SFK Certifiering AB. Revisionsteam. Revisionens omfattning. Resultat

Transkript

1 Revisionsprotokoll Revisionsperiod: till Ort: Västerås Revisionsteam Uppdragsledare: Uppdragsmedlem: Martin Eklund Susanne Boy Revisionens omfattning Systemdokumentation: Åtgärdade avvikelser: Kvarstående avvikelser: OHSAS 18001:2007 Intranät m.m. Samtliga 11 kvarstående Typ av revision: Certifieringsrevision del 2 Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 ISO 14001:2004 Typ av revision: Certifieringsrevision del 2 Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 Resultat Mycket allvarliga avvikelser (F): 0 Allvarliga avvikelser (C): 4 Mindre allvarliga avvikelser (B): 23 Revisionsgruppens rekommendation Certifiering rekommenderas efter godkänd efterrevision senast 26/ Svar på avvikelser skall ha inkommit genom Quno innan efterrevison genomförs. Revisionen skall vara stängd senast 3/ En extra uppföljande revision behöver också genomföras under november SFK Certifiering AB Martin Eklund / Revisionsledare Sida 1 av 10

2 Noteringar Revisionsperiod: till Ort: Västerås Ansvar, befogenheter och kompetens Ansvar och befogenheter finns delvis definerade i dokument som rör delegation för chefer men när det gäller vissa funktioner (kan ex. vara brandskyddsansvarig, kemikalieansvarig m.m.) så behöver man bli tydligare, se avvikelse. Avvikelser från del 1 Avvikelser från steg 1 är överförda till denna revsionsrapport. Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Det finns rutiner för att hantera avvikelser men det sker på lite olika sätt i organisationen. Man håller på att se över ett gemensamt sätt att hantera avvikelser. Författningskrav Har börjat lägga upp lagförteckning på Notisum, se avvikelse. Interna revisioner Utbildning av interna revisioner har skett och revisioner har påbörjats. Revsionsplan finns framtagen som dock behöver utvecklas, se avvikelse. Ledningens genomgång Ledningens genomgång har genomförts och protokoll finns. Ledningens representant Ledningens representant är Jane Ståhle. Ledningssystemets effektivitet, prestanda och bidrag till att uppfylla policy och mål. För att få ett effektivt ledningssystem som bidrar till att uppfylla policy och mål behöver man öka systematiken i ledningssystemet och tillsätta mer resurser, se avvikelser och andra kommenterer i denna rapport. Medverkan av arbetstagarens repr En revisor deltog på skyddsombudsgruppen (studentombud var med i gruppen) möte den 4/4. Huvudskyddsombudet deltog också på revisionen under 3/4. Områden nästa revision På extra uppföljande revision hösten 2013: - system för avvikelsehantering - planering och genomförande av interna revisioner - system för planering och genomförande av skyddsronder - system för SBA - planering av interna utbildningar och fastställande av kompetenskriterier - miljömål, arbetsmiljömål samt uppföljning av dessa - utveckling av intranätet - system för kontroll av utrustning Sida 2 av 10

