SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS KOMMUNER AVSEENDE GEMENSAM MILJÖORGANISATION

Transkript

1 SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS KOMMUNER AVSEENDE GEMENSAM MILJÖORGANISATION

2 Innehåll 1 Inledning Den gemensamma miljöorganisationens ändamål och verksamhet Värdkommun Ansvar Ekonomi och verksamhetsstyrning... 4 Kostnadsfördelningsprincip... 4 Budget och verksamhetsplanering... 4 Medelsförvaltning och kostnadsredovisning... 4 Redovisningsprinciper... 5 Egendom Taxor Arkiv Reglemente Förvaltningsorganisation... 6 Förvaltningspersonal... 6 Miljöchef... 6 Lokalisering Överlåtelse av avtal Försäkringar Omförhandling av avtalet Giltighet Avveckling Tvist... 7

3 1 Inledning Genom detta avtal ska från och med Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner, nedan kallade medlemskommunerna samverka rörande miljöverksamheterna och vad som därmed hänger samman. Samverkan skall ske i enlighet med bestämmelserna i 3 kap. 3a Kommunallagen genom inrättande av en gemensam nämnd, nedan kallad Miljönämnden Mellersta Bohuslän (MMB) med tillhörande gemensam förvaltningsorganisation, nedan kallad Miljöenheten. Syftet med den gemensamma miljöorganisationen är i första hand att skapa förutsättningar att optimera resursutnyttjande och ekonomi i syfte att bygga upp/säkerställa en väl fungerande miljöverksamhet samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. 2 Miljöorganisationens ändamål och verksamhet För samverkan i enlighet med detta avtal gäller att Miljönämnden Mellersta Bohuslän fullgör medlemskommunernas uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet samt de övriga uppgifter som enligt lag skall fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Samverkan innebär vidare att: Arbeta även med det miljöstrategiska arbetet för respektive medlemskommun, där Miljöenheten är uppdragsorganisation som arbetar på uppdrag av respektive kommunledning/kommunstyrelse. Skapa förutsättningar för en optimering av resursutnyttjande och ekonomi jämfört med om medlemskommunerna ska bedriva motsvarande verksamhet var för sig. Bidra till att tillhandahålla en god samlad kompetens för kommunspecifika frågor för var och en av medlemskommunerna kring myndighetsutövning, strategiska miljöfrågor, naturvårdsfrågor, etc. 3 Värdkommun Sotenäs kommun är värdkommun och såväl den gemensamma nämnden som miljöenheten ingår i Sotenäs kommuns organisation. 4 Ansvar Miljönämnden Mellersta Bohuslän ska verkställa en väl fungerande kommunal myndighetsutövning inom miljöområdet. I det lagreglerade arbetet ska miljönämnden vara beslutande. Till Miljönämnden Mellersta Bohuslän överlåts de befogenheter och skyldigheter som annars ankommer på enskild medlemskommun enligt vad som anges i upprättat reglemente. Miljönämnden Mellersta Bohusläns myndighetsutövning skall verkställas till minst den nivå som gällande lagstiftning anger. Servicenivån gentemot allmänheten skall vara lika i medlemskommunerna. Miljöenheten ska svara för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt handha planering och administration av nämndens verksamhet. När behov av kompetens föreligger hos medlemskommun som Miljönämnden Mellersta Bohuslän har tillgång till men som går utanför nämndens ordinarie ansvarsområde kan nämnden tillhandahålla tjänster i mån av tid. Med nämndens ansvarsområde avses i detta sammanhang de uppgifter som följer av detta avtal och upprättat reglemente. Miljönämnden

4 Mellersta Bohuslän får endast tillhandahålla sådana tjänster som omtalats i föregående stycke i den mån detta inte påverkar nämndens ordinarie verksamhet negativt. Vidare skall den kommun som efterfrågar tjänster som normalt sett inte omfattas av detta avtal stå för de kostnader hos Miljönämnden Mellersta Bohuslän som kan knytas till den beställda tjänsten. 5 Ekonomi och verksamhetsstyrning Kostnadsfördelningsprincip Den gemensamma miljöorganisationen avser att vara finansierad genom dels kommunbidrag från medlemskommunerna, dels genom avgiftsintäkter från tillsyn. Medlemskommunerna skall bidra till att täcka de kostnader som uppstår i Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamhet. Med kostnader avses i detta sammanhang totala faktiska kostnader minskat med totala faktiska intäkter. För verksamhetsåret 2013 ska respektive medlemskommuns nettobidrag motsvara 2012 års kommunbidrag. Inför verksamhetsåret 2014 ska en kostnadsfördelningsprincip och kommunernas nettobidrag fastställas. För att säkerställa det miljöstrategiska arbetet ska respektive medlemskommun avsätta erforderliga basresurser för detta, med en bidragsfördelning utifrån den ambitionsnivå och därmed resurskrav man väljer. Budget och verksamhetsplanering Den gemensamma miljöorganisationens verksamhet ska läggas fast i en verksamhetsplan som inkluderar bl.a. budget, behovsutredning och tillsynsplan. Verksamhetsplanen ska omfatta tre år. Förslag till verksamhetsplan ska överlämnas till medlemskommunerna för samråd senast 1 maj året före planperioden. Värdkommunen skall fastställa årsbudget och investeringsbudget för Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamhet efter samråd med övriga medlemskommuner. Förslag till budget för nästkommande verksamhetsår skall tillställas medlemskommunerna senast 1 maj varje år. Gemensamma överläggningar mellan kommunernas budgetberedningar och Miljönämnden Mellersta Bohuslän om ekonomiska ramar för kommande års drift- och investeringsbudget och verksamhet skall ske under perioden mars - april. Värdkommunen ansvarar för att upprätta fungerande rutiner för budgetprocess. Medelsförvaltning och kostnadsredovisning Värdkommunen förvaltar Miljönämnden Mellersta Bohusläns medel. 15 februari, 15 maj, 15 augusti och 15 november skall 1/4 av Munkedals och Lysekils kommuns andel av grundbelopp och kommunbidrag faktureras respektive kommun av Sotenäs kommun (såsom värdkommun). Resultatöverföring av föregående års resultat skall behandlas i samband med överläggningar om ramar för kommande år. Eventuella underskott eller överskott som uppstår i verksamheten under de två första verksamhetsåren skall täckas av, alternativt återgå till de samverkande kommunerna enligt den fördelning som angivits ovan. Därefter skall eventuella årliga underskott ombudgeteras. Slutlig reglering av slutligt kommunbidrag från medlemskommun för visst år skall ske senast 15 februari efter utgången av aktuellt verksamhetsår. Mervärdesskatt tillkommer. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter fakturans utställningsdag. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen enligt gällande räntelag. Samtliga medlemskommuner har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Värdkommunen tillser att det etableras fungerande avrapporteringsrutiner.

5 Miljönämnden Mellersta Bohuslän ska till respektive medlemskommun kvartalsvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är samt årligen avge verksamhetsberättelse före den 1 februari för föregående verksamhetsår. Värdkommunen ansvarar för att erforderlig revision sker. Redovisningsprinciper Sammanfattande redovisning av Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamheter sker i värdkommunens redovisningssystem. Redovisning av nämndens verksamheter ska ske enligt god redovisningssed och följa råd och anvisningar från Rådet för kommunal redovisning. Medlemskommunerna skall tillämpa gemensamma principer avseende miljöorganisationen. För att utvärdera det miljöstrategiska arbetet ska regelbundna avstämningsmöten alternativt redovisningar hållas mellan Miljöenheten och respektive kommunledning. Egendom Medlemskommunerna överlåter till värdkommunen den lösa egendom som används av de nämnder som idag fullgör de uppgifter som efter kommer att fullgöras av miljönämnd. Om samverkansavtalet upphör att gälla skall överlåten egendom återgå till respektive medlemskommun. Äganderätt till lös egendom som anskaffas efter avtalets ikraftträdande, ägs av värdkommunen. Om den gemensamma miljöorganisationen upphör sker en fördelning av tillgångar enligt särskild förhandling mellan parterna. Utgångspunkten är att fördelningen ska ske rättvist med beaktande av den volym som respektive kommun bidragit till för investeringen och dess faktiska värde enligt avskrivningsplan. Kommunernas samlade grundläggande kartdatabaser (primärkartverket) skall ägandemässigt kvarstå i respektive medlemskommuns ägo. Miljönämnden Mellersta Bohuslän skall dock äga fulla rättigheter att nyttja dessa kartdatabaser och tillgodogöra sig de externa nyttjanderättsavgifter som uppstår i enskilt ärende i anslutning till nämndens verksamhet. 6 Taxor Eftersom kommun inte kan överlåta beslut om taxor till annan kommun skall en gemensam taxa gälla inom respektive kommun enligt vad respektive medlemskommun beslutar. Medlemskommunerna anser att samma taxor avseende konstruktion och belopp skall råda inom samtliga medlemskommuner och dessa samordnas snarast. 7 Arkiv Efter är värdkommunen arkivansvarig för alla handlingar och dokument i Miljönämnden Mellersta Bohusläns vård. Arkivansvar för handlingar från tiden före kvarligger hos respektive medlemskommun. Miljönämnden Mellersta Bohuslän skall ha obegränsad tillgång till dessa äldre arkiv. Om samverkansavtalet upphör att gälla skall handling som hör till viss kommun överlåtas utan kostnad till respektive medlemskommun. Handling som inte hör till viss kommun skall kvarstanna i värdkommunens vård. Medlemskommun ska emellertid ha obegränsad tillgång till sådan handling. Om medlemskommun så begär skall värdkommunen tillhandahålla en kopia av handlingen. Kostnad som uppstår för att framställa kopia skall betalas av den kommun som begär kopian.

