HANDBOK OM FRISTÅENDE EXAMINA 2016

Transkript

1 HANDBOK OM FRISTÅENDE EXAMINA 2016 För examensarrangörer och examenskommissioner Guider och handböcker 2016:3

2 Utbildningsstyrelsen 7:e reviderade upplagan Guider och handböcker 2016:3 ISBN (pdf) ISSN-L X ISSN (webbpublikation) Illustrationer: Riikka Auvinen Ombrytning: Grano Oy

3 INNEHÅLL 1 INLEDNING FÖRFATTNINGAR, FÖRESKRIFTER OCH ANVISNINGAR SOM STÖD FÖR VERKSAMHETEN SYSTEMET MED FRISTÅENDE EXAMINA Examensstrukturen Fristående examina Behörighet för fortsatta studier Finansiering av systemet med fristående examina Examenssystemets aktörer och deras uppgifter Tilläggsuppgifter om fristående examina ANVISNINGAR TILL EXAMENSARRANGÖRERNA Grunderna för fristående examina egrunder Personlig tillämpning Ansökan till fristående examen och examensförberedande utbildning Avläggande av fristående examen Förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Dokumentation av personlig tillämpning Utveckling av den personliga tillämpningen Påvisande av yrkesskickligheten vid examenstillfällen Bedömning av kunnandet i fristående examina Bedömare Examensmästare som bedömare och utvecklare av systemet med fristående examina Avtal om att ordna fristående examina Ingående av avtal om att ordna fristående examina Avtal om att ordna fristående examina och förändrade situationer Anordnande av fristående examina utomlands Plan för anordnande av fristående examen Plan för anordnande av fristående examen Examensbetyg Inskickande av bedömningsbeslut till examenskommissionen Betyg över fristående examina Diplom Yrkesbevis

4 4.9 Yrkesexamensstipendium Statistikföring God informationshantering, dokument som uppkommer inom systemet med fristående examina och arkivering av dokumenten ANVISNINGAR TILL EXAMENSKOMMISSIONERNA Kommissionens mandatperiod och tillsättande av kommissionen Ändringar i sammansättningen under mandattiden Konstituering och beslutförhet Examenskommissionens uppgifter och beslutsfattande Prestationsregister för fristående examina Stödtjänster som examenskommissionerna har tillgång till Avtal om att ordna fristående examina Betyg Utveckling av systemet med fristående examina Responssystemet AIPAL som stöd för uppföljning av kvaliteten och för utvecklingsarbete Dokumenthantering och arkivering Ansvar för arkiveringen Arkivbildning Hantering av sekretessbelagda handlingar Arkiveringsmaterial för handlingarna Vilka handlingar ska arkiveras? Ordnande av handlingar Överföring av handlingar till Utbildningsstyrelsens arkiv Betalningar och ekonomi Examensavgifter Årsplanering och budget Fakturering BEGREPP SOM ANVÄNDS I SAMBAND MED FRISTÅENDE EXAMINA Bilaga 1 Lag om yrkesinriktad vuxenutbildning / Bilaga 2 Förordning om yrkesinriktad vuxenutbildning / Bilaga 3 Statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning Bilaga 4 Statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning / Bilaga 5 Reversalförteckning över handlingar Bilaga 6 Examenskommissionernas arkivbildningsplan Bilaga 7 Examinander som behöver särskilt stöd Bilaga 8 Invandrare som examinander i fristående examina

5 1 INLEDNING Avsikten med handboken om fristående examina är att ge examensarrangörer, examenskommissioner och andra aktörer inom systemet med fristående examina ett verktyg. Syftet med den är att utveckla examensverksamheten kvalitativt, styra ordnandet av fristående examina, sammanfatta de riktlinjer som dragits upp i olika sammanhang och förenhetliga examensverksamheten. I handboken behandlas det aktuella ämnet separat ur examensarrangörens och examenskommissionens synvinkel. Det är ändå bra att läsa hela handboken för att få en uppfattning om helheten. Handboken om fristående examina har uppdaterats enligt den nya lagstiftning om yrkesinriktad vuxenutbildning som trädde i kraft 1 augusti De viktigaste ändringarna rör följande: examenskommissionernas och examensarrangörernas uppgifter, bedömarna, bedömningen av kunnandet, möjligheten till rättelse och omprövning av bedömning samt examenskommissionernas hantering och arkivering av dokument. Vid uppdateringen av handboken beaktades även förbättringsförslag från examenskommissioner inom olika branscher, examensarrangörer, examinander, utbildningsanordnare, representanter för arbetsgivaroch arbetstagarorganisationer samt från yrkespedagogiska lärarhögskolor. Illustrationerna i handboken består av bilder som publicerades i samband med evenemanget Fristående examina 20 år. Bedömningsguide 2015 (Guider och handböcker 2015:6), som getts ut av Utbildningsstyrelsen, har inte uppdaterats i enlighet med den nya lagstiftningen om yrkesinriktad vuxenutbildning som trädde i kraft den 1 augusti

6 2 FÖRFATTNINGAR, FÖRESKRIFTER OCH ANVISNINGAR SOM STÖD FÖR VERKSAMHETEN Examensarrangörerna och examenskommissionerna följer i sitt arbete bland annat följande lagar, förordningar, föreskrifter och anvisningar, vilka också denna handbok baserar sig på: Centrala författningar lag om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998) förordning om yrkesinriktad vuxenutbildning (812/1998) statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (794/2015, ändring 575/2016) lag om grundläggande yrkesutbildning (630/1998) statsrådets förordning om grundläggande yrkesutbildning (811/1998) lag om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009) statsrådets förordning om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1766/2009) förvaltningslag (434/2003) Övriga författningar lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) personuppgiftslag (523/1999) språklag (423/2003) lag om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009 5) lag om införande av diskrimineringslagstiftningen (1347/2014) lag om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986) lag om rättsskyddsnämnden för studerande (956/2011) lag om ersättning för skada eller sjukdom som har uppkommit under studierelaterade förhållanden som är jämställbara med arbete (460/2015) 6

7 universitetslag (558/2009, 37 och 37 a ) yrkeshögskolelag (932/2014, 25 och 26 ) undervisningsministeriets förordning om grunderna för vissa avgifter som tas ut av elever och studerande (1323/2001) undervisnings- och kulturministeriets förordning om ändring och temporär ändring av bilagan till undervisnings- och kulturministeriets förordning om examensstrukturen inom yrkesutbildningen (443/2016) Föreskrifter examensgrunderna (UBS:s föreskrifter) krav på de studerandes hälsotillstånd i de yrkesinriktade grundexamina (UBS:s föreskrift 27/011/2015) krav på de studerandes hälsotillstånd i yrkes- och specialyrkesexamina (UBS:s föreskrift 28/011/2015) betyg över fristående examina samt intyg över utbildning som förbereder för fristående examen och över annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (UBS:s föreskrift 20/011/2015) examensmästare, utbildningsprogram 25 sp (UBS:s beslut 1/440/2016) UBS:s föreskrift 36/011/2012 om arkivering av examenskommissionernas handlingar; endast på finska) examenskommissionernas arkivbildningsplan 2016 (UBS:s föreskrift 19/011/2016) redovisningen av examensavgifter för fristående examina (UBS:s föreskrift 6/011/2011 och ändringen ) pysyvästi säilytettävät kunnalliset opetustoimen asiakirjat (Nationalarkivets föreskrift 321/43/03; endast på finska) Anvisningar avtal om anordnande av fristående examina (UBS:s anvisning 3/440/2016) faktura för mötesarvoden (UBS:s beslut 1/440/2011) anvisning till examenskommissionerna för ansökan om utredning av förutsättningar för att ordna fristående examina (UBS:s anvisning 1/012/2012) 7

8 Blanketter för examensarrangörerna avtal om att ordna fristående examina kontaktpersoner för avtalet om att ordna fristående examina och examensansvariga personer plan för anordnande av fristående examen anmälan om redovisning av examensavgifter blankett för beställning av diplom Blanketter för examenskommissionerna reversalförteckning över handlingar reseräkning räkning för verifikat över utgifter utan kvitto (endast på finska) faktura för mötesarvoden mötesförteckning bilaga till faktura över sekreterararbete Utbildningsstyrelsens föreskrifter, anvisningar och blanketter som anknyter till fristående examina finns på adressen oph.fi/fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter. I fråga om författningar är det viktigt att beakta eventuella ändringar som gjorts senare i dem. Den uppdaterade lagstiftningen finns tillgänglig på webbadressen finlex.fi > Uppdaterad lagstiftning. 8

9 3 SYSTEMET MED FRISTÅENDE EXAMINA 9

10

11 3 SYSTEMET MED FRISTÅENDE EXAMINA Systemet med fristående examina ger den vuxna befolkningen möjlighet att på ett flexibelt sätt visa, uppdatera och upprätthålla sin yrkeskompetens eller, om arbetsuppgifterna förändras, också möjlighet att skaffa sig kompetens för ett nytt yrke. Fördelen med systemet är framför allt att en persons yrkeskompetens kan erkännas nationellt och kvalitativt oberoende av om kunnandet förvärvats genom arbetserfarenhet, genom studier eller på något annat sätt. I systemet med fristående examina erkänns kunnande som förvärvats på olika sätt. Som fristående examina kan avläggas yrkesinriktade grundexamina, yrkesexamina och specialyrkesexamina. De yrkesinriktade grundexamina kan också avläggas som grundläggande yrkesutbildning. En fristående examen avläggs genom att man visar att man har den yrkesskicklighet som fastställts i grunderna för fristående examina (nedan används uttrycket examensgrunderna, övers. anm.). I examenstillfällen kan man delta oberoende av hur yrkesskickligheten förvärvats. Följande principer är centrala i systemet med fristående examina: 1. trepartssamarbete: ett nära samarbete mellan arbetsgivare, arbetstagare och lärare i samband med att examensstrukturen fastställs och examensgrunderna utarbetas, likaså i utbildningskommissioner och examenskommissioner när examina planeras, ordnas och bedöms 2. examina är oberoende av hur yrkesskickligheten har förvärvats 3. examina eller examensdelar avläggs genom att yrkesskickligheten påvisas vid examenstillfällen 4. personlig tillämpning Systemet med fristående examina kom till år 1994 i och med lagen om yrkesexamina (306/1994) jämte kompletterande förordning (308/1994). Lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998) och förordningen om yrkesinriktad vuxenutbildning trädde i kraft Lagstiftningen som reglerar den yrkesinriktade vuxenutbildningen har reviderats bland annat 2006, 2010 och De senaste ändringarna i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998) och i förordningen om yrkesinriktad vuxenutbildning (812/1998) trädde i kraft På kommande är närmare bestämmelser om arrangörerna av fristående examina, om bedömarna och om examenskommissionernas och examensarrangörernas uppgifter. 11

12 De fristående examina har befäst sin ställning i det finländska utbildningssystemet. Antalet personer som deltagit i och avlagt fristående examina har förblivit på en rätt så hög nivå Hela Del Figur 1. Antal personer som avlagt en fristående examen eller en examensdel per år Källa: Statistikcentralen 3.1 Examensstrukturen Det är undervisnings- och kulturministeriet som fastställer examensstrukturen för yrkesutbildningen. De fristående examinas namn och benämningar är skyddade i enlighet med lagen om yrkesutbildning (630/1998, 45 ) och lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 12 e ). Examinas namn och examensbenämningarna ska överensstämma med lagstiftningen. Andra namn eller benämningar på examina får inte användas, varken i betyg eller vid marknadsföring av examina. 12

13 I den gällande examensstrukturen för yrkesutbildningen (UKM:s förordning 443/2016) ingår sammanlagt 351 yrkesinriktade examina, av vilka 52 är yrkesinriktade grundexamina, 177 yrkesexamina och 122 specialyrkesexamina.examina enligt de bestämmelser som gällde vid ikraftträdandet av ovannämnda förordning kan avläggas till och med den 31 juli De gällande grunderna för de fristående examina finns tillgängliga på adressen egrunder.studieinfo.fi. Figuren nedan visar de fristående examinas placering i utbildnings- och examenssystemet (figur 2). Universitet och vetenskapshögskolor Doktor- och licentiatexamina Högre högskoleexamina Lägre högskoleexamina Yrkeshögskolor Högre yrkeshögskoleexamina Yrkeshögskoleexamina Gymnasier Studentexamen Arbetslivet Yrkesinriktade grundexamina Specialyrkesexamina Yrkesexamina Yrkesläroanstalter Grundläggande utbildning Förskoleundervisning Figur 2. Finlands utbildnings- och examensstruktur Småbarnspedagogik och dagvård 13

14 3.2 Fristående examina I de yrkesinriktade grundexamina visar examinanderna att de har breda grundläggande yrkesfärdigheter för olika uppgifter inom en bransch samt mer specialiserat kunnande och sådan yrkesskicklighet som arbetslivet kräver inom minst ett delområde. Yrkesinriktade grundexamina kan också avläggas som grundläggande yrkesutbildning. I en yrkesexamen visar examinanderna att de har sådan yrkesskicklighet i enlighet med arbetslivets behov som är djupare än den som krävs för grundexamen eller som gäller mer avgränsade arbetsuppgifter. I en specialyrkesexamen visar examinanderna att de har sådan yrkesskicklighet i enlighet med arbetslivets behov som innefattar djupa yrkeskunskaper eller mångprofessionellt kunnande. De fristående examina är uppbyggda av yrkesinriktade examensdelar. I en examen eller ett kompetensområde i en examen ingår minst en obligatorisk examensdel och minst en valbar examensdel. När det gäller de yrkesinriktade grundexamina som avläggs som fristående examina samt yrkesexamina och specialyrkesexamina anges omfattningen av examina och de examensdelar som ingår i examina inte med kompetenspoäng. Utbildningsstyrelsen håller på att bereda förslag till ändringar av examensstrukturen. En anvisning om hur man lämnar in förslag till ändringar i yrkesinriktade examinas examensstruktur och examensgrunder finns på adressen oph.fi/ utbildning_och_examina > Examensstrukturen. 3.3 Behörighet för fortsatta studier Högskolestudier Till studier som leder till endast lägre högskoleexamen eller till både lägre och högre högskoleexamen kan antas den som har avlagt en sådan yrkesinriktad grundexamen, yrkesexamen eller specialyrkesexamen som avses i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998) eller en motsvarande tidigare examen. Yrkehögskolestudier Till studier som leder till yrkeshögskoleexamen kan antas den som har avlagt en sådan yrkesinriktad grundexamen, yrkesexamen, specialyrkesexamen eller motsvarande tidigare examen som avses i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998). 14

15 3.4 Finansiering av systemet med fristående examina Finansiering av ordnandet av examina Om undervisnings- och kulturministeriet med stöd av lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning har beviljat en examensarrangör tillstånd att ordna utbildning (utbildningsanordnare) får arrangören statsandel för att ordna fristående examina. Då en fristående examen ordnas i samband med utbildning som förbereder för fristående examen, gäller statsandelsfinansieringen såväl kostnaderna för utbildningen som för examensarrangemangen. Utbildningsanordnaren ansvarar för att de som deltar i förberedande utbildning har möjlighet att delta i ett nytt examenstillfälle, om de har blivit underkända i en examensdel eller om de vill höja sitt vitsord. Dessa eventuella höjningar av vitsord och nya examenstillfällen ska ordnas med samma statsandelsfinansiering. En skälig studieavgift kan tas ut av studerande som deltar i utbildning som förbereder för yrkesexamen eller specialyrkesexamen. Avgiften täcker en del av kostnaderna för den utbildning som förbereder för fristående examen och examensarrangemangen. De som deltar i utbildning som förbereder för en fristående examen har ingen lagstadgad rätt till avgiftsfria måltider. Examensarrangörer som har tillstånd att ordna utbildning enligt lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 4 ) och som ordnar grund-, yrkes- eller specialyrkesexamina utan förberedande utbildning får statsandelsfinansiering för ändamålet i enlighet med 30 i förordningen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet. När en del av en fristående examen avläggs utan förberedande utbildning motsvarar denna del vad finansieringen beträffar 8 procent av ett fullt studerandeårsverke. Aktörer som inte har beviljats tillstånd att ordna grundläggande yrkesutbildning, utbildning som förbereder för en yrkesexamen eller specialyrkesexamen eller yrkesinriktad tilläggsutbildning får inte statsandel för att ordna fristående examina. Dessa aktörer kan i efterskott ansöka om understöd av Utbildningsstyrelsen (L 1705/2009, 46 ). Ansökan om statsunderstöd görs årligen. Mer information om ansökningstider och ansökningsförfarande finns på Utbildningsstyrelsens webbplats. Examensarrangören kan ta ut en skälig avgift för examen av personer som avlägger yrkes- eller specialyrkesexamen utan att delta i förberedande utbildning. Examensarrangören och examenskommissionen kommer överens om avgiftens storlek och skälighet i avtalet om att ordna fristående examina. Om en person avlägger en yrkesinriktad grundexamen som fristående examen utan att delta i förberedande utbildning, får inga andra utgifter än examensavgiften tas ut av 15

