Informations- policy. Falköpings kommun

Transkript

1 Informations- policy Falköpings kommun 1

2 Informationspolicyn består av två delar. En del som allmänt beskriver informationsarbetet och informationsenhetens roll samt ett styrdokument med övergripande mål, strategiska områden och konkreta handlingsplaner. 2

3 Organisation och ansvar Kommundirektören har det övergripande ansvaret för all information. Utvecklingsavdelningens informationsenhet har det samordnande ansvaret för kommunens externa och interna information. Förvaltningscheferna har informationsansvar för sina verksamheter. På varje förvaltning finns ansvariga förvaltningsinformatörer och webbredaktörer som ingår i Infogruppen och Webbgruppen. Informationsenheten Informationsenheten är organisatoriskt knuten till kommunstyrelsens Utvecklingsavdelning och består av två heltidstjänster, informationsansvarig och informatör. Informationsenheten har det samordnande ansvaret för kommunens externa och interna information. Informationsenheten ska kontinuerligt bevaka omvärlden, bedöma opinionsläget och följa aktuell debatt samt vara rådgivare till kommunstyrelsen, nämnder och förvaltningar i informationsfrågor. Informationsenheten ska samarbeta med den nya organisationen för marknadskommunikation, Falköping Nu. Informationsansvarig ansvarar för det övergripande utvecklingsarbetet av kommunens informationsinsatser, samt utveckla rutiner för den externa informationen. 3

4 Informationsansvarig ska vid behov närvara vid kommunstyrelsens och kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträden för att bevaka ärenden av särskilt intresse ur informationssynpunkt. Förvaltningsledningarna ska vid behov inbjuda informationsansvarig till nämndernas sammanträden. Informatören ansvarar för det fortlöpande arbetet med Internet och Intranät samt ansvarar, i samverkan med förvaltningsinformatörerna, för den interna informationen. 4

5 Infogruppen Förvaltningscheferna ska utse en förvaltningsinformatör som ingår i Infogruppen och som leds av Informationsenheten. Förvaltningsinformatörens uppgift/ansvar: Delta i Infogruppens kontinuerliga möten för att utveckla kommunens strategiska informationsarbete. Ansvara för att förvaltningens webbsidor på Internet/Intranät är aktuella. Kontakta Informationsenheten när särskilda informationsinsatser krävs. Samordna förvaltningens externa och interna information samt ansvara för presskontakter i samråd med Informationsenheten. Webbgruppen Förvaltningscheferna ska utse webbredaktörer som ingår i Webbgruppen. Förvaltningsinformatören kan även vara webbredaktör. I Webbgruppen ingår även en ansvarig drifttekniker från IT-avdelningen. Webbredaktörens uppgift/ansvar: Ansvara för att del av förvaltningens webbsidor på Internet/Intranät är aktuella. Delta i Webbgruppens kontinuerliga möten för att utveckla Internet/Intranät. 5

6 Övergripande mål All information från Falköpings kommun ska vara saklig och relevant samt anpassad till mottagarens förutsättningar och behov. En öppen dialog med kommuninvånarna främjar och fördjupar den kommunala demokratin. En informerad allmänhet kan på ett aktivt sätt påverka beslutsprocessen. Det övergripande målet är att utveckla kommunikationen med följande målgrupper: Kommuninvånare, organisationer och företag i Falköping Kommunens anställda Blivande Falköpingsbor/näringsidkare Massmedierna Strategiska områden För att nå det övergripande målet ska följande strategiska områden prioriteras Extern information Intern information Grafisk profil Krisinformation 6

7 Extern information Mål Den externa informationen ska öka förståelsen och kunskapen om kommunens verksamhet öka förtroendet för kommunen påverka attityder och stärka vi-andan Handlingsplan Internet Informationsenheten ansvarar för att en ny användarvänlig layout och mer funktionell struktur tas i bruk senast mars Informationsenheten ansvarar för att kontinuerligt komplettera webbplatsen med interaktiva tjänster (publicering av blanketter, ansökningsformulär och applikationer för e-demokrati) samt att öka tillgängligheten för funktionshindrade. Informationsenheten ansvarar för kontinuerlig utbildning och support av webbredaktörerna. Under år 2002 ska en ungdomssida byggas på webbplatsen. 7

8 Nyhetstidning Den externa informationen ska kompletteras med en nyhetstidning producerad i samarbete med Falköping Nu. Tidningen ges ut med två nummer per år och distribueras till samtliga hushåll i kommunen. Informationsenheten presenterar ett förslag hösten Infogruppen Tillsammans med Informationsenheten utgör Infogruppen (förvaltningsinformatörerna) ett viktigt nätverk. I Infogruppen sker ett utbyte av information över förvaltningsgränserna. Informationsenheten kallar till kontinuerliga möten med Infogruppen för utveckling av kommunens strategiska kommunikation. Webbgruppen Informationsenheten ansvarar för utbildning av webbredaktörerna och kallar till kontinuerliga möten för utveckling av webbplatsen. Annonsering och trycksaker Informationsenheten ansvarar för att rutiner för samannonsering utarbetas och att möjligheten att teckna samarbetsavtal med reklambyråer och tryckerier undersöks. Arbetet ska vara klart i oktober

