Köpguide för molntjänster. Hur fungerar det egentligen och vad innebär det för mig?

Transkript

1 Köpguide för molntjänster Hur fungerar det egentligen och vad innebär det för mig?

2 Tänk om din nya it-lösning skulle kunna göra livet lite enklare för dina medarbetare och hjälpa dem att arbeta bäst där de är. Och tänk om du kunde få en leverantör som förstår och fokuserar på dig, som kan prata på ett sätt som du förstår och som håller vad de lovar.

3 Du vet att en modern it-lösning ska underlätta dina möjligheter att göra affärer, men vilka krav ska du ställa på tjänsten och leverantören? Man pratar om molntjänster men vad innebär det och hur kan jag nyttja det? Vid en första anblick ser många av alternativen ganska lika ut. Hur ska jag veta om molnet är något för mig? Många tycker att det är svårt att utvärdera och välja en ny it-lösning för sitt företag. Det är inte så konstigt med tanke på att omvärlden - och inte minst it-lösningar - är i ständig förändring. Det som var aktuellt för några år sedan kanske inte alls passar idag. Tidigare räckte det med en server till kontoret. Nu behöver it-lösningen i mycket högre utsträckning kunna anpassas efter de olika arbetssätt som finns inom företaget. Alla medarbetare ska kunna arbeta effektivt oavsett om de har en fast arbetsplats eller jobbar hemifrån ibland. En modern it-lösning ska kunna göra mycket mer än bara lagra filer och har man inte upphandlat ett it-system den senaste tiden finns det en del nytt att tänka på. Hur kan vi använda den nya tekniken för att optimera vårt arbetssätt? Genom att fundera över de rätta frågorna kommer du att få en bättre förståelse för ditt företags behov och leverantörernas förmåga att tillgodose dem. Denna sammanställning kan förhoppningsvis hjälpa till. Vi tittar närmare på ett antal frågeställningar värda att fundera över när du väljer en ny it-lösning till ditt företag. Frågor som kan göra skillnaden i det långa loppet. Även om alla frågor inte är lika viktiga för dig idag kan det hända att de blir det i framtiden. Det viktiga är att du ska kunna växa med din nya lösning, inte hållas tillbaka av den. På längre sikt kan flexibilitet vara avgörande för ditt företags konkurrenskraft. 3

4 Innehåll Vad är molnet? Paketerade molntjänster eller lösvikt? Har jag behov av detta? När passar inte molntjänster? Vilken tjänst och leverantör ska jag välja? Exempel på molntjänster från Dialect. Vad är molnet? Själva idén med datormoln är att hela eller delar av ett företags dataresurser kan flyttas ut på nätet och skötas av någon annan. Allt innehåll lagras helt enkelt i molnet istället för på en lokal server. I själva verket lagras innehållet på externa servrar som man hyr av leverantören. Det innebär i praktiken att leverantören står för bland annat support, drift och säkerhetslösningar. Den stora vinsten för större företag är att man kan dra ner på personalen som idag sköter it-infrastrukturen. För mindre företag som kanske saknar de ekonomiska resurserna att ha egen personal och/eller inte är beredda att investera i egen hårdvara är molntjänster ofta en mycket god lösning. Övergången till molntjänster innebär att man minskar behovet av egen utrustning som skall underhållas och därmed även minskar behovet av att ha dedikerad it-personal på plats. De resurser som läggs i molnet kan vara något så enkelt som enstaka program som används av personalen, men det kan även röra sig om en stor del av datorhårdvaran. Oftast kan man plocka bort servrar av olika slag för lagring och databaser. Användarna behöver dock fortfarande någon form av enhet som till exempel en dator, surfplatta eller smartphone för att komma åt internet. Det som skiljer molntjänster från traditionella it-lösningar är att man bara betalar för de resurser som man för tillfället behöver. Det betyder att molntjänsteleverantören endast debiterar per utnyttjad enhet, till exempel per användare. Man kan enkelt skala upp och ner vartefter behovet ändras över tid vilket gör det till en flexibel och kostnadseffektiv lösning. Istället för stora investeringar och engångskostnader får man en löpande månadsavgift per användare. Molntjänster innebär också att man även sparar in på andra resurser som krävs då man har en lokal server, såsom el, lokalutrymme och behov av kylanläggning. Molntjänster är Grön el på riktigt. Datormoln är egentligen inget nytt. Hotmail och liknande e-posttjänster har funnits i många år och likaså olika lagringstjänster. Mycket av det som vi gör på internet är i en vidare mening molntjänster, som till exempel internetbank, Facebook och webbhandel. Andra moln Det finns olika sorters moln. Det som beskrivits i det tidigare stycket är publika moln på internet vilket är det vanligaste. Privata moln eller interna moln kallas den variant som håller sig inom ett begränsat nätverk, till exempel ett företag eller en koncern. Privata moln är än så länge kanske mest utbredda inom större företag och organisationer men sprider sig numera nedåt i segmenten 4

