Gatukontoret. Projektägare, styrgruppsmedlem och referensgrupp

Transkript

1 Gatukontoret Projektägare, styrgruppsmedlem och referensgrupp 1

2 Innehållsförteckning 1. Projektarbete på gatukontoret - sid Projektägare - sid Styrgruppsmedlem - sid Referensgrupp - sid

3 1. Projektarbete på gatukontoret Då en omfattande del av gatukontorets verksamhet sker i projektform, måste vi ständigt förbättra projektmognad och arbetssätt i projekten. Ett projekt består av en unik uppsättning processer med start- och slutdatum. Arbetssättet omfattar struktur, färdigheter och förhållningssätt. Projektarbete sker i en tvärfunktionell organisationsform, och genomförs med hjälp av interna och externa resurser. Gatukontorets projektledning baseras på terminologin och grundprinciperna i svensk internationell standard SS-ISO Vägledning för projektledning Begrepp och processer. Syfte & Förväntningar Denna skrift tydliggör chefens olika roller i en projekt-/linjematris. Inför varje samtal eller möte behöver chefen vara klar över sin roll, som växlar över dagen. Ibland innebär samma möte flera roller och förmågan att skilja på position, roll och person blir avgörande för fortsatt projektmognad. Förväntningen är att cheferna ska förstå de olika rollerna och vara duktiga på att agera i dem alla. Mål Målet är att cheferna i sina olika roller säkerställer den strategiska länken mellan linjen och projekten. Vidare ska portföljmöten, styrgruppsmöten och möten mellan projektledaren och projektägaren resp projektledaren/teammedlemmen och resursägaren ha rätt fokus, så att beslut fattas i rätt forum och projektarbetet kan förbli effektivt. Utveckling Projektarbete är en väg till en lärande organisation, då projektledare kan utvecklas i sitt ledarskap genom att börja som delprojektledare för att sedan växa genom mer komplexa, omfattande och riskfyllda projekt. Projektmedlemmarna lär sig samtidigt mycket om helheten genom att arbeta tvärfunktionellt. Arbetsroller i projekt När ett projekt initieras utses en projektägare som blir den strategiska länken mellan styrgruppen och projektet. Det utses även en tvärfunktionell styrgrupp representerade av ledningsgruppsmedlem, kategoriägare och enhetschefer från olika avdelningar. Projektägaren internrekryterar en projektledare, som i sin tur rekryterar delprojektledare och projektmedlemmar. Enhetscheferna är våra resurs ägare och har ansvaret för att det finns tillgängliga och kompetenta medarbetare att låna ut till projekten. En del linjechefer får också roller i referensgrupper, som har en granskande och rådgivande roll i projekt, medan alla beslut fattas av projektledare, projektägare och styrgrupp. 3

4 Projektledningens ämnesområden 2. Intressenter 1. Samordning 3. Omfattning 4. Resurser 10. Kostnad 5. Upphandling 9. Risk 8. Kvalitet 7. Tid 6. Kommunikation Samordning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera, fastställa, kombinera, förena, samordna, styra och stänga aktiviteterna och processerna relaterade till projektet. Intressenter: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera projektets sponsor, kunder och andra intressenter. 4 Omfattning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och precisera det arbete och resultat som krävs. Resurser: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och tillföra lämpliga resurser till projektet, såsom personal, lokaler, utrustning, material, infrastruktur och verktyg. Upphandling: Här ingår de processer som krävs för att planera och genomföra inköp av produkter, tjänster eller resultat samt hantera leverantörsrelationer. Kommunikation: Här ingår de processer som krävs för att planera, hantera och distribuera information som är relevant för projektet. Tid: Här ingår de processer som krävs för att schemalägga projektets aktiviteter och för att följa upp progressen för att styra projektets tidplan. Kvalitet: Här ingår de processer som krävs för att planera och etablera kvalitetssäkring och kvalitetsstyrning. Risk: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera hot och möjligheter. Kostnad: Här ingår de processer som krävs för att utveckla budgeten och att följa upp progressen för att styra kostnaderna.

5 Projektägare Strategisk styrning av projektet gentemot kategorin Är uppdragsgivare till projektledaren Följa GK:s ledarfilosofi Styrgruppsmedlem Stödja PL så denna kan fullfölja sitt uppdrag Ansvara för att projektet drivs enligt GK/FK:s projektmodell Följa GK:s ledarfilosofi Övergripande styrning av projektet Strategisk länk mellan projekt & linje Referensgruppsmedlem Granska och ge råd till projektledningen 5