16 personen. Den finansiering som avses i 30 i förordningen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet ska i detta fall täcka alla kostnader som examensarrangemangen medför. Grundläggande yrkesutbildning och yrkesinriktad tilläggsutbildning kan ordnas som läroavtalsutbildning. Den yrkesinriktade tilläggsutbildningen kan vara antingen utbildning som förbereder för en yrkesexamen eller för en specialyrkesexamen eller annan yrkesinriktad tilläggsutbildning. När det gäller annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som ordnas som läroavtalsutbildning är finansieringen inte lika stor. Enligt undervisnings- och kulturministeriets riktlinjer räknas också läroavtalsutbildning som endast tar sikte på avläggande av en eller flera examensdelar som annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som ordnas som läroavtalsutbildning. År 2010 infördes resultatbaserad finansiering för yrkesinriktad tilläggsutbildning som ordnas vid en läroanstalt eller som läroavtalsutbildning. Antalet avlagda yrkes- och specialyrkesexamina ligger till grund för finansieringen. Den resultatbaserade finansieringsandelen uppgår till högst 3 procent av de kalkylerade statsandelarna för tilläggsutbildningen. När det gäller de yrkesinriktade grundexamina bestäms priset per enhet för grundläggande yrkesutbildning delvis av resultatet. Priset per enhet graderas på basis av verksamhetens resultat. Resultatet beräknas utifrån ett resultatindex som beräknats för utbildningsanordnaren. Den resultatbaserade andelen är högst tre procent av de riksomfattande totala kostnaderna för den grundläggande yrkesutbildningen. Utbildningen som förbereder för fristående examina och examensarrangemangen finansieras förutom av undervisnings- och kulturministeriet också av arbetsoch näringsministeriet samt arbetsgivarna och examinanderna. Finansiering av examenskommissionerna examensavgifter Kostnaderna för examenskommissionernas verksamhet täcks med examensavgifter som tas ut av dem som deltar i fristående examina. Undervisnings- och kulturministeriet fastställer examensavgiftens storlek. År 2016 är avgiften 58 euro. Examensavgiften betalas per examen. Om en examinand avlägger en del ur en annan fristående examen som valfri examensdel i en yrkesinriktad grundexamen, yrkes- eller specialyrkesexamen, behöver examinanden inte betala dubbel examensavgift. Examensarrangören debiterar examensavgifterna i samband med anmälan till fristående examen och redovisar avgifterna till Utbildningsstyrelsen. Utbildnings- 16

17 styrelsen har utfärdat en föreskrift om redovisningen av examensavgifterna (UBS 6/011/2011 och ändringen ). Föreskriften och ändringen av den samt den blankett som ska användas vid redovisning av examensavgifterna finns tillgängliga på adressen oph.fi/fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter. 3.5 Examenssystemets aktörer och deras uppgifter UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET beviljar tillstånd att ordna grundläggande yrkesutbildning, utbildning som förbereder för en yrkesexamen eller en specialyrkesexamen och yrkesinriktad tilläggsutbildning finansierar utbildning som förbereder för fristående examen samt anordnande av fristående examina bereder och utfärdar författningar om fristående examina beslutar om examensstrukturen beslutar om examensavgiften. ARBETS- OCH NÄRINGSMINISTERIET finansierar utbildning som förbereder för fristående examen samt anordnande av fristående examina styr de regionala NTM-centralerna. UTBILDNINGSSTYRELSEN bereder förslag till ändringar av examensstrukturen för yrkesutbildning svarar för utarbetandet av examensgrunder och föreskriver om dem beslutar om examenskommissionernas bransch- och områdesindelning tillsätter examenskommissionerna beslutar om arvoden för medlemmar i examenskommissioner sköter examenskommissionernas betalningar, bokföring och arkivering för ett prestationsregister för fristående examina för examenskommissionernas räkning hjälper examenskommissionerna att utreda förutsättningarna för att ordna fristående examina handleder och utbildar examenskommissionerna och examensarrangörerna bestämmer närmare vilka uppgifter som ska antecknas i betygen och bilagorna till dem utfärdar vid behov föreskrifter om redovisningen av examensavgifter kan meddela examenskommissionerna preciserande föreskrifter om de praktiska examensarrangemangen 17

18 upprätthåller och utvecklar AIPAL-responssystemet beviljar statsunderstöd för utveckling av den yrkesinriktade tilläggsutbildningen beslutar om utbildningsprogrammet för examensmästare ARBETSLIVSREPRESENTANTER OCH -ORGANISATIONER tar initiativ till utveckling av systemet med fristående examina deltar i utarbetandet av examensgrunderna deltar i planeringen och genomförandet av fristående examina bedömer examensprestationer i samarbete med examensarrangörerna är medlemmar och permanenta sakkunniga i examenskommissionerna är medlemmar i utbildningskommissionerna. EXAMENSKOMMISSIONER avtalar om ordnandet av fristående examina säkerställer kvaliteten på ordnandet av fristående examina utvecklar systemet med fristående examina och själva examina inför uppgifterna som gäller utfärdande av examensbetyg i prestationsregistret för fristående examina utfärdar examensbetyg och betyg över avlagda examensdelar behandlar examinanders begäran om omprövning av bedömning undertecknar för egen del diplom sköter förvaringen av examenskommissionens handlingar under sin mandatperiod. SEKRETARIATET FÖR FRISTÅENDE EXAMINA bistår examenskommissionerna i deras lagstadgade uppgifter handleder och styr examensarrangörerna i frågor som gäller ordnandet av fristående examina handleder och styr examenskommissionerna i frågor som gäller förfarandet vid behandlingen av ärenden som hör till examenskommissionernas uppgifter EXAMENSARRANGÖRER gör upp ansökningar till examenskommissionen om att få ingå avtal om att ordna fristående examina och bifogar nödvändiga bilagor planerar examenstillfällena tillsammans med representanter för arbetslivet ansvarar för information, rådgivning och handledning i anknytning till fristående examina ansvarar för den personliga tillämpningen och tillhörande handledning tillsammans med utbildningsanordnaren 18

19 ansvarar för valet av bedömare och för introduktionen till dem ordnar examenstillfällen ansvarar för bedömningen av kunnandet samt för dokumentationen av bedömningsbeslut som fattas när en examinand avlägger en fristående examen eller examensdelar utarbetar och för egen del undertecknar examensbetyg och betyg över avlagda examensdelar överlämnar till examenskommissionen de uppgifter om ordnande och avläggande av fristående examina som examenskommissionen behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter bedömer och utvecklar kvaliteten på de examenstillfällen som ordnats deltar i den kvalitetssäkring som utförs av examenskommissionerna skaffar och undertecknar yrkesbevis, om det behövs beställer och undertecknar för egen del diplom, om det behövs ansvarar för statistikföring BEDÖMARE bedömer examinandernas kunnande vid examenstillfällen beslutar om kunnande som examinanden påvisat tidigare ska erkännas beslutar separat för varje examensdel om bedömningen av kunnandet beslutar i ärenden som gäller omprövning av bedömning. UTBILDNINGSKOMMISSIONER följer, bedömer och gör upp prognoser för hur utbildningen och behovet av kompetens i arbetslivet utvecklas lämnar in initiativ till undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen och andra centrala aktörer i syfte att utveckla den yrkesinriktade utbildningen innehållsmässigt och utgående från detta utveckla de yrkesinriktade examina. STATISTIKCENTRALEN samlar in riksomfattande statistiska uppgifter av dem som ordnar utbildning som förbereder för fristående examen om personer som avlagt fristående examen eller del av examen och om personer som deltagit i examensförberedande utbildning. UTBILDNINGSFONDEN stöder yrkesinriktad utbildning och utveckling genom att bevilja löntagare och företagare vuxenutbildningsstöd och personer som avlagt fristående examen yrkesexamensstipendium. 19

20 YRKESPEDAGOGISKA LÄRARHÖGSKOLOR SOM ORDNAR EXAMENSMÄSTAR- UTBILDNING utbildar examensmästare. De olika aktörernas uppgifter inom systemet med fristående examina beskrivs närmare på olika ställen i handboken. Det pågår många projekt som bland annat syftar till att utarbeta examensmaterial för fristående examina och till att utveckla den yrkesinriktade vuxenutbildningens kvalitet. Riksomfattande examensmaterial har utarbetats för vissa branscher av utbildningsanordnare, examenskommissioner och Alvar, ett kvalitetssäkringsprojekt för examensmaterial. 3.6 Tilläggsuppgifter om fristående examina Utbildningsstyrelsens webbsidor Information om de fristående examina, examenskommissionerna, anordnande av fristående examina och utbildning som förbereder för fristående examen finns i Utbildningsstyrelsens webbtjänst. På webbadresserna oph.fi/fristaende_examina och oph.fi/utbildning_och_ examina/yrkesutbildning finns information om bland annat examensgrunderna, Utbildningsstyrelsens föreskrifter och anvisningar, examenskommissionernas verksamhet, ordnande av läroavtalsutbildning, utbildning för invandrare och aktuella händelser. På adressen nayttotutkintohaku.fi/sv/ finns examenskommissionernas kontaktuppgifter samt uppgifter om examenskommissionernas branscher och examensarrangörerna inklusive deras kontaktuppgifter. På webbadressen studieinfo.fi har information samlats om utbildningsutbudet i Finland, från andra stadiet till universitet och yrkeshögskolor. På adressen egrunder.studieinfo.fi finns grunderna för de fristående examina i elektronisk form. Informationssystem De viktigaste informationssystemen för examensarrangörer och examenskommissioner är Studieinfo och det separata registret för examenskommissioner AITU. I Utbildningsstyrelsens register över examenskommissionerna finns uppgifter om de gällande avtalen om att ordna fristående examina, om de examensansvariga 20

21 personerna och om examenskommissionerna och deras medlemmar inklusive kontaktuppgifter. Från registret över examenskommissioner överförs uppgifterna till examenskommissionernas egna webbsidor på adressen oph.fi/examenskommissioner och till Utbildningsstyrelsens tjänst nayttotutkintohaku.fi/sv/. Undervisnings- och kulturministeriet och Utbildningsstyrelsen har en gemensam rapporteringstjänst med statistik. Tjänsten kallas Vipunen. I tjänsten finns statistik- och indikatoruppgifter om utbildningen inom olika sektorer och om vad de som genomgått en utbildning gör efter den, om forskningen i högskolorna samt om befolkningens utbildningsstruktur och de studerandes socioekonomiska bakgrund från förskoleundervisningen till utbildningen på högre nivå. Vipunen finns på webbadressen vipunen.fi/sv-fi. På Utbildningsstyrelsens webbplats finns mycket information om bland annat prognostisering av arbetskrafts- och utbildningsbehov på adressen oph.fi/utvardering_och_statistik. På denna webbadress finns också internationell utbildningsinformation och lägesanalyser om aktuella utbildningspolitiska teman. 21

22

23 4 ANVISNINGAR TILL EXAMENSARRANGÖRERNA 23

24 24

25 4 ANVISNINGAR TILL EXAMENSARRANGÖRERNA I denna handbok behandlas det aktuella ämnet separat ur examensarrangörernas och examenskommissionernas synvinkel. För att få en uppfattning om helheten är det ändå bra att läsa hela handboken. För att få ordna fristående examina ska en utbildningsanordnare, sammanslutning eller stiftelse ingå ett avtal om att ordna fristående examina med en examenskommission. Examensarrangören ska ha tillräckliga ekonomiska och yrkesmässiga förutsättningar att ordna fristående examina av hög kvalitet samt tillräcklig sakkunskap om systemet med fristående examina och de examina som den ordnar. Ett avtal om att ordna fristående examina är bindande för examensarrangören och examenskommissionen. Bägge parter kan lita på att verksamheten genomförs i enlighet med avtalet. Utbildningsanordnaren ansvarar för att de som deltar i förberedande utbildning har möjlighet att avlägga fristående examen i samband med utbildningen. Utbildningsanordnaren ansvarar också för att de som deltar i förberedande utbildning har möjlighet att delta i ett nytt examenstillfälle, om de har blivit underkända i en examensdel eller om de vill höja sitt vitsord. I avtalet förbinder sig examensarrangören att vid behov också ordna fristående examina för personer som inte deltar i utbildning som förbereder för fristående examen. En välfungerande examensverksamhet förutsätter regionalt samarbete mellan olika aktörer. Till dessa aktörer hör bland annat anordnare av läroavtalsutbildning, närings-, trafik- och miljöcentraler, arbets- och näringsbyråer, regionförvaltningsverk och utbildningsanordnare. Samarbetet mellan arbetsgivar- och arbetstagarparterna innebär att dessa parter i alla skeden är med och planerar, genomför och utvecklar examensarrangemangen på ett ändamålsenligt sätt. I samarbetet drar man nytta av de olika parternas sakkunskap och styrkor. Examensarrangörerna ska regelbundet utvärdera sin verksamhet och utvecklade den utifrån respons. 4.1 Grunderna för fristående examina En yrkesinriktad grundexamen som avläggs som fristående examen är uppbyggd av obligatoriska och valbara yrkesinriktade examensdelar. I examen eller ett kompetensområde i en examen ingår minst en obligatorisk examensdel och minst en valbar examensdel. På yrkesinriktade grundexamina som avläggs som fristående examina och på dessa examinas delar tillämpas inte dimensioneringsgrunderna för grundläggande yrkesutbildning (det vill säga kompetenspoäng). I grunderna 25

26 för yrkes- och specialyrkesexamina fastställs kompetensområden, examensbenämningar, examinas uppbyggnad av obligatoriska och valbara examensdelar, kraven på yrkesskicklighet i examensdelarna och bedömningen av kunnandet. Utbildningsstyrelsen ansvarar för utarbetandet av examensgrunderna och beslutar om dem. Utgångspunkten för utarbetandet av dem kan vara att de gällande examensgrunderna behöver revideras eller att det skett en förändring i examensstrukturen. Examensgrunderna utarbetas under Utbildningsstyrelsens ledning i ett samarbete mellan arbetsgivare, arbetstagare och undervisningssektorn (trepartssamarbete). Om den självständiga yrkesutövningen i branschen är av betydande omfång, ska också självständiga yrkesutövare vara företrädda. Den gemensamma uppfattning som trepartsrepresentanterna kommit fram till om yrkesskickligheten i grunderna för fristående examen avgör i vilka yrkesrelaterade arbetsprocesser yrkesskickligheten i respektive examen kan visas och bedömas. Det tar vanligtvis ett halvt till ett år att utarbeta examensgrunder. När examensgrunder enligt den nya examensstrukturen håller på att bli klara, beslutar Utbildningsstyrelsen till vilken examenskommission den aktuella examen ska höra eller så tillsätter den en ny examenskommission för examen. De examensgrunder som Utbildningsstyrelsen godkänt läggs som egrunder på adressen egrunder. studieinfo.fi. Examensgrunderna ges ut på finska och svenska. Några examensgrunder som hör till examenskommissionen för samekultur och renskötsel (till exempel grundexamen inom hantverk och konstindustri och yrkesexamen inom renskötsel) har publicerats också på nordsamiska. Utbildningsstyrelsen ger inte längre ut examensgrunderna i tryckt form. Examensdelarna byggs upp enligt arbetslivets nuvarande och förväntade behov. En examensdel bildar en tydlig, självständig arbetsprocess eller uppgiftshelhet. En examensdel bedöms som en egen helhet. Examinanderna visar i verkliga arbetslivssituationer om de har den yrkesskicklighet eller det kunnande som krävs i examensdelarna. Kraven på yrkesskicklighet anger vilket kunnande som krävs i examensdelen. Kraven på yrkesskicklighet anger vad examinanderna ska kunna när de avlägger examen i fråga. I en examensdel finns alltid fler än ett krav på yrkesskicklighet. Kraven på yrkesskicklighet formuleras på ett sådant sätt att de bildar en verklig arbetsprocess eller uppgiftshelhet i examensdelen i fråga. 26

