Aktiviteter markeras som borttagna i databasen istället för att raderas

Transkript

1 Vad är nytt i Easy Planning 6.61 Detta är en större uppdatering som innehåller ett antal förbättringar samt en del nya funktioner. Vi rekommenderar alla våra kunder att uppdatera till denna version. 1. Aktiviteter markeras som borttagna i databasen istället för att raderas. 2. Synkning med Outlook införs. Manuellt alternativt tidsstyrt. 3. Samma layout på utskrift 3 veckor gantt som för 6 veckor gantt. 4. Vid utskrift av bokningsrapporten kan man välja fält att skriva ut. 5. Vid utskrift av bokningsrapporten kan man välja skrivare. 6. Utskrift av bokningsrapport kan göras innan man sparat. 7. Ny layout på bokningsrapporten. 8. Löpande kostnad beräknas på antal timmar x antal resurser. 9. Rubrikerna för 'Ansvarig' och 'Beställt av' kan döpas om under anpassade rubriker. 10. Ny inställning 'Skriv ut stödlinjer', gäller för ganttvy. 11. Ny inställning 'Skriv ut radnummer', gäller för ganttvy. 12. Resursnamn skrivs nu alltid ut efter stapeln, aldrig före, gäller återkommande. 13. Summa kostnad per tabell skrivs ut om kolumn kostnad visas. 14. Importera från textfil inkluderar SKV-filer. 15. Importera aktiviteter via textfil, om arbetsorder redan finns i databasen uppdateras posten istället för ny (arbetsorder=fält ansvarig). 16. Stänger Access efter att visa rapport stängs eller design väljs. Aktiviteter markeras som borttagna i databasen istället för att raderas Tidigare raderades aktiviteter (poster) när man tog bort dem. Detta är nu ändrat så att inga poster raderas utan istället markeras posterna som borttagna i databasen. Markering för borttagen används vid synkning med Outlook. Vid sökning i databasen från EP (Easy Planning) visas ej borttagna poster. Release Easy Planning

2 Synkning med Outlook införs. Manuellt alternativt tidsstyrt Tidigare funktion var att man kunde importera respektive exportera data från kalendern i Outlook. Problemet med detta var att ändringar i Outlook skapade nya aktiviteter i EP istället för att uppdatera befintliga. Den nya funktionen är att EP och Outlook synkas vilket innebär att alla ändringar i något av systemen kan synkas till det andra systemet. Detta gäller nya, ändrade samt borttagna aktiviteter. Undantag är återkommande som har skapats i Outlook, dessa kan inte ändras eller tas bort från EP. Klickar man på en sådan återkommande visar formuläret Ändra aktivitet att aktiviteten är skrivskyddad. För att se vilka som är återkommande från Outlook markeras dessa med en grön cirkelsymbol. Återkommande som skapas i EP visas som tidigare med en svart cirkelsymbol. Inställningar för synkningen gör man som tidigare från Verktyg-Alternativ, fliken Outlook. Välj period, tex 0 senast veckor och alla kommande veckor. Markera Avtalade tider om bara möten, dvs de aktiviteter som angivits med klockslag ska synkas. Manuell synkning Klicka på knappen Synka med Outlook för att ta fram formuläret för synkning. Nedanstående bild visas, klicka på Starta synkning och vänta tills resultatet av synkningen visas på skärmen. Vill du även överföra privata aktiviteter från Outlook markerar du Privat. Release Easy Planning

3 Automatisk synkning Man kan välja att synkning sker per automatik med ett tidsbestämt intervall, tex var 30:e minut. Första synkningen sker alltid efter 1 minut från att programmet startas och sedan med angivet intervall så länge automatisk synkning är aktiverat. Observera att under pågående synkning är programmet upptaget och kan inte göra något annat, välj därför ett längre intervall om du inte vill bli avbruten av de tidstyrda synkningarna. Intervallet kan väljas mellan 5 till 600 minuter (10 timmar) i steg om 5 minuter. Väljer man ingen tid sätts intervallet till 1 minut, detta läge är tänkt att användas för test. Ändra namn på rubriker De två rubrikerna Ansvarig och Beställt av som finns i formuläret Ny aktivitet kan döpas om till valfria namn. Detta görs från underhållsmenyn, fliken Databas. Release Easy Planning

