Projektgruppens utveckling

Transkript

1 Projektgruppens utveckling Sida 1

2 Om projektgruppens utveckling En grupp med ett gemensamt mål genomgår huvudfaserna osäkerhet, rollsökning och mognad. Mellan huvudfaserna finns de konfliktlösa övergångsfaserna samhörighet och återhämtning. När projektets sammansättning påverkas eller när projektet avslutas sker detta i separationsfasen. Hela processen är cyklisk. Ett lag som är i mognadsfasen börjar om resan genom faserna om sammansättningen påverkas. I osäkerhetsfasen läggs merparten av energin på arbetet om uppgifterna är tydliga och struktur finns. I rollsökningsfasen går mycket energi åt till konflikt och att verkligen lära känna varandra. I mognadsfasen är utväxlingen av gruppens arbete större än i övriga faser. Faserna kan ibland vara svåra att skilja åt och det kan vara svårt att bedöma var gruppen för tillfället befinner sig. En hjälp kan vara att titta på vilken fas gruppen just har lämnat. Projektgruppens utveckling är en förändring som kräver projektledarens engagemang och uppmärksamhet. Att fastna i rollsökningsfasen utan att frågorna besvaras är skadligt och bör undvikas. Kunskap om de olika faserna och vetskap om var gruppen befinner sig, ger projektledaren möjlighet att välja rätt ledarstil i olika situationer för att hjälpa gruppen att fokusera på uppgiften och projektets mål. En projektledare som förstår hur en grupp utvecklas kan påskynda processen och snabbare få till stånd en mogen och effektiv projektgrupp. En grupp som kommer in i mognadsfasen har utvecklat respekt, självinsikt och mönster och kan arbeta med kollektivt lärande. Det förklarar varför laget är bra på kommunikation och lösa komplexa uppgifter. Inspiration till detta avsnitt är hämtad från William Schutz, en amerikansk psykolog som arbetade för US Navy. Han kartlade processen för hur grupper lär sig arbeta effektivt. Kartläggningen resulterade i FIRO - Fundamental Interpersonal Relationship Orientation som bl.a. annat beskriver hur makt, relationer, effektivitet och personlig tillfredställelse utvecklas i en grupp över tiden. Inspiration kommer också från Susan Wheelan och den modell som Wheelan tog fram efter forskning om gruppers utveckling. Modellen heter IMGD - Integrative Model of Group Development. Sida 2

3 Osäkerhetsfasen Medlemmarna försöker lära känna varandra är artiga mot varandra försöker orientera sig - är jag accepterad? - vad krävs av mig? - passar jag in i gruppen? - vilka regler gäller? kontrollerar ledarnas kompetens ifrågasätter gruppens mål undviker konflikter Får jag vara med? Sida 3

4 Ledarskap vid osäkerhetsfasen Projektledarskap förklara gruppens struktur och mål förklara vad som förväntas av var och en i gruppen ge möjlighet för gruppen att lära känna varandra ge utrymme för relationsfrågor var uppgiftsorienterad hantera gruppens förhållande till omgivningen ge positiv återkoppling Får jag vara med? Sida 4

5 Rollsökningsfasen Medlemmarna söker konfrontation konkurrerar med varandra ger bitsk återkoppling men tar inte emot själva avslöjar andras dolda motiv försöker uppnå eller undvika ledarskapet bildar undergrupper attackerar ledaren efterfrågar struktur och ledarskap men är ovilliga att låta någon fylla detta behov tar chanser och riskerar uteslutning Vem bestämmer? Sida 5

6 Ledarskap vid rollsökningsfasen Projektledarskap visa aktivt att du är beredd att delta genomför samarbetsaktiviteter underlätta konfliktlösning och skapa tillit så att fokus ligger på att få fram gemensamma strategier och tankemönster minska spänningen mellan ledare och medarbetare omfördela makten i ordnade former belöna de som vill ta del i ledarskapet klargör roller, strukturer som växer fram Vem bestämmer? T Ä N K P Å Ju mer det blåser, desto djupare växer trädets rötter Undvik konkurrerande aktiviteter Sida 6

7 Mognadsfasen Medlemmarna samarbetar hanterar konflikter allt eftersom de uppstår känner tillit i laget diskuterar fritt och öppet ställer krav på consensuslösning känner stark känsla av tillfredsställelse känner sig osårbara inriktar energin på att behålla relationer snarare än lösa uppgifter Tillit Sida 7

