Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun"

Tobias Lindberg
för 8 år sedan
Visningar:

1 Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun Riktlinjerna är antagna av förvaltningsledningen och gäller tillsvidare. (Dnr KS2012/1542) Ansvarig för dokumentet är chefen för enheten Utveckling, planering och uppföljning i Kommunledningssektorn. Projekt och projektmodell: Projekt: Projektmodell: Projektmodell i Kungälv: Enligt definition är ett projekt unikt och avgränsat i tid och omfattning. Det är resurs- och kostnadsplanerat med ett tydligt definierat mål och en projektorganisation. En process är till skillnad från ett projekt kontinuerlig och repetitiv. Beskriver hur ett projekt ska styras och ledas. Modellen består av tre delar: roller, processer, dokument- och mallar. Tillämpningen av modellen kan i vissa delar anpassas efter projektets art eller storlek. Modellen är avsedd att användas inom hela förvaltningen. Kommentar Vi strävar efter att använda begrepp så att alla förstår och har i förekommande fall, inom parantes, hänvisat till mer vedertagna begrepp. Samverkan sker i den ordning som redan finns. Samverkan kan också ske i tillfälliga samverkangrupper. Det åligger projektledaren att vara uppmärksam på att samverkan sker. Vi använder även begreppet projekt i vårt ekonomisystem Agresso. Projekt i Agresso definieras som en grupp av aktiviteter som har ett bestämt start och slut. Ett projekt är inte knutet till ett räkenskapsår.

Projekt och projektmodell: Projekt: Projektmodell: Projektmodell i Kungälv: Enligt definition är ett projekt unikt och avgränsat i tid och omfattning.

2 2(8) Roller: Beställare: (uppdragsgivare) Styrgrupp: Projektledare: Projektgrupp: Projektgrupps deltagare: Den som beställer projektet är projektets ägare och har det övergripande ansvaret för projektet. Ansvarar för effektmål och projektmål. Tillsätter styrgrupp. Utser projektledare och tilldelar resurser. Lämnar ett projektdirektiv till projektledaren. Godkänner projektets leveranser. Beställaren kan ingå i styrgruppen. Ett projekts beslutande organ. Styrgruppen har ett överordnat ansvar för projektet och säkerställer att projektet ligger i linje med förvaltningens övergripande mål. Styrgruppen ska ha en ordförande. Deltagarna i styrgruppen har nödvändig kompetens och erfarenhet för att kunna bistå och bedöma projektet och vara ett stöd för projektledaren. Fastställer projektplanen. Beslutar angående förslag om ändringar. Bedömer resultat och lämnar rekommendation till beställaren om projektet ska drivas vidare eller läggas ned. Rekommendationen är att antalet deltagare i styrgruppen inte är för många. Ser till att projektmålet uppnås. Planerar och organiserar projektet samt delegerar och följer upp aktiviteter. Utvecklar projektgruppen till ett väl fungerande lag. Representerar projektet gentemot intressenterna. Kallar och leder projektmöten och styrgruppsmöten. Utför de aktiviteter och fattar de beslut som leder fram till det beställda projektmålet. Planerar och organiserar egna aktiviteter och ser till att delegerade aktiviteter utförs. Projektgruppen utses av projektledaren i samarbete med styrgruppen. Har avsatt tid för uppdraget och uppdraget är godkänt av närmaste chef. Deltar på projektmöten. Utför de aktiviter som är tilldelade. Referensgrupp: Projektadministratör: Delprojektledare: Är en rådgivande, inte beslutande, grupp av intressenter, sakkunniga, bollplank, ofta framtida användare av projektets resultat. Hanterar administrativa arbetsuppgifter. Leder, som projektledare, en avgränsad del av projektet. Levererar ett delresultat i projektet till projektledaren.

Beställaren kan ingå i styrgruppen. Ett projekts beslutande organ.

