Region Gotlands projektmodell. Riktlinjer fastställda av ledningskontoret,

Transkript

1 Region Gotlands projektmodell Riktlinjer fastställda av ledningskontoret,

2 Innehåll VARFÖR SKA MAN HA EN GEMENSAM PROJEKTMODELL?...3 VAD ÄR ETT PROJEKT?...4 FÖRSTUDIE...5 HUVUDPROJEKT...6 PROJEKTORGANISATION, ROLL OCH ANSVARSFÖRDELNING...7 Projektägaren...7 Styrgruppen...8 Projektledaren...8 Projektcontroller...9 Projektgruppen...9 Referensgrupp...9 Förtroendevalda...9 Facklig samverkan...9 EKONOMI...10 RISKANALYS...10 ANSVAR FÖR REGION GOTLANDS PROJEKTMODELL...11 Produktion: Region Gotland, ledningskontoret, november Form: bildreklam.se 2 Region Gotlands projektmodell

3 Varför ska man ha en gemensam projektmodell? Inom Region Gotland förverkligar vi idéer, löser uppgifter och bedriver utvecklings- och förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. Som stöd finns förbättringsverktyg och Region Gotlands projektmodell. Utvecklings- och förbättringsarbete kan bedrivas på många sätt. Den person som är ansvarig för att lösa en viss uppgift ansvarar för att bedöma omfattningen av arbetet och vilka verktyg som ska användas. Bilden här intill illustrerar vägvalet mellan två av dessa; förbättringsverktygen respektive Region Gotlands projektmodell. Kommer du fram till att det är förbättringsverktygen du ska använda, hittar du dem på intranätet under fliken verksamhetsutveckling och kvalitet. fullt ut. Det finns dock gemensamma faktorer i alla projekt, som till exempel vilka faser som ett projekt genomgår och vilka roller som finns. I de olika mallarna är de obligatoriska delarna märkta med asterisk (*). Även projektmodellen finns på intranätet under fliken verksamhetsutveckling och kvalitet. UPPGIFT Kommer du däremot fram till att uppgiften bäst löses i projektform, ska du använda Region Gotlands gemensamma projektmodell. Att arbeta i projekt innebär att kraftsamla runt en tidsbegränsad uppgift. Det innefattar att planera, organisera, följa upp, styra och rapportera samt att ständigt vidta korrigerande åtgärder. Projekt? Ja Nej Förbättringsverktyg Projektmodellen har tagits fram för att underlätta för alla som arbetar med projekt och är tänkt att utgöra ett ramverk. Modellen syftar till att ge en tydlighet kring vad som förväntas av alla som är involverade i ett projekt. Ett gemensamt språkbruk och arbetssätt skapar i förlängningen större effektivitet i själva genomförandet. Stort och komplext? Ja Nej Delar av projektmodellen används Modellen är obligatorisk, men eftersom förutsättningarna ser olika ut för olika projekt talar den inte i detalj om hur varje projekt ska genomföras. Modellen tillämpas istället situationsanpassat. För ett enklare projekt fylls kanske bara delar av projektdirektivet i, och styrgruppen utgörs kanske bara av projektägaren etc. För särskilt komplexa projekt (t ex byggprojekt) ska å andra sidan modellen användas Projektmodellen används fullt ut Innebär arbetet att lösa uppgiften stora förändringar för många personer? Finns det en tydlig bild av vad som ska åstadkommas? Kommer det att ta lång tid? Hur ser resursbehovet ut miljontals kronor? Finns det motstridiga uppfattningar? Exempel på frågor som underlättar valet om uppgiften ska lösas genom ett fullskaligt projekt eller som ett förbättringsarbete. Region Gotlands projektmodell 3

4 Vad är ett projekt? Ett projekt har klara, tydliga och väl avgränsade mål Projektet är avgränsat i tid det finns ett start- och ett slutdatum Projektet är finansierat och har en projektbudget Det finns en projektägare som har helhetsansvar för projektet och dess resultat Projektägaren formulerar vad projektet ska åstadkomma och projektets ramar Projektarbetet leds av en projektledare, som operativt styr projektet mot uppsatta mål Det finns vidare en styrgrupp och en projektgrupp, ibland även en referensgrupp Ett lyckat projekt 1. levererar överenskommet resultat 2. i rätt tid 3. till rätt kostnad TID RESULTAT/ KVALITET BUDGET OMFATTNING Alla projekt kan liknas vid en liksidig triangel, vars sidor representerar begränsningarna tid, budget och omfattning. Som allmänt bekant, går det inte att ändra en faktor utan att minst en av de andra faktorerna också påverkas. Om omfattningen ökar, måste projektägaren skjuta till mer pengar eller senarelägga slutrapporten. I annat fall kommer kvaliteten på resultatet sjunka, vilket bildligt kan uttryckas som att triangeln inte längre kommer vara liksidig. 4 Region Gotlands projektmodell