5 till mindre och mellanstora företag. Det privata molnet är alltså inte en del av internet och kan sålunda inte nås av obehöriga. Dock använder man samma upplägg och ofta samma typ av infrastruktur som i de publika molnen. Den stora fördelen med ett privat moln är att man får samma resursvinster som i det publika molnet men säkerheten är väsentligt mycket högre eftersom man inte exponerar sig för omvärlden på samma sätt. Paketerade moln eller lösvikt? Det finns många molntjänster, med mer eller mindre fantasifulla namn, att skaffa sig på nätet. En del är till och med gratis! Man kan själv plocka ihop en bukett av de molntjänster som man tycker verkar lämpliga men då ska man också tänka på att man själv måste installera och underhålla dem samt framför allt få dessa att fungera tillsammans. Många av molntjänsterna från mindre spelare på marknaden har dessutom fått kritik för bristfällig säkerhet och kontroll samt att man inte riktigt kan redovisa vilka företag eller organisationer som ligger bakom det som erbjuds. I en paketerad tjänst har leverantören satt samman ett antal tjänster som man provat ut noggrant och som man kan garantera att fungerar bra tillsammans. Det kan vara paket från en och samma leverantör såsom Microsoft Office 365 eller en paketering av olika tjänster under ett paraply som till exempel Dialect Virtuellt Skrivbord. Ofta vill man även flytta företagsspecifika program såsom lager- och ekonomisystem till molnet för att kunna komma åt dem när man är utanför kontoret. Detta ställer ytterligare krav på den leverantör man väljer. Har jag behov av detta? För att underlätta valet mellan traditionella it-lösningar och molntjänster kan man ställa sig själv följande frågor: Har jag behov av att kunna arbeta utanför kontoret? Du kanske vill kunna läsa din e-post i mobilen eller sköta din kalender på ett smidigt sätt. Det kan också vara så att man vill ge sina anställda möjlighet att arbeta hemifrån ibland, eller se till så att de enkelt kan komma åt sina dokument när de är ute på kundbesök. Oavsett skäl är det viktigt att hitta en it-lösning som stödjer ert arbetssätt. Har vi kontor på flera platser? Molntjänster är ett ypperligt sätt att samordna resurser för företag spridda på flera platser. Ni kan på ett smidigt sätt dela dokument och programvaror och får en central lagringsplats med hög driftsäkerhet som delas av samtliga kontor. Då minskar även risken för att hela företaget står stilla bara för att något fallerar på ett ställe. Vill jag att någon annan sköter uppdateringar och drift? Molntjänsternas leverantörer har en central administration som samordnar resurser för alla som använder deras molntjänster. Du slipper tänka på service och support och kan istället fokusera på din kärnverksamhet. 5

