Vägledningsdokument för verksamhetsplan

Transkript

1 1 (5) Avdelningen för Enheten för lokal och Främjande regional samverkan Margurite Karlsson Vägledningsdokument för verksamhetsplan Energimyndigheten har tagit fram ett förslag på mall för verksamhetsplanering för den kommunala energi- och klimatrådgivningen, samt en vägledning för hur mallen är tänkt att användas. En av kommunen godkänd verksamhetsplan ska skickas till Energimyndigheten senast den 31 januari Detta är en förutsättning för att bidraget till energioch klimatrådgivningen ska kunna utbetalas. Kommunen ska besluta om att godkänna och verkställa verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen bör omfatta samtliga punkter (1-7) i den här vägledningen, men får givetvis gärna utvecklas. Tänkt omfattning på verksamhetsplanen är 3 6 sidor. Spara ner dokumentet Mall för verksamhetsplan lokalt på din dator. Lås upp dokumentet. Fyll i gråa fält och tabeller. Skriv ut dokumentet och fyll i kryssrutorna. Efter beslut postas verksamhetsplanen till myndigheten. Frågor om verksamhetsplanen kan ställas till Margurite Karlsson, [email protected] Innehåll Verksamhetsplan Utifrån uppdraget som kommunal energi- och klimatrådgivare ska verksamhetsplanen beskriva den verksamhet som bedrivs. 1. Kommun Här skriver du namnet på den kommun verksamhetsplanen gäller. Varje kommun ska lämna in en egen verksamhetsplan, eftersom varje kommun numera ansöker om bidraget till energi- och klimatrådgivningen själv. 2. År Här skriver du vilket/vilka år verksamhetsplanen gäller. 3. Budget Ange finansiering enligt nedan: Box Eskilstuna Besöksadress Kungsgatan 43 Telefon Telefax [email protected] Org.nr

2 2 (5) a. Statligt bidrag från Energimyndigheten för energi- och klimatrådgivningen. b. Kommunala medel. Med kommunala medel avses här endast tillskjutande medel för att utöka tjänsten energi- och klimatrådgivning. c. Här skriver du summan av de två posterna ovan. 4. Prioriterade områden och verksamhetsmål Kommunen bör ha gjort vissa strategiska val och prioriteringar som ett led i att uppfylla de mål som angetts för verksamheten. De prioriteringarna ligger till grund för de aktiviteter som planeras för verksamhetsperioden. Prioriteringarna ska identifiera relevanta målgrupper och samarbetspartners, samt lämpliga aktiviteter för och med dessa. Genom att prioritera områden kan verksamheten inrikta sig mer mot en viss målgrupp och/eller arbeta mer med en viss typ av informations- och rådgivningsaktivitet. Exempelvis kan verksamheten under året fokusera mer än vanligt på transporter och genomföra riktade insatser mot allmänhet, transportbolag etc. Ett annat exempel är att arbeta mer mot företag och energieffektivisering i industri och fastigheter. a. Beskriv vilka områden som ska prioriteras i energi- och klimatrådgivningen. Om du önskar ange flera områden kan du göra det. b. Beskriv energi- och klimatrådgivningens verksamhetsmål. Ha gärna flera olika mål. Med kvantitativa mål kan du lättare mäta och följa upp verksamheten. Exempel kan vara: antal personer nådda (direkt och indirekt), antal riktade informationsaktiviteter, antal företagsbesök. c. Fyll i planerade aktiviteter i tabell enligt nedan. Samtliga rutor kanske inte kan fyllas i för alla aktiviteter, men försök att ha de prioriterade områdena i åtanke vid planeringen. Du kan lägga till fler rader i tabellen om så önskas. Glöm inte att planera för aktiviteternas kostnader. Prioriterat område Målgrupp Samarbetspartner Aktivitet Mål Tid & Plats Exempel 1: Kommunen har valt energieffektivisering som ett prioriterat område. Som ett led i detta väljer man att arbeta med nya bostadsområden. Energi- och klimatrådgivaren samarbetar med t.ex. bygglovshandläggare för att nå ut till småhustillverkare.

