Novaschem Integration. Procapita Education Grundskola

Transkript

1 Novaschem Integration Procapita Education Grundskola Augusti 2013

2 Education Sida 2/15 Innehåll FÖRBEREDELSER... 3 Nytt läsår... 3 Pågående läsår... 3 Förberedelser övrigt... 3 Procapita... 4 Export från Procapita... 4 Fältlängder... 4 INTEGRATIONSPROCESSEN Export från Procapita Import till Novaschem... 7 Första gången... 7 Att arbeta med i Novaschem... 8 Import till Novaschem vid uppdateringar Export från Novaschem Import till Procapita Steg Steg SCHEMA I PROCAPITA... 15

3 Education Sida 3/15 FÖRBEREDELSER Nytt läsår Så fort nästa läsårs datum är klara kan administratör överföra klasstrukturen i Procapita som sedan kan integreras till Novaschem så att schemaläggningen kan starta tidigt. I det läget utgår man bäst från en helt tom schemafil. Pågående läsår Schemaläggare och systemansvarig Procapita måste gå igenom och synka nedanstående uppgifter innan export och import kan göras. Namnen måste vara exakt lika i båda systemen. Om synkningen inte görs är det stor risk för att dubbletter skapas i båda systemen. Kontrollera och synka följande: - Lärares signaturer - Gruppnamn - Ämneskod - Klasser - Läsårs- och terminsdatum. Måste vara samma. Lovdagar ska dessutom vara inlagda i Novaschem, i fortsättningen benämnt som NS Förberedelser övrigt - Om möjligt, hitta ett ställe på en filserver där man kan spara import- och exportfilerna som både administratör och schemaläggare når. Det går ju också bra att maila filer eller föra över dem på ett USB-minne - Roll i Procapita för schemaläggarna kan skapas. Den måste i så fall innehålla Skolschema utan eller med rättigheter att spara - Kontrollera i Novaschem att funktionen Export/Import Procapita GR finns installerad på varje dator där Novaschem är installerat. Starta Novaschem, öppna Arkiv Import. Där ska funktionerna Export och Import finnas tillgängliga mot resp. skolform. Om de saknas Kontakta Nova Software! - Kontrollera också att senaste version av Novaschem används! - Korrigera anställningar för personal som har fler än en anställning. Skapa anställningen på den enhet där tjänsten till största del är förlagd. Aktiviteter för lektioner och klasser från övriga enheter kan integreras via Novaschem. Det är fullt möjligt att skriva ut personallista för den egna enheten via Sök & Urval BoU Aktivitet likaväl som från BoU Anställning. I sökurvalet BoU Aktivitet visas samtlig personal med aktivitet på skolan. Personal bör inte ha dubbla anställningar.

4 Education Sida 4/15 Procapita Export från Procapita I Navigatorn välj Skolschema Schemaintegration Novaschem - Export Välj Skolenhet, Skolform och Period Välj datum i fr o m med lämna tomt i fältet t o m Bestäm var exportfilen ska sparas genom att klicka på knappen med de tre punkterna och sedan bläddra fram till rätt sökväg. Döp filen och låt gärna dagens datum finnas med i filnamnet. Fältlängder Grundskola Ämne 6 Klass 30 Grupp 30 Signatur 10 Lokal 30 Gymnasium Ämne 6 Klass 10 Grupp 15 Signatur 10 Lokal 30

5 Education Sida 5/15 Lärare - Lärare som bl.a. ska skriva dokumentation för elever i någon lärplattform ska ha en anställning på den enhet där största delen av arbetstiden är förlagd. - Aktiviteten ska enbart innehålla funktionen MENTOR, inget ämne - Om personal arbetar på flera skolor kommer aktiviteter på övriga skolor att skapas i NS. - Alla aktiviteter för lärare utöver Mentor importeras från NS Uppgifter som förs över till Novaschem: - Signatur - Personnummer - Namn - Telefonnummer - E-postadress Klasser och grupper Uppgifter som förs över till Novaschem - Klasser - Ansvarig lärare (mentor) - Ev. grupper Elever Uppgifter som överförs till Novaschem - Personnummer - Namn - Telefonnummer - E-postadress Ämnen och kurskoder Uppgifter som överförs till Novaschem - Ämneskod/Kurskod - Klartext (ämne) alt Kursnamn - Poäng (för kurser)

6 Education Sida 6/15 INTEGRATIONSPROCESSEN 1. Export från Procapita I Navigatorn välj Skolschema Schemaintegration Novaschem - Export Välj Skolenhet, Skolform och Period Dagens datum står redan angivet som standardvärde i datumfälten. OBSERVERA att om datumet infaller mellan två läsår följer inga klasser eller grupper med i exporten. Lämna i så fall fältet tomt. Bestäm var exportfilen ska sparas genom att klicka på knappen med de tre punkterna och sedan bläddra fram till rätt sökväg. Döp filen och låt gärna dagens datum finnas med i filnamnet.