27 Kriterierna för bedömning av kunnande anger på vilken nivå examinanden ska behärska kraven på yrkesskicklighet. I de yrkesinriktade grundexamina tas kriterier fram för tre nivåer: berömliga B3, goda G2 och nöjaktiga N1. I yrkes- och specialyrkesexamina bestämmer kriterierna en gräns för godkänd prestation. Kriterierna för bedömning av kunnande kan innehålla en kvantitativ eller kvalitativ beskrivning, precisera kravet på yrkesskicklighet och ange på vilka kunskaper kunnandet grundar sig. Kriterierna anger hur ett krav på yrkesskicklighet ska behärskas. I de yrkesinriktade examina är bedömningen av kunnandet kriteriebaserat. Sätten att påvisa yrkesskickligheten anger vad den studerande eller examinanden ska göra för att påvisa sin yrkesskicklighet. Utgångspunkten är att yrkesskickligheten visas i verkliga arbetsuppgifter. Dessutom kan det i examensgrunderna anges med vilka eventuella andra metoder påvisandet av yrkesskickligheten kan kompletteras. Examensgrunderna revideras med 5 10 års mellanrum. På giltighetstiden inverkar ändringar i examensstrukturen, lagstiftningen eller yrket eller andra ändringsbehov som uppstår i arbetslivet. Uppdaterade grunder för fristående examina upphäver de tidigare examensgrunderna. Det är också möjligt att ändra examensgrunderna under giltighetstiden utan att upphäva dem. Det är möjligt att ta in nya examensdelar eller nya kompetensområden i examensgrunderna. Speciallagstiftning eller EU-lagstiftning kan också leda till ändringar i examensgrunderna. Som exempel kan nämnas ändringarna i grunderna för yrkesexamen i köttkontroll 2014, i yrkesexamen för trafiklärare 2010 och 2014 och i specialyrkesexamen för rättstolk Examinanderna kan slutföra sin examen enligt de examensgrunder som gällde när de började avlägga examen. Avläggandet av en yrkesexamen eller en specialyrkesexamen kan slutföras inom två eller tre år, om inte annat följer av andra författningar eller föreskrifter egrunder Grunderna för de yrkesinriktade examina finns tillgängliga i elektronisk form som egrunder. Denna tjänst är öppen för alla och används av bland annat utbildningsanordnare, studerande, examinander, studiehandledare och examenskommissioner. egrunderna är uppdaterade, flexibla och lättanvända. Tjänsten är en plattform där man kan läsa, bereda och publicera grunder för examina och för läroplaner. Utbildningsstyrelsen ger grunderna en modulär struktur, vilket gör det möjligt att smidigt uppdatera dem och ger ett bredare stöd för det lokala läroplans- och utvecklingsarbetet. 27

28 Det blir lättare att använda innehållet i grunderna tack vare de mångsidiga sök- och sammanställningsmöjligheterna. Vem som helst kan söka, bläddra och filtrera grunderna i Studieinfo.fi-tjänsten. Den direkta webbadressen till den tjänst som är öppen för alla är egrunder.studieinfo.fi. På Administratörens arbetsbord på webbadressen virkailija.opintopolku.fi kan egrunder användas för fler ändamål än i den tjänst som är tillgänglig för alla. Den ansvariga användare som utbildningsanordnaren har utsett för Studieinfo beviljar användarrättigheter till de representanter för utbildningsanordnaren som ska ha tillgång till Administratörens arbetsbord. Utbildningsstyrelsen beviljar användarrättigheterna till de medlemmar i examenskommissionerna som inte är verksamma inom utbildningssektorn. 4.2 Personlig tillämpning Syftet med fristående examina är att erbjuda vuxna flexibla arrangemang och bästa möjliga förhållanden att visa sitt kunnande och att utveckla och uppdatera den yrkeskompetens de behöver i arbetslivet. Personlig tillämpning betyder att man på ett kundorienterat sätt planerar och erbjuder handledning, rådgivning och annat stöd till personer som avlägger fristående examen och deltar i examensförberedande utbildning. Personlig tillämpning genomförs i tre olika faser: 1) vid ansökan till en fristående examen och utbildning som förbereder för en sådan, 2) vid avläggande av en examen och 3) vid förvärvande av behövlig yrkesskicklighet. Det är fråga om en process där det finns en tydlig koppling mellan de tre faserna. Den personliga tillämpningen ska dokumenteras i ett dokument om personlig tillämpning. Dokumenteringen av den personliga tillämpningen beskrivs i kapitel Utbildningsanordnaren ansvarar för den personliga tillämpningen och tillhörande handledning. Om en person inte har deltagit i utbildning som förbereder för examen, är det examensarrangören som ansvarar för den personliga tillämpningen. Utbildningsstyrelsen rekommenderar att utbildningsanordnaren samarbetar med examensarrangören, med den som anskaffar en utbildning eller examen, med representanterna för arbetslivet och vid behov med andra experter. Samarbetet kring den personliga tillämpningen är särskilt viktigt i läroavtalsutbildning och i utbildning som anskaffas av arbets- och näringsministeriet samt i situationer där en annan organisation än examensarrangören svarar för den examensförberedande utbildningen. Den personliga tillämpningen ska alltid ske i enlighet med examensgrunderna. 28

29 För att garantera jämlikhet och likställdhet i utbildningen, ska utbildningsanordnaren beakta behoven hos invandrare och examinander som behöver särskilt stöd. Mer information om hur den personliga tillämpningen planeras och genomförs för dessa grupper finns i följande bilagor till denna handbok: Invandrare som examinander i fristående examina och Examinander som behöver särskilt stöd. För att garantera jämlikhet och likställdhet i utbildningen, ska utbildningsanordnaren beakta behoven hos invandrare och examinander som behöver särskilt stöd. Mer information om hur den personliga tillämpningen planeras och genomförs för dessa grupper finns i följande bilagor till denna handbok: Invandrare som examinander i fristående examina och Examinander som behöver särskilt stöd Ansökan till fristående examen och examensförberedande utbildning Utifrån dokument och andra utredningar som den sökande lämnar in utreder utbildningsanordnaren vilket kunnande den sökande tidigare förvärvat och påvisat samt bedömer tillsammans med den sökande vilken examen som är lämpligast för honom eller henne. Den examen som ska avläggas och de examensgrunder som ska följas, eventuellt kompetensområde och examensdelarna antecknas i punkt 2 i dokumentet om personlig tillämpning. Det kunnande som examinanden förvärvat och påvisat tidigare antecknas i punkt 3 i dokumentet. Om den sökande har avlagt en eller flera examensdelar som ingår i gällande grunder för en yrkesinriktad grundexamen, en yrkesexamen eller en specialyrkesexamen och om den/de som på det sätt som anges om uppbyggnaden av examen i examensgrunderna kan läggas till den examen som ska avläggas. Då ska utbildningsanordnaren informera examenskommissionen om dessa tidigare avlagda examensdelarna. Examen eller examensdelen antecknas i punkt 4 i dokumentet om personlig tillämpning. Om examinanden har avlagt andra examina eller examensdelar än sådana som ingår i gällande uppbyggnad av examina och där kunnandet motsvarar det som anges i examensgrunderna för den examen som avläggs. Då erkänns kunnandet enligt samma principer som vid bedömning av kunnandet samt vid rättelse och omprövning av bedömning. Examen eller examensdelen antecknas i punkt 5 i dokumentet om personlig tillämpning. Bedömningen av kunnandet samt möjligheterna till rättelse och omprövning av bedömning beskrivs i kapitel 4.4 i denna handbok. 29

30 Om personen har annat kunnande som krävs i examensgrunderna ska utbildningsanordnaren anvisa honom eller henne att delta direkt i ett examenstillfälle. Om det tidigare förvärvade kunnandet inte räcker för att delta i ett examenstillfälle, ska utbildningsanordnaren eller examensarrangören anvisa honom eller henne att förvärva behövlig yrkesskicklighet till denna del. Utbildningsanordnaren ska utreda den sökandes behov av förberedande utbildning, annat förvärvande av behövlig yrkesskicklighet, handledning och stöd, studier som förbättrar studiefärdigheterna och särskilt stöd. Utbildningsanordnaren ska informera den sökande om eventuell speciallagstiftning som gäller examen och om de centrala möjligheterna till ekonomiskt stöd i anslutning till studierna Avläggande av fristående examen När det gäller den personliga tillämpningen vid avläggande av examen iakttas föreskrifterna om grunderna för fristående examen om examens uppbyggnad, kraven på yrkesskicklighet i examensdelarna och bedömningen av kunnandet. Utbildningsanordnaren planerar i samråd med examinanden hur examinanden ska visa den yrkesskicklighet som anges i examensgrunderna. Hur yrkesskickligheten ska visas planeras separat för varje examensdel. Examenstillfällena för fristående examina ska i regel ordnas på arbetsplatser. Utbildningsanordnaren ska planera och ordna examenstillfällena i samarbete med de arbetsplatser där examenstillfällena kommer att ordnas. Examinandens eventuella behov av särskilt stöd som kan göra det svårare för examinanden att visa sin yrkesskicklighet ska beaktas i den personliga tillämpningen vid avläggande av examen. Examinanderna ska ges möjlighet att genomföra sina examenstillfällen på för dem lämpliga arbetsplatser på ett lämpligt sätt och vid behov genom specialarrangemang. För att garantera examinandernas likställdhet ska examinander som behöver särskilt stöd bland annat ha tillgång till behövliga hjälpmedel. Inga hinder ska heller finnas på arbetsplatsen. Eventuella åtgärder som vidtas för att tillgodose behov av särskilt stöd får inte inverka på bedömningen av examensprestationerna. Vid bedömningen av kunnandet används inte personlig tillämpning; kraven på yrkesskicklighet i examensdelarna och bedömning av kunnandet är samma för alla examinander Förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Utbildningsanordnaren planerar tillsammans med examinanden var och hur examinanden ska förvärva den yrkesskicklighet som anges i examensgrunderna. Förvärvandet av yrkesskickligheten planeras separat för varje examensdel. Utbildningsanordnaren planerar tillsammans med examinanden även de åtgärder som ska vidtas för att tillgodose behovet av handledning och stöd samt even- 30

31 tuellt särskilt stöd. Vid planeringen ska hänsyn tas till sådant tidigare förvärvat och påvisat kunnande som examinanden har konstaterats ha i samband med ansökan till examen. Utbildningsanordnaren beslutar om innehållet i och ordnandet av utbildningen som förbereder för fristående examen i enlighet med examensgrunderna. Om en studerande inte har tillräckliga studiefärdigheter kan man i samband med utbildning som förbereder för en fristående examen ordna studier som syftar till att möjliggöra avläggande av examen eller en examensdel och deltagande i utbildning som förbereder för examen. Studier som förbättrar studiefärdigheterna kan pågå högst en månad om de är heltidsstudier. Det är utbildningsanordnaren som beslutar om ordnandet av dessa studier och om innehållet i dem. Dessa studier antecknas i punkt 8 i dokumentet om personlig tillämpning. När inlärning på arbetsplatser planeras ska utbildningsordnaren samarbeta med arbetsplatserna. Det är också viktigt att samarbeta med det regionala arbetslivet när utbildning planeras. Utbildning som förbereder för fristående examen finansieras av undervisnings- och kulturministeriet, arbets- och näringsministeriet, arbetsgivarna och i fråga om utbildning som förbereder för yrkes- eller specialyrkesexamen också de studerande. Till planeringen av utbildningen hör också att planera bedömningen av kunnandet. Inlärningen bedöms under den förberedande utbildningen, under inlärningen i arbetet, i de teoretiska studierna i samband med läroavtal eller exempelvis genom respons på nätstudier. I den förberedande utbildningen ska lärarna och handledarna följa hur de studerandes lärande och kunnande utvecklas genom att handleda och uppmuntra dem att uppnå kraven på yrkesskicklighet i examen. Den studerande ges respons på sina framsteg. På arbetsplatsen eller på den plats där inlärning i arbetet genomförs ger arbetsplatshandledaren eller arbetsplatsutbildaren och eventuellt chefen respons på lärandet och handleder den studerande att inhämta mera kunskap. Den studerande kan inte av utbildningsanordnaren kräva omprövning av bedömning av inlärning. Det är mycket viktigt att identifiera behoven av särskilt stöd hos examinander som behöver detta stöd och att planera och genomföra åtgärder för att tillgodose behovet av stöd, handledning och särskilt stöd för att dessa under utbildningen som förbereder för examen ska uppnå färdigheter som är tillräckliga för att de vid examenstillfället ska kunna visa sitt kunnande med godkänt resultat. Vissa fristående examina (t.ex. yrkesexamen för väktare, grundexamen i logistik och yrkesexamen för fordonskranförare) innehåller examensdelar där den förberedande utbildningen vid sidan av examensgrunderna regleras av särskild lagstiftning. 31

32 När det gäller grundexamen inom social- och hälsovårdsbranschen ska utbildningsanordnaren och examensarrangören beakta syftet med lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, det vill säga att förbättra patientsäkerheten och kvaliteten på hälso- och sjukvårdstjänster genom att garantera att närvårdarna har sådan utbildning som yrkesutövningen förutsätter, annan tillräcklig yrkeskompetens och andra färdigheter som yrkesutövningen förutsätter. På motsvarande sätt ska utbildningsanordnaren och examensarrangören i fråga om grundexamen inom social- och hälsovårdsbranschen beakta följande syften med lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården och lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården: att främja klientmedverkan, förtroendefulla klientrelationer samt klientens rätt till god kvalitet och gott bemötande inom socialvården. Bestämmelser om olämplighet för studier (de så kallade SORA-författningarna och -föreskrifterna) Lagen och förordningen om yrkesinriktad vuxenutbildning ändrades vid ingången av 2012 i fråga om den studerandes rättigheter och skyldigheter. De centrala ändringarna gäller grunderna och förutsättningarna för antagning av studerande, information, bestämmelserna om rätten till en trygg studiemiljö, indragning och återställande av studierätten, narkotikatest, uppvisande av straffregisterutdrag samt disciplin och hörande av studerande. Vissa av ändringarna gäller examina inom alla utbildningsområden, bl.a. möjligheterna till narkotikatest och de disciplinära bestämmelserna. Utbildningsstyrelsen har utfärdat en föreskrift (27/011/2015) om kraven på de studerandes hälsotillstånd i de yrkesinriktade grundexamina. Dessutom har Utbildningsstyrelsen utfärdat en föreskrift (28/011/2015) om kraven på de studerandes hälsotillstånd i yrkes- och specialyrkesexamina. De examensspecifika kraven på hälsotillstånd ska beaktas i den personliga tillämpningen vid ansökan till en fristående examen och till utbildning som förbereder för en sådan, i den personliga tillämpningen vid förvärvande av behövlig yrkesskicklighet och vid dokumentation av den personliga tillämpningen. SORA-författningarna och -föreskrifterna tillämpas inte vid den personliga tilllämpningen i samband med avläggande av examen. Tillämpningen av SORA-författningarna och -föreskrifterna ska också beaktas i punkterna 7 och 11 i planen för anordnande av fristående examen (kap ) och vid dokumentationen av den personliga tillämpningen. Intyg över utbildning som förbereder för fristående examen Med stöd av lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 15 b ) har Utbildningsstyrelsen utfärdat en föreskrift (UBS 20/011/2015) om vilka uppgifter som ska ingå i betyg och intyg. Denna föreskrift gäller betyg över fristående 32