3 Noteringar Revisionsperiod: till Ort: Västerås Utredningar / Tillstånd Tillstånd för hantering av brandfarlig vara finns på EST i Västerås. Positiva iakttagelser Man har bildat en kommitté för hållbar utveckling (skyddskommitté ingår i detta) med representanter från varje avdelning samt huvudskyddsombud och studentombud. Laglista i notisum bör kunna bli ett bra arbetsredskap som förenklar arbetet med uppdatering av lagar. Positivt med de nätverk för högskolans alla inköpare som ekonomisektionen (upphandlare) leder och initierar. HVV visar på ett bra arbete med arbetsmiljörelaterade frågor inom sin akademi, bl.a. öppen agenda för personalmöten där man kan lägga in punkter som man vill ta upp på kommande möten. Man är även i fas med genomförda medarbetarsamtal. På EST kommer man inom kort att inviga ett pausrum som hela personalen varit med att delaktigt utforma. Förbättringsförslag För att få bättre kontroll och överblick över utrustning och maskiner m.m. som skall besiktigas eller skall kontrolleras bör man ta fram ett kontrollprogram där man fastställer typ av utrustning, plats, kontrollfrekvens, ansvar m.m. Man bör i högre utsträckning kunna integrera miljöfrågans del i forskning och utbildning i miljöledningsarbetet, t.ex. genom att sätt upp mål för detta. Det bör finnas ett tydligare samband mellan de milöaspekter som identifierats som betydande och de mål som fastställs. Man bör ta fram en plan för skydsdronder så att man säkerställer att de täcker in hela verksamheten och kan kontrollera att de blir utförda. Högskolan behöver i högre grad systematisera sitt arbete med ledningssystemet för att på så sätt säkerställa att aktiviteter utförs som planerat. För att komma dit kan man initialt behöva tillsätta extra resurser som stödjer arbetet med ledningssystmet. Förråd mellan metodrum i Eskisltuna (HVV) finns gasflaskor med medicinsk oxygen och komprimerad gas. Rekomenderas att man i samma rum som dessa monterar en handbrandsläckare. I ett förråd "U2-122" mellan sjukgymnasternas metodrum finns ett elskåp som är blockerat. Högskolan behöver säkerställa att studenter ges information kring vad som gäller vid nödlägesutrymmning. Högskolan behöver säkerställa att studenter ges möjlighet till att inkomma med förbättringsförslag avseende miljö och arbetsmiljöarbetet, samt där det behövs även kunna skriva avvikelser. Revisionsplanen för miljö behöver förtydligas avseende vad som skall revideras, vem som skall göra det och när det skall göras. Att hela Mdh exempelvis vid ett revsionstillfälle skall revideras är inte tillräckligt detaljerat. Revisonsplanen skall även ta hänsyn till bl.a. tidigare revisonsresultat, förbättringsförslag, avvikelser etc. för att definiera med vilken frekvens ett område skall revideras, d.v.s där det idientifierats problem behöver revisionsfrekvensen ökas. Sida 3 av 10

4 Förteckning avvikelser OHSAS 18001:2007 Revisionsperiod: till Ort: Västerås AR 1 Delkrav: Identifiera faror, bedöma risker, rangordna åtgärder Rubrik: Frekvens riskbedömning Enligt rutin på intrantätet skall riskbedöming göras vart 5:e år, detta är för sällan. Riskbedöming skall ses över årligen. AR 2 Delkrav: Identifiera faror, bedöma risker, rangordna åtgärder Rubrik: Riskanalyser Plats: EST, Västerås Det är inte alltid som det deltar ett arbetsplatsombud eller skyddsombud då riskanalyser genomförs. AR 3 Delkrav: Identifiera faror, bedöma risker, rangordna åtgärder Rubrik: Riskbedömning Generell riskbedömning är inte genomförd. AR 4 Delkrav: Resurser, roller, ansvar och befogenheter Rubrik: Ansvar och befogenheter Ansvar och befogenheter samt kompetenskriterier är ej definierade för vissa funktioner, t.ex: brandskyddsledare, kemikalieansvarig. AR 5 Delkrav: Resurser, roller, ansvar och befogenheter Rubrik: Delegation I blankett för delegation för arbetsmiljö- och miljöansvar står det att respektive chef varje år skall lämna in en rapport om arbetsmiljö- och miljöarbetet men detta görs inte. AR 6 Delkrav: Dokumentstyrning Sida 4 av 10

5 Förteckning avvikelser OHSAS 18001:2007 Revisionsperiod: till Ort: Västerås Rubrik: Anslagna dokument Plats: Generell Det finns flera anslagna dokument som är ostyrda, saknar datum och namn på utfärdare, ex. Laborationsregler i fysiklab i Västerås och säkerhetsföreskrifter för arbete i verkstäder i Eskilstuna. AR 7 Delkrav: Dokumentstyrning Rubrik: Gammalt dokument På intrantätet finns ett dokument som heter "Metod för riskhantering" som inte stämmer överens med den metod för riskbedömningar som finns idag AR 8 Rubrik: Fel kärl för kemikalie Plats: Verkstaden Byggnadsteknik Västerås En livsmedelsflaska (på korken står det Sprite) används för någon form av kemikalie. Typ av avvikelse:c AR 9 Typ av avvikelse:c Rubrik: Flaska märkt Ramlösa Plats: HVV Metodrum Eskilstuna I "metodrummet" fanns en "Ramlösa-flaska" samt en omärkt plastflaska, båda med okänt innehåll. AR 10 Rubrik: Förvaring av kemikalier Plats: Verkstaden Byggnadsteknik Västerås Fat med frätande kemikalier vid ångpannan är ej placerade på invallade uppsamlingskärl. AR 11 Rubrik: Kemikalieförteckning Plats: Prototyplab Eskilstuna Kemikalieförteckning saknas. Sida 5 av 10

