Riktlinjer för ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Härnösands kommun

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen Marianne Vestin Leffler RIKTLINJER/RUTINER Riktlinjer för ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Härnösands kommun Dokumentnamn Fastställd/upprättad av Dokumentansvarig/processägare Riktlinjer för ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Härnösands kommun Kommunstyrelsen Marianne Vestin Leffler Version 1 Dokumenttyp Riktlinjer Senast reviderad Diarienummer KS Giltig t o m Dokumentinformation Dokumentet gäller för Annan information Beskriver riktlinjer och rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Alla nämnder och förvaltningar inom Härnösands kommun Kommunstyrelsen har rätt att vid behov göra revideringar under löptiden

2 2(13) Innehåll 1 Inledning Syfte Arbetsmiljöansvar Vem har ansvaret? Förutsättningar för uppgiftsfördelning Befogenheter Resurser Kunskaper Tydlighet Straffansvar Ansvar efter uppgiftsfördelningen Returnering Ledighet Ansvar Nämnd Förvaltningschef Chef Medarbetare Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef i det systematiska arbetsmiljöarbetet Förvaltningschefen ansvarar för att: Retur av fördelad arbetsmiljöuppgift Förvaltningschef till chef med personalansvar Chef ska: Retur av fördelad arbetsmiljöuppgift... 13

3 3(13) 1 Inledning Föreskriften, Systematiskt Arbetsmiljöarbete AFS 2001:1 preciserar arbetsgivarens skyldigheter angående arbetsmiljön. I 6 anges att arbetsgivaren ska fördela arbetsuppgifter i verksamheten på ett sådant sätt att arbetsmiljökraven kan uppfyllas. Med fördelning menas att arbetsgivaren fördelar/sprider arbetsmiljöuppgifterna, befogenheter och resurser på andra i verksamheten. Vissa uppgifter kan bara fördelas på chefer medan andra kan fördelas till specialister eller motsvarande. Övergripande ansvaret för arbetsmiljön ligger dock alltid kvar på arbetsgivaren. För att i praktiken kunna uppfylla lagstiftarens intentioner är det nödvändigt att uppgifterna fördelas på personer med viss funktion eller befattning och att uppgifterna läggs så nära verksamheten som möjligt och på den nivå där de bäst kan utföras samt att det sker skriftligt. 1.1 Syfte Följande riktlinjer avser att klargöra vilket arbetsmiljöansvar som chefer eller andra medarbetare på olika nivåer i organisationen har i syfte att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. De berörda ska vara medvetna om sitt ansvar, ha kunskap om principerna för uppgiftsfördelning och känna till hur de returnerar en fördelad arbetsmiljöuppgift.

4 4(13) 2 Arbetsmiljöansvar Med arbetsmiljöansvar avses en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att ta bort eller minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet så att arbetsmiljön blir bra. Arbetsgivaren har det mest vidsträckta skyldigheterna, men även medarbetare och andra har skyldigheter och ansvar. 2.1 Vem har ansvaret? I kommuner är de politiskt förtroendevalda arbetsgivare och därmed även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på olika personer och befattningar i verksamheten. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får då en skyldighet att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som förväntas. Även om arbetsmiljöansvaret har tilldelats någon annan person eller funktion så har nämnden ändå kvar det yttersta ansvaret att försäkra sig om att verksamhetens arbetsmiljöförhållanden är goda. Detta ska ske genom att verksamheten följs upp. Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelsen och nämnderna. De förtroendevalda i varje nämnd har inom nämndens av kommunfullmäktiges beslutande verksamhetsområde ansvar för att arbetsmiljölagen följs. En viktig uppgift för de förtroendevalda är att se till att chefer får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens för att driva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor. En annan viktig uppgift för de förtroendevalda är att regelbundet följa upp hur arbetsmiljöarbetet bedrivs och att vidta åtgärder om så behövs. 2.2 Förutsättningar för uppgiftsfördelning Förutsättningen för att fördelningen ska lyckas är att den person som tilldelas en eller flera uppgifter är medveten om sitt ansvar och har de kunskaper, befogenheter och resurser som krävs Befogenheter Med befogenheter(möjligheter) menas såväl ekonomisk befogenhet som rätten att fatta beslut i arbetsledningshänseende och vidta åtgärder vid uppkomna behov. Inom befogenhetsbegreppen ryms även möjligheten att returnera en arbetsmiljöuppgift till den som har fördelat uppgiften Resurser Med resurser menas ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid, kunskap och hjälpmedel.

