Information och handledning för utvecklingssamtal och lönesamtal

Transkript

1 Personalavdelningen Information och handledning för utvecklingssamtal och lönesamtal 1 (7)

2 Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal ska vara ett återkommande samtal som sker i dialog mellan medarbetare och chef för att utveckla individ, arbete och verksamhet. Utvecklingssamtalet är ett verktyg för att tydliggöra samband mellan egen arbetsprestation, motivation och uppdrag i relation till mål och visioner som finns inom fakultet/institution/ avdelning eller motsvarande. Utvecklingssamtal är ett planerat och strukturerat samtal mellan chef och medarbetare som hålls minst en gång per år. Det skiljer sig genom form, struktur och innehåll från den dialog som förs i det vardagliga arbetet. Utvecklingssamtalet ska vara såväl tillbakablickande som framåtsyftande. Utvecklingssamtalet är en viktig uppgift för personalansvarig chef och samtliga chefer ska erbjudas utbildning i samtalsmetodik/utvecklingssamtal. Det är också närmaste chefs uppgift att informera medarbetaren om utvecklingssamtalets syften. Syften med utvecklingssamtalet Följa upp och stämma av arbetsuppgifter och resultat; Diskutera och planera nuvarande och framtida arbetsuppgifter; Diskutera frågor om arbetsmiljö, motivation, ledarskap och samarbete på arbetsplatsen; Skapa utrymme för dialog/kunskap kring lärosätets vision och strategi, fakultetens/institutionens/avdelningens eller motsvarande verksamhet och mål, i relation till egen prestation och måluppfyllelse; Diskutera medarbetarens behov av stöd och kompetensutveckling; Dokumentation och sekretess Chefen ansvarar för dokumentation av utvecklingssamtalet. Utvecklingssamtalet ska dokumenteras i någon av de underlagsmallar, som Personalavdelningen tillhandahåller och en individuell kompetensutvecklingsplan ska upprättas. Mallarna är snarlika och det är möjligt att använda den mall som chef och medarbetare tycker är lättast att följa. Dokumentationen ska stämmas av med medarbetaren och både medarbetare och chef ska skriva under. Överenskommen individuell kompetensutvecklingsplan utgör underlag för utvärdering vid nästa års utvecklingssamtal. Dokumentationen ska endast chefen och medarbetaren ha tillgång till såvida inte annat överenskommes. Endast kompetensutvecklingsplanen överlämnas av en avgående chef till en tillträdande chef. Givetvis kan medarbetaren själv välja att ta med/överlämna en kopia på hela dokumentationen då det är dags för utvecklingssamtal med den nya chefen. Som ett stöd för resonemang om medarbetarskap, kompetens och kompetensutveckling har Personalutvecklingssektionen inom Personalavdelningen utarbetat följande modell: 2 (7)

3 Servicekänsla Resultat, kvalitet och produktivitet Entreprenörskap Förmåga att bidra till kollegors utveckling Motivation Flexibilitet Samarbetsförmåga I modellen ovan ligger fokus på betydelsen av kommunikation och på betydelsen av medarbetarnas kompetenser för att främja god arbetsmiljö, utveckling och kvalitet. Dessutom poängteras myndighetsperspektivet och ämneskompetenserna som viktiga inslag inom högskolesektorn. Individens samlade kompetenser kan kortfattat beskrivas i termer av kunskap, motivation och förmåga. I begreppet kompetens ingår att identifiera och utnyttja sin handlingsförmåga och inlärning av nya förmågor. Kompetens är ett dynamiskt begrepp ofta med processbetydelse det är något som kan användas, utvecklas och förändras över tid. Handledning inför genomförande av utvecklingssamtal Nyanställda ska i samband med introduktionen på arbetsplatsen få information om utvecklingssamtal och dess syften. Det är varje chefs ansvar att planera för de årliga utvecklingssamtalen och informera medarbetarna om under vilken tidsperiod de planeras till och uppmana till förberedelse inför samtalen. Förberedelse inför utvecklingssamtalet Det är viktigt att såväl chef som medarbetare förbereder sig inför samtalet. Ett sätt är att läsa igenom denna handledning samt underlagsmallarna för utvecklingssamtal som finns och att före mötet reflektera över de olika områden som anges i dessa mallar. För närvarande finns tre mallar som kan användas som underlag och utvärdering för utvecklingssamtalet. Dessutom är det givetvis viktigt att fundera på om det finns andra frågor/områden att diskutera än de som redan finns. Andra dokument som kan vara av relevans inför utvecklingssamtalet är LNU:s strategi och vision, lönepolicy och kriterier för lönesättning, kvalitetspolicy, internationaliseringspolicy, verksamhetsplaner och handlingsplaner. 3 (7)