33 examina, intyg över utbildning som förbereder för fristående examen och intyg över annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning. I intygen över utbildning som förbereder för fristående examen och över den yrkesinriktade tilläggsutbildning som avses i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning antecknas de innehåll som utbildningsanordnaren i enlighet med examensgrunderna har bestämt för den förberedande utbildningen och som personen i fråga har deltagit i. Närmare uppgifter om utbildningens innehåll kan ges till exempel med ett utdrag ur studieregistret. Betygen undertecknas av utbildningsanordnaren Dokumentation av personlig tillämpning Ansökningar till fristående examina och till utbildning som förbereder för dem, avläggandet av examina och förvärvandet av behövlig yrkesskicklighet ska dokumenteras. Den personliga tillämpningen dokumenteras i det så kallade dokumentet om personlig tillämpning. Innehållet i dokumentet om personlig tillämpning regleras av statsrådets förordning (794/2015, ändring 575/2016) om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning. Utbildningsanordnaren ska tillsammans med examinanden utarbeta ett dokument om den personliga tillämpningen. När det gäller läroavtalsutbildning ska också examinandens arbetsgivare delta i utarbetandet av dokumentet. Utbildningsanordnaren ska se till att dokumentet hålls aktuellt. I dokumentet om personlig tillämpning antecknas åtminstone följande uppgifter: 1) examinandens namn, 2) den examen som avläggs och de examensgrunder som iakttas, eventuellt kompetensområde och examensdelar, 3) kunnande som examinanden tidigare förvärvat och visat, 4) uppgift om de examensdelar som meddelats till examenskommissionen för att läggas till examensprestationen, 5) uppgift om de examensdelar beträffande vilka förslag lämnats till examenskommissionen för erkännande av kunnande, 6) behovet av förberedande utbildning och av annat förvärvande av behövlig yrkesskicklighet samt övriga slutsatser, 7) behövlig handledning och behövligt stöd, 8) eventuellt behov av studier som förbättrar studiefärdigheterna, 9) examensarrangören, 10) tid, plats och innehåll i fråga om examenstillfällena, 11) bedömaren av varje examensdel, 12) åtgärder för att tillgodose examinandens eventuella behov av särskilt stöd med avseende på arrangemangen vid examenstillfället. 33

34 Uppgifterna enligt punkterna 1 9 ska vara inskrivna i dokumentet om personlig tillämpning när den personliga tillämpningen vid ansökan avslutas. Om examinanden deltar i förberedande utbildning eller annat förvärvande av behövlig yrkesskicklighet, ska det i dokumentet utöver de uppgifter som räknas upp i punkterna 1 12 antecknas åtminstone följande uppgifter: 1) målen för, innehållet i och sätten för förvärvande av behövlig yrkesskicklighet, 2) åtgärder för eventuellt särskilt stöd som behövs under den förberedande utbildningen och vid annat förvärvande av behövlig yrkesskicklighet. I dokumentet om personlig tillämpning ska utbildningsanordnaren anteckna de väsentliga uppgifter om den personliga tillämpningen som lämnats av dem som ansvarar för inlärningen på arbetsplatsen och dem som ansvarar för de platser där examenstillfällen ordnas. När det gäller läroavtalsutbildning kan alla ovanstående uppgifter antecknas i det personliga studieprogrammet. Om uppgifterna antecknas i det personliga studieprogrammet, fungerar studieprogrammet som dokument för personlig tillämpning. Dokumentet om personlig tillämpning och ändringar som gjorts i det ska undertecknas av utbildningsanordnaren och examinanden. När det gäller läroavtalsutbildning ska dokumentet om personlig tillämpning undertecknas också av examinandens arbetsgivare. Kravet på underteckning uppfylls även genom en sådan elektronisk signatur som avses i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009, 5 ). Utbildningsanordnaren beslutar om elektronisk signatur ska användas. Om en person är specialstuderande inom utbildning som förbereder för fristående examen utreds behovet av särskilt stöd i samband med ansökan till fristående examen och till utbildning som förbereder för en sådan, och behovet dokumenteras i dokumentet om personlig tillämpning. För specialstuderande som deltar i läroavtalsutbildning som förbereder för fristående examen görs det upp en individuell plan för anordnande av undervisning. Detta baserar sig på lagen om grundläggande yrkesutbildning (630/1998, 17 3 mom.), som enligt en hänvisningsbestämmelse (631/1998, 10 ) även tillämpas på yrkesinriktad vuxenutbildning. Den individuella planen för anordnande av undervisning omfattar ansökan till fristående examen och till utbildning som förbereder för sådan samt den personliga tillämpningen vid förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Utveckling av den personliga tillämpningen Arbetssätten och arbetsformerna vid personlig tillämpning, handledning av vuxenstuderande, distansundervisning, kvalitetsledning inom yrkesutbildningen 34

35 och integrationsutbildning för invandrare utvecklas i samarbete med arbetslivet och intressentgrupperna. Utbildningsstyrelsen stödjer utvecklingsarbetet genom att erbjuda utbildning, handledning och rådgivning. Information om framtagna metoder, god praxis samt modeller finns på adressen oph.fi/publikationer och godamodeller.oph.fi. Responssystemet AIPAL Examinandernas respons är en viktig informationskälla vid uppföljningen av examensverksamhetens kvalitet och vid utvecklingen av systemet med fristående examina. För insamlingen av respons har Utbildningsstyrelsen utvecklat responssystemet AIPAL, som kan användas av alla examensarrangörer som har ett giltigt avtal om att ordna fristående examina. Examinanderna ger respons genom att besvara riksomfattande frågor som är gemensamma för alla examina och som gäller ansökan till examen och till utbildning som förbereder för examen, avläggandet av examen och förvärvandet av behövlig yrkesskicklighet. Examensarrangörerna kan komplettera de riksomfattande frågorna med egna, preciserande tilläggsfrågor. Resultaten av dessa rapporteras endast till examensarrangörerna själva. Den riksomfattande responsen samlas in vid två tillfällen: vid ansökan och under avläggandet av examen. Respons samlas in endast för de examina som nämns i avtalet om att ordna fristående examina (grundexamina, yrkesexamina, specialyrkesexamina). Av responsen framgår inte vem som har gett den. Den information som samlas in via de riksomfattande frågorna rapporteras endast i form av statistiska uppgifter. Examensarrangörerna kan också komplettera sina egna enkäter med öppna frågor. Rapporterna innehåller sammandrag för varje enskild examen och studieområden samt resultat för varje enskild examensarrangör och examen. Examensarrangörerna ser sina egna resultat när minst fem examinander har gett respons på samma examen. Rapporterna innehåller också riksomfattande jämförande information. Rapporterna baserade på de riksomfattande frågorna i AIPAL-systemet används förutom av examensarrangörerna också av examenskommissionerna, Utbildningsstyrelsen, undervisnings- och kulturministeriet och dem som utbildar examensmästare. Rådgivning och tilläggsuppgifter om AIPAL finns på adressen oph.fi/fristaende_ examina > AIPAL, och frågor kan skickas per e-post till adressen aipal@oph.fi. En organisation kan ta i bruk AIPAL genom att utse en huvudanvändare som sedan får ett användarnamn av Utbildningsstyrelsen. Huvudanvändaren kan lägga till nya användare i den egna organisationen. Huvudanvändaren behandlar responsenkäterna på adressen virkailija.opintopolku.fi. Huvudanvändaren skapar en anonym svarslänk som ger examinanden möjlighet att besvara enkäten utan att först logga in. 35

36 4.3 Påvisande av yrkesskickligheten vid examenstillfällen Examinanden visar sin yrkesskicklighet vid examenstillfällen i enlighet med dokumentet om personlig tillämpning. Yrkesskickligheten visas i huvudsak i verkliga arbetsuppgifter inom arbetslivet. Examensprestationen kan dessutom vid behov kompletteras med annat än praktiska arbetsuppgifter, så att alla krav på yrkesskicklighet blir påvisade på ett heltäckande och tillförlitligt sätt. Kompletterande metoder är bl.a. skriftliga beskrivningar, videoinspelningar och intervjuer. Specialkompetens som ingår i examensgrunderna avläggs i enlighet med anvisningarna. Hur man ska visa yrkesskickligheten har fastställts i examensgrunderna. Examensarrangören kan inte lämna examensgrunderna obeaktade eller avvika från dem. Vissa fristående examina (t.ex. yrkesexamen för väktare, grundexamen i logistik och yrkesexamen för fordonskranförare) innehåller examensdelar som förutom av examensgrunderna också regleras av särskild lagstiftning. Avläggandet av sådana examensdelar är inte oberoende av sättet att förvärva yrkesskicklighet. I sådana fall är det den särskilda lagstiftningen som reglerar hur examinanden ska visa sin yrkesskicklighet. Om examensgrunderna tillåter det kan examinanden ges möjlighet att komplettera sina examensprestationer muntligen vid ett möte där en eller flera bedömare förutom examinanden är närvarande. Bedömaren antecknar under mötet sina iakttagelser i en bedömningsblankett. Genom detta förfarande säkerställs att examensprestationerna är tillräckligt täckande och bedömningen tillförlitlig. Denna möjlighet kan ges i samband med att examinanden avlägger en examensdel eller efter att alla examensprestationer är avklarade. 4.4 Bedömning av kunnandet i fristående examina Bedömningsmetoder Vid bedömning av kunnandet är det viktigt att grundligt och noggrant granska hur examinanden har visat sig behärska det som förutsätts i examensgrunderna i kraven på yrkesskicklighet för den aktuella examensdelen Vid bedömning av kunnandet ska man använda de krav på yrkesskicklighet och de kriterier för bedömning av kunnande som fastställts i examensgrunderna. Vid bedömningen ska man mångsidigt använda sig av olika och i första hand kvalitativa bedömningsmetoder. Används endast en metod blir resultatet inte nödvändigtvis tillförlitligt. Bransch- och examensspecifika särdrag beaktas i enlighet med examensgrunderna. 36

37 Bedömning av kunnandet Syftet med bedömningen av kunnandet är att ge information om examinandens kunnande samt säkerställa att examinanden har det kunnande som förutsätts i kraven på yrkesskicklighet i examensgrunderna. Examinandens kunnande ska bedömas mångsidigt genom att kunnandet jämförs med det kunnande som anges i examensgrunderna. Bedömare som har utbildats för sin bedömningsuppgift bedömer examinandens kunnande vid examenstillfällen i enlighet med examinandens dokument om personlig tillämpning. Bedömningen ska vara systematisk och omfatta alla krav på yrkesskicklighet i examensgrunderna. Principen om kontinuerlig bedömning tillämpas inte i systemet med fristående examina. Före examenstillfället ska examinanden klart och tydligt få veta hur bedömningsgrunderna tillämpas i hans eller hennes fall. Beslut om bedömning Examensarrangören utser bedömarna och utbildar dem för deras uppgift i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina. Bedömarna beslutar om bedömningen separat för varje examensdel efter att ha bedömt kunnandet heltäckande, på ett tillförlitligt sätt och i enlighet med examensgrunderna. Bedömningsbeslutet fattas på basis av ett bedömningsmaterial som består av bedömningar av examensprestationer. Till bedömningsmaterialet fogas dessutom vid behov 1) bedömda dokument som examinanden utarbetat och som nämns i examensgrunderna, 2) kopior av intyg över specialkompetens som enligt examensgrunderna ska avläggas och 3) dokument som kompletterar examensprestationerna i situationer där de praktiska arbetsuppgifterna inte täcker alla krav på yrkesskicklighet som anges i examensgrunderna. Examinanden ska ges möjlighet till självvärdering av sina prestationer. Självvärderingen kan genomföras muntligt eller skriftligt efter examenstillfället. Vid behov kan självvärderingen fogas till bedömningsmaterialet. Examensarrangören dokumenterar de bedömningsbeslut som fattas för varje examensdel i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina. Bedömarna undertecknar bedömningsbesluten. Examinanden kan med sin namnteckning bekräfta att han eller hon tagit del av bedömningsbeslutet och har därmed också möjlighet att få veta motiveringarna i bedömningsbeslutet. Till en god bedömningsprocess hör att ge examinanderna respons på den bedömda prestationen. Examinanderna kan få responsen till exempel efter att bedömningsbeslutet fattats. Examensarrangören ska till examenskommissionen tillsammans med betygen skicka den i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 18 a ) föreskrivna informationen om bedömningsbeslutet som fattas när någon avlägger en 37

38 fristående examen eller en examensdel. Examensarrangören skickar uppgifterna om examinanden, den examen som avläggs, examensdelen, kompetensområdet, avläggandet av examen och examenstillfället enligt Utbildningsstyrelsens instruktioner. Hur informationen om bedömningsbeslut som fattas i samband med att en fristående examen och examensdelar avläggs och hur betygen skickas till examenskommissionen fastställs i avtalet om att ordna fristående examina. Rättelse och omprövning av bedömning En examinand har rätt att få veta hur bedömningsgrunderna har tillämpats på hans eller hennes examensprestation. Examinanden får skriftligen begära rättelse av bedömningen hos de bedömare som har fattat beslut om bedömningen. Begäran om rättelse ska göras inom 14 dagar från den tidpunkt då examinanden har haft möjlighet att ta del av resultaten av bedömningen samt hur bedömningsgrunderna har tillämpats på hans eller hennes prestation. Examensarrangören ska före ett examenstillfälle informera examinanden om rättelse- och omprövningsförfarandet. Examinanden har rätt att få kopior av de egna skriftliga dokument som gäller examen samt av de övriga dokument som använts vid bedömningen eller vid beslutsfattandet (t.ex. bedömarnas bedömningar och bedömningsbeslutet). Examinanden får hos examenskommissionen skriftligen begära omprövning av ett beslut som bedömarna har fattat rörande rättelse av bedömning. Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Om examenskommissionen anser att bedömningsbeslutet är uppenbart felaktigt, får examenskommissionen bestämma att en ny bedömning ska göras samt av grundad anledning kräva att examensarrangören ska utse nya bedömare. Med ny bedömning avses att bedömarna håller ett nytt möte där de diskuterar bedömningen av examensprestationerna, hör examinanden och fattar ett nytt bedömningsbeslut. Examenskommissionen fattar beslut i omprövningsärendet. Man får inte genom besvär söka ändring i det beslut som examenskommissionen fattat i ett omprövningsärende. Om det har skett ett uppenbart fel vid bedömningen kan bedömarna göra en ny bedömning utan begäran om rättelse (självrättelse). 4.5 Bedömare Bedömningen görs av bedömare som har utsetts av examensarrangören och som företräder arbetsgivare, arbetstagare och undervisningsområdet och som har tillräcklig yrkesskicklighet i fråga om den examen som avläggs och är tillräckligt insatta i bedömningen av och grunderna för den examen som avläggs. Om examensprestationen gäller en bransch för vilken självständig yrkesutövning är utmärkande, får företrädaren för arbetsgivare eller arbetstagare ersättas 38

39 med en företrädare för de självständiga yrkesutövarna. Om den examen eller examensdel som avläggs gäller en bransch inom vilken det inte finns företrädare för arbetstagarna, ska bedömarna företräda arbetsgivare eller självständiga yrkesutövare och undervisningsområdet. Åtminstone en av bedömarna ska ha genomgått examensmästarutbildning. Bedömarna handlar under tjänsteansvar. I fråga om jäv för bedömare tillämpas vad som föreskrivs i i förvaltningslagen. En bedömare kan representera endast en part, och denna part ska överensstämma med personens huvudsakliga arbetsuppgift. Kriterierna för bedömarna har fastställts i lag och i 4 i avtalet om att ordna fristående examina. Dessutom kan examensarrangören tillställa examenskommissionen en förteckning över bedömarna som bilaga till ansökan om att få ingå avtal om att ordna fristående examina eller hålla en uppdaterad förteckning av dem på mötesplattformen Optima. Examensarrangören ansvarar för att examenskommissionen får information om bedömarna i enlighet med avtalet. Examensarrangören ska ha beredskap att ordna bedömning också då en tilltänkt bedömare är förhindrad att sköta sitt bedömningsuppdrag. Examenskommissionen godkänner bedömarna. Examinanden är jävig när det gäller val av bedömare. Då bedömarna väljs ska också frågor om jäv tas i beaktande. Till exempel en företrädare för undervisningsområdet som i betydande grad har undervisat inom den förberedande utbildningen eller en arbetsplatshandledare kan vara jävig att bedöma examensprestationerna. Mer information om jäv och grunder för jäv finns i förvaltningslagen. Utbildning av bedömare Examensarrangören förbinder sig i avtalet om att ordna fristående examina att utbilda bedömarna för sin uppgift. Bedömarna ska dessutom ges introduktion inför varje enskilt examenstillfälle. Utbildningen ska vara inriktad på examensspecifika bedömningsfrågor, särskilt på examinandens dokument om personlig tillämpning och på de bedömningsblanketter som ska användas. Syftet med att utbilda de personer som fungerar som bedömare samt upprätthålla och utveckla deras yrkeskompetens är att garantera att examinanderna får en rättvis och kompetent bedömning öka bedömningskompetensen hos de som medverkar vid examenstillfällena förbättra möjligheterna till samarbete mellan examensarrangörerna och representanterna för arbetslivet förbättra möjligheterna till samarbete mellan examensarrangörerna och representanterna för arbetslivet 39

