Granskning av målstyrning och mätetal svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer

Transkript

1 27 september 2012 KS-2012/ (7) HANDLÄGGARE Frida Hägglund frida.hagglund@huddinge.se Granskning av målstyrning och mätetal svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer Förslag till beslut Som svar på Huddinge kommuns revisorers skrivelse Granskning av målstyrning och mätetal, överlämnas kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 september Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ändamålsenligheten i kommunens användande av mål, mått och mätetal för att säkra effektivitet och kvalitet. Tre nämnder har granskats, kommunstyrelsen, äldreomsorgsnämnden och förskolenämnden. Den sammantagna bedömningen är att nämnderna har bra underlag för att bedöma kvalitet och effektivitet i verksamheterna. Följande förbättringsområden har identifierats: att delmål och mått utvecklas så att hänsyn tas till att kommunen har ansvar för både kommunalt utförd verksamhet och privat utförd verksamhet. att vid metodbrister så som låg svarsfrekvens i undersökningar, överväga att använda andra metoder, göra bortfallsanalys eller avstå från att dra slutsatser. att målområdet Effektiva processer bör utvecklas, speciellt inom äldreomsorgen och förskolan. Eventuellt bör kommunstyrelsen ompröva ambitionerna med detta mål. att de mål som saknar mått och mätmetoder bör förses med detta eller tas bort. Utöver dessa fyra generella förbättringsområden finns konkreta exempel på andra brister som gäller respektive nämnd. Förvaltningen instämmer till stora delar i de synpunkter och förslag på förbättringar som ges i granskningsrapporten. Flera åtgärder för att komma till rätta med brister i linje med dem som lyfts i granskningen pågår och ytterligare är planerade. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomiavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 27 september 2012 KS-2012/ (7) Beskrivning av ärendet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ändamålsenligheten i kommunens användande av mål, mått och mätetal för att säkra effektivitet och kvalitet. Tre nämnder har ingått i granskningen, kommunstyrelsen, äldreomsorgsnämnden och förskolenämnden. Ansatsen i granskningen har i första hand varit att se på nämndens informationsbehov för den verksamhet nämnden är ansvarig för. Granskningen baseras på dokumentstudier och intervjuer. Dokumentationen som har granskats är styr- och uppföljningsdokument såsom verksamhetsplan, delårsrapport och verksamhetsberättelse. Av rapporten framgår att det i valet av uppföljningsparametrar, mätmetoder och nyckeltal inte finns någon tydlig bedömningsgrund som visar vad som är rätt eller fel. Granskningen är gjord utifrån etablerad praxis och aktuell kunskap i ämnet hos Ernst & Young. Kommunen har två övergripande mål nöjda invånare och hållbar samhällsutveckling. Dessa kompletteras med tre strategiska mål, attraktiv arbetsgivare, sund ekonomi och effektiva processer som tillsammans syftar till att nå de övergripande målen. Det är dessa fem mål som bildar strukturen för de uppföljningsparametrar som används i kommunen. Rapporten väljer att kalla de fem målen för övergripande mål. Den sammantagna bedömningen är att nämnderna har bra underlag för att bedöma kvalitet och effektivitet i verksamheterna. Följande generella förbättringsområden har identifierats: att delmål och mått utvecklas så att hänsyn tas till att kommunen har ansvar för både kommunalt utförd verksamhet och privat utförd verksamhet. att vid metodbrister såsom låg svarsfrekvens i undersökningar, överväga att använda andra metoder, göra bortfallsanalys eller avstå från att dra slutsatser. att målområdet Effektiva processer bör utvecklas, speciellt inom äldreomsorgen och förskolan. Eventuellt bör kommunstyrelsen ompröva ambitionerna med detta mål. att de mål som saknar mått och mätmetoder bör förses med detta eller tas bort. Utöver dessa fyra generella förbättringsområden finns konkreta exempel på andra brister som gäller respektive nämnd.

