Riktlinjer för hantering av hotellbokningar för kongresser i Stockholm

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Riktlinjer för hantering av hotellbokningar för kongresser i Stockholm"

Sara Larsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Riktlinjer för hantering av hotellbokningar för kongresser i Stockholm Hotellgruppen i Stockholm och SHR har tillsammans med kongressarrangörerna Congrex (Congrex) och Stockholm Convention Bureau (StoCon) utarbetat nedanstående bekräftelse. Syftet är att få till stånd en smidig hantering av rumsbokningar, regler och villkor i samband med kongresser som äger rum i Stockholm. Dessa riktlinjer gynnar inte bara hotell som får bokningar utan även Congrex och StoCon när de är ute och förhandlar om kongresser. Denna bekräftelse skall ses som ett hjälpmedel för operatören/anläggningen där det står var och en fritt att erbjuda antal rum, pris och provision. Detta är en rekommendation framtagen i samråd mellan SHR/Hotellgruppen i Stockholm och kongressarrangörerna för kongresser i allmänhet. I de fall SHR/Hotellgruppen tillsammans med arrangörerna kommer fram till att ett annat regelverk skall vara gällande får det beslutas från fall till fall. Stockholm i oktober (5)

Dessa riktlinjer gynnar inte bara hotell som får bokningar utan även Congrex och StoCon när de är ute och förhandlar om kongresser.

2 Bekräftelse mellan Congrex Sweden AB (nedan Congrex) eller Stockholm Convention Bureau AB (nedan StoCon) och Hotell xxx xxx (nedan Hotellet) Inledning Denna bekräftelse reglerar priser, boknings- och betalningsvillkor för rumsbokningar till XXVII International Congress xxxxxxxx, den xxxx-xx-xx xx-xx i Stockholm. Syftet med överenskommelsen är att reglera villkor som möjliggör största möjliga försäljningsvolym, till nytta för bägge parter. Dispositionsrätt för rum Congrex/StoCons rätt att disponera över rummen inträder när denna bekräftelse har undertecknats av bägge parter. Rätten att disponera över rummen ska inte medföra några kostnader och/eller utgifter. Efter förfrågan från Congrex/StoCon kan antalet bokade rum till överenskomna rumspriser utökas, såväl under kongressen som minimum tre dagar före och tre dagar efter kongressen, om Hotellet har tillgänglig kapacitet och efter beslut av Hotellet. För perioden fram till namnlistans överlämnande (14 dagar före första ankomstdag) ska Congrex/StoCons dispositionsrätt för rummen vara definitiv och garanteras av Hotellet, såvida inte Congrex/StoCon skriftligen meddelar ev. avbeställning innan dess. Rumspriser Hotellet ska meddela gällande rumspriser inklusive moms i direkt anslutning till undertecknandet av denna bekräftelse. För kongresser mer än 1 år framåt i tiden ska rumspriser meddelas senast 1 år före ankomst. Om den svenska logimomsen ändras, och Hotellet ändrar sina rumspriser på grund av detta, ska Congrex/StoCon underrättas av Hotellet. Prisändringen kommer därefter att meddelas gäst. Om Congrex/StoCon eller gäst ej informeras om prishöjning som sker på grund av momshöjning ska ingen av dessa två hållas finansiellt ansvarig för prishöjningen. Hotellet får ej medvetet sälja motsvarande rum till lägre priser än vad som överenskommits i denna bekräftelse till andra grupper som närvarar på kongressen. 2 (5)

Syftet med överenskommelsen är att reglera villkor som möjliggör största möjliga försäljningsvolym, till nytta för bägge parter.

3 Avstämning av bokat antal rum, definitiv namnlista Gemensam avstämning av bokat antal rum sker vid tre tillfällen, 6, 2 och 1 månad före ankomst, men kan även ske vid annat tillfälle på endera parts initiativ. Definitiv namnlista överlämnas till Hotellet 14 dagar före första ankomstdag. De ändringar som därefter inkommer rapporteras skriftligen till Hotellet utan dröjsmål. Dessa ändringar skall tillsändas den av hotellet utsedda kontaktpersonen. Betalningsvillkor Gäst som har erlagt deposition för upp till två nätter till Congrex/StoCon erhåller avdrag för depositionen i sin logiräkning. Resterande logibelopp betalas av gäst till Hotellet vid avresa. Hotellet fakturerar Congrex/StoCon för avdragna depositioner minus provision på bekräftad logi mm beräknad enligt nedan inom 15 dagar efter gästs avresa.congrex/stocon erlägger betalning för mottagen faktura inom 30 dagar efter mottagandet från Hotellet. Eventuella felaktigheter på tillsänd faktura ska skriftligen meddelas Hotellet snarast möjligt. För sådana fakturor erlägger Congrex/StoCon ostridigt belopp på förfallodagen i avvaktan på utredning och slutreglering. Efter förfallodagen debiterar Hotellet dröjsmålsränta enligt lagen om dröjsmålsränta. Provision Provision utgår med xx% på logipris exkl moms. Moms på utbetalad provision tillkommer. Provision beräknas på av Congrex/StoCon bokad logi och ev. förlängda vistelser samt på debiteringar för ev. avkortad vistelse, No Show, och avbeställningar. Gäst som vill förkorta sin ursprungliga bokningsperiod För gäst som förkortar sin ursprungliga bokningsperiod ska inga kostnader påföras Congrex/StoCon. Hotellet ska istället reglera eventuella uppkomna kostnader direkt med gäst vid avresa. Det faktum att gäst kan komma att få ersätta Hotellet vid avkortad vistelse ska Congrex/StoCon informera kongressdeltagarna om genom att infoga följande formulering i de olika handlingar vid deltagarregistreringen: Hotellet förbehåller sig rätten att fakturera för samtliga nätter som bokats vid registreringen, om utcheckning sker före ovan angivet datum. 3 (5)