5 Förstudie Utifrån en projektidé kan beslut fattas om att en förstudie ska göras. Ett sådant beslut fattas normalt av en person inom linjeorganisationen med eget ekonomiskt ansvar. Denne person blir oftast projektägare. Projektägaren utser en projektledare för förstudien och ger denne ramar för förstudien. Ett tydligt direktiv är grunden för en framgångsrik förstudie. Förstudien ska först och främst svara på frågan Ska ett huvudprojekt startas?. För att svara på detta genomförs i förstudien en noggrann analys. Om förslaget är att ett huvudprojekt ska startas, ska inom ramen för förstudien redovisas en motivering till varför. Vidare ska förstudierapporten innehålla förutsättningar för att projektägaren i nästa steg ska kunna ta fram ett projektdirektiv innehållande: projektmål budget övergripande tidplan riskanalys där projektets risker värderas och analyseras Checklista ett antal punkter som kan belysas av förstudien Vad ska projektet åstadkomma? Bedöms projektresultatet ligga i linje med Region Gotlands vision, mål och uppdrag? Bedöms effekten = nyttan bli större än kostnaden? Finns förutsättningar för att starta ett huvudprojekt; tid, pengar, personal, kompetens etc? Vilka är riskerna? Vilka är intressenterna? Hur ska projektet planeras, organiseras, förankras, genomföras och finansieras? Har omvärldsanalys gjorts? Hur har andra gjort? Rekommendationer Region Gotlands projektmodell 5

6 Huvudprojekt Förberedelsefas Tydliga direktiv är grunden för ett projekt. Utifrån förslagen i förstudierapporten beslutar projektägaren/styrgruppen om projektdirektiv. En projektledare utses. Projektledaren förbereder projektet i samspel med projektägaren och tar fram en projektplan som bland annat innehåller mål, tidsplan och budget. I större, komplexa projekt genomförs en särskild projekteringsetapp där projektdeltagarna under ledning av projektledaren tar fram nödvändiga förutsättningar för att skapa ovan nämnda projektplan. En kommunikationsplan tas också fram för projektet. Slutligen ska även en plan för utvärdering av projektet ingå. Riskanalysen från förstudien appliceras på den framtagna projektplanen. Genomförandefas Är förstudie och förberedelsefas väl genomförda underlättas arbetet i denna fas. Projektdirektiv och projektplan hjälper projektledaren och projektdeltagarna att hålla sig inom givna ramar. Samtidigt kan omständigheter kräva förändringar av det planerade. Projektledaren måste kontinuerligt stämma av och rapportera om läget i projektet i förhållande till mål, planer och ekonomi. Rapportering sker till projektägare/styrgrupp, som övergripande ansvarar för projektet. I de fall rapporteringen innebär att tid, kostnad eller kvalitet inte kan uppnås ska beslut om hur detta ska hanteras fattas av projektägare/ styrgrupp. Ytterst kan ett sådant beslut innebära att projektet avslutas i förtid. Avslutningsfas En slutrapport tas fram. Styrgruppen godkänner slutrapporten och ser till att alla som är berörda får ta del av projektets resultat (inom ramen för projektets kommunikationsplan). Vidare ansvarar styrgruppen för att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen. Därmed skapas förutsättningar för att avsedda effekter uppnås. Därefter avslutas projektet och projektgrupp och styrgrupp avvecklas. Korrigera/avsluta Korrigera Nej Nej Formulera förstudiedirektiv Fortsätta? Ja Formulera projektdirektiv Ok? Ja Återkoppla Styra, fatta beslut Värdera resultat Genomföra förstudie Förstudierapport Planera Projektplan Genomföra projektet Leverera lägesrapporter Leverera slutrapport Avsluta projektet Förberedelsefas Genomförandefas Avslutningsfas Projektets olika faser och beslutspunkter. 6 Region Gotlands projektmodell