9 Kontakter med massmedierna Informationsenheten ansvarar för att rutiner och mallar för pressmeddelanden samt arbetsordning vid presskonferenser utarbetas. Arbetet ska vara klart i november Informationsenheten ansvarar för att aktuell information om ärenden, inkommande post, nämndsprotokoll, pressmeddelanden m.m. finns på kommunens webbplats. Mål- och strategipolicy Informationsenheten ansvarar för att en broschyr om kommunens mål- och strategipolicy produceras. Broschyren ska vara klar i mars Presentationsmaterial Informationsenheten ska ge råd vid produktion av broschyrer, foldrar, videofilmer samt presentationer i PowerPoint. I mån av tid kan Informationsenheten även producera visst material. Samarbete med Falköping Nu Gränsdragningen mellan information och marknadsföring är flytande. Ett kontinuerligt samarbete med Falköping Nu är av stor strategisk betydelse. Informationsenheten och Falköping Nu ska under hösten 2002 tydliggöra sina respektive roller och uppgifter. 9

10 Uppföljning/Utvärdering Målen och handlingsplanen följs upp och utvärderas regelbundet. Intern information Interninformationen ska Mål stärka vi-andan. öka samhörigheten mellan förvaltningarna. öka kunskapen och förståelsen för kommunens verksamheter och mål- och strategiarbetet. Handlingsplan Intranät Informationsenheten leder arbetet att tillsammans med Infogruppen och Webbgruppen bygga ett nytt Intranät. Intranätet ska vara ett naturligt och användarvänligt arbetsredskap. främja den interna kommunikationen öka vi-andan. vara möjligt att nå via Internet. Informationsenheten ansvarar för att Intranätet tas i bruk senast maj Webbredaktörerna ska få en kontinuerlig utbildning och support. 10

11 Personaltidningen Kom.Posten Personaltidningen ska förmedla kommunledningens planer och strategiska mål, spegla förvaltningarnas verksamheter och dess personal samt främja och uppmuntra den interna dialogen. Informationsenheten ansvarar, tillsammans med redaktionskommittén, för att personaltidningen ges ut med fyra nummer per år. Informationsenheten undersöker hösten 2002 möjligheterna att finna andra distributionsformer för personaltidningen. Infogruppen Informationsenheten utvecklar, tillsammans med Infogruppen, kommunens interna informationsrutiner. Informationsenheten ansvarar för kontinuerliga möten för utbildning och utbyte av erfarenheter. Webbgruppen Informationsenheten utvecklar, tillsammans med Webbgruppen, kommunens Intranät. Informationsenheten ansvarar för kontinuerliga möten för utbildning och utbyte av erfarenheter. Uppföljning/Utvärdering Målen och handlingsplanen följs upp och utvärderas regelbundet. 11

12 Grafisk profil En grafisk profil är viktig för kommunens identitet och vid kommunikation med omvärlden. Mål Målet är att skapa en enhetlig och tydlig grafisk profil för Falköpings kommun. Handlingsplan Informationsenheten ska lämna ett förslag till en grafisk profil. Arbetet ska vara klart i oktober Informationsenheten ska presentera den grafiska profilen i en manual som bl. a. visar hur kommunens logotype ska användas av förvaltningarna i olika sammanhang. Informationsenheten ska, i samråd med Falköping Nu, lämna förslag på en s.k. mjuklogga att användas vid marknadsföring av kommunen. Uppföljning/Utvärdering Målen och handlingsplanen följs upp och utvärderas regelbundet. 12

13 Krisinformation Informationsenhetens uppgift vid ett krisläge är att styra och samordna all information så att den blir enhetlig, korrekt och tydlig. Vid olyckor av olika slag är det väsentligt att personal, allmänhet och massmedier får information om vad som hänt, och dess konsekvenser. En effektiv informationsverksamhet är avgörande för att nödvändiga åtgärder ska kunna genomföras. Informationen ska präglas av öppenhet och konsekvens. Mål Falköpings kommun ska ha en klar strategi att tillämpa vid olika krislägen. 13

14 Handlingsplan Informationsenheten ska ta initiativ till att kommunens krisledningsgrupp och informationscentral har uppdaterade och relevanta arbetsrutiner vid ett krisläge. Kontakter ska tas med Räddningstjänsten, ITavdelningen, Socialförvaltningen och säkerhetsansvarig samt externa organisationer som Länsstyrelsen, Skaraborgs sjukhus, SJ och massmedierna, för att öka samarbetet och riskmedvetandet. Informationsenheten ansvarar för att en handlingsplan utarbetas under år Uppföljning/Utvärdering Målet och handlingsplanen följs upp och utvärderas regelbundet. 14

15 15

16 Utvecklingsavdelningen/Falköpings kommun. Maj 2002 Ett policydokument från Falköpings kommun 16