Treserva. Hemtjänst. Hela flödet för att kunna hantera hemtjänstärenden VEC Gruppchef Samordnare. Senast reviderad: Manual för:

Transkript

1 Hemtjänst Hela flödet för att kunna hantera hemtjänstärenden Treserva Omsorgskontoret Manual nr: 31 Senast reviderad: Manual för: VEC Gruppchef Samordnare

2 2 (51) INNEHÅLL Inställningar per person... 3 Fördelning av boservice på bistånd och boende... 6 Regler hyreskontrakt servicelägenhet i Treserva... 9 Inflyttning till servicelägenhet:... 9 Utflytt från servicelägenhet:... 9 Regler för Hyresfri månad Byte av objekt Avsluta boservice på bistånd och/eller boende Förenklad handläggning boservice (serviceavtal) Personuppgifter Fördela uppdrag Nytt beslut i ett pågående boservice ärende Avsluta ärende (boservice) Ta emot uppdrag personlig omvårdnad Ändring av tid av personlig omvårdnad Nya Insatser personlig omvårdnad Avsluta insatser personlig omvårdnad Byte av utförare Mottagning av nytt ärende Boservice (vid byte av utförare) Mottagning av nytt ärende Personlig omvårdnad (vid byte av utförare) Hit kan du vända dig för support... 51

3 3 (51) INSTÄLLNINGAR PER PERSON Markera brukaren, Klicka på verktygsknappen inställning per person.

4 4 (51) Debiteringsområde Vid nytt ärende ligger Nytt ärende ej placerad. Gå in och lägg in rätt debiteringsområde. Fr.o.m. perioden blir automatiskt nästkommande debiterings månad. Relation/ fakturamottagare Kontrollera att ev. relation finns inlagd med namn och personnummer och vilken typ av relation. Avgiftsberäkningstyp Lägg rätt avgiftsberäkningstyp för brukaren/kunden. För hemtjänst gäller det faktiska civilståndet. I vårdboende ska ensamstående läggas.(avgiftshandläggare prövar vilket som är mest fördelaktigt och ändrar utifrån det när de fattar beslut om avgift). SPARA

5 5 (51) Avgiftsinställningar Accepterar Maxavgift bockas alltid i vid nytt ärende: Med nytt ärende avses brukare/kund som inte haft insatser från någon utförare inom Linköpings kommun. Detta gäller hemtjänst. I Vårdboende ska nästan aldrig acceptera Maxavgift fyllas i, då brukaren/kunden oftast haft någon form av insats tidigare. Församlingskod Fyll i rätt församlingskod. Församlingskoden hittas när man söker upp brukaren/kunden i befolkningsregistret. SPARA Stäng och gå ur bilden.

6 6 (51) FÖRDELNING AV BOSERVICE PÅ BISTÅND OCH BOENDE I mappen Nya uppdrag: Klicka på plustecknet framför namnet så att uppdraget visas (i exemplet visas Servicelägenhet ) Markera sedan uppdraget och högerklicka på uppdraget, Läs uppdrag och skriv ut det i tre exemplar. Högerklicka på uppdraget igen välj sedan Fördela Markera raden med insatsen som ska fördelas. Klicka sedan på Registrera.

7 7 (51) Välj Utförarenhet, Period, bocka i Till genomförande, klicka sedan på OK. I nästa bild klicka på OK. Svara Ja på frågan, skicka meddelande till berörda personer om behov finns.

8 Kontrollera att status är satt till Skickad till genomförande som betyder att det är fördelat. Om det gäller Biståndsboservice klicka på stäng i nedre högra hörnet. 8 (51)

9 9 (51) REGLER HYRESKONTRAKT SERVICELÄGENHET I TRESERVA Inflyttning till servicelägenhet: Följande regler gäller kontrakt i servicelägenhet: Vid inflyttning mellan 1-15:e i månaden gäller kontraktsdatum 1:e denna månad. Vid inflyttning mellan 16-31:e gäller kontraktsdatum 17:e denna månad. Inflyttningsdatum är det faktiska datumet då brukaren flyttar in. Ev. korrigering av hyra görs under Debiteringsunderlag Korrigera avgift. Om korrigering av hyra görs med anledning av Hyresfri månad se också avsnittet Regler för hyresfri månad. Utflytt från servicelägenhet: Ska personen debiteras halv hyra lägg slutdatum den 14:e. För hel hyra lägg slutdatum den sista i månaden.

