Så möter vi medierna. Din guide för kontakter med press, radio och TV. Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:30

Transkript

1 Så möter vi medierna Din guide för kontakter med press, radio och TV 1 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:30

2 arbetsförmedlingens pressenhet pressjouren är bemannad dygnet runt och nås via telefon mejladress: på i varje län finns också regionala press- och informationsansvariga, som i första hand kontaktas vid lokala mediefrågor. innehåll Så arbetar journalisterna sidan 4 Så ser arbetsförmedlingen på medierna sidan 5 när journalisten kontaktar dig tips och råd sidan 6 offentlighetsprincipen och meddelarfrihet sidan 8 att möta media vid en kris sidan 9 2 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:30

3 Arbetsförmedlingen står ofta i fokus för mediernas intresse. Journalisterna ser oss som en myndighet med stort nyhetsvärde. Här får du råd om vad du ska tänka på när journalisten ringer. Vi vill också skapa förståelse för mediernas roll och varför kontakter med massmedia är prioriterade. Frågor från media ska alltid besvaras skyndsamt. Det är vår skyldighet, men det ligger också i vårt eget intresse. Massmedia har stor betydelse för hur Arbetsförmedlingen uppfattas av omvärlden. Kontakter med media är en chans att nå ut och berätta om allt vi gör. Myndighetens chefer har ansvar för att hantera media inom sina områden. Men alla som kontaktas av journalister ska hjälpa dem att få tag i rätt person. Till stöd finns Pressenheten och de regionala press- och informationsansvariga. Det är viktigt att Pressenheten får information om mediekontakter. Ofta leder inslag och artiklar till att andra medier hakar på och då behöver vi ha en överblick. Med vänliga hälsningar Pressenheten Arbetsförmedlingen 3 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:30

4 Så arbetar journalisterna Det är mediernas uppgift att granska makten och hur skattepengarna används. Ur massmedias synvinkel är Arbetsförmedlingen en del av den makten. Journalisterna gör därför sitt jobb när de ställer kritiska frågor om vår verksamhet. Arbetsförmedlingen har också en annan roll gentemot media: den som expert. Journalister vänder sig till oss och förväntar sig att få svar på frågor kring statistik, regler, prognoser, utvecklingen på arbetsmarknaden och vår verksamhet. Medierna verkar på en hårt konkurrensutsatt marknad, ofta med korta deadlines. För att väcka intresse, och öka begripligheten, vinklas materialet. Det är vanligt att journalisten redan har en vinkel, eller hypotes, klar när Arbetsförmedlingen kontaktas. Det kan vara stor skillnad på vilken vinkel media väljer, det beror på deras målgrupp och vad som känns aktuellt just då. Sociala medier Journalisterna jobbar med flera olika medier samtidigt. Tidningar har ofta en webbplats, där de skriver snabba nyheter, sänder TV eller lägger ut ljudlänkar från intervjuer. En del journalister rapporterar direkt via sociala medier, som Twitter och Facebook. Press, radio och TV använder även sociala medier som Facebook och Twitter när de letar nyheter och gör research. Ett uttalande som görs i en liten, begränsad krets kan få spridning i sociala medier och slås upp som en nyhet. Det är alltid viktigt att vara tydlig med vem man företräder när man själv är aktiv i sociala medier. På Arbetsförmedlingens intranät Vis finns en policy för sociala medier som ger vägledning och goda råd. 4 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:31

5 Så ser arbetsförmedlingen på medierna prioriterat område På Arbetsförmedlingen är kommunikationen med massmedia ett prioriterat område. Det som rapporteras i media har stor betydelse för myndighetens anseende. Medierna innebär en möjlighet för oss att berätta om vår verksamhet, lyfta viktiga frågor och utmaningar. Mediearbetet ska bidra till en tydlig, korrekt och sann bild av Arbetsförmedlingen. Vi skiljer på faktaförmedling och kommentarer: Fakta och information förmedlas så snabbt som möjligt av den avdelning eller enhet som har expertis och kunskap på området. Kommentarer ges av utsedda talespersoner, i första hand chefer. Arbetsförmedlingens förhållande till media ska vara öppet, tillgängligt, trovärdigt och aktivt. Öppet, tillgängligt och trovärdigt Det ska vara enkelt att komma i kontakt med Arbetsförmedlingen och vi kommer gärna till tals i media. Det är en chans att nå ut och berätta om vad vi gör, lyfta frågor som vi anser är viktiga och ge vår syn på en fråga. Myndighetens chefer ska vara tillgängliga för media och kunna nås även utanför arbetstid. När en chef är ledig, eller inte kan vara anträffbar, ska någon ställföreträdande mediekontakt utses. Frågor från massmedia ska alltid besvaras skyndsamt. Vi återkommer alltid när vi har lovat att göra det. Om vi väntar för länge riskerar vi att gå miste om möjligheten att ge vår syn på saken. Medierna publicerar ändå. Att enbart tolkas eller omtolkas av andra är aldrig bra. Ett gott anseende byggs genom att vi tar ansvar för vår verksamhet, och eventuella brister i den, på ett tydligt men ödmjukt sätt. aktivt vad är intressant för media? Vi har själva en möjlighet att lyfta fram vår verksamhet, och dess förutsättningar, i medierna genom att ta egna initiativ till publicitet. Det är därför viktigt att fundera över om det finns något som kan väcka mediernas intresse. De regionala medierna är ofta intresserade av goda exempel som rekryteringsträffar, projekt för att stärka jobbsökande och andra lokala initiativ. Ta kontakt med Pressenheten eller de regionala press- och informationsansvariga om ni har något, bra eller dåligt, som kan vara intressant för medierna eller om ni planerar någon medieaktivitet. 5 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:32

