EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV

Transkript

1 EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV

2 Vad är ExFlow NAV? För vem? ExFlow NAV är en tilläggsmodul i Microsoft Dynamics NAV som gör det möjligt att hantera leverantörsfakturor elektroniskt direkt i NAV. Att automatisera sina ekonomiska processer är ett mycket effektivt sätt att öka företagets lönsamhet. Det ger ett säkrare och effektivare attestflöde samt bätte kostnadskontroll. Detta medför minskade räntekostnader, underlättar budgetarbetet och givetvis är det en miljövänlig lösning genom mindre pappershantering. En smart lösning för att få en lönsammare hantering helt enkelt. För alla företag som använder affärssystemet Microsoft Dynamics NAV. ExFlow NAV är en, av Microsoft certifierad, tilläggsmodul för elektronisk fakturahantering byggd specifikt för NAV. Alltså, arbetar man idag i NAV och vill effektivisera leverantörsreskontran så är ExFlow NAV rätt lösning! Till skillnad från andra EFH-system krävs ingen integration, dubbletter av register eller kontoplaner. Allting hanteras i realtid direkt i Microsoft Dynamics NAV eftersom ExFlow NAV är inbyggt i NAV. För alla företag som använder Dynamics NAV och vill ha en lönsammare fakturahantering.

3 Ekonomiavdelningen föredrar ExFlow NAV IT-avdelningen föredrar ExFlow NAV Eftersom ExFlow NAV är inbyggt i Dynamics NAV kan man hantera och admistrera hela attestflödet direkt i NAV, istället för att arbeta i flera system. Eftersom ExFlow NAV använder Dynamics NAV egna register behöver man inte hålla dubbla leverantörsregister, kontoplaner etc uppdaterade. Eftersom allting sker i realtid i Dynamics NAV behöver man aldrig vänta på att en slutattesterad faktura ska synkas. Eftersom man kan spåra fakturor i attestflödet direkt från Dynamics NAV. Eftersom man kommer åt fakturabilder, bilagor och attestshistorik från alla moduler och vyer i affärssystemet. Eftersom ExFlow NAV enbart använder Dynamics NAVs egna databas slipper man krångliga och kostsamma integrationer! Eftersom ExFlow NAV inte kräver några dyrbara separata serverar. Det är en tilläggsmodul i Dynamics NAV, inte en separat applikation. Eftersom ExFlow NAV enbart arbetar med NAV register. Det blir inga dubbletter av till exempel kontoplan och leverantörsregister i andra system som måste hållas synkroniserade. Eftersom ExFlow NAV inte kommer medföra något utökat supportbehov mot användarna de arbetar helt i Dynamics NAV. Eftersom matchning av inköpsfakturans kvantitet, enhetspriser och inleveranser sker mot inköpsorder direkt inne i Dynamics NAV. Eftersom applikationen helt följer Dynamics NAV användargränssnitt och funktionalitet får man en väldigt kort startsträcka.

4 Funktioner Påminnelser, modernt webbgränssnitt för attestanterna med Ipad-stöd, eskaleringsrutiner, matchning mellan faktura och inköpsorder, auto-kontering, sökfunktioner, hantering av bilagor, varning för bluffakturor, rapportverktyg med mera. Alla funktioner för en smidig elektronisk fakturahantering. Med hjälp av en tolkningsprogramvara, kan fakturor skannas, tolkas och importeras direkt in i Dynamics NAV. I importformuläret kan förslagskontering mot huvudbok, samt koppling till inköpsorder, projektmodul eller anläggningsregister göras. Det kan även ge förslag på attestant. Omkostnadsfakturor kan ankomstregisteras automatiskt och skickas direkt ut på attest enligt gällande attestregelverk. Regelverket kan styras på en kombination av olika parametrar, t ex leverantör, beloppsgränser, konton, dimensioner, referensperson med mera. Inköpsfakturor som tolkats på radnivå matchas antingen via två- eller tre-vägsmatchning (styckepris, antal och inleverans). Stämmer allt överens mot order kan fakturan bokföras automatiskt. Vid avvikelse går fakturan direkt till inköpsansvarig för kontroll. Tillägg, t ex frakter och emballagekostnader kan enkelt hanteras och allokeras. Ett e-postmeddelande informerar attestanten om att han har fakturor att hantera. I meddelandet finns en länk till ExFlows webbgränssnitt där attestanten får en enkel överblick över fakturainnehållet, tillgängliga konton, samt själva fakturabilden. Bara att attestera. Givetvis kan man även titta på historik och t ex söka fram äldre fakturor. Till varje faktura kan man även skriva kommentarer och bifoga dokument såsom deltagarlistor, kalkylblad, avtal etc. Det kan göras både från webbgränssnittet och inifrån NAV. Underlag och faktura finns därmed arkiverat och lätt tillgängligt på ett ställe. Ansvariga på leverantörsreskontran har full kontroll på attestflödet via översiktsvyn i Dynamics NAV, där visas fakturor som väntar på attest, godkänts, blivit avvisade etc. Man ser också även konteringsförslaget, vem som har attesterat fakturan samt nästa attestant i flödet. Inköpsfakturan, relaterade kommentarer och dokument och all historik runt godkännande finns sparade och lätt åtkomliga överallt i NAV. Attestanten arbetar i ExFlows webbgränssnitt där de har en enkel överblick över fakturainnehållet, tillgängliga konton, samt själva fakturabilden.

