Årstidsplan för bokslut och årsprognoser KS-2012/754

Transkript

1 Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2012/ Kommunstyrelsen Årstidsplan för bokslut och årsprognoser KS-2012/754 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta föreslagen årstidsplan med tillhörande anvisningar för nämnder och resultatenheter för bokslut och årsprognoser. Göran Nilsson

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Kjell Åhnberg Datum KS-2012/ Kommunstyrelsen Årstidsplan för bokslut och årsprognoser KS-2012/754 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta föreslagen årstidsplan med tillhörande anvisningar för nämnder och resultatenheter för bokslut och årsprognoser. Bakgrund Rutiner och tidsplan för bokslut och årsprognoser har inte fastställts av kommunfullmäktige sedan bildandet av Knivsta kommun. De mer eller mindre informella tidplanerna har fungerat väl under de inledande åren. De senaste två åren har kommunens revisorer haft synpunkter på hur hanteringen av verksamhetsberättelser och bokslut skötts. Med detta som bakgrund är det nu tid att fastställa tidplaner inte bara avseende årsbokslutet Utan även period- och delårsbokslut samt årsprognoser. Bifogad årstidsplan med tillhörande anvisningar för nämnder och resultatenheter gäller som förslag. Lena Fransson Kommunchef

3 Årshjul redovisning Övergripande nivå Jan Delårsbokslut per aug Nämndbeslut senast 15/10 Dec Feb KS-beslut senast 10/11 Kortversion till årsredovisning KF-beslut senast 30/11 Nämndbeslut senast 15/2 Verksamhetsberättelse till nämnd Nov Mars Nämndbeslut senast 15/3 Gäller även dotterbolagen Okt April Årsredovisning KS-beslut senast 10/4 KF-beslut senast 30/4 Sep Maj Aug Juni Juli Periodbokslut per april Nämndbeslut senast 15/6 KS-beslut senast 30/6 KF-beslut senast 31/8

4 Anvisningar till kommunens årsredovisning Förvaltningsberättelse En årsredovisnings förvaltningsberättelse bör enligt rådet för kommunal redovisning innehålla Omvärldsanalys Sammanställd redovisning Förkortad och förenklad finansiell analys Driftsanalys med kommentarer Investeringsanalys med kommentarer Måluppfyllelse God ekonomisk hushållning Väsentliga personalförhållanden Viktiga förhållanden för bedömning av utveckling och tillstånd Framtidsbedömning För Knivsta kommun innebär det att förvaltningsberättelsen skall redovisa vad som uppnåtts i verksamheterna under året. Den ska ange hur de mål som antagits i mål & budget uppnåtts. Det är viktigt att berättelsen omfattar både vad som utförts i kommunal och i enskild regi eller på entreprenad av annan utförare. Detta innebär att det är viktigt att fokusera på vilken verksamhet som bedrivits under året och hur det stämmer överens med målen för verksamheten som beslutats i budgeten. På ett informativt sätt ska det framgå vad som hänt under året och som är av väsentlig betydelse t.ex. ingångna avtal, större investeringar. Utsikter inför framtiden är viktig information som skall ingå. Strukturen på förvaltningsberättelsen ska samordnas med hur budgeten är uppbyggd. Beträffande personalbokslutet kommer det att skötas av personalchefen i separat ordning. Uppföljning av KF:s mål till nämnderna görs i särskilt bifogat dokument. Skriv kortfattat direkt i mallen. Kommentarerna till målen, skriv direkt i bifogad fil, ska alltid avslutas med, antingen Målet är uppnått Målet är delvis uppnått eller Målet är inte uppnått