3 3 (5) Exempel 2: Kommunen har valt transporter som ett prioriterat område. Med målet att öka andelen kollektivtrafikresenärer samarbetar energi- och klimatrådgivaren med det lokala kollektivtrafikföretaget och arrangerar en utställning på torget under stadens höstmarknad. Exempel 3. Kommunen har valt energieffektivisering som ett prioriterat område. Energi- och klimatrådgivaren samarbetar med kommunens företagarförening, och arrangerar ett studiebesök för kommunens företag till ett köpcenter som har bytt till energieffektiv belysning. Exempel: Målgrupp: hushåll, små/medelstora företag, organisationer etc. Samarbetspartner: energikontor, miljökontor, konsumentvägledare, energibolag, handeln, skolan, kyrkan etc. Aktivitet: utbildning, projekt, webbinformation, mässor, politikerträffar, utställningar, föredrag, temakväll, annonser, artiklar, tryckt material, radioinslag etc. Mål: Tänk på att målen framförallt bör vara kvantitativa vilket innebär att de ska vara möjliga att mäta och följa upp under verksamhetsåret. o Kvalitativt mål: Utbilda bostadsrättsföreningar om energisparåtgärder i fastigheter. o Kvantitativt mål: Arrangera en workshop i ämnet med minst 15 deltagare, varav fem st börjar planera för åtgärder. 5. Uppföljning & utvärdering I Energimyndighetens årliga enkät ställs krav på uppföljning. En del ska vara antal inkomna samtal fördelat på män/kvinnor. Dessutom ska deltagande vid mässor, seminarier etc. fördelat på män och kvinnor redovisas. Även antal kontakter/samtal med företag skall anges. Minst en uppföljningsmetod ska prövas under året. Uppföljningsmetoden bör vara relevant, konkret och lätt att använda i den dagliga verksamheten. Tänk igenom vad som skall följas upp och varför, dvs. vilken typ av resultat man vill ha och hur dessa skall användas. Underlag från uppföljningen kan användas för att se var fokus och resurser i verksamheten bör riktas. Exempel på uppföljningsmetoder kan vara följande: a. Ta fram en uppföljningsmall och sammanställ statistik över antal rådsökande, kontaktsätt, målgruppstillhörighet, ärende och kön. För inte listor med personuppgifter. b. Föra statistik över besökande vid arrangemang och aktiviteter. c. Utföra en riktad enkätundersökning till en specifik målgrupp. Ring upp deltagarna en tid efter utförd aktivitet och be dem svara på frågor för att ta reda på effekterna av den genomförda aktiviteten.

4 4 (5) Beskriv hur du planerar att följa upp och utvärdera effekterna av verksamheten, t.ex. företagsbesök, transportaktiviteter, telefonrådgivning, webbaktiviteter, mässor, utställningar, föredrag/temakvällar, annonser/artiklar, utbildningar etc. Beskriv även hur resultatet av uppföljningen och utvärderingen ska användas för att förbättra den framtida verksamheten. Här kan du välja en del av verksamheten, och behöver inte beskriva uppföljning för hela verksamheten. Ta gärna fram ytterligare uppföljningsmetoder än exemplen ovan. 6. Organisation Fr.o.m söker varje kommun själv bidrag för energi- och klimatrådgivningen. A. Ange hur energi- och klimatrådgivningen bedrivs i din kommun, dvs. genom egen anställd rådgivare, delad rådgivare med andra kommuner eller i samarbete med andra kommuner (ange vilka), eller rådgivningen utlagd på konsult via entreprenad. B. Ange även var i kommunens organisation energi- och klimatrådgivningen är placerad, t.ex. Miljö & Bygg, Medborgarkontoret, Administrativa kontoret, Stadsbyggnadskontoret etc. C. Ange hur många procent av en heltid som energi- och klimatrådgivningen utgör. Energimyndigheten ser gärna att tjänsten utgör minst 50 % för det statliga stödet. 7. Kompetensutveckling I förordningen SFS 1997:1322 om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning och Energimyndighetens föreskrifter STEMFS 2010:4 ställs bland annat krav på din kompetensutveckling. Läs därför dessa inför verksamhetsplaneringen. Basutbildningarna och datum för dessa hittar du på Energimyndighetens hemsida. Det är av stor vikt att du som rådgivare håller dig uppdaterad och utbyter erfarenheter med kollegor i andra kommuner. Planera in tid för din kompetensutveckling.

5 5 (5) Verktyg Energimyndighetens aktivitetsrapport som ska lämnas in varje år senast den 30 november kan vara till hjälp som en uppföljning och utvärdering av föregående års verksamhetsplan, samt ett stöd inför kommande verksamhetsplan. Följande årscykel kan användas som verktyg för att lägga upp arbetet med verksamhetsplanen: Januari November Webbenkät: Aktivitetsrapport in 30 nov. Skicka verksamhetsplan och ekonomisk redovisning till Energimyndigheten senast 31 jan. Okt-dec Säkerställ att verksamhetsplanen förankras i kommunen. Ta fram metoder för kontinuerlig uppföljning. Sept- okt Börja planera för nästa års verksamhet. Använd mallen för verksamhetsplan som stöd. Följ kontinuerligt upp verksamheten. Jan- dec Augusti Använd resultatet av uppföljningen för att förbättra den framtida verksamheten. Gör gärna en halvtidsutvärdering innan semestern för att se om ni ligger rätt mot målen. Juni