6 Påverkas mitt företag av ett driftstopp? Vissa företag påstår att de inte skulle kunna klara sig ens en halv dag utan fungerande datorer. Även de som inte har sin verksamhet direkt på internet påverkas hårt av ett stopp. Molntjänster kan här vara ett bra sätt att, om än inte undvika driftstopp helt, åtminstone öka chanserna att snabbt komma igång igen eftersom all data ligger skyddat och säkert i molnet och det enda som behövs för att komma igång igen är en internetaccess och dina användaruppgifter. Vill jag att mitt företag framstår som miljövänligt? Eftersom molntjänster samordnar resurser såsom hårdvara, elförbrukning och utrymme är de ett miljövänligt alternativ. En lokal server kräver att man som företagare själv ansvarar för återvinning när den är förbrukad och den förbrukar också mer el, kyla och utrymme under sin livstid. Man kan se det lite som skillnaden mellan att åka kollektivt eller ta sin egen bil till jobbet. Miljöfrågor blir allt viktigare och varje företag bör ta ställning till hur den egna miljöpolicyn ska utformas. Vill jag hyra istället för att äga? Till skillnad från traditionella it-lösningar hyr man molntjänster istället för att äga dem. Istället för att investera i kapital betalar man endast för det man behöver. Man betalar månadsvis per användare och eftersom man slipper stora klumpsummor och oförutsedda avgifter får man ofta också en bättre kontroll över sina kostnader. Vissa hävdar att det alltid är dyrare att hyra än äga men eftersom molntjänster är behovsstyrt så investerar man inte i onödig överkapacitet. Som företagare bör man ta ställning till vad som är viktigast för det egna företaget och vad man vinner på i längden. Om du har svarat JA på några eller alla av dessa frågor så kan molntjänster vara en bra lösning för ditt företag antingen helt och hållet eller i liten skala. När passar inte molntjänster? Det kan finnas tillfällen när vissa molntjänster inte passar beroende på vad mitt företag arbetar med och vilka molntjänster som man funderar på. E-post och ren fillagring fungerar bra i de flesta fall om det inte finns lagar och förordningar som förhindrar att man lägger det i molnet. Datorer som styr eller kontrollerar andra maskiner i t.ex tillverkningsindustrin kan vara besvärliga att lägga i molnet om de kräver direktkoppling mot den maskin som ska hanteras. Dessutom blir man beroende av att Internet fungerar. Grafiska eller andra resurskrävande applikationer för t.ex reklam- och mediaindustrin kan få problem att fungera tillfredställande i en tjänst där man flyttar samtliga program till molnet. I ovanstående fall så är en blandad miljö att föredra. Vissa delar av verksamheten i molnet och vissa delar lokalt. Eftersom samtliga molntjänster per definition är beroende av en internetförbindelse av god kvalité så lämpar sig inte dessa på platser där detta inte går att säkerställa. Om man funderar på molntjänster så bör man därför kontrollera vilka möjligheter till internetaccess som står till buds. 6

7 Vilken tjänst och leverantör ska jag välja? Det viktigaste är att välja en leverantör som du får förtroende för. En leverantör som har lokal representation, som kan hjälpa dig igång med tjänsterna och som finns vid din sida genom hela processen. Leverantören ska genomföra en grundlig analys av dina behov och hur du vill arbeta framöver. Bara för att man inte har behov av hemarbetsplatser just nu så är det inget som säger att man inte får det om ett halvår eller så. Det är viktigt att du får en lösning som håller på längre sikt. Analysen som leverantören tar fram ligger till grund för en rekommendation av vilken eller vilka tjänster som passar just ditt företag och hur ni kan utvecklas med dessa över tid. De allra flesta har behov av e-post, kalenderfunktion och att lagra dokument på ett eller annat sätt. På vilket sätt dessa sedan ska vara åtkomliga, om det finns ett behov av att dela dokument mellan medarbetare, om man ska kunna läsa eller skriva i varandras kalendrar, om det finns behov av planeringskalendrar för gemensamma resurser eller om ekonomisystemet behöver nås från lagerlokalen på andra sidan staden är sådant som leverantören måste ta reda på och presentera en lösning för. Viktigt är också att den leverantör man väljer kan ge förslag på, och helst även kunna leverera, annan utrustning som påverkar hur bra den slutgiltiga lösningen blir. Det kan till exempel handla om vilka mobiltelefoner som hanterar den lösning man valt på bästa sätt eller vilken dator man behöver. Det finns inga genvägar eller patentlösningar som passar alla utan för att hitta rätt måste kund och leverantör lära känna varandra och tillsammans arbeta fram de bästa lösningarna. Exempel på molnbaserade it-tjänster från Dialect: Dessa molntjänster kan abonneras på var för sig eller kombineras i flera delar så att det blir den bästa lösningen för företaget. Dialect Backup: En helautomatiserad backuptjänst som tar säkerhetskopior på det material man valt ut. Fungerar på de flesta operativsystem och även på öppna databaser som SQL och Exchange. Office 365 från Dialect: Microsofts bästa tjänster för kontoret samlade i en praktisk paketlösning, med möjlighet till personlig support och tilläggstjänster från Dialect. Innehåller hela Officepaketet, gruppwebbplats för delning av dokument, fullfjädrat e-postsystem baserat på Exchange och verktyg för webbmöten och kommunikation. Dialect Virtuellt Skrivbord: Helhetslösningen där hela ditt skrivbord flyttas upp till molnet. Alla välkända kontorsprogram, e-postsystem med full funktionalitet samt era företagsspecifika program som ekonomisystem, lagerhantering, beställningsverktyg med mera blir åtkomliga var du än befinner dig. 7

8