Irma Görtz Samordningsförbundet Östra Östergötland

Transkript

1 Plats och tid: Funkishuset i Valdemarsvik kl Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg ( Landstiget ) Ordförande Irma Görtz (Norrköping Kommun)Vice ordf Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) ej närvaro Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) ej närvaro Inga-Lill Östlund (Söderköping Kommun) ej närvaro Per Hollertz Ersättare Övriga Ricardo Olivares ( Landstinget ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Tomas Feldt Håkan Lind ( Arbetsförmedlingen ) ej närvaro Karina Nilsson Johanna Hedberg (Försäkringskassan) ej närvaro Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) Gunweig Svensson(Söderköping Kommun) ej närvaro Utses att justera: Plats och tid för justering: Irma Görtz Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Viktoria Strömberg Irma Görtz BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson

2 101 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Irma Grötz att justera dagens protokollet.

3 102 Uppföljning av plattform Valdemarsvik samt fördjupad uppföljning av koordinatorprojektet SAMÖ 2013/0060 Styrelsen tar informationen till protokollet. Hela samverkansteamet från Valdemarsvik var och presenterar sig samt berättade om vad de upplever fungerar bra och vad som kan förbättras på sikt.

4 102 Verksamhetsuppföljning kvartal SAMÖ-2013/0061 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning för kvartal Verksamhetsuppföljningen redovisas i bilagda handling.

5 104 Redovisning av försörjningsmåttet t.o.m kvartal 2 år 2013 SAMÖ 2013/0062 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram försörjningsmåttet t.o.m kvartal 2 år 2013 samt arbetslöshetsstatistik. Försörjningsmåttet redovisar utbetald offentlig försörjning per kommun, länet och riket fördelat på samtliga innevånare i åldrarna år och dag. Försörjningsmåttet och arbetslöshetsstatistiken redovisas i bilagda handling.

6 105 Styrelsens utvecklingsarbete under 2013 Ordförande ber samtliga styrelsemedlemmar fundera över hur man vill jobba inom styrelsen under nästa år samt föreslår att utgå från samma mötesfrekvens även under nästa år.

7 106 Rapport från NNS Tjänstemännens arbetsvillkor i samordningsförbund SAMÖ 2013/0054 Styrelsen tar informationen till protokollet genomförde NNS en kartläggning av tjänstemännens arbetsvillkor i landets samordningsförbund. NNS styrelse beslutade 2012 att följa upp denna studie genom en ny kartläggning beträffande tjänstemannens villkor. Detta i syfte att få en bild över hur kanslier är organiserade och hur tjänstemannens arbetsvillkor ser ut. Elin Asplund, samordnare i Samordningsförbundet Botkyrka-Huddinge- Salem, har ansvarat för kartläggningen, som skett i form av en webbaserad enkät till landets verkställande tjänstemän. Enkäten ger bilden av en engagerad yrkesgrupp som står inför många utmaningar. Uppdraget kräver en bred kompetens och arbetet beskrivs ofta som ensamt och att det saknas en förståelse för uppdragets komplexitet bland arbetsgivare och samverkande partners. Bland de utmaningar som nämns lyfter man bl.a. fram svårigheten att få samverkan att fungera i praktiken och att nå ut med kunskap och information om förbundet. Osäkra budgetförhållanden och krav på snabba resultat ses som andra utmaningar i arbetet. Undersökningen vittnar vidare om stora olikheter i lön, organisationens storlek och stödstrukturer. I enkätsvaren lyfter man även fram att det är utmaningarna i arbetet som är drivkraften och att man trivs bra med sitt arbete. 86 % av tjänstemännen är mycket nöjda med sin arbetssituation. Rapporten redovisas i bilagd handling. Sänt till:

8 107 Styrelsens svar på frågor från revisorerna angående basgranskning 2013 SAMÖ 2013/0063 Styrelsen godkänner och översända bilagda svar till revisorerna. Samordningsförbundets revisorer har genomfört en basgranskning av samordningsförbundets verksamhet. Utifrån revisionsrapporten vill revisorerna få ett skriftligt svar på följande frågeställningar; Hur kommer styrelsen att arbeta med att stärka den interna kontrollen? Hur kommer styrningen ske mellan förbundet och plattformsorganisationen? Kansliet har utarbetat svar på frågorna enligt bilagda handling. Styrelsens svar skall vara revisorerna tillhanda senast under vecka Sänt till: Revisionskontoret

9 108 Revidering av förbundets interna kontroll utifrån synpunkter från revisorerna SAMÖ 2013/0064 Styrelsen tar informationen till protokollet samt påbörjar arbetet med att revidera förbundets interna kontroll. Revisorerna påpekar i basgranskningen av förbundet att det är väsentligt att den internkontrollplan som fastställs av styrelsen har föregåtts av en riskbedömning så att det endast är riskfyllda processer som är föremål för granskningen. Likaså påpekas att enligt internkontrollreglementet för Norrköpings kommun har internkontrollrepresentanterna även ett ansvar i att vara delaktiga i upprättandet av internkontrollplan. Revisorernas bedömning är att förbundets interna kontrollen inte är helt tillräcklig. De stickprov som görs behöver en bättre systematik och dokumentation. Internkontrollplanen behöver grundas på en riskbedömning av de väsentliga processerna i verksamheten. Förbundet har sedan start, 2005, antagit riktlinjer för ekonomisk förvaltning och intern kontroll. När det gäller internkontrollplan för det kommande verksamhetsåret skall den antas av styrelsen i samband med att styrelsen fattar beslut om verksamhets- och budgetplan. Styrelsen utser inom sig två kontrollansvariga. Förslag till processer som kan ingå i den kommande internkontrollplanen tas fram av kansliet och beslutas av styrelsen. Internkontrollplanen innehåller vilka processer som skall granskas, vilka kontrollmoment som ingår, vem som har kontrollansvar, hur ofta kontrollen skall ske, vilken metod som skall användas samt hur rapportering sker och vem som är mottagare. Kritiken från revisorerna handlar framförallt om hur riskanalysen för vilka processer som skall ingå i internkontrollplanen görs samt att de kontrollansvariga inte direkt är med i den inledande riskbedömningsprocessen.

10 För att hantera frågan föreslås att styrelsen gör en samlad bedömning om hur den interna kontrollen skall se ut. Förslagsvis görs ett tillägg till de riktlinjer som förbundet antagit gällande den interna kontrollen som bygger på den bedömning som styrelsen gör utifrån vad som är tillräcklig intern kontroll och hur riskanalysen skall genomföras. Ett sätt att komma igång med riskanalysen över vilka processer som skall ingå i internkontrollplanen är att styrelsen väljer ut tio processer/rutiner som inte får gå fel och som styrelsen inte vill läsa om i media. Målsättningen bör vara att styrelsen fastställer reviderade riktlinjer för den interna kontrollen och internkontrollplan för 2014 senast i januari Bifogar processbeskrivning över förbundets olika processer, riktlinjer för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings Samordningsförbund (beslutat 2005) samt internkontrollplan för 2013.

11 109 Revisionsbedömning av delårsrapport 2013 SAMÖ 2013/0065 Styrelsen tar informationen till protokollet samt bilägger revisionsbedömningen till delårsrapporten inför medlemmarnas behandling av densamma. Förbundets revisorer har bedömt om resultatet av delårsrapporten, per , är förenligt med de mål förbundet beslutat. Revisorernas bedömning skall biläggas delårsrapporten inför medlemmarnas behandling av densamma. Revisorerna bedömer att resultatet i delårsrapporten i allt väsentligt är förenligt med de mål förbundet beslutat om, såväl de finansiella som för verksamheten. Sänt till: Samtliga medlemmar

