VISMA Tid. Innehåll. Läs även. GSC Data Dalagatan GÄVLE Tfn: Fax: e-post: info@gsc.se Hemsida:

Transkript

1 VISMA Tid Vi kan Visma SPCS Innehåll - Register - Tider/utlägg - Nyhet! Resursplanering - Faktura-/bokföringsunderlag - Löneunderlag - Utskrifter - Ut- och incheckning av data - Möjlighet till webbregistrering - Visma Infoline - Systemkrav Läs även - Anpassning till din verksamhet - Användarvänligt - Snabbfakta Register Ordning och reda med hjälp av register Med programmets register får du god ordning på dina medarbetare, kunder, projekt, aktiviteter och resultatenheter. Du väljer själv vilka register som ska användas beroende på hur ditt företag arbetar och vilken uppföljning som behövs. Samtliga medarbetare som ska använda programmet lägger du upp i ett medarbetarregister. Med hjälp av behörighet styr du vilka delar av programmet som olika användare ska ha tillgång till. I kundregistret lägger du upp alla kunder som du och dina medarbetare vill registrera tid på. Om du har aktiviteter som ofta förekommer till exempel bokföring i en redovisningsbyrå eller målning i en målerifirma kan du lägga upp dessa som standardaktiviteter. Väljer du arbetsläget Redovisnings-/revisionsbyrå kan du dessutom lägga upp standardprojekt, exempelvis ett revisionsuppdrag, som kan innehålla flera olika standardaktiviteter. I projektregistret lägger du enkelt in uppgifter om varje projekt. Du kan exempelvis ange projektets giltighetstid, vem som ska få registrera på projektet, vilka aktiviteter som ska ingå, prissättning samt hur det ska faktureras. Du som använder Visma Administration eller Visma Avendo kan importera kund-, projekt- och artikelregister för att snabbt komma igång med ditt företags tidshantering. Kund- och projektregister från andra system kan du importera från en textfil. Timpriser och prislistor I Visma Tid har du möjlighet att prissätta dina uppdrag på flera olika sätt med ett timpris per kund alternativt projekt eller genom att ange ett fastpris per projekt eller på kundnivå. Du kan även skapa prislistor som innehåller olika priser beroende på aktivitet och vilken medarbetare som utför arbetet. En prislista kopplar du till kund eller projekt och kan vara giltig för en viss tidsperiod eller gälla tills vidare.

2 Tider/utlägg Flexibel tidsregistrering Du kan registrera den tid du lägger ner på arbete åt dina kunder och den tid du lägger på exempelvis interna möten och fortbildning. Du kan notera ordinarie arbetstid, övertid och restid. Programmet räknar automatiskt ut din flextid. Vid frånvaro anger du orsaken, till exempel sjukdom, vård av barn eller semester. Registrering görs på olika begrepp och du väljer själv vilka som ska användas exempelvis på kund, projekt och aktivitet. Väljer du arbetsläget Redovisnings-/revisionsbyrå kan du dessutom välja att registrera på kundens räkenskapsår, för att få den uppdelningen på fakturan och för att kunna skriva ut revisorsrapporten. Du kan redan vid registreringstillfället justera din tid och på så sätt påverka vad som ska faktureras. Det finns fält för extra fakturatext och interna anteckningar som rymmer 2000 tecken. I utläggsregistreringen kan du registrera både privata utlägg som ska med på löneunderlaget och de utlägg som ska med på fakturaunderlaget, till exempel resekostnader och förbrukningsmaterial. Passar flera olika arbetssätt Det finns olika inmatningslägen för registrering av tid dagregistrering och veckoregistrering. Arbetar du mycket framför datorn kan du ha registreringsbilden synlig i ett minifönster, vilket innebär att du när som helst kan göra nya noteringar. Du kan enkelt växla mellan dessa registreringsbilder så att det passar just ditt arbetssätt. Vill du registrera tid på annan plats än på kontoret finns flera olika möjligheter. Arbetar du med en bärbar dator kan du checka ut data och registrera din tid utan att vara uppkopplad mot nätverket. Registreringarna checkas sedan automatiskt in när du kopplar upp din dator mot nätverket igen. Du kan även använda internettjänsten Visma WebbTid för registrering av tider och utlägg via internet. Läs mer under "Webbregistrering". Nyhet! Resursplanering Programmets nya resursplanering gör det lättare att planera en jämnare beläggning per medarbetare och därmed minska antalet övertidstimmar och kostnaderna för dessa. Kanske räcker inte de befintliga resurserna och nya medarbetare behöver rekryteras. Dessutom får du genom planeringen ett bättre underlag för dina kalkyler och därmed priset till kunderna. Faktura-/bokföringsunderlag Du kan enkelt kontrollera de tider som registrerats och sedan skapa underlag för din fakturering och/eller projektredovisning. Du bestämmer själv utseendet på fakturaunderlagen, bland annat kan du välja att fakturera delar av innehållet och redigera fakturatexter. Faktura- och bokföringsunderlagen kan du föra över via fil till Visma Administration eller Visma Avendo. Arbetar du i ett annat ekonomisystem kan du välja att skriva ut underlagen på papper. Överföra fakturaunderlag som orderunderlag Du kan välja om du vill att de fakturaunderlag du skapar i Visma Tid ska exporteras som fakturaunderlag eller som orderunderlag, d v s om de ska importeras som fakturor eller som order i Visma Administration alternativt Visma Avendo Ekonomi 40. Det kan vara användbart om du har behov av att samlingsfakturera i ditt ekonomisystem.