4 Det är ett gemensamt ansvar att samtalet får ett meningsfullt innehåll och resultat. Därför är det bra för såväl chef som medarbetare att före samtalet fundera på vad man vill uppnå med samtalet och vilka områden som är viktigast att fokusera på. Kom ihåg att samtalet också ger chefen möjlighet till återkoppling vad det gäller ledarskapet, d.v.s. att såväl chef som medarbetare funderar på frågeställningar kring ledarskapet. Det kan röra sig om frågor som till exempel hur chefen ger feedback i vardagen, hur information ges osv. Det är viktigt att samtalet förs ostört. Tiden bör vara angiven med exakt klockslag när ni ska börja och ett klockslag när samtalet beräknas vara avslutat. Om samtalet blir väsentligt längre kan det vara bättre att avsluta enligt planen och bestämma en ny tid för fortsatt dialog inom en nära framtid. Dialog Det är angeläget att såväl chef som medarbetare vinnlägger sig om att samtalet inte får intervjukaraktär. Samtalet ska upplevas som meningsfullt av såväl chef som medarbetare och ska föras i dialogform. Viktigt är att vara uppmärksam på balansen mellan att lyssna och att tala. Under samtalet är det angeläget, särskilt för chefen, att tänka på att använda ingångsord som lämnar öppning för motiverade svar. Exempel på sådana ingångsord är: Hur ser du på Vad behöver Vilka förutsättningar Underlagsmallarna och dess samtalsområden Inom de olika områdena i mallarna finns teman/frågor att besvara. En del av samtalen kanske inte alltid leder till konkreta resultat, men det är angeläget att också föra reflekterande samtal, diskutera och medvetandegöra attityder och värderingar. Utvecklingssamtalet är ett tillfälle då chef och medarbetare tillsammans sätter upp individuella mål för kommande period och bestämmer när en uppföljning ska göras. Nedan presenteras de samtalsområden som ska diskuteras 1. Tillbakablick Här följer ni upp det som ni var överens om vid förra utvecklingssamtalet och vad som har hänt sedan sist med de utvecklingspunkter som då fanns. Medarbetaren reflekterar också över vad denne är mest nöjd med i sitt arbete under det senaste året och vad som behöver utvecklas. Reflektion görs kring hur arbetssituationen som helhet har upplevts av både medarbetare och chef. 2. Ansvarsområden och arbetsuppgifter En viktig del är att tillsammans se över ansvarsområden och arbetsuppgifter. Ni tydliggör också tillsammans hur verksamhetens och avdelningens uppdrag och mål påverkar medarbetarens ansvarsområde och uppgifter. 4 (7)

5 Exempel på frågor inom området kan vara: - Vilka krav har arbetet ställt och hur har medarbetaren uppfyllt dem? - Finns det arbetsuppgifter medarbetaren känner sig osäker på? - Hur är graden av självständighet, ansvar och befogenheter? - Motivation och vilja att arbeta för uppsatta mål? - Hur ser medarbetaren på sin arbetsförmåga? - Vad vill medarbetaren utveckla i sitt arbete på kort och lång sikt? - Hur bedöms utbildningsnivå och övriga kunskaper inom arbetsområdet? 3. Samarbete Här berörs samarbetsformer, samarbetsklimat och hur samarbetet kan utvecklas. Det är viktigt att reflektera dels över samarbetet inom fakulteten/institutionen/avdelningen, dels över samarbetet med andra inom och utanför organisationen. - Hur är samtalsklimatet på våra arbetsplatsträffar? - Hur skapar vi ett inkluderande synsätt? - Hur fungerar kommunikationen på vår arbetsplats? 4. Arbetsmiljö och hälsa Det är viktigt att prata om såväl den fysiska som psykosociala arbetsmiljön. Här är det också tillfälle att prata om det som inte är direkt arbetsplatsanknutet men ändå kan påverka hälsan och därmed arbetet. Exempel på frågor att reflektera över: - Hur är den fysiska arbetsmiljön? - Hur upplevs arbetsklimatet på arbetsplatsen? - Hur kan vi skapa en hälsofrämjande arbetsmiljö? - Relationen arbete/hälsa? - Friskvård? - Engagemang och ansvar för arbetsmiljön? 5. Kultur, värderingar och karriärutveckling inom LNU Reflektion om LNU:s värderingar och kultur samt idéer för förbättringar kan vara värdefulla inslag i strävan att profilera LNU som en attraktiv arbetsplats. Här kan också resoneras om framtida planer, egen karriärutveckling och önskemål och behov av kompetensutveckling. 5 (7)