3 27 september 2012 KS-2012/ (7) Förbättringsområden för kommunstyrelsen Avsnittet inleds med att konstatera att kommunen har fem övergripande mål. Målen bildar struktur för de uppföljningsparametrar som används för att följa upp verksamheten. Att de fem övergripande målen bildar struktur för alla verksamhetsberättelser, delårsrapporter, årsredovisningar och budgetar gör det relativt enkelt för en läsare att ta del av rapportering och uppföljning. Rapporten lyfter fram följande brister och tveksamheter i kommunstyrelsens måltabeller. När det gäller målet Attraktiv arbetsgivare så är detta perspektiv ett problemområde i många kommuner i samband med att antalet privata utförare blir fler. Ska kommunstyrelsens förvaltning visa sjukfrånvarosiffror för den egna förvaltningen eller för hela kommunen? Hur ska måtten för personalen bland de kommunala utförarna i de olika valfrihetssystemen följas upp? Måtten under målet Nöjda invånare består av både invånarnas upplevelser samt faktiska mått som exempelvis svarstider på e-post. De upplevelsebaserade måtten baseras på egna brukarundersökningar eller SCB:s medborgarundersökning. Svarsfrekvensen på de egna brukarundersökningarna redovisas inte medan svarsfrekvensen för SCB:s undersökning var 42 procent. Flera av måtten bygger på undersökningar vars svarsfrekvens är låg och det kan ifrågasättas om dessa mått fyller den funktion de borde göra i kommunstyrelsens styrdokument. En översyn av måttens och delmålens kvalitet i meningen att det går att dra några slutsatser kan med fördel göras. När det gäller bedömningen av mål och mått för området Effektiva processer är bedömningen att parametrarna är relativt väl valda. Mått på kostnadseffektivitet eller produktivitet skulle kunna komplettera uppföljningen av effektiva processer. De mål och mått som finns under målet valfrihet är bra men de är inte relaterat till något mål och inte heller tidsatta. Om de fem existerande målen ska finnas med som mätbara parametrar så bör de kommenteras i texten efter måtten. Tveksamma mål och mått samt mål som saknar mått bör tas bort. Under målet Attraktiv arbetsgivare finns än så länge två mått och båda anger frånvaro. Måttet processorientering är helt odefinierat. Delmålet bör tas bort fram till dess att kommunen vet vad det är som kommunen vill sträva mot.

4 27 september 2012 KS-2012/ (7) Det finns ett antal mål och mått vars relevans inte framstår helt klar. Delmålet långsiktig styrning genom funktionella styrdokument kan anses vara ett viktigt delmål i sig men målet är för löst definierat och svårt att tidsätta. Likaså är målet ändamålsenlig samordning av tveksamt värde. Förvaltningens synpunkter Inom kommunstyrelsens förvaltning finns ambitionen att kontinuerligt förbättra planerings- och uppföljningsprocessen bland annat vad gäller redovisning och analyser av verksamheternas resultat via mått och indikatorer. Under 2013 kommer kommunstyrelsen att genomföra en granskning och analys av dagens mål- och resultattabeller. Alla riktlinjer som finns idag för vad som ska mätas och hur resultat ska redovisas ska föras samman. Utifrån den sammanställningen ska utseendet på mallen för måloch resultatbilderna i kommunens planerings- och uppföljningsdokument ändras och en beskrivning med vilka aspekter vi ska analyser måtten för att mäta måluppfyllelse ska tas fram. Därmed kommer kommunstyrelsens måloch resultatbild formas om. Förvaltningen instämmer till stora delar i de synpunkter och förslag på förbättringar som ges i granskningsrapporten. Nedan följer förvaltningens synpunkter kring de fyra generella förslagen på förbättringsområden som rapporten listat samt de nämndspecifika bristerna. Bristerna är sorterade under respektive generell punkt. Att delmål och mått utvecklas så att hänsyn tas till att kommunen har ansvar för både kommunalt utförd verksamhet och privat utförd verksamhet Rapporten lyfter fram att kommunstyrelsen måste definiera måtten under Attraktiv arbetsgivare så att det tydligt framgår vad som mäts. Redovisas sjukfrånvaron för den egna förvaltningen eller för alla kommunanställda? Hur ska personalen bland de kommunala utförarna i de olika valfrihetssystemen redovisas och följas upp? Förvaltningens uppfattning är att de övergripande målen Nöjda invånare och Hållbar samhällsutveckling bör gälla nämndens hela ansvarsområde oavsett vem som är utförare av tjänsterna, det vill säga både privata utförare och utförare i egen regi. Medan de tre strategiska målen Attraktiv arbetsgivare, Sund ekonomi och Effektiva processer enbart riktas till den verksamhet som bedrivs i egen regi. I och med anvisningarna till nämnderna inför verksamhetsplanen 2013 ombeds nämnderna att tydligt redovisa vilka mål som gäller hela ansvarsområdet oavsett utförare respektive vilka mål som rör egenregin.