40 Examensarrangören ska utbilda ett tillräckligt antal bedömare i förhållande till antalet examinander. Utbildningen ska vara regelbunden och systematisk. Bedömarna ska informeras tillräckligt ingående om ändringar i systemet med fristående examina och i grunderna för examen i fråga Examensmästare som bedömare och utvecklare av systemet med fristående examina Examensmästare är experter på systemet med fristående examina, på examina inom sin bransch och på bedömningen. Examensarrangörerna ska se till att minst en av bedömarna har avlagt examensmästarutbildningen. Det är önskvärt att den examensansvariga personen inte bara har en gedigen kompetens inom branschen eller yrket utan också är examensmästare. Utbildning Avsikten med utbildningsprogrammet för examensmästare är att främja utvecklingen av verksamheten kring de fristående examina i syfte att få till stånd ett flexibelt och tillförlitligt samarbete som beaktar arbetslivets krav. Utbildningen ger aktörerna inom systemet med fristående examina förutsättningar att förbättra sina färdigheter i att ordna fristående examina och bedöma kunnande. Utbildningsprogrammet för examensmästare omfattar 25 studiepoäng och är uppgjort enligt de grunder som Utbildningsstyrelsen fastställt för utbildningsprogrammet för examensmästare. I utbildningsprogrammet tillämpas principerna i fråga om personlig tillämpning. Grunderna för utbildningsprogrammet finns tillgängliga på adressen oph.fi/publikationer. Största delen av examensmästarna representerar undervisningssektorn. Examensarrangören kan gärna uppmuntra också representanterna för arbetslivet att delta i utbildningsprogrammet för examensmästare. Dessa kan välja mellan att genomgå hela utbildningsprogrammet eller en del av det. Den som påvisat sitt kunnande enligt kraven i utbildningsprogrammet med godkänt resultat får ett intyg över deltagandet och diplomet för examensmästare. Utbildningsanordnare Utbildning enligt utbildningsprogrammet för examensmästare tillhandahålls av HAAGA-HELIA, Ammatillinen opettajakorkeakoulu, Helsingfors HAMK Ammatillinen opettajakorkeakoulu, Tavastehus Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Ammatillinen opettajakorkeakoulu, Jyväskylä Oulun seudun ammattikorkeakoulu, Ammatillinen opettajakorkeakoulu, Uleåborg 40

41 TAMK ammatillinen opettajankoulutus, Tammerfors Yrkesakademin i Österbotten, Vasa. Mer information finns på följande adresser: haaga-helia.fi, hamk.fi, jamk.fi, oamk.fi, tamk.fi och yrkesakademin.fi. 4.6 Avtal om att ordna fristående examina Arrangörer av fristående examina Fristående examina får ordnas av de utbildningsanordnare som avses i lagen om yrkesinriktad yrkesutbildning (631/1998, 4 ) eller av de utbildningsanordnare som avses i lagen om grundläggande yrkesutbildning (630/1998, 8 ) eller av andra sammanslutningar eller stiftelser. Examensarrangören ska ha tillräckliga ekonomiska och yrkesmässiga förutsättningar att ordna fristående examina av hög kvalitet samt tillräcklig sakkunskap om systemet med fristående examina och de examina som den ordnar. Examensarrangören ska ordna tillräckligt med examenstillfällen med tanke på behovet. Examensarrangören ska utvärdera och utveckla kvaliteten på de examenstillfällen som ordnas och delta i den kvalitetssäkring som examenskommissionerna genomför. Avtal om att ordna fristående examina Att ordna fristående examina kräver att en examenskommission och en i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 6 ) avsedd utbildningsanordnare som lämpar sig för att ordna fristående examen eller en annan sammanslutning eller stiftelse har ingått avtal om att ordna fristående examina. En examenskommission får ingå ett avtal om att ordna fristående examina, om examensarrangören uppfyller de kriterier som anges i lagen (631/1998, 6 ) och det finns ett regionalt eller riksomfattande behov av examina eller examensdelar. Avtalen om att ordna fristående examina inklusive bilagor är rättsligt bindande dokument och avtalsparterna är en arrangör av fristående examina och en examenskommission. Planen för anordnande av fristående examen, som hör till avtalet, är också ett dokument som är bindande för bägge parter. Ordnandet av fristående examina bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. Efter att avtalet om att ordna fristående examina har ingåtts förutsätter och litar examenskommissionen på att examensarrangören följer avtalet och dess bilagor. Examenskommissionen godkänner samtidigt att examensarrangören kan agera i enlighet med avtalet. Om verksamheten strider mot avtalet kan avtalet hävas. Avtalet kan också sägas upp inom ramen för uppsägningstiden i avtalet. 41

42 I avtalet ska man komma överens om åtminstone följande frågor (F 812/1998, 5 ): examina som avtalet gäller examensspråken arrangemangen i samband med examenstillfällena de personer som bedömer examensprestationerna möjligheten att avlägga en fristående examen utan förberedande utbildning avgifterna för dem som deltar i examenstillfällen som ordnas utan förberedande utbildning ordnandet av information och rådgivning om avläggande av examina och om de kostnader som examenstillfällena förorsakar deltagarna förfarandet vid avgörande av meningsskiljaktigheter som gäller avtalet och avtalets giltighetstid samt hävning och uppsägning av det. Utbildningsstyrelsen har utfärdat en anvisning om de avtal som ingås mellan examenskommissioner och examensarrangörer om anordnande av fristående examina (UBS 3/440/2016). Examensarrangören får inte börja ordna en fristående examen förrän examenskommissionen har undertecknat avtalet om att ordna fristående examina. Enligt lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998) är en utbildningsanordnare skyldig att på det sätt som avtalats med examenskommissionen ordna möjligheter att avlägga fristående examina också utan examensförberedande utbildning. Den examensförberedande utbildningen kan ordnas av utbildningsanordnaren själv eller någon annan organisation. Examinanderna ska i samtliga fall beredas möjlighet att avlägga examen. Vanligtvis ordnas den examensförberedande utbildningen av samma organisation som ordnar examina. Om en utbildningsanordnare som ordnar examensförberedande utbildning inte har ett gällande avtal om att ordna fristående examina eller har för avsikt att ingå ett sådant avtal, ska utbildningsanordnaren i god tid före den examensförberedande utbildningen inleds avtala om examensarrangemangen och samarbetet kring den personliga tillämpningen med en organisation som har ett avtal om att ordna fristående examina Ingående av avtal om att ordna fristående examina Det är i allmänhet den som planerar att ordna fristående examina som tar initiativet till att ingå ett avtal om att ordna examina. Det är bäst att kontrollera med examenskommissionen i fråga (sekretariatet för fristående examina, ordföranden 42

43 eller på kommissionens webbsidor) vilka anvisningar examenskommission har gett om ansökan om avtal och följa anvisningarna. Examenskommissionernas webbsidor finns på adressen oph.fi/fristaende_examina. En organisation som planerar att ordna fristående examina ska inlämna följande handlingar till examenskommissionen: avtal om att ordna fristående examina i enlighet med examenskommissionens anvisningar bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer plan för anordnande av fristående examen de blankett- och dokumentmallar som används när kunnande bedöms och bedömningsbeslut fattas, om man inte använder de gemensamma blanketter och/eller dokumentmallar som examenskommissionen gett anvisning om. Avtalet om att ordna fristående examina kan omfatta en eller flera fristående examina. Planen för anordnande av fristående examen är alltid ett examensspecifikt dokument. Det är bra att sända dokumenten till examenskommissionen i god tid innan examenstillfällena inleds, så att examenskommissionen har tillräckligt med tid att behandla avtalsansökan och fatta beslut. Examenskommissionen bestämmer tidpunkten för när avtalsansökan ska lämnas in, ofta två veckor före examenskommissionens möte. Säkerställande av kvaliteten på ordnandet av fristående examina Examenskommissionerna ska säkerställa kvaliteten på ordnandet av fristående examina. I början av mandatperioden gör varje examenskommission upp en plan för hur den inom sin bransch ska säkerställa kvaliteten på ordnandet av de fristående examina. Kvaliteten kan säkerställas bland annat med hjälp av dokument, genom att besöka examensarrangören eller bjuda in representanter för examensarrangören till kommissionens möte eller genom att av Utbildningsstyrelsen begära en utredning av förutsättningarna för ordnande av fristående examina. Examinandernas respons är en viktig informationskälla vid uppföljningen av examensverksamhetens kvalitet och vid utvecklingen av systemet med fristående examina. Responssystemet AIPAL beskrivs i kapitel i denna handbok. Utredning av förutsättningarna att ordna fristående examina Enligt förordningen om yrkesinriktad vuxenutbildning (812/1998, 5 ) ska Utbildningsstyrelsen bistå examenskommissionerna vid utredningen av läroanstalternas förutsättningar att ordna examina. Utredningar görs för yrkesinriktade 43

44 grundexamina som ordnas som fristående examina, för yrkesexamina och för specialyrkesexamina. Syftet med utredningen är att bistå examenskommissionen och stödja examensarrangörens verksamhet. Utbildningsstyrelsen kan göra en utredning både när en aktör ansöker om att få ett avtal och när en aktör redan har ett gällande avtal. Utbildningsstyrelsen gör utredningen på basis av de dokument med vilka läroanstalten ansökt om avtal att ordna fristående examina av examenskommissionen. Dessa dokument är följande: avtalet om att ordna fristående examina, planen för anordnande av fristående examen samt de dokumentmallar som används vid bedömarnas bedömning och då bedömningsbeslut fattas, om inte examensarrangören använder gemensamma dokumentmallar som examenskommissionen gett anvisning om. Utöver att sätta sig in i dokumenten kan Utbildningsstyrelsen för utredningen muntligt höra den läroanstalt, sammanslutning eller stiftelse som ansökt om avtal eller besöka dem. Examenskommissionerna kan begära en utredning av Utbildningsstyrelsen även under den tid avtalet om att ordna fristående examina är i kraft. Utredningen kräver inga separata åtgärder av examensarrangören, om inte utredningen hör samman med ett besök eller muntligt hörande. Examensarrangören eller den organisation som ansöker om avtalet får en kopia av utredningen. Utredningarna hör till Utbildningsstyrelsens avgiftsfria myndighetsverksamhet. Examenskommissionen använder utredningen om förutsättningarna att ordna fristående examina i sitt eget beslutsfattande. Ansvar för information och rådgivning Enligt avtalet om att ordna fristående examina ska examensarrangören informera och ge råd om avläggandet av ifrågavarande examen med beaktande av det lokala och det nationella arbetslivets kompetensbehov och det potentiella antalet examinander. Examensarrangören ska också ordna sakkunnig handledning för personer som är intresserade av och söker till en fristående examen i samband med deras ansökan till fristående examen och deltagande i examensförberedande utbildning, likaså när de avlägger examen och förvärvar den behövliga yrkesskickligheten. Om resurserna för handledningen avtalas i planen för anordnande av fristående examen, som är en bilaga till avtalet om att ordna fristående examina Avtal om att ordna fristående examina och förändrade situationer Uppgifterna i avtalet om att ordna fristående examina behöver emellanåt uppdateras. De vanligaste ändringarna gäller kontaktuppgifter, omorganiseringar som rör utbildningsanordnaren, uppgifter om dem som ansvarar för examina och om de enheter som ansvarar för ordnande av examenstillfällen. 44

45 Avtalet om att ordna fristående examina ska förnyas om det skett förändringar i avtalsparternas eller examens namn eller om man önskar ändra avtalets giltighetstid. Alla andra ändringar görs antingen i planen för anordnande av fristående examen (speciellt examensgrunder, examensdelar och kompetensområden som ingår i avtalet om att ordna fristående examina, ändringar i verksamheten och ändringar i namnet på den läroanstalt eller enhet som ansvarar för examenstillfällena) eller i bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer (kontaktuppgifter och byte av person). Planen för anordnande av fristående examen och mallarna för dokumentationen av bedömarnas bedömningar samt de bedömningsbeslut som fattas när en examinand avlägger en examen eller en examensdel, ska alltid uppdateras när examensgrunderna ändras och de gamla examensgrunderna samtidigt upphävs. Examensarrangören kan ha flera läroanstalter eller andra enheter som ansvarar för examenstillfällena. I så fall antecknas alla läroanstalter eller andra enheter som ansvarar för examenstillfällena i bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer. I avtalet om att ordna fristående examina kan man också ange bara en läroanstalt eller annan enhet som ansvarar för examenstillfällena. Detta förfarande grundar sig på en bedömning enligt vilken denna enhet har tillräckliga förutsättningar att ordna examenstillfällena. Uppgifterna om den läroanstalt eller annan enhet som ansvarar för examenstillfällena, avtalets kontaktpersoner och de examensansvariga personerna är viktiga uppgifter i avtalet, eftersom examenskommissionen riktar in handledningen, säkerställandet av kvaliteten på de fristående examina och den övriga kontakten på basis av dem. Om utbildningsanordnaren, sammanslutningen eller stiftelsen går samman med en annan organisation eller grundar en ny organisation ska avtalet om att ordna fristående examina och bilagan med avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer förnyas. I sådana fall finns det vanligtvis inget behov av att utreda om den nya organisationen har förutsättningar att ordna de fristående examina som omfattas av avtalet, utan det handlar om att uppdatera avtalspartens uppgifter så att de överensstämmer med uppgifterna om den nya organisationen. Om det i samband med detta också sker verksamhetsmässiga förändringar i anslutning till anordnandet av fristående examina, bör även planen för anordnande av fristående examen ändras. När en situation förändras kan avtalsparterna överväga att ändra ett eventuellt tidsbundet avtal så att det gäller tills vidare. 45

46 Ovannämnda principer för omorganiseringar kan också tillämpas i situationer där en examenskommissions namn ändras eller det sker förändringar inom examenskommissionens bransch eller verksamhetsområde. Ett avtal om att ordna fristående examina behöver inte förnyas på grund av att examensgrunderna revideras, om inte examensbenämningen eller kriterierna för valet av bedömare samtidigt ändras. En revidering av examensgrunderna påverkar däremot bilagorna i det giltiga avtalet (planen för anordnande av fristående examen, bedömningsblanketterna och eventuellt förteckningen över bedömare), som måste uppdateras. Avtalsparterna kommer överens om ändringarna i avtalet utan att säga upp avtalet. Examenskommissionen ska sända kopior av alla nya avtal till Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen sörjer för att uppgifterna uppdateras i avtalsregistret. Uppgifterna ska vara korrekta bland annat för att responssystemet för vuxenutbildningen (AIPAL) ska fungera Anordnande av fristående examina utomlands Fristående examina kan ordnas utomlands om följande villkor uppfylls: När examenstillfällen ordnas iakttas de författningar och examensgrunder som reglerar den yrkesinriktade vuxenutbildningen. Möjligheten anges i planen för anordnande av fristående examen (särskilt punkt 13a), som utgör bilaga till det avtal om att ordna fristående examina som examenskommissionen ingått med examensarrangören. Arbete utomlands är typiskt för branschen eller yrket (till exempel utrikeshandel, logistik och turism). I examinandens dokument om personlig tillämpning nämns att examen avläggs utomlands. Examenskommissionen begär vid behov att dokumentet om personlig tillämpning uppvisas innan examenstillfällena börjar ordnas. Examinanden är finsk medborgare eller deltar i utbildning som förbereder för en fristående examen och som ordnas av en finsk utbildningsanordnare. En examinand som inte är finsk medborgare och som avlägger en examen utan att delta i förberedande utbildning ska ha sin vistelseort i Finland eller någon sådan anknytning till Finland att han eller hon kan anses höra till arbetskraften i Finland. Detsamma gäller personer som kommer från ett annat land till Finland enbart för att avlägga en fristående examen. Utbildning som förbereder för fristående examen kan ordnas på ett främmande språk, om man har avtalat om detta i det tillstånd att ordna utbildning som beviljas av undervisnings- och kulturministeriet. 46

