Samanställning fokusutbildning webbtidbok och tidbok på vårdcentraler hösten 2018

Transkript

1 Samanställning fokusutbildning webbtidbok och tidbok på vårdcentraler hösten 2018 Syfte: Få hjälp med den egna tidboken samt påkoppling av önskade webbtidboksfunktioner Mål: Att det ska vara enkelt att göra rätt och lätt att komma framåt med er verksamhet! Arbetsflödet för webbtidboksinförandet: Tidboksadministration: Verksamhetschef är uppdragsgivare Grunderna skall vara gemensamma på vårdenheten Tidboken på vårdcentralen är ett viktigt verktyg för planering och uppföljning av verksamheten Upplägget i tidboken ska utgå från den arbetsprocess som vårdpersonalen har. Ha helst en färdigplanerad tidsmall att utgå ifrån Viktigt att tidboken rullas ut korrekt Utbildning finns i Pingpong och kan kompletteras med stöd av vårdsystemssamordnare via telefon. Webbtidbok: Webbtidbok innebär att mottagningen låter invånaren boka, av- eller omboka en tid direkt i journalsystemets tidbok via 1177 Vårdguidens e-tjänster. Invånarens bokning visas sedan för vårdpersonalen i tidboken. Mottagningen styr vilka tider som ska synas och vad de ska heta. Mottagningen väljer själva vilka möjligheter invånaren ska ha: visa bokad tid avboka tid direkt omboka tid direkt boka en ny tid direkt. Alla vårdcentraler har infört visa bokad tid och avboka tid. De flesta har infört även boka tid och omboka tid. Omboka tid kan införas utan att boka tid införs vilket kan innebära: minska enhetens administration av tider minska antalet uteblivna besök ökad patientnöjdhet För att kunna berätta om 1177 och webbtidboken bör all personal ha loggat in i 1177 på sin enhet och tittat hur det ser ut.

2 Sammanställning workshop Vad är målet med er webbtidbok och vilken nytta kan det ge? Målet är att förenkla för patienten, öka tillgängligheten och förbättra flödet på vårdcentralen. Det kan även leda till att fler listar sig på vårdcentralen. Målet är även att öppna fler tider för fler olika besökstyper och till fler professioner. Funktionen ses som en god service till patienten med ett modernare sätt för patienten, att hantera sin tid. Förhoppningen är även att patienten blir nöjd. Nyttan för patienten: Det underlättar och förenklar möjligheten att boka tid Bättre överblick över lediga tider Tydliggör tillgängligheten Kan boka fler besök samtidigt (samplanera) Lättare att av- och omboka sin tid xxkan snabbare boka en tid Tillgänglighet dygnet runt Slipper stå i telefonkö Känner sig mer delaktig i sin vård Nyttan för vårdpersonalen: Sparar tid för personalen Avlasta telefon Avlasta drop in Minska ärenden i inkomna ärenden (fråga- svar) via 1177 Minskad administration Slipper luckor i tidboken Städade tidböcker Vilka tjänster är möjliga att släppa? Följande tjänster sågs som möjliga av flest deltagare: Boka och omboka tid till: Fysioterapeut Dietist Provtagning Sjuksköterskebesök/ersätta viss drop in (UVI, borttagnade av stygn, läkemedelsinjektioner, såromläggning, bedömning prickar och sår, pricktest och blodtryckskontroll) Undersköterskebesök (EKG och provtagning inför operation, borttagande av stygn, blodtryckskontroll) Preventivmedelsrådgivning hos barnmorska