10 10 (51) Vid frågor kan ni vända er till debiteringen via Användarstöd och supportformuläret som ni hittar här: alt. ring tel mellan 09:00-11:30 mån-fred. REGLER FÖR HYRESFRI MÅNAD Om brukare kommer från ordinärt boende (villa, hyresrätt eller bostadsrätt) och skall flytta in på ett vårdboende eller en servicelägenhet har man rätt till en hyresfri månad om nedanstående kriterier uppfylls: Man är ensamstående i ett ordinärt boende Man har en kostnad för boendet den månad man flyttar in Man kan uppvisa kvitto eller annat intyg som styrker denna kostnad Man kan alltså inte få hyresfritt om man är sammanboende med maka/make eller sambo. Inte heller om kostnaden ej kan styrkas.

11 11 (51) BYTE AV OBJEKT I fliken Kontrakt eller Korttidsboende klickar du på Byt objekt Klicka på Sök objekt

12 12 (51) Ändra Fr o m till klicka på knappen med tre prickar vid organisation. Klicka på plus framför Kommunen, klicka på plus framför ÄO utförare, klicka på plus framför ÄO Hemtjänst, bocka i din enhet och klicka på OK

13 13 (51) Klicka på Sök Markera hela raden på den nya lägenheten och klicka på Kontrakt Skriv i det datum som gäller för bytet och klicka på Ok

14 14 (51) Kontrollera att uppgifterna stämmer och klicka på Ja, annars klicka på Nej och gör om. Klicka på OK och bytet är klart

15 15 (51) AVSLUTA BOSERVICE PÅ BISTÅND OCH/ELLER BOENDE Markera insatsen som ska avslutas för personen under Mina enheter - brukaren- Insats GF. Markera på högersidan på Genomförande och klicka på Välj. Markera insatsen som ska avslutas och klicka på Rätta/Avsluta.

16 16 (51) Fyll i T.o.m datum och klicka sedan på OK. Kontrollera att det finns ett slutdatum under Period på insatsen. Om det gäller Boservice på bistånd är det nu avslutat, klicka på Stäng. När det gäller boende klicka på Boende. Fyll i Uppsägningsdatum, Utflyttningsdatum och Orsak. Klicka sedan på Spara och kontrollera datumen på boenderaden enligt bilden. Stäng sedan kontraktsbilden

17 och fördela uppdragsbilden. 17 (51)

18 18 (51) FÖRENKLAD HANDLÄGGNING BOSERVICE (SERVICEAVTAL) Klicka på Mitt skrivbord. Klicka på pilen bredvid ikonen Nytt och välj Ärende Välj ärendetyp, organisation, handläggare (ansvarig chef) och medhandläggare. Skriv in personnummer och Lägg till Klicka på nästa

19 19 (51) Om personen saknas i Treserva sedan tidigare: Skriv i personnummer och sök personen via befolkningsregistret - klicka på Sök bef. (som medhandläggare väljs annan chef, samordnare eller gruppchef på enheten, om annan person skall kunna signera vid frånvaro) Klicka på brukaren, välj

20 Klicka på nästa 20 (51)

21 PERSONUPPGIFTER Fyll i ny vistelseadress om annan än folkbokföringsadress. Klicka på lägg till, nästa För att lägga till ny kontaktinfo: Välj typ, innehåll och lägg till. Nästa. I fältet typ finns viktigt att veta. Här noteras verksamheten som brukaren har tillhörighet till. I innehåll skrivs verksamhetens namn, under notering skrivs telefonnummer till verksamheten. Klicka på lägg till och sedan nästa

22 Välj debiteringsområde, hushållstyp, boendeform (statistik uppgifter). Klicka på nästa 22 (51)

23 23 (51) Klicka på SLUTFÖR Nytt Beslut Välj nytt beslut Välj beslut under Beslutstyp i list, bifall under Beslutsform, beslutsfattare under Beslutsfattare, Titel under Befattningstitel. Om debiteringsområde är Nytt ärende ej

24 24 (51) placerat byter du till ditt debiteringsområde. Om debiteringsområde är en annan utförarenhet, kontaktar du användarstöd för att få hjälp med bytet. Klicka på Spara För att registrera/koppla, klicka ja Insats Klicka på Ny insats

25 25 (51) Välj Insatstyp, skriv i tid och frekvens (ggr/månad), spara Ska flera insatser läggas upp, klicka på ikonen vita arket, välj insatstyp och upprepa tills alla insatser är upplagda. Klicka på beräkna för att kontrollera så att tidsåtgången för beslutet inte överskrider 6 timmar per månad. Klicka på stäng

26 26 (51) FÖRDELA UPPDRAG Klicka på uppdrag Klicka ja Fyll i uppdragsnamn med startdatum, välj utförare, utförarenhet, sätt startdatum, klicka på spara uppdrag

27 Klicka uppdragsdokument 27 (51)

28 28 (51) Välj mallen ÄO Boservice serviceavtal, klicka ok Skriv in eventuella uppgifter under övriga anteckningar, spara, svara ja på frågan om dokumentet skall skrivskyddas. Stäng.