47 En fristående examen kan ordnas på ett främmande språk, om detta anges i 2 i avtalet om att ordna fristående examina. När en fristående examen eller en examensdel har avlagts på ett främmande språk, ska det av examensbetyget framgå på vilket språk examen eller examensdelen har avlagts. I examensgrunderna finns examensspecifika bestämmelser om till vilka delar examinanden ska visa sina kunskaper i antingen finska eller svenska, oberoende av på vilket språk examen annars avläggs. En fristående examen får inte avläggas med hjälp av tolk. Examensbetyget skrivs på finska, svenska eller samiska. På betygets baksida kan man under punkten Ytterligare information nämna att examen eller en viss examensdel har avlagts på ett annat språk. Kraven på de personer som bedömer examinandens yrkesskicklighet är desamma oberoende av om examenstillfället ordnas i Finland eller utomlands. Valet, godkännandet och utbildningen av bedömarna genomförs i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina. Frågor som gäller de studerandes och examinandernas rättsskydd avgörs på samma sätt oberoende av om utbildningen eller examenstillfällena ordnas i Finland eller utomlands. För finansieringen av kostnaderna för fristående examina som ordnas utomlands gäller samma bestämmelser som för examina som ordnas i Finland. 4.7 Plan för anordnande av fristående examen En plan för anordnande av fristående examen är en examensspecifik, konkret plan för hur examen ska ordnas. I planen beskriver examensarrangören arrangemangen i samband med examenstillfällena (3 i avtalet om att ordna fristående examina). Examensarrangören ska grundligt sätta sig in i lagstiftningen om yrkesinriktad vuxenutbildning, Utbildningsstyrelsens föreskrifter och anvisningar samt examenskommissionens anvisningar innan planen för anordnande av fristående examen görs upp. Punkt 13b i planen för anordnande av fristående examen ska innehålla en beskrivning av så många examensdelar att de tillsammans bildar hela examen. I punkt 1 i planen nämns alla examensdelar eller kompetensområden som man söker avtal för. Om det enligt bestämmelserna för uppbyggnaden av examen är möjligt att ta in en examensdel från en annan yrkesinriktad grundexamen, yrkesexamen eller specialyrkesexamen som en valbar examensdel, ska denna möjlighet beskrivas i punkterna 2, 12 och 13b i planen. En plan för anordnande av fristående examen som godkänts av examenskommissionen fungerar samti- 47

48 digt som en anvisning och modell för hur andra examensdelar ska ordnas. Den kan också användas för att introducera nyanställda. Planen för anordnande av fristående examen sänds till examenskommissionen som bilaga till avtalet om att ordna fristående examina. Planen är ett viktigt verktyg då examenskommissionen bedömer om en examensarrangör har förutsättningar att ordna fristående examina. Avtalet om att ordna fristående examina innehåller uppgifter om examensspråken. Det examensspråk som nämns i avtalet har inget samband med de krav på språkkunskaper som eventuellt ingår i examensgrunderna. Enligt lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning ska de fristående examina planeras och ordnas i samarbete med näringslivet och arbetslivet i övrigt. Det är bra om planen för anordnande av fristående examen görs upp enligt den mall som presenteras i kapitel Användningen av en enhetlig mall utvecklar ordnandet av de fristående examina och säkrar kvaliteten på ordnandet. Samtidigt blir också examenskommissionernas handläggning av avtalen om att ordna fristående examina mera enhetlig. Eventuella preciserande anvisningar som finns på respektive examenskommissions webbsidor på adressen oph.fi/fristaende_examina eller på mötesplattformen Optima ska också beaktas då planen för anordnande av fristående examen görs upp. I planen ges utförlig bakgrundsinformation om examensarrangören, den personliga tillämpningen vid ansökan och avläggande av fristående examen, anordnandet av examenstillfällena och bedömningen av examensprestationer. I planen beskriver examensarrangören på ett systematiskt och tydligt sätt enligt nedanstående upplägg de praktiska arrangemangen kring de fristående examina. Planen ska vara så detaljerad att examenskommissionen utifrån den kan bedöma examensarrangörens förutsättningar att ordna examen och säkerställa kvaliteten på ordnandet av fristående examina. Examinanden ska ha möjlighet att välja examensdelar och avlägga hela examen på olika flexibla sätt. Det är önskvärt att examensarrangören, med beaktande av behoven i det regionala arbetslivet, erbjuder fler valfria examensdelar eller kompetensområden än vad som behövs för avläggandet av hela examen. Dokumenten om personlig tillämpning skickas inte till examenskommissionen. För att säkerställa kvaliteten på ordnandet av fristående examina bör dock examenskommissionen med jämna mellanrum be att få någon examinands dokument om personlig tillämpning till påseende. 48

49 Examensarrangören ska följa, utvärdera och utveckla verksamheten enligt planen för anordnande av fristående examen. Resultaten som fås från responssystemet AIPAL utgör en bra utgångspunkt för att bedöma och utveckla planen. Om man i planen gör väsentliga ändringar som rör verksamheten ska dessa godkännas av examenskommissionen. Detta gäller också fall där examensarrangören vill öka utbudet på valbara examensdelar eller kompetensområden i en enskild examen Plan för anordnande av fristående examen Uppgifterna i planen för anordnande av fristående examen ska alltid gälla den aktuella examen. Det rekommenderas att Utbildningsstyrelsens blankett alltid används. Blanketten och ifyllnadsanvisningarna för den finns på adressen oph.fi/fristaende_examina. Bakgrundsinformation 1. Examensarrangör och kontaktuppgifter 2. Examen, kompetensområden och examensdelar för vilka planen för anordnande av examen är uppgjord 3. Examensspråk 4. Examensansvarig person, ersättare och kontaktuppgifter 5. Examensarrangörens sakkunskap - Tidigare erfarenhet av att ordna fristående examina? - Sakkunskap om den aktuella branschen? 6. Uppskattat antal examinander per år - Hur många examinander uppskattar ni att avlägger ifrågavarande fristående examen inom de tre närmaste åren? Motivera er uppskattning. 7. Information, marknadsföring och utbudet på examenstillfällen - Hur kommer ni att informera aktörer inom arbetslivet och eventuella nya examinander om möjligheterna att avlägga ifrågavarande examen? - Hur ser ni till att informationen når personer som vill avlägga fristående examen utan förberedande utbildning? 49

50 8. Samarbete med arbetslivet - På vilket sätt samarbetar ni med representanter för arbetslivet när det gäller planering och genomförande av examenstillfällen samt bedömningen av kunnandet? - Hur utvecklar ni examensarrangemangen i samarbete med arbetslivet? - Hur upprätthåller och utvecklar ni personalens arbetslivskompetens? 9. Handledningsresurser - Hur handleder och vägleder ni examinanderna när de söker till fristående examen och examensförberedande utbildning och när de avlägger examen? - Vilka handledningsformer (t.ex. grupphandledning, individuell handledning och näthandledning) använder ni? - Hur mycket tid har ni reserverat för handledning och vägledning? - Hurdan handledningskompetens har de personer som handleder examinanderna och hur upprätthålls deras kompetens? 10. Avgifter - Hur informerar ni examinanderna om vilka avgifter som tas ut av dem? - Avgifter som tas ut av dem som deltar i examenstillfällen som ordnas utan förberedande utbildning (euro/examensdel) Personlig tillämpning 11. Personlig tillämpning vid ansökan till fristående examen och utbildning som förbereder för fristående examen - Hur kartlägger ni utgångsläget hos personer som söker till fristående examen? - Hur kontrollerar ni att ifrågavarande examen eller examensdel är lämplig för den sökande och att den sökande är tillräckligt insatt i innehållet i examen? - Hur går ni tillväga om ifrågavarande examen inte lämpar sig för den sökande? - Hur identifierar ni kunnande som den sökande har förvärvat och påvisat tidigare? - Hurdan är bedömnings- och beslutsprocessen då tidigare påvisat kunnande erkänns? - Hur utreder ni examinandens behov av handledning och stöd? 50

51 - Hur utreder ni examinandens behov av särskilt stöd? - Vilka beslut fattas när ansökningsskedet avslutas? - Hur dokumenterar ni den personliga tillämpningen av ansökningsskedet? 12. Personlig tillämpning vid avläggande av fristående examen - Hur kan examinanden påverka examenstillfällenas innehåll och tidpunkt? - Vilka åtgärder erbjuder ni för att tillgodose examinandens eventuella behov av särskilt stöd? - Hur dokumenteras den personliga tillämpningen vid avläggandet av examen? Ordnande av examenstillfällen 13 a. Var ordnas examenstillfällena? - På vilket sätt bedömer ni om arbetsplatsen eller platsen för inlärning i arbetet lämpar sig för examenstillfällen? - Vilka är kriterierna för valet av arbetsplats eller plats för inlärning i arbetet? - Ordnar ni examenstillfällen någon annanstans än på arbetsplatser inom branschen? Om ni gör det, var och på vilka grunder? 13 b. Examenstillfällenas innehåll Beskriv för varje examensdel i hurdana praktiska arbetsuppgifter examinanden på ett heltäckande och tillförlitligt sätt visar den yrkesskicklighet som förutsätts i examensgrunderna. Beskriv så många delar av examen att de tillsammans bildar hela examen. - Vilka kompletterande sätt att påvisa yrkesskickligheten använder ni för att säkerställa att påvisandet är heltäckande och tillförlitligt? Bedömning av kunnandet 14. Val av bedömare och upprätthållande av bedömningskompetensen - Enligt vilka kriterier väljer ni bedömare för ett examenstillfälle? - Hur utreder ni och löser eventuella frågor om jäv? - Hur ser ni till att de personer som är bedömare förbereds allmänt för sin uppgift? - Hur handleder ni bedömarna inför bedömningen av en enskild examensprestation? - Hur ser ni till att bedömarna upprätthåller och utvecklar sin bedömningskompetens? 51

52 15. Bedömning och dokumentation av kunnandet - Vilka bedömningsmetoder använder ni vid bedömning av kunnandet? - Hur och i vilka skeden deltar bedömarna i bedömningsprocessen och dokumenterar sina bedömningar? - Hur går examinandens självvärdering till? 16. Bedömningsbeslut och dokumentation - Hur beslutar bedömarna tillsammans om bedömningen separat för varje examensdel? - Hur går ni tillväga om bedömarna är av olika åsikt? - Hur dokumenterar ni de bedömningsbeslut som fattas när någon avlägger en fristående examen eller en examensdel? 17. Information om bedömningen, rättelse- och omprövningsförfarandet, omtagningen av examensprestationer och beslut - Hur informerar ni examinanden om motiveringarna till bedömningen i hans eller hennes fall? - Hur och när informerar ni examinanden om förfarandet vid rättelse och omprövning av bedömning? - Hur informerar ni om möjligheten att ta om en underkänd examensprestation? - Hur informerar ni examinanden om examenskommissionens beslut? Examensarrangören ska till examenskommissionen skicka de blanketter och/ eller dokumentmallar som används när kunnande bedöms och bedömningsbeslut fattas tillsammans med planen för anordnande av fristående examen, om man inte använder de gemensamma blanketter och/eller dokumentmallar som examenskommissionen gett anvisning om. Kontaktpersoner för avtalet om att ordna fristående examina och examensansvariga personer Uppgifterna om kontaktpersonerna och de examensansvariga personerna i avtalet om anordnande av fristående examina meddelas alltid i en bilaga till ansökan om att få ingå avtal om att ordna fristående examina och vid behov också om kontaktuppgifter, kontaktpersoner eller ansvariga personer ändras. 52

53 4.8 Examensbetyg Inskickande av bedömningsbeslut till examenskommissionen Examensarrangören svarar för att betygen görs upp och skickas till examenskommissionen i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina. Examensarrangören ska till examenskommissionen tillsammans med betygen skicka den information om varje examinand som föreskrivs i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 18 a ). Examensarrangören skickar uppgifterna om examinanden, den examen som avläggs, examensdelen, kompetensområdet, avläggandet av examen och examenstillfället enligt Utbildningsstyrelsens instruktioner Betyg över fristående examina Utbildningsstyrelsen har med stöd av lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 15 b ) beslutat vilka uppgifter som ska antecknas i betygen över fristående examina och över delar av fristående examina, i intygen över utbildning som förbereder för fristående examen eller för en del av en fristående examen och i intygen över annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (UBS:s föreskrift 20/011/2015). Examensarrangören ska se till att betygen ser värdiga ut, är arkiveringsdugliga och tål även långvarig förvaring. I examensbetygen och i betygen över avlagda examensdelar nämns först namnet på den examenskommission som utfärdar betyget. Examenskommissionens och examensarrangörens namn antecknas också i anslutning till underskrifterna. Den organisation som ordnat examen kan dessutom sätta sin stämpel under underskrifterna. Några andra identifikationer för examenskommissionen eller examensarrangören än dessa får inte finnas i betygen (t.ex. logon). Examensarrangören skriver examensbetygen och betygen över examensdelar och svarar för att de överensstämmer med examensgrunderna och Utbildningsstyrelsens föreskrift. Betygen dateras med det datum då examenskommissionen sammanträder. För examensarrangörens del undertecknas betygen av en person som har rätt att teckna organisationens namn. Namnteckningen ska vara äkta. Betygen får inte ha en färdigt tryckt namnteckning. Ort ska inte anges i anslutning till underskrifterna på examensbetygen. Betygen skrivs på finska, svenska eller samiska. Om en person behöver betyget eller intyget på något annat språk, kan han eller hon skaffa en officiell översättning av det. Examensnämnden för auktoriserade translatorer för ett register över auktoriserade translatorer. I sökmotorn på adressen www03.oph.fi/kaantajat/defaultsve.asp kan man söka 53

54 en översättare antingen enligt namn eller översättningsspråk. Utbildningsstyrelsen ger vid behov ytterligare information om betygen och om vilka uppgifter de ska innehålla. Examensarrangören skickar de undertecknade examensbetygen till examenskommissionen i samma postförsändelse som de handlingar som nämns i avtalet om att ordna fristående examina. Betygen och anknytande dokument ska skickas på det sätt och enligt den tidtabell som examenskommissionen bestämt. Examenskommissionen kan också ge examensarrangörerna inom den egna branschen mer detaljerade anvisningar. När en representant för examenskommissionen har undertecknat betygen, skickar sekreteraren för fristående examina betygen jämte uppgifter om examenskommissionens beslut till examensarrangören. Examensarrangören skickar sedan betygen och uppgifterna till examinanderna. Utbildningsstyrelsen rekommenderar att examinanden får sitt examensbetyg inom två månader efter det sista examenstillfället. Dokumenten ska skickas utan dröjsmål. Semesterperioder och mandatperiodskiften i examenskommissionerna kan medföra fördröjningar, vilket bör beaktas. Betyg över en examensdel utfärdas alltid då examinanden ber om det eller har för avsikt att avlägga endast en del av examen. Betyg över en examensdel är på sin plats också då en person trots upprepade försök inte har lyckats avlägga alla examensdelar med godkänt resultat, då en person har avbrutit examen eller då examensprocessen drar ut på tiden. Examensbetygens internationella tillägg Certificate Supplement är ett tillägg till examensbetygen som är avsedd för internationellt bruk och som ser likadan ut i alla EU-/EES-länder. Tillägget innehåller grundläggande uppgifter om den avlagda examen, om examens nivå och om den yrkeskompetens och det kunnande som examen ger. Utbildningsstyrelsen rekommenderar att examensarrangören ger alla som avlagt en fristående examen tillsammans med examensbetyget ett internationellt tillägg på minst ett främmande språk. De internationella tilläggen för de yrkesinriktade examina finns tillgängliga på adressen Tilläggen till examensbetygen finns på finska, svenska och engelska. Europass Europass är en uppsättning dokument som ger information om en persons kunnande. Till Europass hör en mall för en elektronisk meritförteckning samt en portfölj (European Skills Passport) i vilken man kan samla andra Europass-dokument, såsom ett språkpass, tillägg till betyg och arbetsintyg. Med Europass kan man 54