7 Projektorganisation, roll och ansvarsfördelning VERKSAMHETSBEHOV PROJEKTÄGARE Projektdirektiv Projektplan STYRGRUPP REFERENSGRUPP PROJEKTLEDARE PROJEKTGRUPP Projektorganisationen byggs upp utifrån varje projekts specifika behov. Genom att tydligt definiera förväntningarna på alla funktioner i en projektorganisation minskas risken för konflikter på grund av otydlighet i roll- och ansvarsfördelning. Projektägaren är en fysisk person är huvudansvarig för projektet och dess resultat beslutar om projektets genomförande beslutar hur projektet ska finansieras formulerar projektdirektiv (både förstudie och huvudprojekt). Av direktivet framgår - syftet med projektet - projektmål - tids- och resursramar - projektorganisation (övergripande) - former för löpande återrapportering av projektet utser styrgruppsdeltagare utser projektledare och tydliggör projektledarens befogenheter utser eventuellt även en projektcontroller fastställer projektplan har ansvar för projektbudgeten och har därmed attesträtt, som kan delegeras till projektledaren är ett viktigt stöd till projektledaren är ordförande i styrgruppen (kan delegeras) följer löpande projektet och ansvarar för att syfte och mål uppnås ansvarar för att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen och förutsättningar skapas för att avsedda effekter uppnås Region Gotlands projektmodell 7

8 Styrgruppen I styrgruppen ingår personer med lämplig kompetens för projektet inklusive projektfinansiärer och mottagare av projektresultatet om det är någon annan än projektägaren. Styrgruppens representanter bidrar till projektets genomslagskraft genom att sprida information om till exempel innehåll, syfte och mål. Genom en väl sammansatt styrgrupp skapas också delaktighet kring genomförandet och resultatet. I styrgruppens ansvar ingår att: avgöra om det finns behov av en referensgrupp löpande följa att projektet följer planen fatta beslut om korrigerande åtgärder. Om nödvändigt, avsluta projektet i förtid godkänna slutrapport besluta att projektet avslutas bidra till att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen, dvs. förutsättningar skapas för att avsedda effekter uppnås Projektledaren Projektledaren utses av projektägaren. Detta sker alltid i samråd med projektledarens linjechef. Valet ska godkännas av styrgruppen. Projektledaren behöver ha ett antal egenskaper såsom kompetens att arbeta i projekt och förmåga att leda och entusiasmera andra människor. Eventuella delprojektledare utses av projektledaren i samråd med berörda chefer. I projektledarens ansvar ingår att: utarbeta projektplan, som sedan fastställs av projektägaren genomföra projektet enligt direktiv och plan och styrgruppens anvisningar föreslår projektgrupp planera, leda och fördela arbetet inom projektet ha ett budgetansvar inom ramen för projektet, och förfoga över projektets resurser löpande återrapportera till projektägare/ styrgrupp ansvara för dokumentation vara föredragande i styrgruppen om projektdirektiv/projektplan inte kan följas, ska projektägaren (och därmed styrgruppen) kontaktas för beslut om korrigerande åtgärder genomföra kommunikationsplanen utarbeta slutrapport För att projektledaren ska kunna arbeta effektivt ska ansvar och befogenheter vara tydligt reglerade och vara utformade på ett sådant sätt att projektledaren kan agera fritt inom givna ramar. 8 Region Gotlands projektmodell

