Lägesrapport avseende införandet av miljöledningssystem med förslag till det fortsatta arbetet.

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret Johan Sundqvist Dnr: Fax KS/2006:137 /Kommunstyrelsen/ Lägesrapport avseende införandet av miljöledningssystem med förslag till det fortsatta arbetet. Ärendebeskrivning Grunden för införandet av ett miljöledningssystem enligt ISO lades i Kommunfullmäktiges beslut om flerårsplan och budget för Där anges att kommunen skall införa ett sådant system fram till år 2010: För att stärka och tydliggöra kommunens miljöarbete ska kommunen genomföra ett genomgripande miljöledningssystem. Målet är att Upplands Väsby ska certifieras enligt ISO Vi avser även att initiera en sådan process i Väsbyhem. Svenska företag är världsledande i arbetet med certifierade miljöledningssystem. Likaså har ett flertal statliga myndigheter sådana system i funktion. På landstingsnivå så är hela Stockholms Läns Landstings verksamhet miljöcertifierat. I den kommunala sektorn finns miljöledning i olika former och för olika delar av verksamheter dock endast ett certifierat miljöledningssystem (Östersunds kommun), vilket innebär att Upplands Väsby kan bli bland Sveriges första kommuner som inför ett certifierat miljöledningssystem för hela verksamheten. Bedömning är att införandet av ett miljöledningssystem i kommunen skulle få flera positiva konsekvenser för Upplands Väsby: 1. Det stöder kommunens miljöarbete, vilket i sin tur skapar bättre miljö och därigenom höjd livskvalitet för kommuninvånarna. 2. En potential för kostnadseffektiviseringar tillvaratas och därigenom hushållas bättre med skattebetalarnas pengar. 3. Kommunens varumärke stärks och därmed dess konkurrenskraft. Syftet med den internationella standarden, inom miljöledningsområdet, ISO är att tillhandahålla delar i ett effektivt miljöledningsarbete, som kan integreras med andra ledningskrav för att underlätta för organisationer att nå både miljömål och ekonomiska mål. 1

2 Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa aktivitetsplan och tidplan för införande av ett certifierbart miljöledningssystem enligt ISO för Upplands Väsby kommuns verksamheter. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa den miljöutredning som tagits fram enligt slutrapport Kommunstyrelsen fastställer de betydande miljöaspekter som tagits fram enligt miljöledningsrutinen MR 3.1. Kommunstyrelsen ger KLK i uppdrag att revidera kommunens miljöpolicy i enlighet med de fastställda betydande miljöaspekterna. Kommunstyrelsen beslutar att ge kommunledningskontoret i uppdrag att vidareutveckla rollen som miljöombud, enligt nedan, i samråd med förvaltningarna. Bakgrund Syftet med att införa ett miljöledningssystem är naturligtvis främst att främja och underlätta kommunens miljöarbete. Samtidigt kan man baserat på erfarenheter från miljöledningssystem som införts i företag och myndigheter peka på de potentiella vinsterna med ett infört miljöledningssystem: 1. Miljöledningssystemet stöder kommunens miljöarbete genom att skapa ett system för kontinuerliga förbättringar och systematiskt miljöarbete. Detta ska i sin tur skapa bättre miljö och därigenom höjd livskvalitet för kommuninvånarna. 2. Tillvarata potential för kostnadseffektiviseringar och därigenom hushålla bättre med skattebetalarnas pengar. Likaså syftar ett miljöledningssystem till att skapa ordning och reda och därmed underlätta ledningens arbete med att leda verksamheten. I den genomförda miljörevisionen konstateras att ett fullt infört miljöledningssystem får positiva effekter på kvalitetsarbetet och på ekonomin. 3. Stärka kommunens varumärke och därmed dess konkurrenskraft. En kommun med ett strategiskt och framgångsrikt miljöarbete, liksom ett framstående kvalitetsarbete och en väl fungerande, kostnadseffektiv förvaltning skapar högre värde för invånare och näringsliv i kommunen. Därmed kan dess attraktionskraft öka. Möjligheten att bli en av Sveriges första kommuner med ett certifierat miljöledningssystem kan skapa ett betydande publicitets- och marknadsföringsvärde för Upplands Väsby. För att kunna beskriva förutsättningarna för, och värdet av, införandet av ett miljöledningssystem i kommunen behöver vi en beskrivning av vad miljöledningssystem är och vad som gör verktyget effektivt. Organisationer av olika slag arbetar alltmer med att uppnå och visa på bra miljöprestanda. Man gör detta genom att minska miljöpåverkan som orsakas av aktiviteter, produkter eller tjänster, i linje med sin miljöpolicy och sina miljömål. Organisationerna gör detta mot bakgrund av allt hårdare lagstiftning, utveckling av nya ekonomiska styrmedel och andra åtgärder som avsedda att främja miljöskydd. En annan viktig drivkraft är det ökande engagemang som intressenter 2