6 Förteckning avvikelser OHSAS 18001:2007 Revisionsperiod: till Ort: Västerås AR 12 Rubrik: Kemikalieförteckning och SDB Plats: Verkstaden Byggnadsteknik Västerås Kemikalieförteckning och säkerhetsdatablad är ej tillgängliga i verkstaden. AR 13 Rubrik: Stege Plats: Verktyget Eskilstuna Utanför prototyplab i verktyget stod en stege som saknar märkning för typgodkännande. AR 14 Delkrav: Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Ögonduschar Plats: Verkstaden Byggnadsteknik Västerås Ögonduschar vid ångpannan har passerat bäst-före-datum. AR 15 Delkrav: Prestandamätning och övervakning Rubrik: Dragskåp Plats: Kemilab EST Rapporter från kontroller av dragskåp är inte tillgängliga på enheten. AR 16 Typ av avvikelse:c Delkrav: Prestandamätning och övervakning Rubrik: Kontroll lingångar Plats: Aula i Eskilstuna Enligt instruktioner från leverantören skall lingångar (lyftanordningen för belysning) i aulan kontrolleras månatligen, detta görs inte. AR 17 Delkrav: Rubrik: Utredning av incidenter, avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Utrymning efter skarpt brandlarm Typ av avvikelse:c Sida 6 av 10

7 Förteckning avvikelser OHSAS 18001:2007 Revisionsperiod: till Ort: Västerås Plats: MdH Västerås Ett "skarpt" brandlarm inträffade i december 2012 till följd av ett pepparkaksbak i ett café i högskolans lokaler. Flera personer (bl.a. elever och café-personal) utrymmde dock ej lokalen. Ingen dokumenterad utredning till följd av detta har kunnat visas. Sida 7 av 10

8 Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 Revisionsperiod: till Ort: Västerås AR 1 Delkrav: Miljöaspekter Rubrik: Nivå för betydande miljöaspekter Plats: Ledning Högskolan har i sitt miljöledningssystem inte definierat när en miljöaspekt blivit betydande eller inte. AR 2 Delkrav: Lagar och andra krav Rubrik: Lagförteckning Lagförteckning i Notisum ännu ej färdigställd. Gäller även arbetsmiljö. AR 3 Delkrav: Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Rubrik: Detaljerat mål för "Mål 1". Plats: Ledning Det detaljerade målet för miljömål 1 "Ökad medvetenhet hos personal och studenter" som innebär att individen skall göra en självbedömning rörande sitt kunnande avseende miljö och hållbar utveckling bedöms ej verkningsfullt som ett miljömål. Så som det vid revisionstillfället är definierat saknar det idag måluppföljning. AR 4 Delkrav: Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Rubrik: Miljömål energi I ett miljömål anges att man skall sänka energiförbrukning med 11% 2010 till 2013 dock så saknas siffror för dessa år. AR 5 Delkrav: Resurser, roller, ansvar och befogenheter Rubrik: Kommitté för Hållbar Utveckling Ansvar och befogenheter för kommittén för Hållbar Utveckling är ej definierade. AR 6 Sida 8 av 10

9 Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 Revisionsperiod: till Ort: Västerås Delkrav: Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Handbrandsläckare Plats: Kemilab EST Två handbrandsläckare ej kontrollerade sen och AR 7 Delkrav: Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Utrymmning av lokaler vid brandlarm Plats: HVV Vid revisionstillfället var det inte känt bland de chefer som deltog hur det säkerställs att alla medarbetare och eventuella studenter utrymmer lokalerna. Kommentar: Avvikelsen gäller även för standardkravet i OHSAS AR 8 Delkrav: Utvärdering av att lagar och andra krav följs Rubrik: Utvärdering Utvärdering av att lagar och andra krav följs är inte genomförd. Gäller även arbetsmiljölagar. AR 9 Delkrav: Interna revisioner Rubrik: Planering av revisioner Plats: Ledingen Interna revisioner är inte genomförda på alla enheter. Man skall i revisionplanen fastställa att arbetat påbörjas och de flesta enheter får revision genomförd under som svar på avvikelsen krävs att revisionsplan fatställs. 2. genomförda interna revisioner kommer att följas upp under hösten 2013 AR 10 Delkrav: Rubrik: Plats: Status: 4.6 Ledningens genomgång Ledningens genomgång Ledningen Väntar på svar från kund Sida 9 av 10

10 Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 Revisionsperiod: till Ort: Västerås Ledningens genomgång har ej behandlat ledningssystemets effektivitet samt att det saknas beslut, eller hänvisningar till beslut, gällande lagefterlevnad och hantering av orsaksanalyser vid incidenter. Sida 10 av 10