7 Education Sida 7/15 2. Import till Novaschem Tips! Gör en backup på schemafilen de första gångerna du gör en import. Rensa alltid Körjournalen innan import utförs. Första gången 1. Starta Schemaprogrammet Novaschem och välj arkiv, Import och Procapita Gr eller Gy. 2. Klicka på efter Filnamn och leta upp din exportfil från Procapita 3. Ange därefter ID för skolan. Uppgiften kan hämtas från exportfilen (öppnas i ex. programmet Anteckningar) 4. När allt är infört väljer du Nästa Bild med en analys av kompletteringar och ändringar visas. Siffrorna anger hur många nya resp. ändrade poster som finns att importera till respektive tabell. Klicka på plustecknet för att kontrollera datat Avmarkera de uppgifter du inte vill ska följa med. Välj därefter Slutför och när dialogrutan om att ångra inte är möjligt visas välj OK. Om det visas en varning med alla de krockar som skett mellan dina tidigare uppgifter i Novaschem och de som kommer från Procapita går det att hitta dessa under Visa körjournal

8 Education Sida 8/15 Öppna Tabell Lärare. Kontrollera signatur. Ta bort personal som inte skall användas. Öppna Tabell Ämne. Kontrollera fälten ID och Klartext. Ta bort ämnen som inte behövs vid schemaläggningen. Öppna Tabell Elev. Om klasser och grupper importerats med elever ska klass- och grupptillhörighet nu finnas registrerat i elevtabellen. Vid upprepade importer bör nya ämnen och lärare inte tas med om du från början har rensat bort överflödiga poster. Vid upprepade ändringar och importer från Procapita kommer du troligen få en varning med alla de krockar som skett mellan dina tidigare uppgifter i Novaschem och de som kommer från Procapita. Dessa krockar hittar du under Visa Körjournal. Att arbeta med i Novaschem Importera uppgifterna från Procapita Kontrollera de importerade uppgifterna Skapa eller lägg till undervisningsgrupper Lägg till eventuella ytterligare ämnesbenämningar Skapa lektioner och tjänstefördelning Import till Novaschem vid uppdateringar Importen kan upprepas när behov finns av att uppdatera elevtabellen i Novaschem. Nya elever läggs till, namnbyten registreras och elevers byten av klasser och grupper verkställs. Gör en backup på schemafilen. Rensa Körjournalen. Välj Arkiv Import /Elevregister/. Data läses in från importfilen och resultatet visas i ett nytt fönster. Vid lektionskontrollen kan det hända att programmet upptäcker felaktigheter i schemat. Det vanligaste felet är att en elev finns med i två grupper som har lektioner samtidigt. Programmet tar emot alla data men sätter en markering vid Ignorera alla villkor för de felaktiga lektionerna. Samtliga fel redovisas i Körjournalen. Det är mycket viktigt att alla fel rättas och att felmarkeringen tas bort. Klicka på plus-tecknet om du vill kontrollera vilka fält som är ändrade.

9 Education Sida 9/15 3. Export från Novaschem För att skapa en txt-fil från Novaschem, klicka på Inställningar Export/Import Namnge textfilen genom att klicka på punkterna samt bestäm var filen ska hamna. Klicka OK eller Verkställ och stäng fönstret. Välj nu Arkiv Export Procapita Gr Nu ska sökvägen och filnamnet finnas angivet i fältet för Filnamn. Om ID för skola saknas klicka på knappen för att ange det Klicka på Nästa Filen har skapats Klicka OK.

10 Education Sida 10/15 4. Import till Procapita I Navigatorn välj Skolschema Schemaintegration Novaschem - Import Här ses ett antal olika flikar. När man importerar från Novaschem måste detta göras i två steg. Det ena registret måste finnas för att det andra ska kunna importeras. Särskild funktionsbehörighet för att kunna importera till Procapita krävs. 1. Grundregister Flikarna Ämne, Grupp, Signatur och Lokal 2. Relationsregister Flikarna Elever i grupper, Läraraktiviteter och Skolschema Har ändringar enbart skett i Relationsregistret behöver man bara importera den delen. Steg 1 Välj Arkiv Importera schema Välj Enhet, Skolform och Period. Leta upp exportfilen från Novaschem genom att klicka på knappen med punkterna. Klicka på OK.