3 i form av kunder, medborgare etc. känner inför frågor om miljö och hållbar utveckling. Många organisationer har genomfört miljöutredningar eller miljörevisioner för att utvärdera sin miljöprestanda. Att enbart göra sådana utredningar och revisioner är inte tillräckligt för att en organisation skall vara säker på att dess miljöprestanda uppfyller nuvarande lag- och policykrav och att den kommer att göra detta även i fortsättningen. För att bli verkningsfulla måste resultaten av miljöutredningarna och miljörevisionerna omsättas i ett strukturerat miljöledningssystem och integreras i det övergripande ledningsarbetet. Syftet med den internationella standarden, inom miljöledningsområdet, ISO är att tillhandahålla delar i ett effektivt miljöledningsarbete, som kan integreras med andra ledningskrav för att underlätta för organisationer att nå både miljömål och ekonomiska mål. Standarder inom miljöområdet, liksom andra internationella standarder, är inte avsedda att användas för att skapa tekniska handelshinder eller skärpa eller ändra de skyldigheter som en organisation har enligt lag. ISO anger kraven på ett miljöledningssystem som gör att en organisation kan utveckla och införa en policy och upprätta mål som tar hänsyn till lagkrav och till betydande miljöaspekter. Standarden kan tillämpas på alla organisationer, oberoende av typ eller storlek och den kan anpassas till geografiska, kulturella och sociala förhållanden. Systemets huvuddelar är följande; Hur arbeta med miljöledningssystem? Ledningens engagemang - Hur skall vi förbättra oss? Miljöutredning - Hur påverkar vi miljön? Miljöbokslut - Vad har vi gjort? Miljörevision - Hur går miljöarbetet? ISO Miljöpolicy - Hur ser vi på miljön? Övergripande miljömål - Vad skall vi prioritera? Miljöprogram - Hur ska vi gå tillväga? Miljöorganisation - Vem gör vad? Genomslagskraften är dock beroende av engagemang på alla nivåer och funktioner inom organisationen, särskilt hos den högsta ledningen. Ett miljöledningssystem gör att en organisation kan upprätta en miljöpolicy och sätta mål för sitt miljöarbete. Miljöledningssystemet gör det också möjligt för en organisation att införa processer för att nå åtaganden i policyn och att genomföra åtgärder för att förbättra organisationens miljöprestanda och kunna visa att organisationen lever upp till miljöledningsstandardens krav. Det övergripande målet för 3