55 visa förvärvade kunskaper och färdigheter på ett internationellt jämförbart sätt. Europass ger en tydlig helhetsbild av innehavarens kunnande, till exempel för ett jobb eller en studieplats. För mer information om Europass, besök europass.fi Diplom Examensarrangören kan av Utbildningsstyrelsen beställa ett avgiftsbelagt diplom över avlagd fristående examen till examinanderna. Diplomet undertecknas av en representant för examenskommissionen och en representant för examensarrangören. En blankett för beställning av diplom finns på adressen oph.fi/ fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter. Diplomen ska beställas i god tid så att de kan skickas till examenskommissionen för underskrift samtidigt med betygen Yrkesbevis En anteckning om avlagd fristående examen i ett av Utbildningsstyrelsen godkänt yrkesbevis är ett intyg över avlagd examen som är jämförbart med ett examensbetyg. Examensarrangören skaffar och undertecknar yrkesbeviset. Examinanden måste betala en avgift för yrkesbeviset. Tilläggsuppgifter om yrkesbeviset finns på adressen oph.fi/fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter > Yrkesbevis. 4.9 Yrkesexamensstipendium Yrkesexamensstipendium beviljas personer som i form av fristående examen har avlagt en yrkesinriktad grundexamen, yrkesexamen eller specialyrkesexamen enligt lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998). Stipendiet är en engångsersättning för avlagd fristående examen. Stipendium kan inte beviljas för ett nytt kompetensområde som anknyter till samma examen. Stipendium beviljas inte heller för avläggande av en examensdel eller för uppdatering av en tidigare avlagd examen som berättigat till yrkesexamensstipendium. Stipendiet beviljas och betalas av Utbildningsfonden (koulutusrahasto.fi > På svenska). Examensarrangören bör informera examinanderna om stipendiet, var man söker det och på vilka villkor man kan få det. För att få stipendiet ska man ha varit minst fem år i ett anställningsförhållande och inte ha fyllt 64 år. Den som avlagt en fristående examen före 31 juli 2016 kan få ett yrkesexamensstipendium på 390 euro. Om den fristående examen är personens första examen efter grundskolestadiet (eller mellanskola eller folkskola), uppgår stipendiet till 450 euro. Stipendiets belopp är 395 euro för personer som avlagt examen den 1 augusti 2016 eller därefter. Om examen är personens första efter grundskolestadiet är beloppet 465 euro. 55

56 Till examina efter grundskolestadiet räknas också avgångsbetyg från gymnasiet eller studentexamen. Examina som avlagts utomlands har ingen betydelse vid ansökan om yrkesexamensstipendium. Förmånen är skattefri. Yrkesexamensstipendiet ska sökas inom ett år efter att examen avlagts. Som examensdatum räknas det datum som står i examensbetyget. Vuxenstuderande som deltar i frivillig yrkesutbildning och är anställda i anställnings- eller tjänsteförhållande eller arbetar som företagare kan också beviljas vuxenutbildningsstöd av Utbildningsfonden Statistikföring Statistikcentralen och Utbildningsstyrelsen samlar in statistiska uppgifter om fristående examina och utbildningarna som förbereder för dem. Statistikcentralen samlar för varje kalenderår in uppgifter om nya studerande inom den examensförberedande utbildningen och om utexaminerade. Uppgifterna samlas in av alla läroanstalter och utbildningsföretag där en studerande har deltagit i utbildning som förbereder för fristående examen eller avlagt fristående examen. Organisationerna får ett brev av Statistikcentralen i början av det år som följer på statistikåret, och statistiken blir klar under hösten samma år. Uppgifterna samlas in personbaserat. Detta gör det möjligt att koppla samman uppgifterna med Statistikcentralens övriga register. På det sättet tillhandahåller Statistikcentralen statistik över personer som avbrutit eller fullföljt utbildning och om utexaminerades sysselsättning och fortsatta studier. De statistiska uppgifterna finns tillgängliga på Utbildningsstyrelsen statistiktjänst på adressen vipunen.fi. Utbildningsstyrelsen samlar in kostnads- och prestationsdata för fastställande av statsandel, för kostnadsuppföljning och för utvärdering av utbildningen. På registreringsdagarna 20 januari och 20 september samlas uppgifter in om studerande och prestationer, i april kostnads-, inkomst- och prestationsdata. Uppgifterna samlas in av utbildningsanordnarna. På adressen oph.fi/finansiering finns information bland annat om finansieringen av undervisnings- och kulturverksamhet, om insamling av information i anknytning till den och om informationstjänster. 56

57 4.11 God informationshantering, dokument som uppkommer inom systemet med fristående examina och arkivering av dokumenten God informationshantering Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) förpliktar myndigheterna att iaktta god informationshantering och se till att deras anställda har tillräcklig kunskap om handlingars offentlighet samt om förfarandet vid lämnande och behandling av information. Till god informationshantering hör en hög nivå på verksamheten och god kvalitet. Kravet på god kvalitet gäller framför allt de handlingar och den information som myndigheten hanterar. Dessa ska vara användbara och tillgängliga, enhetliga och felfria samt konfidentiella. Handlingarnas och informationens kvalitet säkerställs genom att skapa processer som stödjer god informationshantering och genom att beakta de krav som god informationshantering ställer på informationssystemen. Utöver offentlighetslagen bör examensarrangörerna iaktta annan lagstiftning som inverkar på informationshanteringen, såsom personuppgiftslagen (523/1999) och arkivlagen (831/1994). Till exempel personuppgiftslagen innehåller bestämmelser om bland annat användningen av personbeteckningar och personregister (t.ex. förteckningen över de bedömare som examensarrangören anlitar), och dessa bestämmelser gäller också examensarrangörer. En examinands personbeteckning kan användas endast om användningen föranleds av en uppgift som regleras i lag. Sådana uppgifter är bland annat statistikföring i anknytning till tillståndet att ordna utbildning, bedömning av kunnandet, läroavtal, specialundervisning, examensbetyg och intyg över deltagande i utbildning eller läroavtalsutbildning som förbereder för fristående examen och annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning. Examensarrangörens personal bör skaffa sig kunskap om god informationshantering, dokumentering och de viktigaste arkiveringsprinciperna. Mer information finns till exempel på finansministeriets webbsidor på adressen vm.fi > Publikationer. Dokument som uppkommer vid ordnande av fristående examina Inom systemet med fristående examina uppkommer många olika dokument som ska arkiveras för både examensarrangörens och examinandernas eventuella framtida behov. Sådana dokument är bland annat: 57

58 Avtal avtal om att ordna fristående examina bilagan Kontaktpersoner för avtalet om att ordna fristående examina och examensansvariga personer plan för anordnande av fristående examen eventuell förteckning över bedömare Utbildningsstyrelsens utredning om förutsättningarna att ordna fristående examina avtal med den som anskaffar utbildning eller examen Personlig tillämpning dokument om personlig tillämpning i vilket man dokumenterar den personliga tillämpningen vid ansökan till fristående examen och till utbildning som förbereder för en sådan, vid avläggande av examen och vid förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Dokument som uppkommer i samband med examenstillfällena bedömningsblanketter bedömningsbeslut som fattas när någon avlägger en fristående examen eller en examensdel examinandernas självvärderingar dokument som examinanden utarbetat dokument och kvitton som anknyter till redovisningen av examensavgifter Dokument som skickas till examenskommissionen och som examensarrangören sparar kopior av i sitt arkiv examensbetyg betyg över examensdelar bedömningsbeslut som fattas när någon avlägger en fristående examen eller en examensdel Dokument som gäller utbildning som förbereder för fristående examen undervisnings- och kulturministeriets tillstånd att ordna utbildning avtal med dem som anskaffar utbildning eller examen dokument om personlig tillämpning läroavtal och personliga studieprogram individuella planer för hur undervisningen ska ordnas intyg över utbildning som förbereder för fristående examen och över annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning 58

59 Arkivering och förvaring av dokument Examensarrangören har ansvar för arkiveringen av examensbetygen. Examensarrangören kopierar de undertecknade examensbetygen och ger vid behov kopior till examinanderna. Riksarkivet har föreskrivit ( KA 321/43/03) att examensbetyg och betyg över examensdelar ska förvaras varaktigt, ifall uppgifterna inte finns sparade i studieregistret. Utbildningsstyrelsen har inte befogenheter att ge anvisningar eller föreskrifter om enskilda examensarrangörers dokumenthantering eller arkivering. De dokument som uppkommer i examensverksamheten ska fogas till organisationens arkivbildningsplan. I den antecknas separat för varje dokumentgrupp bland annat förvaringstiderna för dokumenten, förvaringsstället i arkivet och vem som ansvarar för arkiveringen. Mer information om hur man upprättar en arkivbildningsplan finns på arkivverkets webbplats på adressen ams-opas.fi (endast på finska). På arkivverkets webbplats finns också föreskrifter om vilka dokument som ska förvaras varaktigt (arkisto.fi/sv/tjanster > Normer och gallringsbeslut). Examensarrangören ansvarar för att de dokument som uppkommer vid ordnandet av fristående examina och den personliga tillämpningen förvaras den föreskrivna tiden. Dokument som gäller en examinand förvaras tills examen är avlagd. När examensbetyget eller betyget över examensdelar har utfärdats, fristen för begäran om rättelse eller omprövning av bedömningen har löpt ut eller när bedömarna har behandlat en eventuell begäran om rättelse av bedömningen och examenskommissionen en eventuell begäran om omprövning av bedömningen, kan alla dokument, förutom betygen, förstöras eller återlämnas till examinanden. Dokument som gäller bedömningen av examensprestationer ska förvaras i sådan omfattning att det utifrån dem går att genomföra en ny bedömning. Utbildningsstyrelsen rekommenderar att läroavtal inklusive personliga studieprogram och individuella planer för hur undervisningen ska ordnas förvaras i tio år i enlighet med bestämmelserna i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet. Bedömningen av examensprestationer och dokumentet om personlig tillämpning kan upprättas i elektronisk form. De dokument som arkiveras ska vara i pappersform och innehålla uppgifter om godkännande och uppdatering av dokumenten inklusive underskrifter och dateringar. Kravet på underteckning av dokumentet om personlig tillämpning uppfylls även genom den elektroniska signatur som avses i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009, 5 ). Utbildningsanordnaren beslutar om införande av elektronisk signatur. 59

60 Sekretessbelagda dokument Examensarrangören ska beakta att en del av det material som uppkommer i examensverksamheten är sekretessbelagt. Sådana dokument är bland annat dokumentet om personlig tillämpning, verbala bedömningar av examinandernas personliga egenskaper, bedömarnas egna anteckningar och vissa dokument som anknyter till verkställandet av SORA-författningarna och -föreskrifterna. I 24 i offentlighetslagen (621/1999) finns en förteckning över grunderna för handlingars sekretess. I denna förteckning är det huvudsakligen följande punkter som gäller verksamheten kring de fristående examina: 17: handlingar som innehåller uppgifter om offentliga samfunds affärs- eller yrkeshemligheter 20: handlingar som innehåller uppgifter om en privat affärs- eller yrkeshemlighet 22: handlingar som innehåller uppgifter om inträdesprov eller andra prov eller test 25: handlingar som innehåller uppgifter om en klient hos socialvården eller en enskild kund hos arbetsförvaltningen samt de förmåner eller stödåtgärder eller den socialvårdsservice eller den service för arbetsförvaltningens enskilda kunder denne erhållit eller uppgifter om en persons hälsotillstånd eller handikapp, den hälsovård eller rehabilitering som denne har erhållit eller uppgifter om någons sexuella beteende eller inriktning 29: handlingar som innehåller uppgifter om psykologiska test eller lämplighetsprov som gäller en person eller resultatet av dem 30: handlingar som gäller elevvård eller befriande av en elev från undervisning, elevers och examinanders provprestationer samt sådana av en läroanstalt utfärdade betyg och andra handlingar som innehåller uppgifter om verbala bedömningar av en elevs personliga egenskaper 31: handlingar som innehåller uppgift som någon har lämnat om sitt hemliga telefonnummer. De som deltar i ordnande av fristående examina rekommenderas att noggrant sätta sig in i sekretessbestämmelserna i lagen om offentlighet och i eventuell annan lagstiftning. Sekretessbelagda handlingar ska förvaras så att obehöriga inte kan komma åt dem och de ska förses med en anteckning om sekretess och grunden för sekretessen. Enligt 31 i offentlighetslagen är sekretesstiden för en myndighetshandling i regel 25 år. Om sekretessbehovet är längre eller kortare ska detta antecknas i handlingen i samband med de övriga anteckningarna om sekretess. 60

61 5 ANVISNINGAR TILL EXAMENSKOMMISSIONERNA 61

62

63 5 ANVISNINGAR TILL EXAMENSKOMMISSIONERNA I handboken om fristående examina behandlas det aktuella ämnet separat ur examensarrangörernas och examenskommissionernas synvinkel. Trots detta är det bra att sätta sig in i handbokens hela innehåll för att få en uppfattning om helheten. Examenskommissionerna är lagstadgade förtroendemannaorgan som tillsätts för att sköta ett offentligt uppdrag. Examenskommissionernas medlemmar sköter sin uppgift vid sidan av sitt ordinarie arbete. Medlemmarna i examenskommissionerna handlar under tjänsteansvar. Examenskommissionerna finns i anslutning till Utbildningsstyrelsen. Examenskommissionernas uppgifter, befogenheter och ansvar regleras förutom av lagstiftningen om yrkesinriktad vuxenutbildning (L 631/1998 och F 812/1998) också av författningar om handläggning av förvaltningsärenden och om förvaltningens offentlighet. De viktigaste bestämmelserna om dessa frågor ingår i förvaltningslagen (434/2003) och i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Arbetet i examenskommissionerna grundar sig huvudsakligen på Utbildningsstyrelsens föreskrifter om grunderna för de examina som respektive kommission ansvarar för. Kommissionerna kan inte underlåta att beakta grunderna och inte avvika från dem. Dessutom har Utbildningsstyrelsen utfärdat följande föreskrifter och anvisningar: föreskriften Betyg över fristående examina samt intyg över utbildning som förbereder för fristående examen och över annan yrkesinriktad tillläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (20/011/2015) föreskriften Redovisningen av examensavgifter för fristående examina (6/011/2011 och ändringen ) föreskriften Tutkintotoimikuntien asiakirjojen arkistointi (36/011/2012; om arkiveringen av examenskommissionernas handlingar; endast på finska) föreskriften Arkivbildningsplan för examenskommissionerna (19/011/2016) anvisningen Avtal om anordnande av fristående examina (3/440/2016) 63

64 5.1 Kommissionens mandatperiod och tillsättande av kommissionen Utbildningsstyrelsen beslutar om examenskommissionernas branscher och verksamhetsområden och tillsätter examenskommissionerna för högst tre år i sänder. Till examenskommissionernas branscher kan bara en fristående examen höra, men det är vanligare med flera examina. Alla examenskommissioner är riksomfattande. Till en examenskommission utses högst sju medlemmar. Av grundad anledning kan till en examenskommission dock utses nio medlemmar. Kommissionsmedlemmarna ska företräda arbetsgivare, arbetstagare, undervisningsområdet och, om den självständiga yrkesutövningen i branschen är av betydande omfång, självständiga yrkesutövare. Dessutom får Utbildningsstyrelsen på förslag av en examenskommission utse permanenta sakkunniga till examenskommissionen. En majoritet av medlemmarna i examenskommissionen ska representera arbetsgivarna, arbetstagarna och självständiga yrkesutövare. Arbetsgivarna och arbetstagarna ska ha samma antal representanter. I tvåspråkiga kommissioner ska vartdera språket vara tillräckligt representerat. Vid tillsättandet av examenskommissioner ska Utbildningsstyrelsen beakta lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986), enligt vilken kvinnor och män ska vara representerade till minst 40 procent vardera, om inte särskilda skäl talar för något annat. Det nuvarande examenskommissionssystemet har utvecklats under 20 års tid. Utbildningsstyrelsen har övervägt en ändring som skulle innebära att det tillsätts en examenskommission för varje examen som ingår i examensstrukturen. För en ny examen har man tillsatt en egen examenskommission eller så har examen upptagits bland andra examina som en existerande examenskommission har ansvar för. För en ny examen kan Utbildningsstyrelsen ibland tillsätta en egen examenskommission. Behovet av en egen examenskommission granskas när verksamheten har stabiliserats, och granskningen kan leda till att examenskommissionen slås samman med någon annan examenskommission. Utbildningsstyrelsen överväger hur många medlemmar en examenskommission ska ha och av vilka centrala parter (representanter för arbetsgivare, arbetstagare, undervisningsområdet och självständiga yrkesutövare) man ska begära förslag om medlemmar i kommissionen. På det viset beaktas också dessa parters åsikter om kommissionernas sammansättning. Examenskommissionerna tillsätts utifrån de förslag som parterna framför. Utbildningsstyrelsen tillsätter i allmänhet examenskommissionerna för tre år i sänder så att mandatperioden börjar samma år och upphör tre år senare den 31 juli. Om en ny examenskommission tillsätts mitt under en sådan period, ska den tillsättas så att dess mandatperiod upphör samtidigt som de övriga examenskommissionernas. 64