6 när journalisten kontaktar dig anteckna direkt Skriv upp journalistens namn, och varifrån han/ hon ringer. Notera vilka frågor journalisten vill ha svar på. Gäller det fakta/statistik eller en intervju med kommentarer? Du har ett ansvar att se till att journalisten får snabb kontakt med rätt person, det är inte okej att bara hänvisa vidare. Be om att få återkomma Det kan vara bra att be att få återkomma om en kort stund. Då hinner du tänka igenom frågeställningarna och fundera över om det finns mer information som är viktig att dela med sig av. Håll alltid ditt löfte om att ringa tillbaka inom utlovad tid eller se till att rätt person ringer journalisten om någon annan bör svara. är du rätt person att Svara? Det är Arbetsförmedlingens chefer, eller av dem utvalda medarbetare, som har ansvar för att hantera mediekontakter inom sitt område. Övriga medarbetare är inte skyldiga att vara talespersoner för verksamheten. Men alla som kontaktas av en journalist ska se till att han eller hon får tag i rätt person. BeStäm vad du vill Säga Gör klart för dig vad som är viktigast att få fram i en kommande intervju. Skriv gärna ner några få, korta nyckelformuleringar. rådgör med pressenheten eller regionala pressansvariga Inom Arbetsförmedlingen finns alltid professionell hjälp att få i mediekontakter. På Pressenheten finns också helhetsbilden. Kanske har samma fråga ställts till andra och information redan tagits fram. För att kunna ge bra stöd och råd till både talespersoner och medier är det viktigt att Pressenheten får information om mediekontakter. I samband med intervjun: Bestäm vad du vill säga och håll dig till det. Före intervjun: Be om att få läsa dina citat och stäm av med reportern om detta ska ske via mejl eller telefon. Kom ihåg att många intervjuer spelas in. Tillmötesgå rimliga önskemål från intervjuade personer om att i förväg få veta hur och var deras uttalanden återges. 6 citat från journalistförbundets Spelregler för press, radio och tv. Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:32

7 Lyssna noga på frågan Om du inte förstår frågan, tveka inte att be om ett förtydligande: Hur menar du? Svara alltid på journalistens fråga, men lägg gärna till kortfattad information om det som du anser är viktigt för att frågan ska få en bredare belysning. Du kan ta stöd av de punkter du tänkt ut före intervjun. Tänk efter innan du svarar. Ibland är det bättre att ta en tankepaus. Ju mer du pratar på, desto mindre är chansen att reportern kommer ihåg, och publicerar, det som du tycker är viktigast. Vid TV- och radiointervjuer är det inte ovanligt att samma fråga ställs flera gånger. Försök att vara tålmodig och upprepa lugnt ditt svar. Överskatta inte reporterns och målgruppens kunskaper Tänk på att läsaren, lyssnaren, tittaren eller journalisten i de flesta fall saknar dina bakgrundskunskaper. Tala enkelt och begripligt, fatta dig kort och ge tydliga exempel. Undvik interna uttryck, fackuttryck och förkortningar. Om du har mycket fakta att presentera kan det vara bra att skicka ett skriftligt dokument, allt för att undvika missförstånd. Försköna inte Om Arbetsförmedlingen har gjort misstag eller inte kan visa så goda resultat som vi önskar, var ödmjuk. Berätta gärna vad vi gör för att det inte ska hända igen i framtiden eller hur vi jobbar för att förbättra resultatet. Ta det lugnt Var lugn, även om du inte kan svara på allt. Det är okej att inte veta. Be om att få återkomma i frågan när du har tagit reda på mer, eller svara det är något vi håller på att granska. Spekulera aldrig. Tala inte off the record Säg inget som du inte kan stå för offentligt, inte heller när det verkar som att intervjun är över. Det du uppfattar att du säger i förtroende, eller lite skämtsamt, till en reporter kan bli huvudvinkeln. Intervjun är inte över förrän journalisten har gått eller lagt på luren. Var tillgänglig efter intervjun Det är viktigt att vara tillgänglig för ytterligare frågor efter intervjun. När du läser dina citat, respektera att journalisten har bråttom. Är du för petig, eller tar för lång tid på dig, finns en risk att journalisten i stället använder en annan källa och stryker ditt citat. Det är sällan bra. 7 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:32