3 Löneunderlag Inför lönebearbetningen kan du kontrollera och attestera dina medarbetares tidrapporter. Därefter kan du skapa och skriva ut ett löneunderlag på papper som bland annat innehåller: arbetad tid övertid frånvaro privata utlägg flextidssaldo komptidssaldo Arbetar du i något av Visma Spcs löneprogram (ej Visma Lön 100) kan du i samband med en ny lönekörning importera aktuella uppgifter från Visma Tid. Med denna koppling sparar du både tid och minskar risken för felregistrering vid lönekörningen. Export av löneunderlagsfil till Visma Lön 300 Du kan exportera löneunderlag till en fil som kan läsas in i Visma Lön 300/600. I samband med en lönekörning importeras filen och uppdaterar då samtidigt kalendariet i Visma Lön 300/600. Programmen har ett upplägg som är anpassat till varandra. I Visma Tid räcker det exempelvis med att du registrerar på tidkoden 050 Sjuk och med hjälp av den logik som finns kalendariet i Visma Lön 300/600 hämtas sedan rätt lönearter för karensdag etc i samband med att filen importeras. Inga uppgifter avseende projekt och resultatenhet kan för närvarande överföras till Visma Lön 300/600. Utskrifter Uppföljning av verksamheten Ett stort antal färdiga rapporter kan användas för statistik och annan uppföljning. Du följer enkelt upp exempelvis debiteringsgraden per kund, per medarbetare eller på hela företaget. Du som arbetar som revisor kan skriva ut en revisorsrapport för ansökan om ny eller förnyad auktorisation. Egna rapporter skapar du enkelt i programmets rapportgenerator. Statistik och spårning I kund- respektive projektregistret finns en användbar flik som heter Statistik/Spårning. Här kan du snabbt ta fram aktuell statistik för en kund eller ett projekt, eller se vad som ingått i ett visst fakturaunderlag. Du har även möjlighet att i samband med att du gör en tidsregistrering på en kund eller ett projekt, via menyval eller snabbkommando smidigt hoppa till Statistik/Spårningsfliken för att snabbt kolla upp status kring kunden eller projektet. Ut- och incheckning av data Med programmet kan du registrera tid på annan plats än på kontoret. Arbetar du med en bärbar dator kan du checka ut data och registrera din tid utan att vara uppkopplad mot nätverket. Registreringarna checkas sedan automatiskt in när du kopplar upp din dator mot nätverket igen.