3 3(8) Processer Ett projekt indelas tidsmässigt i följande faser: Förstudie Planering Genomförande Avslut För att styrning ska vara möjlig ska det finnas tydligt definierade och mätbara beslutspunkter (grindar) mellan faserna. Förstudie Projektdirektivet ligger som underlag för förstudien. Under förstudiefasen utreder man och fattar beslut om man ska starta ett projekt eller inte. Enkelt uttryckt man testar sin projektidé. Denna fas kan också kallas förberedelse, eftersom man under denna del gör en del av det arbetet som skulle ha gjort under fasen Planering. Planering Planeringen startar när styrgruppen och beställaren tagit del av förstudierapporten och godkänt att fortsätta projektet. I planeringsfasen upprättas projektplanen. Projektplanen bygger vidare på det arbete som är gjort i förstudierapporten. I arbetet med projektplanen ska en kommunikationsplan och tidsplan upprättas, intressentanalys och nulägesanalys genomföras. Projektplanen är ett levande dokument som uppdateras vid behov. En projektplan bygger på vissa förutsättningar och antaganden och dessa ska dokumenteras. Projektplanen ska godkännas av styrgruppen. Genomförande Syftet är att leverera målet för projektet med avtalade resurser och inom fastställd tid. Aktiviteterna genomför enligt projektplanen och är unik för varje projekt. Lägesrapporter lämnas till styrgruppen fortlöpande. Avslut Projektet utvärderas och avslutas. En slutrapport upprättas där syftet är att samla erfarenheter som kommande projekt kan ta del av. Projektgruppen avvecklas. Slutrapporten lämnas till beställaren och projektet stängs. Efter denna fas får det inte förekomma några aktiviteter i projektet.

Enkelt uttryckt man testar sin projektidé. Denna fas kan också kallas förberedelse, eftersom man under denna del gör en del av det arbetet som skulle ha gjort under fasen Planering.

4 4(8) Dokument Projektdirektiv En beskrivning av det som uppdragsgivaren vill ha utfört och förutsättningarna för det beskrivs i ett projektdirektiv (uppdragsbeskrivning). Projektdirektivet skrivs under av uppdragsgivaren och projektledaren. Projektdirektivet har följande innehåll: Beställare Uppdragstagare Projektorganisation (styr- och projektgrupp) Bakgrund (ursprunglig idé) Effektmål - Syfte med projektet Projektmål - Resultatet av projektet Mottagare/användare Effektansvar Tid för projektets genomförande Prioritering av vad som är viktigast, tid resurserna - kvalitet Budget Förstudierapport Förstudierapporten har som syfte att ta fram ett beslutsunderlag där projektidén testas och projektmål och effektmål skapas och förankras. Förstudierapporten har följande innehåll: Sammanfattning av förstudien Bakgrund/situationsanalys Målformulering (SMART testa) - Projektmål (resultatet av projektet) - Effektmål (syftet med projektet, varför ska projektet genomföras) - Avgränsning av projektmålet Samband med andra projekt Intressentanalys Omvärldsanalys Riskanalys Lönsamhetsanalys Lärdomar från andra projekt (projektkultur) Förvaltnings-/driftförutsättningar Projektorganisation Grov milstolpeplan

Projektdirektivet har följande innehåll: Beställare Uppdragstagare Projektorganisation (styr- och projektgrupp) Bakgrund (ursprunglig idé) Effektmål - Syfte med projektet Projektmål - Resultatet av

