Agenda för mötet med projektsamordnarna 24/3 kl

Transkript

1 Agenda för mötet med projektsamordnarna 24/3 kl Senaste nytt från Ulla Ett särskilt välkommen till Christina Skogberg, som tagit över ansvaret för Samverkan efter Gudrun Boström. Upphandlingen Den senaste tiden har Ulla ägnat mycket tid till upphandling av konsulter. Vi är nu i slutfasen av det digra utvärderingsarbetet av 27 anbud, ett arbete som påbörjades i november och som av olika skäl (bl.a. många inblandade samarbete med PoU) borde varit klart för länge sedan. Ullas argument för att använda konsulter är mitt behov av konsultstöd, att få hjälp med konkreta metoder för hur man jobbar fram visioner och strategier. Hur ta sig från a till ö? Jobbet ska vi självklart göra själva. Vi sparar mycket tid och energi på att använda väl dokumenterade och fungerande processmetoder och definitioner. Det är skönt att slippa uppfinna hjulet, vilket kräver mycket tid och energi och det blir inte tillräckligt proffsigt och effektivt. Projektorganisationen? Projektgruppen har den senaste tiden diskuterat hur projektorganisationen bör se ut i det fortsatta arbetet. Under strategifasen är ambitionen att arbeta på tvären/universitetsövergripande. När vi identifierat de viktigaste strategiska områdena, kommer vi att behöva strategisamordnare som leder detta arbete. Vi funderar just nu på om vi kommer att behöva tvärsamordnarna, kanske kan dessa istället bli ansvariga för ett prioriterat strategiskt område? Styrgruppen kommer att få en tydligare ansvar för vad-frågorna. D.v.s. att ta ställning till formuleringar, prioritera strategiska områden o.s.v. Vi funderar även på om vi ska ha referensgrupp med externa intressenter som kan lämna synpunkter på förslag till visioner och strategier? Projektsamordnarna för fakulteterna, UB, förvaltningen kommer att ha en fortsatt viktig roll när övergripande visioner och strategier ska omsättas i strategier och handlingsplaner för den egna organisationen. Vilken roll vill ni projektsamordnare ha? Erik och Matts var överens om att det är bra att det finns en flexibilitet inte låsa fast sig i ett sätt att arbeta. Tom betonade att det är viktigt att fortsätta arbetet i tvärsgående processer, att lyfta fram generella iakttagelser och slutsatser för hela universitet. Kurt-Allan tyckte att vi bör dra ihop arbetet i stället för att dra isär. Nu har vi försökt låta varje hörn komma till tals. Nu är det viktigt att hitta gemensamma lösningar. Alla stora frågor påverkar varandra Hur mycket ska vi då jobba spretigt och längst ut? Hans kommenterade att det är inne nu att ska peka ut ett litet antal områden, att identifiera styrkor och svagheter. Effekten är att vissa områden blir överfinansierade, men andra blir helt bortglömda. Ett universitet ska ha en god bredd. Inte peka ut fem områden, bredden är det viktiga.

2 Ulla förtydligade att när hon pratar om strategiska områden menar hon inte forskningsområden, utan strategiska områden som har stor betydelse för vår konkurrenskraft, tex. kompetensförsörjning, förutsättningar för framgång. Om konsulter Hans betonade att universitetets värld skiljer sig från andra världen. Konsulterna ska vara till i samråd med oss hjälpa oss att lägga upp arbetet. Det är viktigt att styra konsulterna och inte ge dem fria händer. Kurt-Allan undrade hur vi använder och återanvänder resultatet av alla aktiviteter som ordnats i arbetet? Ulla berättade att hon tillsammans med Åsa R lusläst alla rapporter + ett antal ytterligare dokument, rapporter, utredningar, årsredovisning m.m. och sorterar synpunkter under olika rubriker, t.ex. Konkurrens och konkurrenskraft Utbud och efterfrågan Tid och otid Strategiskt arbete 40-talisternas uttåg Vår ambition är att försöka se helheten och hitta det som är gemensamt på tvären. Ulf funderade över hur vi kan hitta en samsyn mellan olika aktörer på campus. Vi begriper bara det vi själva håller på med. Cross-impact-analysen var ett oväntat sätt att arbeta på. Vi skulle ha beordrats läsa på nulägesrapporterna. Det var en poäng att de rumsterade med oss och tvingade oss att tänka. Vad är det gemensamma, det särskiljande och det unika? Han påpekade också nackdelen med att inte forskning finns som en egen rapport. Den som skrivit om sin fakultet påverkas av den fakultetskulturen. Viktigt att se på även forskning med ett universitetsövergripande perspektiv. När den vetenskapliga produktionen värderas är det de internationella publikationerna som gäller, men humanister och samhällsvetare har andra värden. Nästa styrgruppsmöte Förhoppningsvis har vi då skickat ut ett utkast till nulägesrapport som vi ska ha en första diskussion kring. Vi ska också boka in en halv dag i månaden under hösten för strategidiskussioner. Nulägesrapporten Vi läser, funderar och skriver för fullt. Försöker ha ett tvärperspektiv och se mönster och samband, därför jobbar vi inte med de självskrivna rubriker vi haft i nulägesfasen. Vi kommer att använda citat och hänvisa till alla rapporter under en mängd olika rubriker. Projektsamordnarna kommer att få se och kommentera ett utkast. 2 Senaste nytt från projektsamordnarna Hans: Har en arbetsgrupp som träffats rätt tätt. Några har bara varit med på ett sammanträde. Vissa personer överutnyttjas av sig själva och av omgivningen. Det finns andra som underutnyttjas, eller inte låter sig utnyttjas. Har fått mycket bra hjälp, inte minst av administratörerna som har en bra överblick över hela universitetet. Har intervjuat projektsamordnare eller någon alternativ person, och studenter. Det har varit givande. Men hur kan man veta hur representativ en student som framför något är?