5 5(13) Kunskaper Det är även viktigt att den som fördelar uppgifterna förvissar sig om att mottagaren har uppfattat uppgiften rätt och att fördelningen blir känd bland övriga medarbetare. 2.3 Tydlighet Av uppgiftsfördelningen ska tydligt framgå vem eller vilka som i olika avseenden bär ansvaret för att lagstiftningens bestämmelser följs samt vilka arbetsuppgifter som fördelats. Den som mottar en uppgift ska informeras om vad uppgiftsfördelningen kan innebära i straffrättslig mening. 2.4 Straffansvar Arbetsmiljöansvaret aktualiseras främst när något har inträffat t.ex. en arbetsplatsolycka eller allvarliga tillbud. Straff kan utdömas när någon har handlat uppsåtligt eller oaktsamt. Med oaktsamhet avses underlåtenhet att t.ex. organisera verksamheten, ge information och instruktioner. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna innebär inte att arbetsgivaren på förhand kan bestämma vem som ska straffas om en olycka inträffar. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Om en olycka leder till åtal och domstolsbehandling kan det ha stor betydelse för domstolens bedömning om den åtalade haft tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser för uppgiften 2.5 Ansvar efter uppgiftsfördelningen Den som har fördelat en arbetsmiljöuppgift har alltid kvar tillsynsplikt, dvs skyldighet att regelmässigt kontrollera att den som har fått arbetsmiljöuppgifterna faktiskt utför dem och reagera samt agera om inte det sker. 2.6 Returnering Den som mottagit arbetsmiljöuppgifter men som inte anser kunna lösa uppkomna arbetsmiljöproblem på grund av att inte tilldelade resurser eller befogenheter räcker till ska returnera arbetsuppgifterna. Därmed återförs även det straffrättsliga ansvaret till högre chef. 2.7 Ledighet Vid planerad ledighet och vid sjukdom är det viktigt att ersättare utses för den som uppbär ansvaret. 2.8 Ansvar Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelsen och nämnderna Nämnd Ansvarsreglerna gäller ledamöterna i nämnd mot bakgrund av att de ansvarar för den övergripande organisationen och för att det finns ansvariga befattningshavare med tillräckliga befogenheter. För arbetsmiljöfrågor som returneras bär ledamöterna i nämnden ett ansvar.

6 6(13) Respektive nämnd ska se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifter för arbetsmiljön verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål och riktlinjer tas fram för nämndens verksamhet se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna bedriva arbetsmiljöarbetet ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete kan bedrivas på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar i så väl organisationen som andra förändringar av arbetsmiljön se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och förvaltningsnivå i stort se till att nämnden får återkoppling av verksamhetens arbetsmiljöarbete se till att samverkan sker med kommunchef, kommunstyrelse och andra nämnder när det gäller arbetsmiljö om så erfordras följa upp sjukfrånvaro, beviljade sjukersättningar och rehabiliteringsarbete Förvaltningschef Förvaltningschef har att inhämta ingående kunskaper om Arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, AFS 2001:1 Systematiskt Arbetsmiljöarbete, andra föreskrifter, regler och avtal som rör området och befintlig skyddsorganisation samt god kännedom om kommunens policyn, planer och riktlinjer Chef Chef har att inhämta ingående kunskaper om Arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, AFS 2001:1 Systematiskt Arbetsmiljöarbete, andra föreskrifter, regler och avtal som rör området och befintlig skyddsorganisation samt god kännedom om kommunens policyis, planer och riktlinjer. I uppdragen ingår även att implementera nämndens planer och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet Medarbetare Medarbetarnas arbetsmiljöuppgift är i första hand att samverka med ledning och arbetskamrater för att gemensamt åstadkomma en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. För medarbetarna är det en skyldighet att: Medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en bra arbetsmiljö

7 7(13) Skaffar kunskap om särskilda skydds- och ordningsföreskrifter som används inom arbetsmiljöområdet Följa de regler, rutiner och säkerhetsföreskrifter som finns på arbetsplatsen Använda skyddsanordningar och föreskriven skyddsutrustning Iaktta försiktighet så att andra inte skadas Uppmärksamma chef eller skyddsombud på brister i arbetsmiljön, både den fysiska och den psykosociala Omedelbart anmäla arbetsskada eller tillbud till chef Delta i arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal Att själv bidra till en god psykosocial arbetsmiljö

8 8(13) 3 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef i det systematiska arbetsmiljöarbetet I min egenskap av ordförande för..nämnden fördelar jag till förvaltningschef härmed följande arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet I den mån befogenheterna inte räcker till är det din rättighet och skyldighet att skriftligt returnera frågan/frågorna tillbaka till mig som då återtar ansvaret för den aktuella frågan. Vi har kommit överens om vad som ingår i arbetsuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl i enlighet med denna fördelning eller vidarebefordran (retur) frågan till nämnden Nedan framgår vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelats och vilka förutsättningar som gäller: Härnösand den.. Namn, tjänstetitel. Mottagare, tjänstetitel.. Namnförtydligande.. Mottagare