8 Ledarskap vid mognadsfasen Projektledarskap hjälp laget att fokusera på uppgiften uppmuntra och belöna dem som ifrågasätter lagets inriktning uppmuntra ömsesidigt beroende hjälp laget fatta beslut på objektiva grunder se till att laget tar hänsyn till omvärlden kliv in i laget och njut av hur väl allt fungerar Tillit Sida 8

9 Separation Övergångsfaser och separation Rollsökning Osäkerhet Mognad Sida 9

10 Samhörighet Medlemmarna har löst medlemskapsfrågorna utvecklar en känsla av att alla är med i gruppen vågar öppet visa engagemang i gruppen hämtar kraft i samhörighetskänslan undviker frågor om makt och ansvar Sida 10

11 Återhämtning Medlemmarna får en känsla av befrielse när krissituationer är lösta utvecklar gruppidentitet och förstår sina roller känner varandras styrkor och svagheter lägger ner stor energi på att bevara stämningen, inte på att lösa uppgiften Sida 11

12 Separation Separation Separation uppstår när nya medlemmar tillkommer eller gamla försvinner uppstår om gruppens uppgifter faller utanför dess normala ram eller kända kompetens ju mognare grupp desto kortare tid behövs för att åter nå mognadsfasen T Ä N K P Å Vid separation är det projektledarens ansvar att - ta hand om erfarenheter från avgående medlemmar, personlig erfarenhetsrapport - se till att nya medlemmar blir introducerade på rätt sätt Sida 12

13 Projektgruppens utveckling Förståelse i projektet underlättar för projektledaren att anpassa sitt ledarskap till gruppens behov ger trygghet i ledarrollen ger möjlighet att påskynda processen för att snabbare få fram en effektiv grupp hjälper projektledaren att hålla gruppen fokuserad på uppgiften T Ä N K P Å Gruppens storlek har betydelse för utvecklingsprocessen Förändringar av gruppen förlänger eller hindrar utvecklingsprocessen Kritiska uppgifter kräver oftast en mogen grupp, t.ex. räddningsuppdrag Sida 13

14 Att nyttja gruppens samlade kompetens Kollektivt lärande, förutsättningar ett gemensamt mål / uppgift planerad tid och forum för reflektioner träning på att uttrycka och att lyssna på udda tankar och idéer, även känslor och olika uppfattningar ett öppet klimat och högt till tak ett respektfullt beteende T Ä N K P Å En ledare kan nyttja kollektivt lärande även om gruppen inte är i mognadsfasen I en omogen grupp kan det bli röstning eller ignorans av udda tankar Det är en fördel om rollsökningen är avklarad och en värdegrund är etablerad Sida 14

15 Kollektivt lärande Fråga Lyssna Berätta Svara Analysera olikheter Respektera, Reflektera Förstå Ger ökad möjlighet att lösa uppgifter genom gruppens samlade förmåga Högpresterande lag lägger lika mycket tid på dialog och reflektion som på resultatet Ledaren kan ta del i processen och se till att förutsättningar finns 1+1>2 T Ä N K P Å Komplexa problem löses bäst av ett lag Sida 15

16 Projektgruppens utveckling, checklista När du leder gruppen, tar du hänsyn till gruppens mognadsfas? Har du beslutat dig för om det finns förutsättningar för att ta gruppen in i mognad? Finns det tillfällen att använda principen för kollektivt lärande även om gruppen inte är mogen med rätt ledarskap? Om du vill ta gruppen in i mognadsfasen, vet du vilka övningar som krävs och vilken tid det kommer att ta? Finns det hjälp att hämta från erfarna projektledare eller andra för att ta gruppen genom rollsökningsfasen? Finns det grupper i linjen eller andra projekt som bedöms som mogna, vilka erfarenheter kan du hämta därifrån? Har du dokumenterat vad som hände under rollsökningsfasen och vad som kan läras för framtida projekt? Har du dokumenterat erfarenheter från osäkerhetsfasen och de övriga faserna som ni tog er in i och genom? Vet du när du bör dela gruppen för att mognadsprocessen inte ska bli för långsam med tanke på antalet deltagare? Finns en plan för separation, speciellt om gruppen är i mognadsfasen? Sida 16