5 27 september 2012 KS-2012/ (7) Förvaltningen anser att det inte är aktuellt att redovisa och följa upp personal hos de externa utförarna då det strategiska målet Attraktiv arbetsgivare inte avser privata utförare, och att nämnden inte ansvarar för hur den privata utföraren väljer att arbeta för att vara en attraktiv arbetsgivare. Det som presenteras i kommunstyrelsens måltabell under Attraktiv arbetsgivare är mått som gäller den egna förvaltningen. Att vid metodbrister såsom låg svarsfrekvens i undersökningar, överväga att använda andra metoder, göra bortfallsanalys eller avstå från att dra slutsatser I de fall där undersökningar ligger till grund för mått i måltabellerna kommer förvaltningen att bli tydligare med att alltid ange svarsfrekvens. Dock sker redan i dag bortfallsanalys och granskning av resultaten för att säkerställa att de går att använda Att målområdet Effektiva processer bör utvecklas, speciellt inom äldreomsorgen och förskolan. Eventuellt bör kommunstyrelsen ompröva ambitionerna med detta mål Kommunstyrelsens förvaltning kommer att arbeta vidare med målet effektiva processer och stötta förvaltningarna i deras arbete. Ett förtydligande av ambitionerna med målet kommer att göras. Rapporten konstaterar att kommunstyrelsens parametrar är väl valda men mått på kostnadseffektivitet eller produktivitet skulle kunna komplettera uppföljningen av effektiva processer. I Mål och budget för 2013 finns mått på kostnadseffektivitet för att komplettera uppföljningen av effektiva processer. Att de mål som saknar mått och mätmetoder bör förses med detta eller tas bort I rapporten går att läsa De mål och mått som finns under målet valfrihet är bra och baseras på fakta men de är inte relaterade till något mål och inte heller tidsatt. Om de fem existerande målen ska finnas med som mätbara parametrar så bör de kommenteras i texten efter måtten. I rapporten, texten ovan, har begreppen blandats samman. Under nämndmålet valfrihet finns inga delmål vilket inte heller är nödvändigt då måtten som finns relaterar direkt till nämndmålet. Då valfrihet anses viktigt i kommunen används måtten under valfrihet som indikatorer, därmed sätts inga etappmål att följa över tid. Indikatorer används i flera sammanhang och bidrar till att ge en beskrivande bild av läget i kommunen. Vissa indikatorer anses vara så viktiga att följa att de står med i måltabellerna. Måtten kommer fortsättningsvis att kommenteras i texten.

6 27 september 2012 KS-2012/ (7) Rapporten lyfter fram att under målet Attraktiv arbetsgivare finns än så länge bara två mått och båda anger frånvaro. Skälet till att det inte fanns fler mått i verksamhetsplanen för 2013 var att det hösten 2011 var klart att det skulle bli en ny medarbetarenkät och att utformningen av den, som då inte var känd, skulle leda fram till nya mått. Detta har nu åtgärdats i Mål och budget 2013 där mått för ledarskapsprofil, medarbetarprofil och prestationsnivå har lyfts in. Måttet processorientering under målet Effektiva processer är helt odefinierat. Rapporten föreslår att delmålet tas bort fram till dess att kommunen vet vad det är som kommunen vill sträva mot. Förvaltningen har definierat ett mått om att mäta antalet identifierade processer per avdelning som kommer att presenteras i verksamhetsplanen för Rapporten lyfter fram att det finns ett antal mål och mått vars relevans inte framstår helt klart. Delmålet långsiktig styrning genom funktionella styrdokument under målet Nöjda invånare kan anses vara ett viktigt delmål i sig men målet är för löst definierat och svårt att tidsätta. Likaså är målet ändamålsenlig samordning av tveksamt värde. Kommunstyrelsen kommer att ta bort ovan nämnda mål och istället beskriva i text vad som är relevant kring detta. Delmål som är otydliga eller som saknar mått kommer att ses över och antingen tas bort eller förtydligas. I vissa fall är det relevant med mål utan mått då det bedrivs arbete kopplade till målen utan att det är möjligt att mäta på ett bra sätt. Målen kan dock ändå vara tillräckligt viktiga för att presenteras i måltabellerna och inte enbart i texten. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Frida Hägglund Statistiker

7 27 september 2012 KS-2012/ (7) Bilaga Granskning av målstyrning och mätetal - Revisionsskrivelse Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer Förskolenämnden Äldreomsorgsnämnden