6 2. Projektägare 1. Omfattning Samordning 2. Intressenter Resurser Projektägare 6. Kostnad Strategisk styrning av projektet gentemot kategorin Är uppdragsgivare till projektledaren Följa GK:s ledarfilosofi 5. Kommunikation Projektägaren är ledningsgruppens och styrgruppens representant som uppdragsgivare till projektledaren. Kan vara antingen en ledningsgruppsmedlem eller enhetschef. Det viktigaste i valet av projektägare är att denne har mandat och förmåga att kunna avgränsa projektet och definiera krav på projektets omfattning. Projektägaren internrekryterar en projektledare, som i sin tur rekryterar delprojektledare och projektmedlemmar. 6

7 Projektägare 1. Samordning Levererar projektdirektiv Prioriterar projektets leveranser utifrån mål och strategier samt övriga projekt i portföljen Styr projektet utifrån kostnad, tid och omfattning. Är styrgruppsmedlem och har förberedande möten med Projektledare inför styrgruppsmöten och avstämningsmöten mellan styrgruppsmöten Kompetenser Kompetens i att vara en aktiv projektbeställare Kunskap om de olika verksamhetsprocesserna och beslutspunkter Förståelse för roller och beslutsvägar i projektorganisationen 7

8 Projektägare 2. Intressenter Hantera viktiga intressenter i linjen för att säkra nyttohemtagningen 3. Omfattning Styrgruppens omfattningsgeneral Kunskap om vilken omfattning som krävs för att få den förväntade nyttan 4. Resurser (Rekommenderar/beslutar om) Tillsättning av projektledare i samråd med styrgrupp och linjen 8

9 Projektägare 5. Kommunikation Förbereda och kommunicera med linjen avseende projektets leveranser/färdigställande 6. Kostnad Säkra projektets finansiering Kunskap om ekonomiska processer i Malmö stad Specifik kunskap om tekniska förvaltningarnas ekonomiska processer 9

10 2. Styrgruppsmedlem Styrgruppsmedlem 6. Kostnad Stödja PL så denna kan fullfölja sitt uppdrag Ansvara för att projektet drivs enligt GK/FK:s projektmodell Följa GK:s ledarfilosofi Övergripande styrning av projektet 3. Omfattning Samordning Upphandling 5. Risk 4. Tid Styrgruppsmedlem är en ansvarsfull, beslutsfattande och tillitsfull partner till projektet, med målet att säkra framdrift. I beslutsgrindarna har styrgruppen ansvar för besluten om att stänga en fas baserat på delrapport och leveransrapport samt att öppna nästa fas baserat på projektplanen. 10 Styrgruppsordförande i våra styrgrupper är alltid en representant från ledningsgruppen.

11 Styrgruppsmedlem Säkrar den strategiska kopplingen mellan projektet och övrig verksamhet 1. Samordning Begär statusrapporter från projektledaren Granskar och godkänner projektplanen Säkrar finansiering av projekt Fattar beslut om öppning/stängning av projektfaser (grindbeslut) utifrån omfattning, kostnad och tid Minimerar risktagandet Optimerar nyttohemtagningen Kompetenser Förståelse för alla delar i projektplanen Kunskap om de olika verksamhetsprocesserna och beslutspunkterna Förståelse för roller och beslutsvägar i projektorganisationen Ha kompetens att hantera styrparametrar (projekttriangeln) och förmåga att balansera mellan dessa 11

12 Styrgruppsmedlem 2. Ha kunskap om vad som utgör SMARTA mål 3. Omfattning Upphandling Kunskap om LoU och delegationsordning 4. Tid Kunna tolka tidsplanen (och eventuell nätplan) och relatera den till övrig planering i portföljen (övrig verksamhet och/de andra rojekten) 12

13 Styrgruppsmedlem 5. Risk Fatta beslut som avser risker Kunskap om och förståelse för risktagande och kunskap om riskhanteringsstrategier 6. Kostnad Kunskap om ekonomiska processer i Malmö stad Specifik kunskap om tekniska förvaltningarnas ekonomiska processer Kunna tolka ekonomiska kalkyler från projektetprocesser 13

14 2. Referensgrupp 1. Omfattning Referensgruppsmedlem Granska och ge råd till projektledningen 2. Kvalitet Referensgrupp har till syfte att kvalitetssäkra projektet med avseende på nyttohemtagning, produktkvalitet och processkvalitet, men inte har någon formell beslutsrätt i projektet. Referensgruppsmöten har man lämpligen ett par veckor inför öppning av en beslutsgrind, där man låter referensgruppen granska de olika leveranserna, från den fas man snart ska stänga i projektprocessen, och ge sina bästa rekommendationer inför grindbeslutet. 14

15 Referensgrupp 1. Omfattning Granska och ge råd till projektet utifrån kompetens och erfarenhet 2. Kvalitet Granska och ge råd till projektet utifrån kompetens och erfarenhet avseende produktoch processkvalitet 15

16 16 GATUKONTORET Malmö, Telefon E-post: Hemsida: