Processutveckling Processutveckling Ingvar Johansson, Torsö Rådhus. 29 oktober 2010

Transkript

1 29 oktober 2010 Ingvar Johansson, Senior Advisor, Ingvar Johansson AB 1

2 Att beskriva/kartlägga processen ger oss: En gemensam bild av nuläget Underlag för probleminventering Struktur för fortsatt förbättringsarbete Delaktighet Processbeskrivning/-kartläggning (flödesschema symboler i Microsoft) Start och slut/koppling till annan process/delprocess Aktivitet alt. Beslutspunkt alt Kontrollpunkt (med alt utgångar) Dokument (arkivering)/rapport Datalagring 2

3 Flödesschema - typer Makro flödesschema Visar flödet grovt med delprocesser, input & output Arbetsflödesschema Visar flödet detaljerat med information, dokumentation, kopplingar, beslutspunkter. Funktionsflödesschema Visar hur olika funktioner/ personer medverkar i processen Avd A Avd B Avd C Processnivåer/beskrivningsnivåer Process (övergripande) Huvudprocess eller Stödjande process Delprocesser och Underprocesser Aktiviteter Flödesschema och/ eller Aktivitetslistor 3

4 4.1 Genomför/planera för uppenbara förbättringar! 4

5 Checklista problem/risker att leta efter.. Oklara gränssitt mellan funktioner/vårdenheter Loopar i processflödet Många kontrollpunkter Avstämningar, kontroller etc Många omarbetningar, korrigeringar Omotiverat hög beslutsnivå Många informationslämnare Överbelastningar och flaskhalsar Stor andel passiv tid/väntetid Specialfall har styrt processutformningen Stort antal objekt i flödet Samma process på olika platser Back-up processer Dubbleringar, t ex samma data registreras in på flera ställen Många kontaktytor mot kund Ojämnt kapacitetsmönster Problembild - Problemlösning Orsaker Lösningar Prio - - 5

6 Prioritera lösningar Hög effekt Låg effekt Låg genomförbarhet Hög genomförbarhet Testa förslag till förbättringar/lösningar (PDSA) 6

7 Hur bra är processen? 1. Rätt resultat - möter resultaten ut ur processen de krav som ställs och de utfästelser som vi har gjort? Analys/utvärdering av resultat och måluppfyllelse 2. På bästa sätt - skapar processen resultatet på bästa sätt? Analys/utvärdering av processer, system, arbetssätt Hur ser variation/spridningen ut? Vad är slöseri/icke värdeskapande aktiviteter?.? Stabila och effektiva/dugliga processer Utfall/ nivå Stabilitet Effektivitet/ duglighet Tid 7

8 Körschema när problem presenteras Capio S:t Görans Sjukhus AB Ett problem presenteras Finns data? N Ta fram data Identifiera sp. orsaker Eliminera sp. orsaker N J Utforma ett styrdiagram Stabil process? J J Duglig process? Gör inget! N Förbättra Torsö processen Rådhus Akut ortopedi identifierade träsk Capio S:t Görans Sjukhus AB B 03:50 02:52 01:55 00:57 Akutmott Akut omh 1.Väntetid v1 v4 v7 v10 v13 v16 v19 v22 Rtg Rtg us Rtg us Rtg us v25 Rtg us Konsult Konsult bed p1 p4 p7 p10 p13 Op/An Narkos- 0 bed v2 2.Vänta på op Operation v6 v10 p16 p19 p22 p25 p28 p31 p34 p37 v14 Smärt V-avd Mott v18 v22 Smärt beh v26 3. Kontroll på mott Utr beh Preopvård Postop vård ÅB kontroll 4. Utskrivning ÅB kontroll S1 S2 8

9 Faktabaserat förbättringsarbete SexSigma Grunden i förbättringsarbete: Finn fakta innan åtgärder vidtages X2 X3 X1 Process Y (= Resultat, effekt, symptom,) X4 X5 X (= Input, orsaker, faktorer med variationer) Y = f(x1, X2, X3, Xn) (Resultatet = Funktion från de påverkande faktorerna) Genom att fokusera på X, analysera orsaker till X variation samt reducering av dessa genom faktakunskap, kommer resultatet Y att förbättras Önskvärd variation? Påverkbar? Exempel från Skatteverket Variation i rättslig bedömning ingen alls Variation i inflödet behöver vi känna till och agera utifrån Variation i arbetssätt minskad variation leder till ökad effektivitet och kortare handläggningstider Variation i tjänstens utformning/produktion handlingsutrymme behövs för att tillhandahålla en tjänst utifrån kundens behov 9

10 Normalt förbättringsarbete Effektivisera /minska resursinsatsen Minska slöseri (icke värdeskapande) Vi utför rätt saker effektivare! Hanterar verklig efterfrågan/ värdeskapande (value demand) Hanterar onödig efterfrågan/ icke värdeskapande (failure demand) Vi utför onödigt arbete effektivare! Ca hälften av allt arbete är slöseri Mellan 20-60% i en verksamhet är värdeskapande för kunden Allt som inte skapar värde ska bort Källa: Qulturum 10

11 Vad kan vara slöseri? Gör vi dubbelarbete? Finns saker placerade där arbetet utförs eller har vi onödigt spring? ( spagettidiagram ) Har vi störningar när vardagsarbetet hakar upp sig? ex. lunch avd., rond provsvar saknas osv. Gör vi saker fortare än behovet är? ex. provanalys Tar vi oss tid för avstämningmöte i teamet? Eller kör vi på var och en från sin karta? Går vi i otakt? Har vi ordning på våra prylar ex. i förråd, på exp. osv.? Har vi standardiserat så det är enkelt om någon ny ska lära sig våra vardagsrutiner? Gör vi lika? Gör vi oftast rätt från början eller rättar vi till mycket i efterhand? Har vi onödig väntetid för patienterna? Källa: Qulturum Förbättringsarbete att bli effektivare Yttre effektivitet = att göra rätt saker Det som efterfrågas och uppskattas Inre effektivitet (produktivitet) = att göra saker på rätt sätt Det som sparar onödigt arbete och minskar kostnaderna Total effektivitet = att göra rätt sak på rätt sätt 11