och förbättring och därmed tar ansvar för samordningen riskanalyser genomförs inför upprättande av de interna kontrollplanerna 4. Avgränsning Granskningen har omfattat de slutsatser som dragits i tidigare genomförd granskning. 5. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen utifrån sin uppsiktsplikt och samordningsansvar samt övriga styrelser som ansvariga för god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Rapporten är saklighetsgranskad av Controller 6. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Sara Linge, konsult, under ledning av Mats Lundberg, certifierad kommunrevisor. 8. Styrdokument Kommunen har sedan tidigare beslutat om reglemente för intern kontroll (beslutat ). Reglementet omfattar ansvar och uppföljning av den interna kontrollen. Ingen revidering har gjorts av reglementet sedan genomförd revisionsgranskning

5 I februari 2011 antogs en Arbetsmodell för intern kontroll Anvisningar till internkontrollreglemente. Arbetsmodellen förtydligar reglementet och innehåller också bilagor med mallar, tidplaner och instruktioner kring arbetet med den interna kontrollen. En revidering kommer att tas upp som ärende vid nästa kommunstyrelsesammanträde som innebär ett förtydligande av bolagens roll. 9. Redovisning av styrelsernas interna kontrollarbete (uppsiktsplikt) I nu antagen arbetsmodell för intern kontroll finns ett gemensamt formulär för redovisning av den interna kontrollen. Syftet med detta är att återrapporteringen ska ske såväl på ett gemensamt som strukturerat sätt. Återrapportering av den interna kontrollen ska ske en gång per år till kommunkansliet. Återrapportering ska ske genom dels en sammanställning i ett missiv samt kopior av samtliga kontrollrapporter till kommunens samordnare av den interna kontrollen. Kommunens samordnare ska sammanställa alla styrelsers rapporteringar till en sammanfattande rapport till kommunstyrelsen. I ärendet till kommunstyrelsen ingår även att lämna förslag till förbättringar av den interna kontrollen. Arbetsmodellen antogs i februari Någon återrapportering från styrelser till kommunstyrelsen enligt den nya arbetsmodellen har inte skett ännu. Första återrapporteringen kommer att ske i mars 2013 för åren 2011 och Skälet till detta är enligt uppgift att man önskar sammanställa två år samtidigt för att även titta på utvecklingen mellan åren (det nya arbetssättet jämfört med det gamla). Kommentar Vi ser positivt på den nya arbetsordningen och hur rutinen med återrapportering beskrivs. Återrapporteringsrutinen från styrelser till kommunstyrelse är relativt omfattande och utgör en mycket god möjlighet för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt. Vi bedömer dock att en återrapportering till kommunstyrelsen för år 2011 hade varit möjlig och fyllt ett syfte även om det nya arbetssättet inte fullt ut implementerats. 10. Kommunstyrelsens arbete med utveckling och förbättringar (samordningsansvar) Den nya arbetsordningen innebär i sig en stor utveckling av kommunens arbete med intern kontroll. I arbetsordningens beskrivning av hur återrapportering från styrelse till kommunstyrelse ska ske, så ingår i ärendet även förslag till förbättringar. I praktiken innebär det att kommunens samordnare av den interna kontrollen i sin sammanställning av styrelsernas uppföljningar även gör en analys av hur väl själva arbetet med t ex riskanalyser och rapporter fungerar i kommunen. Arbetsordningen har kommunicerats via koncernledningen som fått den presenterad i samband med antagandet. Efter det har inga utbildningar eller genomgångar av arbetsordning och arbetsmetod för t ex riskanalyser genomförts. Det finns ingen antagen organisation med internkontrollansvariga på respektive förvaltning. Det sker heller inga regelbundna träffar för utveckling och samordning av den interna kontrollen. 3

6 Kommentar Vi bedömer att den nya arbetsordningen ger bra förutsättningar för kommunstyrelsen att arbeta med utveckling och förbättringar. Vi ser dock att arbetsordningen inte kommunicerats och förankrats i verksamheten på ett tillfredsställande sätt. Gamla rutiner och arbetssätt tycks fortfarande vara rådande. Vår rekommendation är att ytterligare förankra arbetsordningen genom att utse ansvarig på förvaltningsnivå för det operativa arbetet med den interna kontrollen. Genom att utse ansvariga kan också särskilt stöd/utbildningar och träffar för kontinuerlig utveckling och upprätthållande av rutiner genomföras på ett enklare sätt. 11. Arbete med riskanalyser och kontrollplaner Enligt antagen arbetsordning skall riskanalyser genomföras och dokumenteras i samband med upprättandet av kontrollplaner. Arbetsordningen innehåller mallar och instruktioner kring hur riskanalysen ska genomföras och dokumenteras. Vid kontroll av hur nämnderna efterlever den nya arbetsordningen kan vi konstatera att inga riskanalyser finns dokumenterade. Inte heller är de interna kontrollplanerna upprättade enligt mall i arbetsordningen. Däremot innehåller de interna kontrollplanerna samma moment som arbetsordningen föreskriver. Det innebär att kommunen går miste om den likriktning och enkelhet i uppföljning och bedömning av kommunens totala interna kontroll som var ett av syftena med den detaljerade arbetsordningen. Kommentar Vår bedömning är att arbetsordningen måste kommuniceras kontinuerligt och organisationen stöttas så att gamla rutiner bryts och de nya tar plats. Vår bedömning är att genomförande av riskanalyser på det sätt som arbetsordningen föreskriver kräver utbildning och handledning av de som ska arbeta med det. KPMG, dag som ovan Sara Linge Konsult Mats Lundberg Kundansvarig 4