5 Anvisningar för verksamhetsberättelse Förvaltningschef ska redogöra separat för varje verksamhet man ansvarar för och som fått kommunbidrag enligt fullmäktiges beslut samt även för verksamheterna Avfall, Måltidsverksamhet, Serveringstillstånd och Vindkraft. Redogörelsen ska vara kortfattad och inte överskrida 5 sidor per nämnd. Den skrivs för kommunens årsredovisning så tänk på att redogörelsen ska riktas mot externa läsare. Samtliga verksamheter ska beskrivas och innehålla nedanstående punkter. Ekonomisk analys Varför blev resultatet som det blev. INTE hur stort det blev eller avvikelse i procent. Resultatuppställningen ska inte tas med. Vad planerades att göra Viltiga mål för verksamheten Vad gjordes under året Viktiga händelser som kan vara av intresse för den externa läsaren Vad återstår att göra Vad var det som inte gjordes trots uppsatt mål Utvecklingsområden Redogörelsen ska även innehålla en sammanfattande redogörelse för nämnden enligt dessa rubriker. Uppdraget - Kort beskrivning av verksamhetens uppdrag Omvärldsfaktorer - beskrivning av omständigheter som påverkat verksamheten under året. - Väsentliga personalförhållanden Resultat och måluppfyllelse - Investeringar under året med kommentarer - Sammanfattande analys av resultat och måluppfyllelse God ekonomisk hushållning Utvecklingsområden

6 Anvisningar inför arbetet med nämndernas verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen följer en gemensam struktur. Punkt 3, i uppföljning av KF:s övergripande mål och uppdrag, används samma mall som till årsredovisningen. Punkt 4, används bifogad skrivmall indelad per nämnd och med blockindelning. Nämndens verksamhetsberättelse skall vara ett ärende på respektive nämnds sammanträde senast 15 mars. I beslutet skall det framgå att berättelsen skal anmälas till KF och KS samt till revisorerna. Controllergruppen finns till hands vid behov! Verksamhetsberättelse - nämnd 1. Bakgrund/inledning 1.1 Övergripande beskrivning av nämndens ansvar, utifrån lagstiftning, nationella mål, fastställda mål i policys och planer 1.2 Verksamhetsförutsättningar (Förändringar sedan tidigare år, omständigheter som påverkat nämndens verksamhetsområden under året) 2. Nämndens resultaträkning, ekonomisk analys 3. Uppföljning av Kommunfullmäktiges övergripande Uppdrag o Mål, gällande nämndens verksamhet Resultat och måluppfyllelse Analys av resultatet Målet är uppnått Målet är delvis uppnått Målet är inte uppnått 4. Uppföljning av nämndens verksamhetsplan med egna mål (Redovisas per verksamhetsblock enligt bifogad mall) Resultatuppställning; Kommunbidrag, övriga intäkter, kostnader, resultat Ekonomisk analys Uppföljning av verksamhetsplan/mål Resultat och måluppfyllelse Analys av resultatet Utvecklingsområden och framtidsbedömning 5. Investeringar under året 6. Synpunkter o klagomål Sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål 1

7 Verksamhetsberättelse, resultatenhet Mall för verksamhetsberättelse på enhetsnivå Verksamhet: Förutsättningar Förändringar sedan tidigare år (personal, lokaler, volymer, nyckeltal, organisation, projekt etc.) Uppföljning av genomförda granskningar/tillsyner under året Övriga omständigheter som påverkat verksamheten under året. Ekonomi (preliminär baserad på oktoberprognos, fullständig lämnas i februari) Resultatuppställning; Kommunbidrag, övriga intäkter, kostnader, resultat Ekonomisk analys Mål eller uppdrag från nämnden, Resultat och måluppfyllelse Analys av resultatet, varför blev det som det blev? Verksamhetens egna mål Resultat och måluppfyllelse Analys av resultatet, varför blev det som det blev? Utvecklingsområden och framtidsbedömning Verksamhetsberättelsekedjan Verksamhetsberättelse/årsredovisning för kommunen (ansvar:kommunchef/ekonomichef) Kortversion av respektive nämnds verksamhetsberättelse (ansvar:förvaltningschef) Verksamhetsberättelse för respektive nämnd (ansvar:förvaltningschef) Verksamhetsberättelse för varje delblock (ansvar:förvaltningschef) Beslut i respektive nämnd Verksamhetsberättelse för resultatenhet (ansvar:enhetschef) Verksamheten/ medarbetaren 2