Praktikrapport. Göteborgs Universitet. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Kvalificerad arbetspraktik med. samhällsvetenskaplig inriktning

Transkript

1 Praktikrapport Göteborgs Universitet Samhällsvetenskapliga fakulteten Kvalificerad arbetspraktik med samhällsvetenskaplig inriktning Hannes Larsson Westerlund Göteborgs Spårvägar AB Box 424, Göteborg Besöksadress: Rantorget 4, Göteborg

2 Praktikrapport Göteborgs Spårvägar AB Under höstterminen 2011 har jag praktiserat på HR-avdelningen på Göteborg Spårvägar AB. Min praktikhandledare har varit HR-chefen. Göteborgs Spårvägar är ett kommunägt aktiebolag som driver kollektivtrafik och kringtjänster till kollektivtrafik i Göteborgsområdet. I den här praktikrapporten kommer jag först att presentera Göteborgs Spårvägar och HRavdelningen för att sedan skriva om min praktik och den nytta jag haft av praktiken i min utbildning. Min studiebakgrund Jag har en examen från personalvetarprogrammet vid Göteborgs universitet. Min examansuppsats handlade om hur föräldraledighet påverkar mäns yrkesidentifikation. Beskrivning av Göteborgs Spårvägar AB Göteborgs Spårvägar är ett företag med en lång historia. Göteborg har haft spårvagnstrafik sedan 1879 då ett brittiskt bolag öppnade den första linjen med hästdragna spårvagnar. Sedan 1900 drivs Göteborgs spårvagnar i kommunal regi omvandlades spårvägen till ett aktiebolag ägt av Göteborgs Stad ombildades Spårvägen till en koncern med tre dotterbolag och ett moderbolag: GS Spårvagn är det största dotterbolaget med drygt 1000 anställda, därefter kommer GS Buss med 700 anställda, GS Trafikantservice med runt 200 anställda och Göteborg Spårvägar AB (Moderbolaget) med runt 20 anställda (hösten 2011). Spårvagnsbolaget kör spårvagnar, reparerar och underhåller spårvagnar samt reparerar och bygger ny spårvagnsräls. Bussbolaget kör busstrafik. Trafikantservice säljer kringtjänster till kollektivtrafiken, till exempel hållplatsservice, biljettkontroll, informatörer, trafikledning och skylttillverkning.

3 Det är Västtrafik som samordnar, beställer och upphandlar kollektivtrafiken i Västra Götalands Regionen och därmed också i Göteborg. När det gäller busstrafiken och trafikantservice upphandlas deras verksamheter i konkurrens med andra entreprenörer. Spårvagnstrafiken upphandlas däremot inte i konkurrens med andra bolag utan där är Göteborgs Spårvägar den enda operatören som driver spårvagnstrafik på direkt uppdrag av Trafikkontoret i Göteborgs Stad. Moderbolaget På moderbolaget Göteborgs Spårvägar AB arbetar runt 20 personer med centrala stabsfunktioner som ekonomi, Human Resources och kommunikation. På HR-avdelningen arbetar elva personer med olika HR-frågor. Avdelningen ser idag ut så här: åa = årsarbetare De tre HR-konsulterna arbetar som HR-stöd åt varsitt av de tre dotterbolagen medan övriga roller på HR-avdelningen arbetar brett gentemot alla tre dotterbolag. HR-konsulterna sitter med i ledningsgruppen för respektive dotterbolag och HR-chefen sitter i koncernens ledningsgrupp. Historiskt sett tillhörde HR-konsulterna inte den centrala personalavdelningen utan jobbade mycket närmre verksamheten och de operativa cheferna. De senaste tre-fyra åren har HRfunktionen omorganiserats i riktning mot att bli mer rådgivande. HR-avdelningen har inte en samlad arbetsplats utan sitter utspritt, dock i samma hus. HRchefen, förhandlingschefen och HR-konsulterna har egna kontor och lönekontoret och systemsansvariga har arbetsplatser i ett kontorslandskap. I samma kontorslandskap har jag haft min egen arbetsplats under praktiken. Arbetstiderna varierar inom avdelningen. Vissa grupper har flexibel arbetstid med rätt till övertid medan andra har oreglerad arbetstid. Så har det också varit för mig. I kontorslandskapet där jag hade min arbetsplats var det vissa perioder