6 8 Reglemente Vid sidan av detta avtal finns ett reglemente upprättat som ska gälla för Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamhet. Reglementet och ändringar i detta ska fastställas av samtliga medlemskommuner för att vara giltigt. 9 Förvaltningsorganisation Förvaltningspersonal All förvaltningspersonal, som vid verksamhetsövergången / avtalets ikraftträdande ingår i respektive medlemskommuns miljönämnds verksamhet ska erbjudas motsvarande anställning i den nya miljöorganisationen. Kommunstyrelsen i Sotenäs kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för personalen inom Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamhetsområde. Antal tjänster för det lagreglerade området fastställs i verksamhetsplanen och ambitionen är att miljöverksamheten inte totalt ska kosta kommunerna mer än nuvarande kommunbidrag, inklusive indexuppräkning. Vid överflyttningen till annan huvudman (värdkommunen) tillämpas verksamhetsövergång. Personalförmåner t.ex. intjänade tjänsteår, semester etc. följer därmed med till värdkommunen. Senast skall medlemskommunerna reglera berörd förvaltningspersonals övertid, flextid, kompensationstid och mertid. Om detta inte kan regleras skall medel motsvarande den tid som inte kunnat regleras överföras till värdkommunen senast Övriga medlemskommuner skall senast även överföra medel motsvarande respektive kommuns semesterskuld för berörd förvaltningspersonal till värdkommunen. Samtliga nyanställningar av personal inom Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamhetsområde skall göras av värdkommunen med värdkommunen som arbetsgivare. Värdkommunen ansvarar för att Miljöenhetens personal har den kompetens som behövs för verksamheten. Om samverkansavtalet upphör att gälla och den gemensamma miljöorganisationens verksamhet upphör ska förvaltningspersonalen övertas av den medlemskommun där den enskilde arbetstagaren var anställd vid tidpunkten för verksamhetsövergången / avtalets ikraftträdande. Arbetstagare som rekryterats till den gemensamma miljöorganisationen skall kvarstanna under värdkommunen om inget annat avtalas. Miljöchef Miljöenheten ska ledas av en miljöchef. Kommunstyrelsen i Sotenäs kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för miljöenhetschefen. Lokalisering Miljöenhetens stationeringsort är Sotenäs kommun och ska vara lokaliserad på det mest effektiva sättet. Medlemskommunerna svarar för att nödvändiga och ändamålsenliga lokaler upplåtes för miljöorganisationen. 10 Överlåtelse av avtal Värdkommunen ska överta ansvaret för de till miljöorganisationen knutna avtal som medlemskommunerna har.

7 11 Försäkringar Det åligger värdkommunen att tillse att personal och egendom inom miljöorganisationen hålls försäkrad samt att Miljönämnden Mellersta Bohusläns verksamhet omfattas av ansvarsförsäkring. Egendom skall försäkras till fullt belopp. 12 Omförhandling av avtalet Om förutsättningarna för att samarbeta enligt detta avtal avsevärt förändras får avtalet omförhandlas. 13 Giltighet Detta avtal gäller t.o.m Därefter förlängs avtalet med fyra år varje gång om det inte sägs upp. Avtalet skall sägas upp senast 12 månader före innevarande avtalsperiods utgång. Detta avtal gäller först sedan samtliga medlemskommuners fullmäktige godkänt avtalet. 14 Avveckling I det fall den gemensamma verksamheten upphör fördelas avvecklingskostnaderna efter antalet invånare i varje kommun vid det årsskifte som föregick avtalsperiodens utgång. Med avvecklingskostnader avses onyttiga kostnader inom följande områden som kan uppstå till följd av att den gemensamma verksamheten upphör: 1. Kostnad för icke avskriven del av investering, 2. Kostnader som uppstår vid övertalighet, 3. Kostnader för att avveckla avtal med tredje man, samt 4. Härmed jämförliga kostnader. 15 Tvist Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol

8 Detta avtal har upprättats i tre exemplar av vilka parterna har tagit var sitt. För Sotenäs kommun, 2012-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef För Munkedals kommun, 2012-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef För Lysekils kommun, 2012-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef