Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

Transkript

1 Riktlinjer och förhållningssätt 1

2 Innehållsförteckning 1. Syfte och bakgrund 3 2. Ramar - administrativa projekt 3 Vad är ett projekt och vad kan projektformen bidra med 3 3. Projektportföljen kriterier och funktion 3 Projekt som inte är portföljprojekt 4 4. Projektprocess 4 Förstudiefas 5 Genomförandefas 6 Avslutande fas 6 5. Projektorganisation 6 Portföljledning 6 Projektägare 7 Styrgrupp 7 Projektledare 7 Projektmedarbetare 7 Referensgrupp 7 Projektkontor 8 6. Dokument 8 2

3 1. Syfte och bakgrund Universitetsförvaltningen har behov av att få överblick och kontroll på universitetsövergripande administrativa utvecklingsinitiativ. Därför har ett beslut fattats om en styrmodell för utveckling (se bild under punkt 3) och att ett projektkontor ska formas (UFV 2015/611). Förvaltningsledningen verkar i de här frågorna genom en portföljledningsgrupp. Projektkontorets roll är att vara ett stöd för verksamheten i arbetet med styrmodellen. Den här projekthandboken presenterar de förutsättningar och ramar som gäller för universitetsförvaltningens administrativa projekt. Projektmodellen kan användas av alla inom universitetet som vill arbeta på ett strukturerat sätt med utveckling. 2. Ramar - administrativa projekt Vad är ett projekt och vad kan projektformen bidra med Arbete i projektform möjliggör en kraftfull utvecklingsinsats av större karaktär under en begränsad tid. Det står i kontrast till linjearbetet där utveckling sker kontinuerligt och i varierande omfång. I ett projekt har man möjlighet att komma långt under kort tid genom att kraftsamla sina resurser. Några saker som utmärker ett projekt är bland annat att det; har ett klart definierat mål är tidsbegränsat har en egen organisation har en egen budget 3. Projektportföljen kriterier och funktion Genom att samla projekt i en gemensam portfölj får portföljledningen (se beskrivning av rollen under punkt 4) en samlad bild av projektläget och kan använda underlaget i sin strategiska styrning. Kriterier för de projekt som kan ingå i projektportföljen är att de; involverar fler än en avdelning, har stor påverkan på organisationen, är av stor strategisk och ekonomisk betydelse, eller tas med om samordning från flera områden behövs 3

4 Med kriterierna som utgångspunkt tar portföljledningen beslut om ett projekt ska ingå i portföljen. Det görs formellt genom projektdirektivet. Därmed överlämnas ansvaret för projektet till projektägaren som tillsätter projektledare och styrgrupp. Då projektet startat ska projektledaren med jämna mellanrum statusrapportera till portföljledningen. Det görs via projektkontoret som är länken mellan projektet och portföljledningen och vars roll är att hålla projektportföljen uppdaterad. Projekt som inte är portföljprojekt Det finns också behov av att utveckla linjeverksamheten i projektform utan att dessa utvecklingsinitiativ uppfyller kriterierna för ett portföljprojekt. Även dessa kan använda den framtagna projektmetoden och mallarna, det finns beskrivet i bild 2 på sidan 5. Den benämns Generell process för projekt. Projektkontoret stödjer även de här projekten i mån av tid. 4. Projektprocess Process för portföljprojekt, se bild 1, beskriver hur ett portföljprojekt styrs samt hur ett projekt genomförs från idé till införande. Den beskriver också projektets tre faser; förstudie, genomförande och avslut. Bilden beskriver dessutom olika roller, de mallar som ska användas samt de centrala beslutspunkterna. Process för portföljprojekt Behov Krav Idéer Verksamhet Införande Projekt Idébeskrivning Organisera Styrgrupp Överlämna Förstudie Genomförande Avslut Statusrapporter Slutrapport Projektdirektiv Projektplan Förstudierapport Projektkontor Portföljledning Bild 1 4