4 miljöledningsstandarden är att vara ett stöd i arbetet med miljöskydd och att förebygga miljöföroreningar samtidigt som nödvändig hänsyn tas till socioekonomiska behov. Många organisationer styr sin verksamhet med system av processer som samverkar. Detta kan kallas för ett processbaserat ledningssystem. Miljöledningsstandarden bygger på samma principer dvs. Planera, Genomföra, Följa upp och Förbättra. Eftersom PDCA (eng. Plan-Do-Check-Act) kan tillämpas på alla processer är ett systematiserat miljöledningsarbete förenligt med principerna för exempelvis Effektiv ledning i en politiskt styrd organisation, vilket är de överordnade principerna för Upplands Väsbys ledningssystem. Det är viktigt att poängtera att miljöledningsstandarden inte anger absoluta krav på miljöprestanda utöver de åtaganden som finns i miljöpolicyn om att följa tillämpliga miljölagar och andra krav som organisationen berörs av, om att förebygga förorening och om ständiga förbättringar. Det kan sålunda inträffa att två organisationer, som bedriver liknande verksamhet, båda uppfyller miljöledningsstandardens krav även om deras miljöprestanda är olika. Att organisationen på ett systematiskt sätt inför metoder för miljöledning kan bidra till att optimera resultaten för alla intressenter. Att en organisation följer miljöledningsstandarden garanterar dock inte i sig att organisationen når de bästa miljöresultaten. För att nå miljömålen bör miljöledningssystemet därför även leda till att organisationen överväger att införa bästa tillgängliga teknik, när detta är lämpligt och ekonomiskt möjligt, samtidigt som hänsyn tas till hur kostnadseffektiva sådana tekniker är. Detaljnivån och komplexiteten i miljöledningssystemet, omfattningen av dokumentation och de resurser som krävs beror bl.a. på omfattningen av systemet, organisationens storlek och typen av aktiviteter, produkter och tjänster. Detta gäller i synnerhet för små och medelstora verksamheter. Lägesrapport Miljörevison Vid den externa miljörevision som genomfördes våren 2006 var uppdraget att genomföra en förrevision gentemot ISO Detta innebar att den externa miljörevisor som genomförde revisionen gick igenom det befintliga miljöarbetet i Upplands Väsby utifrån de kravelement som ställs upp i den internationella standarden för miljöledning (ISO 14001). Revisionen påpekade följande positiva iakttagelser, respektive områden som behöver förbättras innan en certifiering kan ske: Positiva iakttagelser Stort och brett intresse för miljöarbete hos medarbetarna i de olika förvaltningarna. Övergripande och detaljerade mål finns. Miljöredovisningar presenteras regelmässigt. Förbättringsområden 4

5 Gemensam metod för att ta fram miljöaspekter och därur betydande miljöaspekter saknas. Styrning och övervakning/mätning av betydande miljöaspekter och lagkrav kan förbättras. Gemensam rutin för dokumentstyrning saknas. Hur olika redovisande dokument hanteras behöver ses över (Identifiering- Insamling-Förvaring-Gallring). Integrering av miljöarbetet i det normala ledningsarbetet bör ske. Ett fullt infört miljöledningssystem får positiva effekter även på kvalitetsarbetet och sammantaget på ekonomin. Vidare gav miljörevisionen följande resultat: 27 iakttagelser 14 avvikelser varav 8 allvarliga och 6 mindre allvarliga De avvikelser, som enligt revisionen betecknas som allvarliga, innebär att Upplands Väsby i nuläget inte skulle kunna genomgå en miljöcertifieringsprocess och erhålla certifiering. Det innebär emellertid inte, enligt revisionen, att det saknas möjligheter för kommunen att efter genomförda förbättringar kunna certifiera miljöledningssystemet. Arbetet med att följa upp och åtgärda dessa avvikelser inleddes under sommaren Miljölagstiftning En av de första åtgärderna bestod i att garantera tillgången till relevant miljölagstiftning för respektive förvaltning. Upplands Väsby handlade upp den miljöjuridiska sakkunskapen för att upprätta en heltäckande och kommunövergripande lagförteckning på miljöområdet. Vidare erhöll varje förvaltning en egen förteckning för just sitt specifika verksamhetsområde. I avtalet ingick också tillgången till Miljöbokhyllan som är ett Internetbaserat verktyg där alla lagar, förordningar och andra krav finns samlade. Detta verktyg har under hösten 2006 lagts ut på kommunens intranät. Vidare ingår även kontinuerlig bevakning och uppdatering av laglistorna. Miljöutredning Under hösten påbörjades en inledande miljöutredning för hela kommunens verksamhet. En slutsats från den externa miljörevisionen var att utgångspunkten för miljöarbetet måste bygga på en samlad miljöutredning som omfattar alla förvaltningsområden. De bör vara väl utförda och följa en gemensam struktur. Fram till 2006 fanns utredningar endast för vissa verksamheter och det fanns strukturella skillnader mellan dessa som gjorde det svårt att få överblick över situationen. Upphandlingen av konsultstöd genomfördes under hösten samt projektstart skedde under hösten. Arbetet blev klart under våren