4 väldigt bullrigt och stressigt. Det hände ett par gånger att jag då tog min jobbdator och gick till ett tyst bibliotek och jobbade där istället när jag hade möjlighet till det. Mina arbetsuppgifter Min praktik på Spårvägen började med att jag fick en introduktion i Spårvägen och HRsystemen i Göteborgs Stad. Den första perioden ägnade jag mycket tid åt att sätta mig in i hur Spårvägen är uppbyggd, studera kollektivavtal, samverkansavtal och att gå utbildningar i de IT-stöd som finns för HR i Göteborgs Stad. Jag fick också en utbildning i Spårvägens intranät som senare kom till nytta när jag publicerade HR-nyheter och uppdaterade personalhandboken. När jag började min praktik var jag och min handledare inte helt på det klara med vilken min praktikuppgift skulle vara. Vi hade den preliminära praktikplanen att utgå från men den var generellt formulerad så jag började med att studera två uppsatser som skrivits av personalvetarstudenter vårterminen 2011 på GS. Med utgångspunkt i dessa uppsatser och deras slutsatser tillsammans fram till att jag skulle fokusera på attraktiv arbetsgivare och employer branding. Under hela praktikperioden har jag arbetat självständigt med de frågorna när jag haft tid över. Göteborgs Stad har ett projekt kring employer branding vars material jag har utgått från. Jag har också träffat och intervjuat en person som jobbar med employer branding centralt på Göteborgs Stad. Jag har också varit ute och intervjuat chefer och tjänstemän på olika nivåer på Göteborgs Spårvägar. Resultatet av dessa efterforskningar har jag sedan sammanställt i två dokument. Den första är en plan för hur Spårvägen ska använda sig av yrkesambassadörer i syfte att marknadsföra sig som arbetsgivare. Den andra är en plan för strategisk kompetensförsörjning som kartlägger vilka yrkesgrupper som riskerar att bli bristyrken för Göteborgs Spårvägar. Ett problem med att praktisera på HR-avdelning är att en hel del av frågorna som hanteras i det dagliga arbetet är känsliga personrelaterade frågor, till exempel rehabilitering. Det är alltså inte helt lyckat att ha en praktikant som går bredvid i sådana ärenden. Som tur är finns det andra möten och arbetsuppgifter som jag fick möjlighet att delta i. Det tillträde jag fick till organisationen var genom HR-konsulterna. Jag gick bland annat bredvid dem på olika sorters möten med chefer och arbetsledare ute i verksamheten. Genom detta fick jag en god uppfattning om vilken sorts frågor som HR-avdelningen har att hantera på Spårvägen.

5 En återkommande arbetsuppgift jag hade var att vara sekreterare på samverkansmöten på GS Spårvagn och Moderbolaget. Spårvägens samverkansavtal bygger på det samverkansavtal som Göteborgs Stad har. Samverkansavtalet ersätter fackliga förhandlingar enligt MBL (Lag om medbestämmande i arbetslivet) och innebär en utökad förhandlingsplikt för arbetsgivaren. Alla möjliga verksamhetsfrågor kan tas upp på samverkansmöten som är ett forum för dialog mellan arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna. Eftersom Moderbolaget är väldigt litet och enbart består av tjänstemän och GS Spårvagn har runt tusen medarbetare som kör spårvagn och jobbar i verkstäder blir samverkansmötena väldigt annorlunda. Det var väldigt spännande och lärorikt att delta i dessa möten och se hur facklig samverkan kan fungera på olika sätt. Min uppgift på dessa möten var att föra protokoll och det har varit nyttigt att få lära sig hur ett bra samverkansprotokoll ska se ut. En rolig grej med ett av dessa protokoll var en formulering i en kontroversiell fråga som de fackliga var oense om. Jag vet inte hur många gånger den formuleringen ändrades innan de slutligen var nöjda men protokollet mailades fram och tillbaka i flera veckor. Ibland kan varje enskilt ordval vara viktigt. Jag har också deltagit i ett antal olika rekryteringsprocesser som ett stöd antingen till HRkonsulterna eller till någon chef. Det har varit olika tjänster, från timanställda informatörer till rekryteringsspecialist och strategisk inköpare. Min roll i dessa sammanhang har varit att vara bisittare vid intervjutillfällen och bollplank i bedömningen som görs efteråt. En annan aktivitet som jag lärde mig mycket på var genom att delta i alla interna möten på HR-avdelningen. Dels var det arbetsplatsträffar, APT, som hölls två gånger under hösten. Dels var det HR-uppföljningsmöten var tredje vecka. APT och HR-möten ägnades i stora delar till samtal om vad HR-avdelningens strategiska prioriteringar skulle vara. Slutligen var det Avtalsmöten var fjärde vecka som ägnades åt att dryfta arbetsrättsliga frågor. Utöver detta har jag även ägnat en del tid åt administrativa arbetsuppgifter. Detta var något som jag själv bad om att få göra. Det fanns två skäl. Dels ville jag ha fler uppgifter. Dels ville jag förbereda mig för framtiden eftersom det är troligt att mitt första arbete inom HR kommer att innehålla ganska mycket administration. Så jag har ägnat tid åt att lära mig och utföra HRadministrativa arbetsuppgifter som t.ex. att uppdatera lönelistor, skriva anställningsavtal, lägga in anställningar i systemen samt sammanställa och rapportera personalstatistik. Sammanfattningsvis har jag under praktiken ägnat mig åt följande: Kompetensförsörjningsplan