5 Kontroll Besparing Kostnadskontroll är en nyckelfunktion för att driva en lönsam verksamhet. Att ha överblick och kontroll på leverantörsreskontran är ett måste. Det är därför märkligt att det fortfarande finns så många företag som väljer att fortsätta med en manuell hantering, där man kopierar och jagar fakturor på kontoret. Kontrollen, den får man då inte förrän allting är bokfört. Med ExFlow NAV får ni full kontroll på företagets alla fakturor och kostnader, en tydlig överblick i samma sekund som en faktura kommer in. Koppla fakturor och matcha automatiskt mot inköpsorder med tolkning på radnivå. Och... eftersom ExFlow NAV är en tilläggsmodul som verkar direkt i Dynamics NAV egna databas blir det ingen fördröjning. All information är uppdaterad i samma sekund som den sparas. Kostnaden för att manuellt handlägga en leverantörsfaktura uppskattas till SEK beroende på verksamhet. Genom att införa elektronisk fakturahantering (EFH) minskar den administrativa kostnaden årligen med 25-50% per faktura. Genom att införa ExFlow NAV kan hela den besparingen räknas hem. Många andra lösningar framhäver gärna att de kan integreras mot en mängd olika system. Integrering låter bra, men det är en dyr historia. Man bör räkna med en kostnad på ca SEK* per integrationspunkt och år. Eftersom ExFlow NAV är en tilläggsmodul till Microsoft Dynamics NAV, krävs ingen integration, så hela besparingen som ni gör på att övergå till elektronisk fakturahantering blir ren vinst. Leverantörsreskontra har alltid full kontroll på alla fakturor som är ute på attest. * Artikel i Computer Sweden baserad på undersökning från Radar Group.

6 ExFlow NAV är en certifierad lösning Med ackrediteringen Certified for Microsoft Dynamics ( CfMD ) erkänner Microsoft en liten grupp testade och rekommenderade lösningar. När du väljer en CfMD-certifierad modul innebär det att du investerar i en lösning som garanterar en smärtfri interaktion med ditt affärssystem. Vi möter Microsofts högsta standard för externt utvecklade lösningar: Æ Snabbare implementation Æ Enklare underhåll Æ Säkrare drift Æ Testad och säker programvara Æ Uppdateras i takt med nya Microsoft Dynamics versioner. Æ Möter de lokala regelverk som finns för din bransch. Æ Uppfyller Microsoft Dynamics alla standarder och krav för programvara Æ Används och rekommenderas av många andra företag.

7 Om SignUp SignUp är ett snabbväxande IT-företag med lång erfarenhet inom elektronisk faktura- och avtalshantering. Vi är specialiserade på att utveckla och marknadsföra applikationer som ökar företags lönsamhet genom att effektivisera hantering av leverantörsfakturor och avtal. Våra lösningar passar både lokala och globala organisationer och säljs genom återförsäljare i fler än 12 länder. Våra lösningar hanterar idag över 10 miljoner fakturor och avtal på årsbasis. Företaget grundandes 1999 och har idag ca 30 anställda. Huvudkontoret ligger i Stockholm.

8 SignUp Software AB Hallonbergsplan 5 SE Sundbyberg Sweden Tel: Mail: info@signup.se