4 Möjlighet till webbregistrering Visma WebbTid registrera tider och utlägg var du än befinner dig Som ett komplement till Visma Tid finns internettjänsten Visma WebbTid. Den ger dig möjlighet att registrera tider och utlägg via internet var och när du vill. Med ett serviceavtal på Visma Tid kan du utan kostnad anmäla dig till tjänsten. För att kunna använda tjänsten behöver ditt företag ha den senaste versionen av programmet Visma Tid installerat samt ett giltigt serviceavtal. Alla användare av internettjänsten får en egen inloggning. Plats på webbservern, inklusive drift och underhåll, ingår i tjänsten. Är du säljare, konsult eller kanske servicetekniker? Har du anställda som har behov av att registrera tider och utlägg på annan plats än på kontoret? Oavsett vilken kategori du och dina medarbetare tillhör får ni större frihet och möjlighet att utnyttja tiden på ett optimalt sätt med kombinationen Visma Tid och Visma WebbTid. För dig som har en redovisningsbyrå finns möjlighet att med onlinetjänsten låta dina kunder registrera tider och utlägg och därefter kan du sköta fakturering och lönehantering. Det som behövs är ett serviceavtal för varje användare (590:-/år). För varje extra upplagt företag tillkommer en årsavgift på 290:-. Utanför kontoret behöver du endast tillgång till en internetanslutning och webbläsaren Internet Explorer för att logga in till internettjänsten. När du matar in dina uppgifter sparas de på en webbserver. Från den hämtar du eller någon annan på kontoret hem registreringarna till Visma Tid via en enkel knapptryckning. All administration av register exempelvis upplägg av nya kunder och projekt, skapande av underlag samt uppföljning av verksamheten gör du via den vanliga windowsversionen av Visma Tid, dvs den version av programmet som du har installerad på en dator på ditt företag. Visma Infoline Det första som visas när du startar Visma Tid är en internetbaserad informationskanal där du får direktkontakt med Visma Spcs och omvärlden. Här ger vi dig viktiga ekonomiska och juridiska nyheter som du behöver som programanvändare och löneadministratör. Dessutom får du tips, råd och supportinformation för ditt löneprogram. Med hjälp av Visma Infoline håller du dig hela tiden informerad och uppdaterad.

5 Systemkrav Dator: Pentium III-processor eller bättre. Fleranvändarversion: Serverns prestanda är beroende av vilket nätverk du väljer, antalet samtidiga användare samt vilka program som ska köras. Vi rekommenderar att du har en dator med minst Pentium III-processor och minst 512 MB arbetsminne. Operativsystem: Windows 2000, XP eller Vista. Fleranvändarversion: Windows 2000, XP professional, Server 2003 eller Vista Internet Explorer 6.0 eller senare (följer med programmet) Arbetsminne: Hårddisk: Leveransmedia: Bildskärm: Minst 512 MB rekommenderas. Minst 200 MB ledigt utrymme behövs för installationen. Ytterligare utrymme behövs under användandet av programmet. Cd 1024 x 768 rekommenderas samt 16 bitars färgkvalitet eller högre Anpassning till din verksamhet I Visma Tid kan du anpassa programmet till din verksamhet. Det finns två arbetslägen ett för vanliga tjänsteföretag och ett för redovisnings- /revisionsbyråer och du väljer själv vilket läge som ska aktiveras. I byråläget finns fler val som gör tidsredovisningen anpassad till branschens behov. Användarvänligt Du får en god översikt och kan enkelt navigera i programmet med hjälp av det tydliga navigeringsträdet. Varje programdel har en startsida som ger dig vägledning i programmet. En tryckt handbok följer med och i programmet har du även en elektronisk handbok till din hjälp.

6 Snabbfakta Anpassning till verksamheten - Företag - Redovisnings-/revisionsbyrå Medarbetare, kunder och aktiviteter Projekt och resultatenheter Prislistor Företagsanpassad registreringsbild Registrering av tid och utlägg Ut- och incheckning av data Faktura- och orderunderlag Löpande räkning, fastpris, takpris och a conto Valfri detaljnivå på fakturan Bokföringsunderlag Utskrift av löneunderlag Flex- och komptidssaldo Statistik och spårning Rapporter och rapportgenerator Elektronisk handbok Visma Infoline Visma WebbTid registrering av tider och utlägg via internet Integration med Visma Administration, Visma Compact, Visma Avendo, Visma Lön 300/600 och Visma Klient Finns i fleranvändarversion