6 Yrkesambassadörsplan Sekreterare på samverkansmöten Stöd i rekryteringsprocesser HR-administrativa arbetsuppgifter Uppdatera personalhandboken Publicera nyheter på intranätet Utbildning i Göteborgs Stads gemensamma HR-system Analys av praktikens nytta Sammanfattningsvis så vill jag säga att praktikterminen har varit väldigt givande och jag har lärt mig jättemycket. Genom praktiken har jag blivit mer självsäker inför framtida arbeten. Ju mer jag tänker på det desto märkligare uppfattar jag det att det inte ingick någon riktig praktik på personalvetarprogrammet. Det är först genom min praktik på Göteborgs Spårvägar som jag har fått en rimlig uppfattning om hur HR-arbete kan se ut i praktiken. Det är också först nu som jag har kunnat se att personalvetarprogrammet faktiskt har förberett mig för det arbetet ganska väl. Jag kände det särskilt tydligt i de rekryteringsprocesser som jag medverkade i att mina studier lärt mig ett sätt att tänka på som är till stor nytta i sådana situationer. En fördel med Göteborgs Spårvägar som praktikplats är att det är en organisation som utvecklas väldigt mycket och där det hela tiden händer nya saker. Det är också intressant att få inblick i en organisation som de flesta göteborgare har åsikter kring. Spårvägen är ju på gott och ont (mest ont) ett företag som ofta exponeras i media. Sen har det också varit givande att få sätta sig in i en verksamhet som befinner sig mellan näringslivet och kommunen. Spårvägen är ju ett kommunägt aktiebolag som konkurrerar på marknaden med andra entreprenörer. En nackdel med praktiken är att HR-chefen varit min handledare. Vi har haft bra handledarmöten som har lett framåt men tyvärr har HR-chefen inte haft tillräckligt med tid för mer informell kontakt och avstämning. Hade jag fått göra om något i min praktiktermin så hade det varit att ha en annan handledare som jag hade kunnat ha tätare avstämning med. Ibland kanske man bara behöver ställa en kort fråga eller prata i några minuter. Jag tror att jag

7 hade fått ut ännu mer av praktiken om jag hade haft någon av HR-konsulterna som handledare. Jag har även lärt mig mycket av sådant som inte har gått så bra. Jag vill nämna en händelse som jag inte ser som en nackdel men som dock var ett bakslag i mitt arbete med kompetensförsörjningsplanen. Vid en av intervjuerna som jag genomförde stötte jag på ett kraftigt motstånd från en tjänsteman som inte ville svara på mina frågor. Jag lyckades inte övervinna motståndet och fick nöja mig med att inte få svar på mina frågor. Just den händelsen tvingade mig dock att tänka till ordentligt kring hur politiska motsättningar och förtroende mellan olika hierarkiska nivåer inom organisationen fungerar innan jag kunde förstå vad som hade hänt. På det sätter var den händelsen oerhört lärorik för mig, även om den gjorde att kompetensförsörjningsplanen inte blev så bra som den borde ha blivit. Rekommendationer till framtida praktikant Jag vill verkligen rekommendera framtida praktikanter att göra praktik på Göteborgs Spårvägar. Det är ett stort och seriöst företag som har en väl fungerande och professionell HR-avdelning. Generella rekommendationer till en praktikant är att se praktiken som ett tillfälle för dig att lära dig så mycket som möjligt. Det är inte meningen att du ska vara nyttig och utföra ett arbete som om du var anställd och avlönad. Det är meningen att du ska lära dig saker. Det bör vara ditt huvudfokus. Sen om du är till nytta är det ingen nackdel, men jag tycker att man ska tänka på vad man själv vill ha ut av sin praktikperiod. En annan rekommendation är att dokumentera det du gör. Jag förde en slags dagbok under praktiken. Jag använde dagboken som ett sätt att nedteckna och analysera det jag gjorde på dagarna vilket gjorde att jag fick ut mer av min praktik än jag annars hade fått. Det är också viktigt att ta egna initiativ och visa att du vill lära dig och utvecklas. Det går att forma din praktikperiod till något som du är intresserad av att göra genom att ta egna initiativ.