9 9(13) 3.1 Förvaltningschefen ansvarar för att: Inom förvaltningen leda, planera och följa upp att arbetsmiljöfrågorna genomförs enligt lagar, avtal, föreskrifter och kommunens dokument Följa kommunens arbetsmiljöpolicy Stimulera initiativ på inom arbetsmiljöområdet Tillse att gällande delegationsordning klart visar vem i organisationen som har ansvar för varje typ av fråga Fortlöpande tillse ekonomiska och personella förutsättningar för ett i praktiken fungerande arbetsmiljöarbete Tillse att det inom förvaltningen finns en på lämpligt sätt organiserad anpassnings- och rehabiliteringsverksamhet Åtgärda brister i arbetsmiljön inom givna fördelningsbestämmelser eller vidarebefordra(returnera) frågan till nämnden Tillse att det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen sammanställs och revideras varje år Tillse att handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet upprättas och att insatserna för arbetsmiljön dokumenteras på ett lämpligt sätt Inför förändringar i verksamheten genomföra riskbedömningar enligt AFS 2001:1 systematiskt arbetsmiljöarbete Tillse att gällande fördelning av arbetsmiljöuppgifterna klart visar hur dessa är fördelade inom förvaltningen Tillse att underställda chefer har tillräcklig kompetens och tillräckliga befogenheter för att lösa arbetsuppgifter Eventuella ingripanden (förbud eller förelägganden) från arbetsmiljöverket respekteras och efterlevs Vid planerad frånvaro (semester eller tjänstledighet) informera ersättare om ovanstående

10 10(13) 3.2 Retur av fördelad arbetsmiljöuppgift Arbetstagarens namn.. Befattning... Returnerad arbetsmiljöuppgift.. Anledning till returnering... Mottagare av returneringen Härnösand den...

11 11(13) 3.3 Förvaltningschef till chef med personalansvar Jag som formellt ha ansvaret för verksamhet, personal, ekonomi och arbetsmiljö inom..nämnden fördelar härmed följande arbetsmiljöuppgifter till. I din befattning som chef ansvarar du för övriga beslut som i stor utsträckning påverkar arbetet och arbetsmiljön inom berörd enhet. Vi är överens om att du har eller ska erhålla erforderlig kompetens för uppgiften. Vi är också överens om att du får disponera erforderliga resurser och att du har fått tillräckliga befogenheter för att genomföra uppgifterna. I den mån befogenheterna inte räcker till är det din rättighet och skyldighet att skriftligt returnera frågan/frågorna tillbaka till mig som då återtar ansvaret för den aktuella frågan. Vi är överens om vad som ingår i arbetsuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl i enlighet med denna fördelning eller vidarebefordran (retur) av frågan till förvaltningschef Nedan framgår vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelats och vilka förutsättningar som gäller: Härnösand den.. Namn, tjänstetitel. Mottagare, tjänstetitel

12 12(13) Chef ska: Organisera arbetsmiljöarbetet på enheten Tillse att personal genom t.ex. arbetsplatsträffar fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall Tillse att nyanställda och minderåriga får fortlöpande instruktioner om arbetsmetoder, utrustning,kemiska hälsorisker och övriga förebyggande åtgärder mot ohälsa och olycksfall. Utöva tillsyn och skapa rutiner för att säkerhetsföreskrifter följs. Att befintliga hjälpmedel och personlig skyddsutrustning används på ett ändamålsenligt sätt Organisera och genomföra arbetsmiljöarbetet enligt Systematiskt Arbetsmiljöarbete inkl. genomföra skyddsronder När ändringar planeras i verksamheten genomföra riskanalys med konsekvensbedömningar Inför budgetarbetet till överordnad chef framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar Följa Härnösands kommuns policydokument Stimulera arbetsmiljöverksamhet bland personalen Till förvaltningschef returnera varje arbetsmiljöfråga, för vilken du saknar befogenhet och/eller kunskap Tillse att eventuella krav från arbetsmiljöverket respekteras och efterlevs Göra de inköp av utrustning, varor och tjänster som behövs ur arbetsmiljösynpunkt Organisera och följa upp rehabilitering samt se till att rehabiliteringsåtgärder vidtas Omedelbart rapportera allvarligare arbetsolycka, arbetsskada eller tillbud till arbetsmiljöverket Vid planerad frånvaro (semester, tjänstledighet) informera ersättare om ovanstående ansvar

13 13(13) 3.4 Retur av fördelad arbetsmiljöuppgift Arbetstagarens namn.. Befattning... Returnerad arbetsmiljöuppgift.. Anledning till returnering... Mottagare av returneringen Härnösand den...