11 Education Sida 11/15 Dialogrutan visar en jämförelser mellan data i filen och det som finns i Procapita öppnas. Kolumnerna På fil uppgifter som finns i Novaschem. Visa nya uppgifterna finns i Novaschem men saknas i Procapita. Visa borttagna - uppgifterna finns i Procapita men saknas i Novaschem. Vi vill gärna se antal nya och borttagna uppgifter. Markera därför rutorna för Ämne, Grupp, Signatur och Lokal alltså Grundregistret. Klicka på OK och nedanstående bild visas. Bomb - posten finns i Novaschem men inte i Procapita. Avmarkera om den INTE ska sparas i Procapita Blank - posten innehåller felaktigheter och sparas därför inte. Se texten i kolumnen Feltext. Kryss - posten finns i Procapita men inte i Novaschem. Markera i kolumnen Ta bort om du vill att posten ska tas bort i Procapita. Observera att det alltid är skillnaderna mellan uppgifter i Procapita och importfilen som redovisas. Kontrollera uppgifterna. Om nya poster av någon anledning INTE ska läggas till i Procapita tar man bort markeringen i kolumnen Lägg till. Poster som inte finns i filen från Novaschem men finns i Procapita markeras med. För att dessa rader ska tas bort från Procapita krävs att man markerar rutan i kolumnen Ta boret. Kontrollera varje flik för grundregistret noga!

12 Education Sida 12/15 Många gånger är det lättare att avbryta importen om det är alltför många poster i flikarna. Man gör rättningar i Novaschem och/eller i Procapita för att sedan skapa en ny exportfil och göra ett nytt importförsök. När posterna i alla flikar är kontrollerade ska du Spara för att starta importen klicka på disketten i verktygsraden. Nedanstående bild visas och nu är det dags att ta slutgiltig ställning till vilka uppgifter som ska sparas eller tas bort i Procapita. (Bilden visar endast import av grundregister.) 1. Markera rutorna under Lägg till nya respektive Ta bort borttagna för att slutgiltigt göra ändringen för de uppgifter som ska läggas till eller tas bort. 2. Klicka på OK.

13 Education Sida 13/15 Steg 2 Upprepa importen och välj att visa uppgifter från relationsregistret denna gång. Välj Arkiv Importera schema Välj Enhet, Skolform och Period. Leta upp exportfilen från Novaschem genom att klicka på knappen med punkterna. Klicka OK! Dialogrutan visar en jämförelser mellan data i filen och det som finns i Procapita öppnas. Klicka denna gång i under Visa nya och Visa borttagna för Elever i grupper, Läraraktiviteter och Skolschema alltså Relationsregistret. Klicka på OK och nedanstående bild visas.

14 Education Sida 14/15 Bomb - posten finns i Novaschem men inte i Procapita. Avmarkera om den INTE ska sparas i Procapita Blank - posten innehåller felaktigheter och sparas därför inte. Se texten i kolumnen Feltext. Kryss - posten finns i Procapita men inte i Novaschem. Markera i kolumnen Ta bort om du vill att posten ska tas bort i Procapita. Observera att det alltid är skillnaderna mellan uppgifter i Procapita och importfilen som redovisas. Kontrollera uppgifterna i varje flik för relationsregistret noga! Om nya poster av någon anledning INTE ska läggas till i Procapita tar man bort markeringen i kolumnen Lägg till. Poster som inte finns i filen från Novaschem men finns i Procapita markeras med. För att dessa rader ska tas bort från Procapita krävs att man markerar rutan i kolumnen Ta boret. När posterna i alla flikarna är kontrollerade ska du Spara klicka på disketten i verktygsraden. Följande bild visas och nu är det dags att ta slutgiltig ställning till vilka uppgifter som ska sparas eller tas bort i Procapita. (Bilden visar endast import av relationsregister.)

15 Education Sida 15/15 1. Markera de uppgifter som ska läggas till resp. tas bort. 2. Fältet Ersätt med nytt skolschema from kan inte lämnas tomt då det kommer att visas ett felmeddelande om att datum måste anges. 3. Som standard står ett datum angivet a. Periodens första dag om dagens datum är före periodstart b. Måndagens datum i kommande vecka om dagens datum är efter periodens första dag 4. Nya checkboxen Vald periods första dag är som standard avmarkerad. Denna ruta markeras i de fall det nya schemat ska skriva över tidigare importerat schema. Datumet för periodens första dag visas automatiskt i fältet. Från den dag frånvarorapporteringen börjat bör denna ruta inte markeras. 5. Schemaposter som skapats själva av lärare på webben, om det tillvalet finns, skrivs INTE över även om rutan Vald periods första dag markeras 6. Det går också att manuellt skriva in ett annat datum i datumrutan, varvid Vald periods första dag automatiskt avmarkeras om den varit markerad. 7. Klicka på OK. SCHEMA I PROCAPITA Öppna modulen Schema/Skolschema i Procapita. I Schema Procapita ser du alla aktiviteter, klasser och grupper som importerats från Novaschem.