Dessa ändringar skall tillsändas den av hotellet utsedda kontaktpersonen.

4 No show Vid No show debiteras Congrex/StoCon rumskostnaden för upp till två nätter. Andra natten debiteras dock endast om Hotellet inte lyckas sälja rummet till annan gäst. Hotellet skall rapportera första nattens No show till Congrex/StoCon så tidigt som möjligt, gärna före kl dagen efter. Tillkommande kostnader / garanti eller gästförskott Gästs personliga utgifter betalas av gäst själv vid avresa och omfattas inte av denna bekräftelse. Congrex/StoCon bistår dock Hotellet med att spåra gästers adress vid behov. Hotellet förhåller sig dock rätten att i samband med incheckning avkräva gäst garanti i form av kreditkortsuppgifter, kontant förskott eller liknande för bokad logi samt eventuella extra kostnader i samband med vistelsen. Det faktum att gäst kan komma att bli avkrävd denna garanti i samband med sin vistelse ska Congrex/StoCon informera kongressdeltagarna om genom att infoga följande formulering i de olika handlingar vid deltagarregistreringen: Hotellet förbehåller sig rätten till garanti från gäst i form av kreditkortsuppgifter eller liknande i samband med incheckning. Avbeställningsregler Om hela eller delar av bokningen avbeställes av Congrex/StoCon gäller följande: -Upp till 12 veckor före ankomst kan 100 % av rummen avbeställas utan kostnad. -Upp till 8 veckor före ankomst kan 50 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad. -Upp till 6 veckor före ankomst kan 35 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad. -Upp till 4 veckor före ankomst kan 25 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad. -Upp till 2 veckor före ankomst kan 10 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad. -Upp till 48 timmar före kl ankomstdagen kan 5 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad. För avbeställningar utom ovan angivna tider och procentsatser debiteras Congrex/ StoCon rumskostnaden för upp till två nätter och inga andra kostnader tillkommer. Debitering sker dock endast om Hotellet inte lyckas sälja de avbeställda rummen till annan gäst. Överbokat eller stängt hotell Vid en eventuell överbokning på Hotellet är Hotellet skyldigt att tillse så att gäst erbjuds ett alternativt boende med samma standard och till samma rumspris samt bekosta taxi eller annan transport. Hotellet ska därför även svara för eventuell prisskillnad. Om Hotellet repareras eller hålls stängt p g a reparationer, är Hotellet skyldigt att ordna annat boende med samma standard och till samma rumspris. 4 (5)

Tillkommande kostnader / garanti eller gästförskott Gästs personliga utgifter betalas av gäst själv vid avresa och omfattas inte av denna bekräftelse.

5 Force Majeure I händelse av krig, myndighetsbeslut, terrorism, katastrof, strejk, inrikespolitiska störningar eller någon annan omständighet som parterna inte råder över och som gör det icke tillrådligt, olagligt eller omöjligt för parterna att fullgöra sina skyldigheter enligt denna bekräftelse, kan endera part säga upp denna bekräftelse genom skriftlig uppsägning och utan skydlighet att utge skadestånd i någon form. Tvist Tvist i anledning av detta avtal skall slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts Regler för Förenklat Skiljeförfarande. Övrigt Denna bekräftelse har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit varsitt. Stockholm den: Stockholm den: Congrex/StoCon Hotellet Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande Befattning Befattning 5 (5)

Relevanta dokument

Konferens Festvåning hos Trehörna Wärdshus

Konferens Festvåning hos Trehörna Wärdshus Trehörna Wärdshus är medlem i Visita och följer de allmänna villkor som framtagits av dem för grupp- och konferensbokningar med vissa tillägg. För villkor som rör enskild hotellbokning klicka här. Observera