3 Hans påpekade att det är svårt att veta var man ska leta ny information på hemsidan. Skulle vilja ha senaste nytt i ett mail med länkar till ny information. Kurt-Allan arbetar i två steg. Steg 1. Ger alla som vill möjlighet att diskutera i tvärgrupper över enheterna med utgångspunkt från nulägesanalyser och annat. Matts har lovat delta i en förövning med kontaktpersoner för dessa övningar. Steg 2. De framtagna önskade bilderna ska diskuteras och sorteras i ett traditionellt chefsmöte dit även 1 medarbetar från varje enhet samt representanter från fakultetskanslierna är inbjudna. Utmaningen är vilka grundläggande instruktioner som ska ges för arbetet med att ta fram visionära bilder Risken är att man pratar om de dagliga problemen. Tom genomför en tvåstegsraket: 1. träffar samtliga institutioner i minst två timmar. Har betat av sex stycken, två kvar. Visionerna sträcker sig långt fram för vissa och väldigt kort för många andra. Den 2/4 genoförs en halvdag med fakulteten. Delaktigheten får godkänt. Ulf har valt att gå vidare med de tio områdesansvariga som kom till i nulägesarbetet. Redan då kom många in på visioner i diskussionerna. De ska leverera före påsk. Underlaget ska processas till ett förslag till fakultetsnämnden den 24/4. Intressant att få tematiska bilder om t.ex. decentraliserad utbildning 2010 ett område som blir allt mer intressant ju mer man kommer in i arbetet med Ö-vik ochskellefteå. Har med studentrepresentanter i alla temagrupper. I eftermiddag har tidigare dekaner och alerta professorer, som startat upp universitetet bjudits in till en emerititräff. Syftet är att få inspel från dem, hur de såg på framtidsutsikterna och hur det har gått. Christina ska jobba vidare med samverkansprocessen efter Gudrun, har varit med i hennes arbetsgrupp. Det var många aktiviteter som man inte hanns med under nulägesfasen. Ett problem är att alla har olika definitioner av samverkan. Vill träffa projektsamordnarna för att diskutera hur ska man kan få in synpunkter från fakulteter och institutioner. Näringsliv och samhälle i Umeåregionen ( som till stor del finansierar samverkansaktiviteter) är andra viktiga intressenter som vi inte hann höra under nulägesanalysen. Christina planerar även aktivitet i Ö-vik. Olle: Har försökt bjuda in till träffar för att få in synpunkter. Gick ut rätt hårt med 6 olika aktiviteter och har ställt in alla utom en, för få anmälda. Försöker starta nya möten genom att bjuda in individer och fråga när de har tid att träffas. Det känns tungt. Träffar många som inte känner till arbetet, de har inte tid p.g.a. allt annat som pockar på. Många ifrågasätter alla pengar som satsar på det här. Ulf gav en motbild till Olles dystra rapport. Många inom sam.fak tyckte att fakultetsinternatet när extra många var med, var det bästa internatet på flera år. Det fanns mycket att prata om. Erik: Kul lyssna på Olle, det minskar min egen oro. Har ägnat mig åt eftersläckning till nulägesarbetet. Så fort jämförelsens gift utbrett sig, kommer kommentarerna. Det går inte att jämföra forskning och framgång. De som inte framhålls som väldigt bra hör av sig om att det inte står om oss. Har en referensgrupp. Hälften kommer varje gång. När käpphästarna är uttömda kommer man ingenstans, det blir ingen dialog som höjer blickfånget. Träffar olika organ på ordinarie möten. Har skickat ut minnesanteckningar, försöker provocera och får snabbt svar. Problemet är att vår roll är att fånga upp visioner, inte formulera dem. Att hitta gemensamma och vida visioner. Kommer även att komma in med visioner från Tvärdelegationen. Inom sam och hum är tvärvetenskap ett levande begrepp, inte inom med fak, trots att fakulteten täcker så mycket och har så stort samarbete.

4 Anders har kommit igång så sakta. En handlingsplan har fastställts av fakultetsnämnden i torsdags, vilket ger arbetet större tyngd. Har delat upp arbetet i två etapper fram till 30 april. Lägger in diskussioner i de ordinarie organens sammanträden, utskott, tekniska högskolan. Lunchseminarium med utökad fakultetsnämnd då bl.a. samtliga prefekter, programansvariga, forskarutbildningens studierektor, kårstyrelsens jämställdhetshandläggare bjuds in. Närmare 30 kommer på det första seminariet. Har också bjudit in till att lämna skriftliga synpunkter vitt och brett. Ska jobba fram ett utkast och lägga ut på nätet. Det fungerade bra med nuläget, en del läste och kom med synpunkter, särskilt sista kvällen. Önskade bilder fastställs av fakultetsnämnd en 28 april. Den andra etappen handlar om fakultetsspecifika mål och visioner. Lunchseminarier, skriftliga synpunkter, ska bjuda in specifika människor för olika områden. Karin och Anders erbjuder sig att gå runt på institutionsmöten och föra anteckningar. Man får inte ge order, bara erbjuda möjligheter. Lyfter fram de viktigaste punkterna ur den egna nulägesrapporten. Siv: Diskuterade både nuläget och visioner på en temadag. Har ett antal beskrivna visioner, och ska med utgångspunkt från dem göra nya bilder. Ledningsgruppen och arbetsgruppen ska tillsammans titta på dem och bearbeta dem till bilder för universitet inte bara för UB internt. Det har varit så positivt. De tycker det är roligt, entusiasmen har ökat, nu går det inte att hejda. Anders påpekade att den risk projektledningen tar genom att inte ge projektsamordnarna tydligare ramar, är att det blir spretigt. 3 Utvärdering av nulägesfasen Ulla vill göra en enkel utvärdering av nulägesfasen, för att dra lärdomar för det fortsatta arbetet. Hon kommer att skicka ut en enkel enkät. Ullas synpunkter, - Vi hade kanske jobbat mer strukturerat och effektivt om vi haft konsulthjälp hela vägen. - Svårt att skriva nulägesrapport då man behöver fokusera och skriva dygnet runt. Samtidigt fixa hundra saker som projektledare. Kanske skulle vi haft en särskild person som varit omvärldsanalytiker och nulägesskribent, som jobbat parallellt med projektledaren. - Vi har kanske inte haft tillräcklig delaktighet, när det gäller t.ex. studenterna och prefekterna? - Vi kunde använt intervjuer med fokusgrupper, för att gå mer på djupet i vissa områden. - Vi hade behövt längre framförhållning, boka in tider och möten månader i förväg. - Vi borde ha jobbat mer med och via prefekterna? + Samarbetet i projektsamordnargruppen. Alla har gjort ett fantastiskt jobb! + Vi har haft många intressanta och givande diskussioner på tvären om viktiga frågor som fått för lite fokus tidigare. + Nulägesbeskrivning av många områden samtidigt, bättre helhetsgrepp. + Vi har lyckats ganska bra med delaktigheten inom många områden. + Stort engagemang på alla nivåer + Vi har lärt oss mycket och kommer att lära oss mycket om strategiskt arbete + Arbetet har skapat större vi-känsla inom universitetet 4 Visionsfasen Ulla påminde om att arbetet med önskade bilder bottom-up var ett önskemål från Anders, Olle och Tom och var inte tänkt från början. Alla uppmanades att ta ut svängarna. Det handlar om önskade bilder inte möjliga eller troliga bilder. Det måste få vara en kreativ brainstorm då man inte värderar och analyserar alla idéer. En fas då livet inte bör vara en opposition. Hur vill vi ha det 2010? Vad måste vi göra nu för att det

5 ska bli verklighet? Bilderna bör också beskrivas så att de kan inspirera de ledare som i en topdown process ska formulera den slutgiltiga visionen. En beskrivning som några protesterade mot. Det måste vara ett seriöst arbete Det är inte lätt att ha en informatör som projektledare 5 Nästa möte 25 april kl