5 Generell process för projekt Behov Krav Idéer Verksamhet Projekt Införande Idébeskrivning Organisera Styrgrupp Överlämna Förstudie Genomförande Avslut Slutrapport Projektdirektiv Projektplan Förstudierapport Projektkontor Bild 2 Förstudiefas Processen startar med att det finns ett behov och en idé om en önskad utveckling i verksamheten. Det kan också finnas externa krav som resulterar i att ett projekt startas. I idébeskrivningen fångas de första tankarna kring projektidé vilket blir en start på förstudiefasen. En förstudie syftar bland annat till att säkerställa att projektet bidrar med nytta till verksamheten, att det inte krockar med andra initiativ och att det finns rätt förutsättningar för att projektet ska lyckas. Den ska belysa olika perspektiv och kan till exempel innehålla enkäter, intervjuer och omvärldsbevakning. Här är några viktiga aktiviteter under förstudiefasen Idébeskrivningen fångar de första tankarna kring ett förändringsbehov och blir ett underlag för beslut om en förstudie ska genomföras. om förstudie tas av ansvarig chef. Antas förstudien resultera i ett portföljprojekt är det lämpligt att föra en dialog med portföljledningen innan ett beslut fattas. Förstudien genomförs och resultatet sammanställs i en förstudierapport. Ett förslag till projektdirektiv tas fram. Portföljledningen fastställer direktivet och uppdrar åt en projektägare att genomföra projektet. 5

6 Genomförandefas Projektägaren utser en projektledare och ett intensivt arbete med att organisera projektet och planera genomförandet tar vid. Ett projekt kan planeras utifrån en fast plan eller med ett mer agilt och flexibelt förhållningssätt. Här är några viktiga aktiviteter under genomförandefasen Projektplan tas fram av projektledaren och beslutas i projektets styrgrupp där projektägaren är ordförande. Projektet genomförs under ledning av projektledaren enligt projektplan. I statusrapporter informeras portföljledningen kontinuerligt om projektets utveckling. Vid behov rapporterar projektägare och projektledare direkt vid ett portföljledningsmöte. Plan för implementering av projektets resultat tas fram i dialog med verksamheten och överlämning av eventuellt IT-system sker till e-förvaltningsorganisationen. Generellt kan man säga att kommunikation och användarmedverkan är nyckelord för ett lyckat genomförande. Slutrapporten skrivs av projektledaren och förankras i portföljledningen innan den beslutas i styrgruppen. Avslutande fas Överlämning av projektets resultat sker oftast kontinuerligt under hela projekttiden. I avslutsfasen säkerställs att allt är överlämnat till verksamheten och projektet avslutar sina åtaganden. Här är några viktiga aktiviteter under avslutsfasen Avveckla projektgruppen. Arkivering och diarieföring sker enligt universitetets riktlinjer. 5. Projektorganisation De här rollerna finns med i projektprocessen Portföljledning Portföljledningens huvudsakliga uppdrag är att säkerställa att universitetsförvaltningens administrativa projektportfölj ligger i linje med mål i verksamhetsplan och utvecklingsstrategier. Portföljledningen bör se till att projektens resultat motsvarar verksamhetens behov och att mottagarna och användarna har tillräckliga förutsättningar att realisera projektens leveranser och effektmål. Portföljledningen leds av universitetsdirektören som är ordförande och består i övrigt av två biträdande universitetsdirektörer, chef för IT-avdelningen, kanslichef för områdeskansli, avdelningschef för planeringsavdelningen samt chefen för enheten för stöd för administrativ utveckling/projektkontoret. 6

7 Portföljledningen beslutar om; projektdirektiv för de projekt som ska ingå i projektportföljen projektägare och är övergripande ansvarig för portföljen och att projektdirektiven följs Projektägare Rollen projektägare tillsätts av portföljledningen och innehas normalt av en avdelningschef eller någon som har en stark anknytning till den verksamhet som projektet ska utveckla. Det är projektägarens ansvar att initiera och säkerställa genomförandet av projektet inom ramen för projektdirektivet. Projektägaren utser styrgrupp samt projektledare för projektet. Styrgrupp Styrgruppen leds av projektägaren som är ordförande, samt ledamöter utsedda med hänsyn till projektets karaktär och omfattning. Minst en representant från linjeverksamheten ska ingå i styrgruppen. Till varje projekts styrgrupp adjungeras en representant från projektkontoret som stöd. Styrgruppen beslutar om projektplan och revidering av densamma införandeplan(er) godkännande av leveranser och överlämning till verksamheten slutrapport Projektledare Projektledaren är en central roll som är avgörande för projektets framgång. Projektledaren kan vara en intern resurs från verksamheten eller en extern konsult. Vid val av extern projektledare ska universitetets ramavtal för konsulter användas. Projektledaren ska skriva en projektplan planera, leda, styra och dokumentera projektarbetet rapportera och informera styrgruppen om projektläget ta fram statusrapport till portföljledningen, planer för leveranser, införande och överlämning skriva slutrapport Projektmedarbetare Varje projektmedarbetares åtagande i projekt ska vara tydligt i projektplanen och godkännas av dennes linjechef innan projektet startar. Referensgrupp Förvaltningens chefsgrupp får till uppgift att löpande utgöra en rådgivande referensgrupp gällande planerade och pågående utvecklingsprojekt. 7

8 Projektkontor Projektkontoret är ett antal funktioner vid Enheten för stöd för administrativ utveckling på Planeringsavdelningen. Enheten håller ihop frågor kring projektmodellen och hur den används i organisationen. Projektkontoret fungerar både styrande och stödjande. Projektkontoret har bland annat följande uppgifter; stöd till portföljledningen, projektägare, styrgrupper och projektledare stöd i arbetet med att ta fram ett projektdirektiv inför beslut om inkludering i portföljen övergripande statusrapportering från pågående projekt till portföljledningen metodstöd kring projektprocessen kompetensförsörjning kring projektmodell koordinera projektledarnätverk metodstöd gällande till exempel riskanalys, workshops eller uppföljning ansvara för att information som rör projektfrågor kommuniceras och finns publicerad på webbplatsen förvalta och vidareutveckla styrmodellen Utöver de nämnda punkterna har projektkontoret en ambition att i framtiden bidra till att utvärdera den långsiktiga effekten av genomförda projekt. Projektkontoret kommer också framåt kunna fungera som förvaltningens erfarenhetsbas i frågor som rör projekt och bidra till att sprida en projektkultur. 6. Dokument För att säkra kvalitén i arbetet ska de dokumentmallar som omnämns i styrmodellen användas. De nås via MP och projektkontorets sidor. Mallarna innehåller stödtexter som beskriver hur de ska fyllas i. Här finns en kort beskrivning av mallarna. Idébeskrivning I det här dokumentet fångas de första tankarna kring ett förändringsbehov. Här ges en kort beskrivning av bakgrund och konkreta exempel på hur idén skulle kunna effektivisera arbetet, minska kostnader eller förbättra kvaliteten i verksamheten. Det blir ett underlag för ett beslut om man ska fortsätta med en förstudie. Förstudierapport En förstudie görs till exempel via en enkät, strukturerad omvärldsbevakning eller intervjuer. Förstudiens resultat samlas i en rapport och ingår därefter som en bilaga i projektdirektivet. Projektdirektiv Projektdirektivet är ett av projektets viktigaste dokument. Det är det underlag som formulerar uppdragets förutsättningar och förväntningarna på den slutgiltiga leveransen. Portföljledningen beslutar om projektdirektivet som oftast tas fram av den kommande projektägaren. 8

9 Projektplan Projektplanen innehåller en mer detaljerad plan av hur projektet ska genomföras och hur målen ska nås. Några centrala områden är ansvar och roller, riskanalys, leveransplan och budet. Kommunikation och användarmedverkan är viktiga framgångsfaktorer att ta med i planen. Projektledaren ansvarar för att projektplanen tas fram och den godkänns av styrgruppen. Statusrapport Projektledaren ansvarar för att rapportera projektets status till projektkontoret som sedan för informationen vidare till portföljledningen. Det sker ca fem gånger om året på uppmaning av projektkontoret. Slutrapport Projektledaren ansvarar för att ta fram slutrapporten från projektet vilken ska godkännas av styrgruppen. Här dokumenteras och tillvaratas de erfarenheter som gjorts inom projektet för att skapa goda förutsättningar för kommande projekt. 9