12 110 Grundutbildning i lösningsfokuserat förhållningssätt till medarbetare i plattformarna samt medarbetare i samverkansteamen inom Söderköpings och Valdemarsviks kommuner SAMÖ 2013/0057 Styrelsen godkänner kostnad för genomförande av grundutbildning i lösningsfokuserat förhållningssätt med maximalt kr. I samband med starten, 2011, av Koordinatorprojektet i Valdemarsvik avsattes kr för kompetensutveckling av personal, koordinator och samverkansteam knutet till projektet. Syftet var att göra en gemensam utbildningssatsning för att stärka teamet i sitt samarbete. Teamets uppdrag skulle vara att arbeta kreativt och lösningsfokuserat. I samband med tillskapandet av lokala plattformar har tankarna i koordinatorprojektet vidareutvecklats. Samverkansteamets arbetssätt och former för samverkan har tagit form, och nu finns behovet av en gemensam utbildningssatsning för att föra processen vidare. Under 2013 har samarbetet med plattformen i Söderköping och Valdemarsvik utvecklats. Numera finns en gemensam styrgrupp för båda plattformarna. Den tänkta utbildningssatsningen föreslås rikta sig till båda kommunerna. Utbildningssatsningen i lösningsfokuserat syftar till att ge verktyg för att använda ett lösningsfokuserat arbetssätt i arbetet med klienter, inom teamet och mellan organisationer. Utbildningen vänder sig i första hand till medarbetare inom plattformarna samt personal i samverkansteamen som representerar respektive myndigheter. Offerten bygger på en utbildningsgrupp om 25 deltagare. Styrgruppen för plattformarna kommer ges möjlighet att vara med vid

13 första utbildningstillfället och deras medverkan är utöver de 25 utbildningsplatserna som offerten innehåller. Målet med utbildningssatsningen är att introducera kunskaper i ett arbetssätt som på många sätt innebär ett nytänkande inom områden rehabilitering och organisationsutveckling. Det kommer även att ge underlag för att ta ställning till om det är en utbildningssatsning som ska ges till organisationerna över tid. Orienteringsutbildningen omfattar 6 heldagar, med 3-5 veckors mellanrum under våren Kostnaden för orienteringsutbildningen uppgår till kr därutöver tillkommer kostnad för resor och övernattning för utbildningsanordnaren som beräknas till maximalt kr, vilket totalt ger en kostnad på kr. Offert för orienteringsutbildningen framgår av bifogad handling. Sänt till:

14 111 Godkännande av delårsrapport per den 31 augusti 2013 för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2013/0058 Styrelsen godkänner bilagda delårsrapport per den 31 augusti 2013 samt översända den till samtliga förbundsmedlemmar. Samordningsförbundet skall enligt lag om kommunal redovisning upprätta en särskild delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport skall omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Kansliet har utarbetat en delårsrapport per den 31 augusti Rapporten överlämnas till styrelsen för beslut. Sänt till: Samtliga förbundsmedlemmar

15 112 Godkännande av verksamhets- och budgetplan för år 2014 SAMÖ 2013/0050 Styrelsen godkänner bilagda verksamhets- och budgetplan för år Kansliet har på uppdrag av styrelsen utarbetat förslag till verksamhets- och budgetplan för år Verksamhets- och budgetplanens inriktning har samråtts med samtliga förbundsmedlemmar. Verksamhets- och budgetplanen överlämnas till styrelsen för diskussion och beslut. Sänt till: Samtliga förbundsmedlemmar

16 113 Budgetuppföljning september 2013 SAMÖ 2013/0019 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för september Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för september månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.

17 114 Budgetuppföljning kvartal SAMÖ 2013/0030 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för kvartal samt översända budgetuppföljningen till samtliga medlemmar. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för kvartal Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Sänt till: Samtliga förbundsmedlemmar

18 115 Budgetuppföljning oktober 2013 SAMÖ 2013/0019 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för oktober Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för oktober månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.