8 Offentlighetsprincipen Vem som helst har rätt att utan dröjsmål ta del av allmänna handlingar som är offentliga, utan att behöva uppge vare sig syfte eller namn. Det slås fast i offentlighetsprincipen som finns i tryckfrihetsförordningen. Alla allmänna handlingar som finns hos Arbetsförmedlingen är dock inte offentliga. En del uppgifter omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Att röja en uppgift som omfattas av sekretess är ett brott mot tystnadsplikten. Om vi beslutar att inte lämna ut en handling med stöd av offentlighets- och sekretesslagen har journalisten rätt att få ett skriftligt beslut med uppgift om hur beslutet kan överklagas. Rådgör med Pressenheten om du är osäker. Exempel på uppgifter som kan omfattas av sekretess är namn på arbetssökande, företag som varslar om uppsägning och företag som får arbetsmarknadspolitiskt stöd. Meddelarfrihet Meddelarfrihet innebär att anställda vid myndigheter har möjlighet att lämna uppgifter till massmedia för publicering. Det finns dock begränsningar i meddelarfriheten. Det är exempelvis inte tillåtet att med stöd av meddelarfriheten lämna ut en allmän handling som omfattas av sekretess, men väl att lämna muntliga uppgifter ur en sådan handling. Det finns också vissa sekretessbelagda uppgifter som överhuvudtaget inte omfattas av meddelarfrihet. Arbetsgivaren får inte efterforska vem som har använt sig av sin meddelarfrihet och den anställde får heller inte drabbas av kritik eller andra repressalier. Den som lämnar ett tips eller uppgifter till media omfattas av källskyddet, som innebär en rätt att vara anonym. En journalist som tagit emot en sådan anonym uppgift får inte avslöja sin källa. 8 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:32

9 Att möta media vid en kris En kris kan snabbt utvecklas till ett mediedrev. Förmågan att kommunicera är avgörande för hur vi uppfattas i en krissituation. Det gäller även vid andra större nyhetshändelser, som ett stort varsel på en ort. Det viktigaste är att ta ansvar för vad som har hänt, visa empati med de drabbade och visa att vi har vidtagit åtgärder för att till exempel säkra att ett misstag inte ska ske igen. En person bör utses till ansvarig för kontakt med media, i samarbete med Pressenheten. Att tänka på för talespersonen vid kriser: Var förberedd när du möter media. Var tillgänglig. Visa medkänsla och ansvar. Beskriv det faktiska läget: Lägg alla fakta på bordet. Berätta sakligt hur vi arbetar på att få fram ytterligare information om det som hänt och vilka åtgärder som vidtagits. Spekulera aldrig om till exempel orsak till händelsen. Utse ingen syndabock. Bemöt felaktigheter och osanningar omedelbart, men angrip inte journalisterna. Säg aldrig mer än du kan stå för inget off the record! Det som sägs i media ska inte vara någon nyhet för de egna medarbetarna, de ska alltid få informationen först. 9 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:32

10 Neda Seyfeddini medverkar i Nyhetsmorgon Neda Seyfeddini, sektionschef på Arbetsförmedlingen Globen, som bland annat medverkat under Jobbjakten i TV4s morgonprogram: Första gången var det lite pirrigt, men det kändes bra att kunna visa vad vi gör på Arbetsförmedlingen. Efteråt var många förvånade: har ni så mycket att erbjuda! Jag satt och läste in siffror hela kvällen innan, det är självklart viktigt att vara påläst och att tänka på att man representerar hela myndigheten. Sedan gäller det att prata enkelt, alla ska kunna förstå vad man säger. Susanna Westgren, på avdelningen Digitala tjänster, som intervjuats i olika tidningar. Det viktigaste är att tänka igenom vad man vill säga i förväg och sedan hålla sig till det. Babbla inte på! Försök vara kärnfull och ge gärna konkreta exempel. Jag berättade till exempel för Upsala Nya Tidning om de gruppaktiviteter som vi har på vår förmedling. Mathias Wahlsten, chef på enheten Integration och Etablering, med erfarenhet från flera medier. Jag ser media som ett bra tillfälle att föra ut vårt budskap, därför försöker jag återkomma snabbt till journalister. Men jag ger mig alltid lite tid till att tänka efter före och kolla fakta. Jag brukar skriva ner några stödord som jag sedan sparar, så att jag vet vad jag har sagt. 10 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:34

11 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:35 11

12 Arbetsförmedlingen Rekv nr: Bilder: Camilla Veide, Johanna Berglund 12 Arbetsförmedlingens kontaker med media_2015_06.indd :20:35