5 5(8) Projektplan Projektplanen beskriver hur projektet ska genomföras och bygger vidare på förstudierapporten. Projektplanen har följande innehåll: Beställare Sammanfattning Bakgrund, projekt- och effektmål Avgränsningar Nulägesanalys (SWOT-analys) Intressentanalys Kommunikation- och informationsplan Riskanalys och riskhanteringsplan Framgångsfaktorer Milstolpe- tidplan och aktiviteter Resursbehov/Budget Projektorganisation och bemanning Administrativa rutiner och dokumentation Förvaltning av projektets resultat Avslutning/plan utvärdering Lägesrapport En statusrapport som beskriver ett projekts läge vid en viss tidpunkt. Lägesrapporten har följande innehåll: Sammanfattning av vad som har hänt sedan förra mötet Jämförelser kring det verkliga utfallet med vad som har utlovats i projektplan gällande projektmål, tidplan, kostnader och resurser Eventuell riskanalys Eventuella ändringar i projektet Eventuella beslut som styrgruppen ska ta Lagutveckling hur går det med projektgruppens utveckling? Händer något i omvärlden som påverkar projektet? Händer något i den egna organisationen som påverkar? Vad händer till nästa möte? Slutrapport Dokument där erfarenheter från ett genomfört projekt samlas. Slutrapporten har följande innehåll: Sammanfattning av hela projektet Bakgrund Projektmål Lönsamhetsanalys

Riskanalys och riskhanteringsplan Framgångsfaktorer Milstolpe- tidplan och aktiviteter Resursbehov/Budget Projektorganisation och bemanning Administrativa rutiner och dokumentation Förvaltning av

6 6(8) Utvärdering av projektet Omvärlden Egna organisationen Restpunktlista Framtida idéer Rekommendation

7 7(8) Exempel på mallar Bilaga 1 SMART(A) testa Specifikt målet ska vara tydligt formulerat och bara gälla detta projekt Mätbart det ska gå att svara JA eller NEJ på frågan om målet är uppnått Accepterat målet ska vara förankrat hos såväl projektdeltagare som användare Realistiska målet ska gå att uppnå med de resurser som får utnyttjas Tidsatt målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt Ansvarsfördelade målet skall ha en tydlig mottagare Riskanalys Risk Sannolikhet 1 till 5 Konsekvens 1 till 5 Riskvärde S * K = Riskåtgärd Ansvarig Intressentanalys Med intressenter menar vi alla som på något sätt påverkar eller påverkas av projektet. Intressenter med beslutande och/eller drivande roller i projektet Intressenter som i hög grad påverkas och därför vill påverka projektet Intressenter med ett relativt låg intresse och som troligtvis inte aktivt kommer att påverka arbetet Informationsplan kommunikationsplan Vem Varför Vad När Hur Ansvarig Lönsamhetsanalys förslagsvis PENG modellen SWOT- analys En analys av interna styrkor och svagheter, samt externa möjligheter och hot, där slutsatserna utgör underlag för planering och riskåtgärder. + - Styrkor Svagheter Möjligheter Hot

Ansvarsfördelade målet skall ha en tydlig mottagare Riskanalys Risk Sannolikhet 1 till 5 Konsekvens 1 till 5 Riskvärde S * K = Riskåtgärd Ansvarig Intressentanalys Med intressenter menar vi alla som

8 8(8) Flödesschema för ett projekt Projektdirektiv Uppdragsgivaren Förstudierapport Projektledaren Förstudie Ja - Nej Projektplan Projektledaren Planering Ja- Nej Lägesrapporter Projektledaren Genomförande Slutrapport Projektledaren Avslut Effekthämtning Initiering Projektidé Förstudie Ja Planering Ja Genomförande Avslut Förstudie -rapport Nej j Nej Projektdirektiv Projektplan Slutrapport Projektet avslutas Projektet avslutas

Slutrapport Projektledaren Avslut Effekthämtning Initiering Projektidé Förstudie Ja Planering Ja

Relevanta dokument

Snabbguide - Region Skånes projektmodell webbplats:www.skane.se/projektmodell

Snabbguide - Region Skånes projektmodell webbplats:www.skane.se/projektmodell BP = Beslutspunkt (Projektmodellen har fem beslutspunkter. Vid varje punkt tar beställare/styrgrupp beslut om stopp eller gå)