29 29 (51) Klicka på till genomförande. Svara ja på frågan om meddelande skall skickas. Stäng ner alla öppna fönster, gå ut i genomförande webben för att kvittera den nya brukaren och eventuellt skapa en journal. [Se manual 35] NYTT BESLUT I ETT PÅGÅENDE BOSERVICE ÄRENDE Boservice eller Övrig service Leta rätt på brukaren under mina enheter, markera brukaren, markera förekomsten ÄO Serviceavtal boservice, klicka på Välj

30 30 (51) Markera det gamla beslutet och klicka på välj Sätt tom datum och klicka på spara

31 31 (51) Klicka på pilen vid det vita arket, välj Beslut Välj beslut under Beslutstyp i list, bifall under Beslutsform, beslutsfattare under Beslutsfattare, Titel under Befattningstitel. Om debiteringsområde är Nytt ärende ej placerat byter du till ditt debiteringsområde. Om debiteringsområde är en annan utförarenhet, kontaktar du användarstöd för att få hjälp med bytet. Klicka på Spara Svara Ja på frågan Vill du kopiera..

32 32 (51) Klicka på fliken insatser sedan på Ny insats Gör ändringar du skall. Stäng ner insatsbilden. Klicka på Uppdrag Svara Ja på frågan

33 33 (51) Skriv i Uppdragsnamn med startdatum, välj Utförare och Utförarenhet, sätt Startdatum på uppdraget och klicka på Spara uppdrag Klicka på uppdragsdokument Välj mallen ÄO Boservice serviceavtal och klicka på O

34 Spara och Stäng och svara Ja på frågan om du vill skrivskydda dokumentet 34 (51)

35 35 (51) Klicka på Till Genomförande, svara Ja på frågan om du vill skicka meddelande. Stäng. AVSLUTA ÄRENDE (BOSERVICE) Leta reda på brukaren under mina enheter, markera brukaren. Markera aktuell förekomst och klicka på välj.

36 36 (51) Beslutet tas fram genom att klicka på plus framför besluts mappen. Markera ärendet, klicka på Välj Sätt slutdatum på beslutsperioden, spara Klicka på OK, stäng ner beslutsbilden I Ärendebilden - Klicka på Avsluta

37 37 (51) Ändra avslutsdatum (om annat än dagens), välj avslutsorsak, klicka på avsluta ärende OBS! Vid övriga ärenden skall man bara avsluta verkställigheten i fördela uppdragsbilden - leta upp brukaren under mina enheter, klicka på + framför brukaren, klicka på + fram för insats gf, markera en av insatserna som tillhör det beslut som skall avslutas, markera verkställigheten som visas till höger och klicka på välj. Sätt genomförande tom på varje insats och klicka på spara. Meddela handläggaren att insatserna är avslutade så att dom kan avsluta beslut och eventuellt ärende.

38 38 (51) TA EMOT UPPDRAG PERSONLIG OMVÅRDNAD I mappen nya uppdrag: Klicka på plustecknet framför nya uppdrag, klicka på plustecknet framför personen Högerklicka på uppdraget välj Läs uppdrag Kontrollera och skriv ut i tre stycken exemplar av uppdragsdokumentet.. Högerklicka på uppdraget igen och välj Fördela och fördelarbilden öppnas Markera insatsen som ska fördelas ut. Klicka sedan på Registrera Välj Utförarenhet, Period fr. om och Tidsåtgång Timmar Ev Dubbel (dubbelbemanningstid) Utförs Tid/Frekv Enhet. Bocka i Till genomförande och avsluta med att klicka på OK

39 39 (51) Klicka på OK. Man får då en fråga om man vill skicka meddelande till någon. Här kan man om man behöver skicka till exempelvis sin arbetsgrupp kan man göra det. Markera nästa insats och klicka på Registrera.

40 40 (51) Då öppnas Registrera bilden igen. Fortsätt som tidigare att fylla i uppgifterna enligt sid 42 tills alla insatser är verkställda som ska verkställas Innan man stänger Fördela uppdragsbilden ska man kontrollera att uppgifterna man registrerat är korrekta. Klicka sedan på Stäng Stäng ner alla öppna fönster, gå ut i genomförande webben för att kvittera nytt uppdrag och ev. upprätta genomförandejournal för brukaren [se manual 34]

41 41 (51) ÄNDRING AV TID AV PERSONLIG OMVÅRDNAD Gå till brukaren under Mina enheter klicka på plus framför varje mapp till Insats GF. Markera en av insatserna som tillhör personlig omvårdnad, markera verkställigheten till höger i bilden och klicka på Välj. Markera insatsen som man vill ändra tid på och klicka sedan på Återkalla. Fyll i datumet med dagen innan ändringen ska gälla, klicka sedan OK

42 42 (51) Då uppstår en ny rad på insatsen som är Under fördelning markera raden och klicka sedan på Registrera Börja med att välja Utförarenhet, kontrollera Fr.o.m, gör de förändringarna som ska göras under Tidsåtgång. Se till att Till genomförande och klicka sedan på OK.