9 Projektcontroller I stora komplexa projekt kan projektledaren behöva hjälp av en projektcontroller. Projektcontrollern utses av projektägaren. Projektcontrollerns uppgifter är till exempel: samordning av alla ekonomiska aktiviteter (budget, prognos och uppföljning av ekonomi och tid) granska avtal, anbud och upphandlingar göra konsekvensanalyser till följd av projektförändringar göra regelbundna projektuppföljningar/ projektgenomgångar tillsammans med projektledaren säkerställa att ekonomisk slutrapport upprättas (tillsammans med projektledaren) Projektgruppen Projektgruppen är projektets motor och projektledarens verktyg i arbetet med projektet. Kompetens i sakfrågan och samarbetsförmåga är viktiga egenskaper hos projektdeltagare. Projektgruppen utses genom att: Projektledaren föreslår vilka typer av resurser som behövs. Projektägaren fastställer behovet varefter projektledaren i samråd med projektägaren gör en överenskommelse med respektive projektdeltagares chef (och projektdeltagaren själv) angående hur mycket tid projektdeltagaren ska avsätta för projektet. Det slutgiltiga beslutet kring bemanning fattas alltid av personalansvarig chef. I projektgruppens ansvar ingår att: tillsammans och individuellt ansvara för att operativt genomföra projektet enligt mål, planer och projektledarens anvisningar. Referensgrupp Ibland bildas en eller flera referensgrupper för att tillföra kompetens och/eller säkerställa en god förankring av projektet. Intressenter som till exempel chefer på högre nivåer ges möjlighet att följa projektet, lämna synpunkter och ge förslag. Grupperna sätts samman av projektägaren och styrgruppen. Ofta utses en befintlig grupp inom organisationen till att även utgöra referensgrupp. Det är också vanligt att referensgruppen innehåller representanter från andra organisationer eller förtroendevalda inom Region Gotland. Referensgruppen har ingen beslutande funktion. Förtroendevalda Förtroendevalda kan vara representerade i såväl styrgrupp som referensgrupp. Viljeinriktningen från de förtroendevalda är av stor betydelse. Deras deltagande i förstudien samt i framtagandet av projektdirektivet kan därför vara av avgörande betydelse för projektet. Detta innebär inte att förtroendevalda måste delta i alla projekt som bedrivs inom regionen. Projektägaren ansvarar för att bedöma hur och när förtroendevalda ska involveras i projektet. Facklig samverkan Region Gotland har tecknat ett samverkansavtal med de fackliga organisationerna. Avsikten är att ge medarbetarna möjlighet till information, diskussion och delaktighet i aktuella frågor. Samverkan sker på olika nivåer, från arbetsplats till regionledningsnivå. De projekt som bedrivs inom regionen hanteras inom ramen för detta samverkansavtal. I projektplanen finns en särskild rad där projektledaren beskriver hur samverkan kommer att ske. Region Gotlands projektmodell 9

10 Ekonomi I arbetet med projektbudgeten uppskattar projektledaren utifrån planerade aktiviteter bland annat behovet av antalet personer och deras tidsåtgång samt direkta kostnader. Externa kostnader samt intern tid som interndebiteras ska alltid budgeteras. Kostnader i form av intern arbetstid kan redovisas, men det är inget krav i modellen. Detta beslutar projektägaren. För större projekt är kraven av naturliga skäl större på ekonomisk styrning och redovisning. Vid sidan av slutrapporten krävs en separat, mer detaljerad ekonomisk rapport. I dessa projekt deltar ofta en projektcontroller för att säkerställa detta. Hanteringen av projektets ekonomi styrs övergripande av Region Gotlands regler för ekonomistyrning ( Regler för styrning och uppföljning ) Riskanalys Väl fungerande hantering av risker är en framgångsfaktor för ett projekt. En riskanalys syftar till att förutse olika tänkbara händelseförlopp under projektperioden som kan bli ett hot mot projektets genomförande och negativt påverka projektets resultat. Innan ett projekt påbörjas och under projektets framskridande är det viktigt att fundera på vilka risker som kan komma att uppstå, och vilka av dem som kan leda till problem. Självklart kan man aldrig gardera sig mot allt, men det är inget skäl att avstå från att tänka igenom riskerna i projektet. Oftast är det ett mindre antal risker som kan ringas in som både har en relativt hög sannolikhet att inträffa och som dessutom skulle medföra betydande konsekvenser för projektet. Det är dem som åtgärdsförslagen som tas fram ska minimera och allra helst eliminera. 10 Region Gotlands projektmodell

11 Ansvar för Region Gotlands projektmodell Projektmodellen förvaltas av ledningskontoret, enheten för administrativ utveckling, säkerhet och beredskap (ASB), i samverkan med ledningskontorets processägare för verksamhetsutveckling och ledning. Ansvariga handläggare är (för närvarande) Hans Lyttkens, Lotten von Heijne samt Ritva Norrby. Samtliga dokument som omfattas av modellen finns tillgängliga på intranätet under fliken Verksamhetsutveckling och kvalitet. Region Gotlands projektmodell 11

12 Region Gotland Telefon vxl E-post 12 Region Gotlands projektmodell Hemsida