6 Genomgång av kompetens lärare OBS använd utdrag ur kompetensmodulen i Primula som underlag. Här går ni igenom specificerade kompetenskriterierna för lärare: vetenskaplig skicklighet, pedagogisk skicklighet, ledarskap och administrativ skicklighet samt skicklighet i samverkan med det omgivande samhället. Ni samtalar om hur det ser ut idag och kommer överens om hur utvecklingen bör se ut på sikt. Genomgång av kompetens T/A-personal OBS använd utdrag ur kompetensmodulen i Primula som underlag! Här går ni igenom utbildning/examina, erfarenhet, ledarskap och administrativ skicklighet och annat som ni bedömer vara relevant för en genomgång av kompetensen. Kom överens om hur det ser ut idag och hur utvecklingen bör se ut på sikt. Individuell kompetensutvecklingsplan för lärare respektive T/A personal Här handlar det om de verksamhetsrelaterade kompetensutvecklingsbehoven som ni under samtalets gång identifierat. Försök om möjligt att bestämma hur insatsen ska gå till och när den ska ske. Rangordna också betydelsen av kompetensutvecklingsinsatsen, så att ni säkerställer att det viktigaste blir av. Frågor om behov av utveckling inom specifik kompetens för medarbetarens yrkesroll och/eller befattning samt kompetenser för samarbete och kommunikation med andra kan dokumenteras och rangordnas. Denna utvecklingsplan följs upp i nästkommande utvecklingssamtal och lönesamtal såvida ni inte kommer överens om tidigare tillfälle för uppföljning. Exempel på en tabell för att dokumentera individuell utvecklingsplan inklusive kompetensplanering Mål Åtgärder och förutsättningar Vad ska utvecklas Ev. kompetensutvecklingsbehov Ska vara uppnått Ansvarig Uppföljning - = + Kommentar 6 (7)

7 Handledning inför genomförande av lönesamtal Syftet med lönesamtalet är att prata om lönepolicy och de lönekriterier som gäller i verksamheten. I samtalen ska det framgå hur medarbetaren har nått upp till kriterierna som ligger till grund för lönesättningen. Lönebildning och lönesättning ska medverka till att målen för verksamheten uppnås och att verksamheten bedrivs effektivt. Den ska också stimulera till engagemang och utveckling i arbetet. Varje medarbetare ska veta på vilka grunder lönen sätts och vad hon eller han kan göra för att påverka sin lön. En välfungerande lönesättning förutsätter en återkommande dialog mellan chef och medarbetare om bl.a. mål och resultat, samarbete, lönekriterier samt arbetsprestationer. Samtalen skall vara strukturerade och särskilt inriktas på sådana frågor som kan ha betydelse för individens resultat, utveckling och lön. Att samtala om lönen Att tala om hur arbetsuppgifterna har utförts i relation till verksamhetens mål och att resonera om lönekriterier och löneutveckling kan antingen göras som en del av utvecklingssamtalet eller tas upp i ett separat lönesamtal. Utvecklingssamtalet lägger grunden för lönesamtalet samtidigt som samtalen har olika syften. Det är att föredra att samtalen hålls var för sig, men det kan finnas situationer då det inte är möjligt. För de verksamheter där chefen har många anställda kan det vara svårt att avsätta den tid som behövs för att genomföra separata samtal. Då är det bättre att ha ett längre samtal där både utvecklingssamtalet och lönesamtalet ingår. Själva samtalet Lönesamtalet ska vara en tillbakablick på den period som gått. Skilj på lönesamtal (som förs mellan chef och medarbetare) och löneförhandling (som sker i samband med nyanställning och senare mellan arbetsgivare och personalorganisationerna). I löneförhandlingen fastslås lönenivåer och kronpåslag diskuteras. I lönesamtalet resoneras det om lönepolicy och de lönekriterier som gäller i verksamheten. När det är klarlagt så bör lönesamtalet fokusera på hur medarbetaren har nått upp till kriterierna som ligger till grund för lönesättningen. Bedömning av hur medarbetaren förhåller sig till lönekriterierna Meningen är att chef och medarbetare ska samtala om hur medarbetaren förhåller sig till fastställda kriterier. När ni talat om varje kriterium för sig är det viktigt att komma ihåg att det som ska återspeglas i lönesättningen är medarbetarens samlade ansvarsområde och kompetens. 7 (7)