43 43 (51) Klicka på OK. Du får då möjlighet att skicka ett meddelande om ni har det som rutin. Kontrollera den nya verkställigheten på insatsen som ändringen gjordes på. Om flera insatser ska ändras fortsätt som tidigare, när ni är färdiga klicka på Stäng. NYA INSATSER PERSONLIG OMVÅRDNAD Om brukaren önskar/behöver nya insatser så vänder sig brukaren till sin biståndsbedömare. Om brukaren inte själv kan kontakta biståndsbedömaren så får närstående alt enheten vara behjälplig. Biståndsbedömaren gör en ny bedömning och skickar ut de nya insatser som ett nytt uppdrag verksamheten. Verksamheten tar emot uppdraget (se sid 36) AVSLUTA INSATSER PERSONLIG OMVÅRDNAD

44 44 (51) Leta upp personen under Mina enheter, markera en personlig omvårdnads insats under Insats GF och markera på högersidan och klicka sedan på välj. Markera insatsen du vill avsluta och klicka på Rätta/Avsluta.. Fyll i T.o.m. och klicka sedan på OK. Kontrollera att rätt avslutsdatum är satt. Om man ska avsluta flera insatser fortsätt sedan att på samma sätt. Avsluta sedan med Stäng.

45 45 (51) BYTE AV UTFÖRARE Boservice/ Personlig omvårdnad Öppna trädet, klicka på plus framför mina enheter, den enhet brukaren tillhör, brukaren och insats. Högerklicka på den insats som utförare skall bytas på, välj byt utförare Bocka för den/de insatser som gäller, klicka därefter på Nästa Klicka på plus framför Kommunen, ÄO Utförare och ÄO Hemtjänst. Bocka för den enhet som skall ta över ärendet och sätt datum för övertagandet.

46 46 (51) Klicka på nästa Kontrollera att uppgifterna stämmer, klicka på slutför. Är någon uppgift fel klicka på tillbaka och ändra uppgifterna som inte stämmer

47 Svara ja på frågan, skicka meddelande till berörd personal 47 (51)

48 48 (51) MOTTAGNING AV NYTT ÄRENDE BOSERVICE (VID BYTE AV UTFÖRARE) Öppna olästa meddelande på skrivbordet Sök fram uppdraget under nya uppdrag, klicka på plus framför den nya brukaren. Högerklicka på ärendet, välj acceptera/stoppa

49 49 (51) Klicka på acceptera för att ta emot ärendet, stoppa för att stoppa ärendet. Vid acceptans, klicka på OK, fördela uppdraget till genomförande webben. Stoppas uppdraget klicka ja, skicka meddelande till avsändaren. Ärendet är kvar hos gamla utföraren som får göra om bytet.

50 50 (51) MOTTAGNING AV NYTT ÄRENDE PERSONLIG OMVÅRDNAD (VID BYTE AV UTFÖRARE) Öppna olästa meddelanden på skrivbordet. Sök uppdraget under nya uppdrag Klicka på plus framför brukaren - Högerklicka på ärendet, välj acceptera/stoppa Ange medhandläggare, klicka på acceptera Klicka OK, fördela insatserna. Stoppas uppdraget klicka ja, skicka meddelande till avsändaren. Ärendet ligger kvar hos gamla utföraren som får göra om bytet

51 51 (51) HIT KAN DU VÄNDA DIG FÖR SUPPORT Om du har frågor eller behöver hjälp så finns vi på Supporten genom två olika vägar: 1. Ring oss vardagar mellan 09:00-11:30 på telefon Om ditt ärende gäller fakturor, avgifter, byte av debiteringsoråden m m så välj alternativ Debitering. Om ditt ärende gäller behörigheter, registrering av insatser m m så välj alternativet Utförare. 2. Det smidigaste sättet är annars att kontakta oss via Supportformulär. Detta hittar du under ikonen Ugglan i Treserva, se bild nedan. Vi kontaktar er så fort som möjligt. Välj sedan Användarstöd, se nedan. Nu kommer du till sidan: 3. Klicka på skiftnyckeln så kommer du in i formuläret och kan skriva ditt ärende.