3 Läkare prick- eller hudmottagning Besök till distriktsköterska för sjuka barn Hälsosamtal och rökavvaänjning Omboka och eventuellt även boka tid till: Kurator Psykolog Omboka tid för: BVC-kontroller Läkarbesök Sjuksköterskeledd specialistmottagning för diabetes och astma/kol Årskontroller Men även ombokning generellt för samtliga besök Det fanns även funderingar för mer införande av webbtidbokens funktioner för hembesök, gruppbesök och telfonbesök. Tekniskt är det idag inte möjligt att ha Boka tid för gruppbokningar. Vilka förväntningar tror ni att patienten har? Förväntingarna tros vara att systemet är tydligt och enkelt att använda, men även att det är ett snabbt sätt att hantera sin tid. Det tros även ge en bättre överblick över lediga tider och valmöjligheter. Det är lätt att se sin tid och att styra över den. Tillgänligheten till webbtidboken är även dygnet runt, vilket tros vara positivt. Tjänsten tros upplevas som snabb. Vården kan även upplevas mer tillgänglig i och med webbtidboken. Det ges även möjlighet att byta vårdcentral beroende på vilka tider som erbjuds via Olistade patienter som bokar tid på vårdcentral, kan ses som en potentiell kund. Patienten tros bli mer delaktig i sin vård och ökar därmed följsamheten till tiden och minskade uteblivna besök. De kan hantera sin tid via webbtidboken dygnet runt och slipper stå i telefonkö. Bilden nedan visar SKL s definition på de fyra stora patientgrupperna och dess beteenden.

4 Vilka fallgropar kan finnas då webbtidboken är införd? Fallgroparna kan delas in i fyra områden. 1. Tidboksadministration. Felaktig hantering av tiboksadministration vilket kan leda till att vårdtjänster finns kvar trots att bemanningen är borttagen. För få lediga tider visas ut. 2. Vårdpersonal hanterar tidboken fel. Glömmer spärra tider. Skriver noteringar istället för spärrar. Fribokar och förlänger tider, så tiden inte visas som bokad på Glömmer bevakning av väntelistan. Felbokningar som är orsakad av patient eller vårdpersonal, kan upptäckas för sent. 3. Patienten felbokar. Patienten kan boka fel, som t ex till fel resurs, fel tidsåtgång och bokar för många tider. De finns även en oro att de bokar, av- och/eller ombokar mycket. Det kan även finnas en förväntan att alla besök innebär en tid till läkare. Vissa besök behöver triageras innan besök eller så kan rådgivning per telefon var det som patienten behöver och ej en tid. Vissa patienter liart ännu inte på tjänsten och ringer även för att kontrollera sin bokning. 4. Inte för alla patientgrupper. Funktionen kan exkludera vissa patientgrupper, men på samma gång passar tjänsten för vissa. Det är viktigt att dessa tre områden diskuteras på vårdcentralen så det finns en plan för hur det hanteras då det ändå inträffar. Vilka rutiner är viktiga att ha på vårdcentralen, när webbtidbok är infört? Det är viktigt att tidboksamdinistration görs av rätt person och inte av vårdpersonal själva, vilket de kan göra direkt i tidboken. Tidboksadministratören ska på ett korrekt sätt ta bort scheman innan nya rullas ut. Det är viktigt att verksamheten tänker tid hur många tider som ska släppas och hur länge tidböckerna ska rullas ut. Det är viktigt att information om hur tidboken ska hanteras, då webbtidbokens funktioner boka tid och omboka tid är infört. Alla bör känna till att tider ska spärras inte göras noteringar, tider ska inte förlängas och fribokning ska ej göras. Det är även viktigt att man har en plan hur vårdpersonal ska hantera situationen, när något gått fel. Viktigt att rutin finns då personal är sjuk. Tänk på att man kan komma överrens med patienten att tex avbokning meddelas via omvänt ärendelföde i En rutin ska finnas på enheten för de avbokade besök, som går tillbaka till väntelsistan. För att patienten ska kunna betala sin tid i självbetjäningsterminalen bör alla webbtidbokade tider kompletteras innan besöket. Rutin bör finnas på vårdcentralen för detta. Atingen gör all vårdpersonal det själva eller så sköts det av en administrativ personal. För att få bättre förståelse för webbtidboken bör införandet följas upp på enheten och utvärderas. Behov kan finnas att även kokrrigera antal tider som finns bokningsbar eller ombokningsbar.

5 Vilka patienter tror ni kommer använda webbtidboken? Under utbildningen diskuterades det vilka patienter som troligtvis kommer använda webbtidboken. SKL s indelning av patienter i fyra grupper visades som diskussionsunderlag.