6 Miljöledningssystemet Kommunledningskontoret har under hösten 2006 påbörjat arbetet med att skapa miljöledningsrutiner inom alla de 18 kravelement som berör den centrala styrningen av miljöledningssystemet. Vidare har även två verksamhetsanknutna miljöledningsrutiner tagits fram under hösten 2006 samt våren Den ena är fastställd och rör offentlig belysning och är framtagen i samarbete mellan Teknik & Service samt KLK/Miljö. Den andra är framtagen i samarbete mellan upphandlingsfunktionen och KLK/Miljö, dock ej beslutad. Miljöorganisation Upplands Väsby har sedan tidigare använt sig av en miljöorganisation som inneburit att den centralt placerade miljöstrategen samordnat och lett kommunens övergripande miljöarbete där miljöledning ingått. Till sin hjälp har miljöstrategen haft miljöombud ute på respektive förvaltning. Denna grupp har utgjort den centrala arbetsgruppen avseende miljöledning. Beslut om miljöombuden och deras roll togs redan vid KS Behovet av att vidareutveckla funktionen som miljöombud är avgörande för den vidare framgången av miljöledningssystemsarbetet. Kommunledningskontoret ser att en sådan vidareutveckling bör ha följande inriktning; Miljöombuden ansvarar för framtagning av underlag till övergripande och detaljerade miljömål, aktiviteter till miljöledningsprogrammet samt överordnat ansvar för framtagande av policy, rutinbeskrivningar och instruktioner för respektive miljöombuds förvaltning. Detta arbete sker i samråd och samverkan med miljöstrategen. Vidare skall miljöombuden medverka i uppdatering av miljöaspektsregister. I miljöombudets ansvar ingår även att underhålla och följa upp arbetet inom respektive förvaltnings ansvars- och verksamhetsområde. Miljöombudet utses av respektive förvaltningschef. Miljöombudet har möjlighet att skapa arbetsgrupper för att lösa sina respektive ansvarsområden. Miljöombudsrollen bör i det vidare utvecklandet av miljöledningssystemet kunna fungera som interna miljörevisorer. Detta förutsätter givetvis att miljöombuden får utbildning samt resurser för att genomföra ett sådant uppdrag. Miljöombuden har under 2006 och 2007 varit en ovärderlig resurs i arbetet med den externa miljörevisionen, utformningen av lagförteckningarna avseende miljö, miljöutredningen m.m. Miljöutbildning Mot bakgrund av att Upplands Väsby kommun avser att miljöcertifiera hela den kommunala verksamheten enligt ISO till år 2010 behövs en övergripande miljöutbildning för alla medarbetare. Kommunledningskontoret arbetade i samarbete med Stockholms Universitet under hösten 2006 och våren 2007 fram ett förslag till webbaserad miljöutbildning. Utbildningens tänkta målgrupper är i första hand kommunens chefer uppdelade på 4-5 grupper och tillfällen, vilket motsvarar ett utbildningsbehov av en halv dag 6

7 ca 4 timmar. Utbildningen bör kunna starta VT Efter utbildningen skall det finnas fysiskt kursmaterial att tillgå i form av pärm eller böcker. Tanken är vidare att efter det att cheferna har genomgått utbildningen så skall steg 2 genomföras i forma av att deras medarbetare d v s alla anställda i kommunen skall genomgå en webbaserad miljöutbildning. Detta för att minska produktionsbortfallet som kostnadsvolymen som skulle uppstå vid en fysisk utbildning. Efter avklarad webbutbildning är det tänkt att de anställda ska genomgå ett test/prov via webben för att få kommunens miljökörkort. Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa aktivitetsplan och tidplan för införande av ett certifierbart miljöledningssystem enligt ISO för Upplands Väsby kommuns verksamheter. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa den miljöutredning som tagits fram enligt slutrapport Kommunstyrelsen fastställer de betydande miljöaspekter som tagits fram enligt miljöledningsrutinen MR 3.1. Kommunstyrelsen ger KLK i uppdrag att revidera kommunens miljöpolicy i enlighet med de fastställda betydande miljöaspekterna. Kommunstyrelsen beslutar att ge kommunledningskontoret i uppdrag att vidareutveckla rollen som miljöombud, enligt nedan, i samråd med förvaltningarna. Kommunledningskontoret Björn Eklundh Kommundirektör Johan Sundqvist Miljöstrateg Bilagor: Aktivitetsplan Tidplan Miljöutredning MI Miljöledningsrutin MR 3.1 Miljöaspektsregister MI Utvärderingsmodell för miljöaspekter MI