4 Klicka på knappen Rubriker så visas nedanstående bild. Ange nya namn på rubrikerna och klicka på OK. Den vänstra listan är namn på rubriker och rapportnamn som visas i fliken Bokning för Ny aktivitet. Även dessa namn kan anpassas till er verksamhet. Fältet Ansvarig ändrar rubriknamn överallt där det används, tex som visad kolumn på skärm och utskrift. OBS! De rubriknamn som anges sparas per databas. Detta innebär att har ni flera scheman med tillhörande databaser måste ni ange rubriknamn för respektive databas. Fördelen är att ni kan ha olika rubriknamn för olika databaser. Release Easy Planning

5 Ny layout på bokningsrapporten Bokningsrapporten har ny layout enligt bild nedan. Rubriknamnen kan anpassas för att passa er verksamhet. Vid utskrift kan ni välja vilka fält som ska skrivas ut samt till vilken skrivare. De olika fälten justerar radhöjd automatiskt beroende på mängden text i varje fält. Om man kopplat en kund till bokningen skrivs kunddata ut i rapporten. Vid utskrift av bokningsrapporten kan man välja fält att skriva ut När man klickar på knappen Skriv ut från formulär Ny aktivitet, fliken bokning visas nedanstående bild. Markera de fält som ska skrivas ut. Senaste val sparas i databasen. Funktionen är användbar om du ska skicka en kopia till kund och inte vill att alla fält ska skrivas ut (synas) på denna rapport. Release Easy Planning

6 Nya inställningar för utskrift Två nya inställningar under Verktyg-Alternativ, fliken Utskrift. Skriv ut stödlinjer Skriver ut horisontella linjer för varje rad i ganttvyns högra del. Skriv ut radnummer Skriver ut radnummer framför varje aktivitet i ganttvy. Detta val är som grundinställning markerat. Ger ökad läsbarhet då enskilda aktiviteter kan identifieras. Notera att samtliga val i meny Alternativ gäller per användare och påverkar bara för den inloggade användaren. Man kan alltså skräddarsy val av visning, utskrift, färgval etc per användare. Importera aktiviteter via textfil Vid import via textfil från tex ett externt underhållsystem kan man mappa arbetsorder till fältet Ansvarig (innan man gör detta döper man om fältet ansvarig till arbetsorder). Vid import görs en koll om arbetsordern redan finns i databasen, är så fallet uppdateras posten istället för att en ny skapas. Man kan på detta sätt uppdatera status på redan importerade aktiviteter istället för att få dubbletter. Release Easy Planning

7 Åtgärdade fel 1. Om man byter behörighet och väljer behörighet till utvalda scheman sparas valda scheman på första resursen. 2. Om behörighet per schema används och man byter schema laddas inte behörighet på nytt från databasen varpå man får behörighet 1 till de scheman man ska ha behörighet till. 3. Om aktivitet är heldag 1h så visas öka eller minska, ska vara flytta. 4. Om sista resursen i en grupp är markerad som maskin dras inte denna bort från antal resurser. 5. Om ganttvy visas och man väljer utskrift av resursvy blir vissa aktiviteter dubbla. 6. Utskrift återkommande visar okvitterade trots att 'visa okvitterade' är avmarkerat. 7. Om 'visa okvitterade' avmarkeras visas ändå en ring runt försenad aktivitet. 8. Om 'visa aktivitetsnamn efter stapel' är markerat visas detta bara för första återkommande. 9. Om varna för dubbelbokade är aktiverat så får man varning även när man tar bort en post. 10. Om det inte finns några rapporter i TIDPLAN.MDB avbryts sökning efter rapporter i den aktuella databasen. Gäller Visa-Rapporter. Release Easy Planning