65 5.1.1 Ändringar i sammansättningen under mandattiden En kommissionsmedlem som önskar avgå under pågående mandatperiod eller upprepade gånger är förhindrad att delta i möten eller inte längre representerar den part som han eller hon är utsedd att representera, ska lämna en skriftlig anmälan om saken (avskedsbegäran) till den organisation eller sammanslutning som föreslagit honom eller henne för uppdraget eller direkt till Utbildningsstyrelsen. Också examenskommissionen kan ta initiativ i frågan. På framställan av organisationen eller sammanslutningen i fråga utser Utbildningsstyrelsen i hans eller hennes ställe en ny kommissionsmedlem för den återstående mandattiden. En motsvarande situation kan uppstå om det sker en väsentlig förändring i en examenskommissionsmedlems ställning på arbetsmarknaden Konstituering och beslutförhet Examenskommissionen väljer bland medlemmarna en ordförande och en vice ordförande för kommissionens mandatperiod. Om den valda ordföranden avgår, väljer examenskommissionen en ny ordförande för den återstående mandatperioden. Kommissionen kommer inbördes överens om arbetsfördelningen. För att examensbetyg inte ska bli fördröjda rekommenderar Utbildningsstyrelsen att examenskommissionen håller sitt konstituerande möte inom en månad efter att mandatperioden börjat. Examenskommissionen sammanträder på kallelse av ordföranden eller, om denne har förhinder, av viceordföranden. Examenskommissionen är beslutför när ordföranden eller vice ordföranden och minst hälften av de övriga medlemmarna är närvarande. Examenskommissionen är ett organ med många medlemmar vars beslut fattas vid kommissionens beslutföra möten. Kommissionens ordinarie medlemmar har beslutanderätt på kommissionens möten. Permanenta sakkunniga som eventuellt utsetts till examenskommissionen har yttrande- och närvarorätt på mötena. Dessa deltar inte i beslutsfattandet och beaktas inte när kommissionens beslutförhet kontrolleras. Ärendena avgörs med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller som beslut den åsikt som ordföranden har omfattat. Om röstetalet är lika vid personval avgörs valet genom lottning. I fråga om jäv för dem som deltar i examenskommissionens möten gäller det som föreskrivs i i förvaltningslagen. För att inte äventyra en opartisk behandling eller ett opartiskt beslutsfattande deltar de kommissionsmedlemmar som företräder undervisningsområdet vanligtvis inte när man behandlar ärenden som gäller den egna läroanstalten. 65

66 5.1.3 Examenskommissionens uppgifter och beslutsfattande Examenskommissionens uppgift är att avtala om ordnandet av fristående examina säkerställa kvaliteten på ordnandet av fristående examina utveckla systemet med fristående examina och själva examina införa uppgifterna som gäller utfärdande av examensbetyg i prestationsregistret för fristående examina utfärda examensbetyg och betyg över examensdelar sköta de registerföringsuppgifter som anknyter till avtalen om att ordna fristående examina och uppgifterna om examensprestationerna. behandla studerandes begäran om omprövning av bedömning för egen del underteckna diplom sköta förvaringen av examenskommissionens handlingar under sin mandatperiod Examenskommissionens ordförande eller någon annan medlem kan inte representera kommissionen i ärenden där ett beslut eller annan åsiktsyttring krävs uttryckligen av examenskommissionen. De berörda parterna (t.ex. examensarrangören, en organisation som ansöker om avtal om att ordna examina eller en examinand som begär omprövning av bedömning) ska informeras om beslut och beslutsgrunder. Sekretariatet för fristående examina ska handleda examensarrangörerna i frågor som gäller förfarandet vid behandlingen av ärenden som hör till examenskommissionernas uppgifter. Protokollen läggs i regel ut på mötesplattformen Optima, där de kan läsas av endast examenskommissionens medlemmar och examensarrangörerna. När beslut fattas ska följande beaktas: Examenskommissionens medlemmar har tjänsteansvar. Enligt 21 i Finlands grundlag har var och en rätt att få sin sak behandlad utan ogrundat dröjsmål. Offentligheten samt rätten att bli hörd, rätten att få motiverade beslut och rätten att söka ändring samt andra garantier för god förvaltning tryggas genom lag. Examenskommissionen och sekretariatet för fristående examina ska betjäna de berörda parterna på behörigt sätt, ge råd och vägledning och svara på förfrågningar samt uttrycka sig på ett sakligt, tydligt och begripligt språk. De berörda parterna ska behandlas jämlikt. 66

67 Myndighetens förfarande ska vara opartiskt och stå i rätt relation till syftena. Protokoll förs vid kommissionens möten. Av protokollen ska det tydligt framgå vad som behandlats, vilka beslut som fattats och hur besluten ska verkställas. Även eventuella avvikande åsikter i fråga om ett beslut antecknas i protokollet. Examenskommissionens beslut ska grunda sig på den lagstiftning som reglerar den yrkesinriktade vuxenutbildningen, Utbildningsstyrelsens föreskrifter och anvisningar och examenskommissionens anvisningar. Protokollen är offentliga handlingar. Detta ska beaktas när protokollen upprättas. Enligt offentlighetslagen (621/1999) är handlingar som innehas av en myndighet i princip offentliga också för utomstående. Sekretess kan i allmänhet bara grunda sig på ett enskilt eller allmänt intresse, inte på en myndighets egenintresse. I lagens 24 finns flera punkter där integriteten och undervisningens intresse kräver sekretess. Sekretessbelagda är bland annat handlingar som innehåller uppgifter om verbal bedömning av examinandernas personliga egenskaper. Dessutom kan en plan för anordnande av fristående examen innehålla affärs- eller yrkeshemligheter som enligt ovannämnda paragraf är sekretessbelagda uppgifter. De som är verksamma i examenskommissionerna ska sörja för att konfidentiella uppgifter inte råkar i händerna på utomstående. Examenskommissionens möten och behandlingar av ärenden är inte offentliga. En person eller sammanslutning som berörs av någon uppgift har rätt att få ta del av uppgifter även i handlingar som inte är offentliga för andra. Examenskommissionens protokoll är således efter att de undertecknats de offentliga handlingar som avses i 24 i lagen, med undantag för avsnitt som rör någons enskilda intresse (t.ex. hälsotillstånd eller affärshemlighet). Grunderna för examenskommissionens beslut kan inkluderas i en protokollsbilaga eller ett protokollsutdrag som sänds enbart till de berörda parterna Prestationsregister för fristående examina Utbildningsstyrelsen ska för examenskommissionernas räkning föra ett prestationsregister för fristående examina. Lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998) innehåller närmare bestämmelser om prestationsregistret. Utbildningsstyrelsen svarar för tillgängligheten och integriteten i fråga om uppgifterna i registret, för datainnehållets oföränderlighet samt för skyddande, bevarande och utplånande av uppgifter. Utbildningsstyrelsen svarar också för det tekniska gällande införande, behandling och utlämnande av uppgifter.för övriga uppgifter som hör till den registeransvarige ansvarar examenskommissionen själv. 67

68 Examenskommissionen antecknar uppgifterna om utfärdande av examensbetyg i registret. I praktiken är det sekretariatet för fristående examina som ser till att datainnehållet i registret är uppdaterat. I registret införs: 1) examinandens namn, personbeteckning och kön samt examensspråket, 2) uppgifter om den examen som avläggs samt examensdelar och kompetensområde samt uppgifter om vitsord, godkännande och rättelse av bedömningen när det gäller dessa, 3) tidpunkten för avläggande av examen eller examensdel samt tidpunkten för avläggande av sådana till grundexamen tillhörande examensdelar som avlagts för att höja vitsordet, 4) uppgifter om examensarrangören samt om arrangemangen kring examenstillfället och om de arbetsuppgifter som ingår i examensprestationen, 5) uppgifter om bedömarna av examensprestationen samt de examensansvarigas kontaktuppgifter. I prestationsregistret för fristående examina kan även införas andra sådana uppgifter om enskilda examinanders fristående examina och om hur dessa har avlagts och ordnats som är nödvändiga för skötseln av examenskommissionens uppgifter. I fråga om bedömarna av examensprestationer införs följande uppgifter: 1) bedömarens namn, 2) uppgift om huruvida bedömaren i sitt bedömningsuppdrag företräder arbetstagarna, arbetsgivarna, undervisningsområdet eller självständiga yrkesutövare, 3) uppgift om examensmästarutbildning som bedömaren genomgått. Uppgifterna om examensprestationer ska bevaras varaktigt i registret. Uppgifterna om arrangemangen kring examenstillfället, de arbetsuppgifter som ingår i examensprestationen, bedömarna av examensprestationen och de examensansvariga samt andra uppgifter som gäller hur examen avlagts eller ordnats ska bevaras i högst två år. Trots bestämmelserna om sekretess har en examenskommission rätt att av examensarrangören få alla uppgifter som hänför sig till bedömningen av en examensprestation, om det för skötseln av examenskommissionens lagstadgade uppgifter är nödvändigt att få denna information Stödtjänster som examenskommissionerna har tillgång till Sekretariatet för fristående examina I anslutning till Utbildningsstyrelsen finns sekretariatet för fristående examina. Sekretariatet består av en specialsakkunnig, nio sakkunniga och vid behov annan personal. Sekretariatet har till uppgift att bistå examenskommissionerna i deras lagstadgade uppgifter styra och handleda examensarrangörerna 68

69 i frågor som gäller ordnandet av fristående examina och i frågor som gäller förfarandet vid behandlingen av ärenden som hör till examenskommissionernas uppgifter. Webbsidor Examenskommissionernas viktigaste kommunikationskanal är webbsidorna i Utbildningsstyrelsens webbtjänst och den webbaserade mötesplattformen Optima. På sina webbsidor informerar kommissionerna bland annat om sina anvisningar, blanketter och andra dokument samt om sina rutiner och tidsscheman. De gällande avtalen om att ordna fristående examina finns tillgängliga i tjänsten nayttotutkintohaku.fi/sv/. Examenskommissionernas webbsidor finns på adressen oph.fi/fristaende_examina > Examenskommissionerna. Webbsidornas struktur är vanligen följande: examenskommissionens namn, nummer, språk och mandatperiod examina kontaktuppgifter mötesdatum aktuellt material. Examenskommissionernas representanter kan per e-post skicka nytt material till webbsidorna och meddela om uppgifter som ska tas bort. Materialet skickas till e-postadressen tutkintotoimikunnat@oph.fi. Följande anvisningar ska följas när material skickas in: Materialet ska skickas senast en vecka innan det ska publiceras. Materialet ska vara uppbyggt enligt ovanstående struktur så att det blir placerat på de rätta undersidorna. Det är bra att använda de vanligaste kontorsprogrammen då materialet utarbetas och sparas. Materialet läggs vanligtvis ut på webbsidorna som bifogade filer. Om man vill uppdatera ett material är det önskvärt att en ny version av hela filen skickas. Utbildningsstyrelsen ser till att kommissionsmedlemmarnas kontaktuppgifter uppdateras direkt via Utbildningsstyrelsens informationssystem. Varje examenskommission svarar i regel för sitt eget webbmaterials omfattning och för att materialet är korrekt och uppdaterat. Examenskommissionerna ska också be Utbildningsstyrelsen ta bort föråldrade uppgifter. Utbildningsstyrelsen 69

70 rekommenderar att examenskommissionerna samlar alla anvisningar som gäller fristående examina på ett ställe som en helhet, så att också organisationer som inte har ett giltigt avtal om att ordna fristående examina kan läsa anvisningarna. Det är inte möjligt att på webbsidorna lägga ut Utbildningsstyrelsens allmänna material (gäller i synnerhet föreskrifter, anvisningar och blanketter) eller länkar till Utbildningsstyrelsens andra sidor som innehåller sådant material. Detta material finns tillgängligt på adressen oph.fi/fristaende_examina. Mötesplatser Utbildningsstyrelsen rekommenderar att examenskommissionerna emellanåt håller sina möten hos examensarrangörerna. Möten ordnas också i Utbildningsstyrelsens lokaler, hos företag och hos arbetsmarknadsorganisationer. Många examenskommissioner använder den webbaserade mötesmiljön Optima för sin interna kommunikation. Den webbaserade mötesmiljön fungerar också som kommunikationskanal mellan examenskommissionerna, examensarrangörerna och Utbildningsstyrelsen. Samarbetet mellan examenskommissionen och examensarrangörerna Avtalsparterna ska ha ett ömsesidigt och nära samarbete. Den diskussion som leder till gemensamma beslut ska vara öppen och även till väsentliga delar dokumenteras. Samarbetet ska grunda sig på förtroende och jämbördighet. Examenskommissionens uppgift är också att för egen del utveckla systemet för de fristående examina och själva examina. Detta utvecklingsarbete kan till exempel bestå av att delta i utarbetandet av examensgrunder och i examenskommissionens och avtalsläroanstalternas gemensamma seminarier. Det är bra om också någon sakkunnig från Utbildningsstyrelsen är närvarande vid dessa seminarier. Uppgifter som ska skickas till utbildningsförvaltningsmyndigheterna och Statistikcentralen Examenskommissionen ska till utbildningsförvaltningsmyndigheterna och Statistikcentralen lämna uppgifter som dessa har rätt att få för att kunna sköta sina uppgifter. Till Utbildningsstyrelsen skickas kopior av alla avtal om att ordna examina. Övriga uppgifter behöver skickas endast på begäran. 70

71 5.2 Avtal om att ordna fristående examina Arrangörer av fristående examina Fristående examina får ordnas av de utbildningsanordnare som avses i lagen om yrkesinriktad yrkesutbildning (631/1998, 4 ) eller av de utbildningsanordnare som avses i lagen om grundläggande yrkesutbildning (630/1998, 8 ) eller av andra sammanslutningar eller stiftelser. Examensarrangören ska ha tillräckliga ekonomiska och yrkesmässiga förutsättningar att ordna fristående examina av hög kvalitet samt tillräcklig sakkunskap om systemet med fristående examina och de examina som den ordnar. Examensarrangören ska ordna tillräckligt med examenstillfällen med tanke på behovet. Examensarrangören ska utvärdera och utveckla kvaliteten på de examenstillfällen som ordnas och delta i den kvalitetssäkring som examenskommissionerna genomför. Avtal om att ordna fristående examina Att ordna fristående examina kräver att en examenskommission och en i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 6 ) avsedd utbildningsanordnare som lämpar sig för att ordna fristående examen eller en annan sammanslutning eller stiftelse har ingått avtal om att ordna fristående examina. En examenskommission får ingå ett avtal om att ordna fristående examina, om examensarrangören uppfyller de kriterier som anges i lagen (631/1998, 6 ) och det finns ett regionalt eller riksomfattande behov av examina eller examensdelar. Avtalet om att ordna fristående examina jämte bilagor är ett för båda parter rättsligt bindande dokument, där avtalsparterna är en examensarrangör och en examenskommission. I avtalet ska man komma överens om åtminstone följande frågor (F 812/1998, 5 ) examina som avtalet gäller examensspråk arrangemangen för examenstillfällena personerna som bedömer examensprestationerna möjligheten att avlägga examen utan examensförberedande utbildning avgifter som tas ut av dem som deltar i examenstillfällen utan förberedande utbildning informationen och rådgivningen om avläggandet av examina och om de kostnader som examenstillfällena medför för examinanderna förfarande som används för att avgöra meningsskiljaktigheter som gäller avtalet avtalets giltighet samt hävning och uppsägning av avtalet. 71

72 Organisationer som tänker börja ordna en fristående examen ska till examenskommissionen skicka in en ansökan om att få ingå avtal om att ordna examen inklusive bilagor enligt Utbildningsstyrelsens anvisning (3/440/2016). Sekretariatet för fristående examina bereder ärenden som ska behandlas på examenskommissionens möte, såsom ansökningar om att få ingå avtal om att ordna fristående examina. Om ansökan om att få ordna en fristående examen är bristfällig, ska den sökande informeras om alla eventuella brister och kompletteringsbehov på en och samma gång. Nätet av examensarrangörer bör vara tillräckligt täckande för att trygga möjligheterna att avlägga examina. Utbildningsstyrelsen rekommenderar att avtalen om att ordna fristående examina ingås så att de gäller tills vidare. Om en examenskommission av välgrundade skäl ingår ett avtal för viss tid, finns det skäl att ingå avtalet så att det är i kraft åtminstone ett halvt år efter att examenskommissionens mandatperiod löpt ut. På så vis får den nya kommissionen tid att ingå nya avtal. Fristående examina får inte ordnas om man inte har ett gällande avtal om att ordna dem Avtalet om att ordna fristående examina upprättas i två exemplar, ett för examensarrangören och ett för examenskommissionen. Examenskommissionen ska arkivera sitt eget undertecknade avtalsexemplar i sitt arkiv. Examenskommissionen fyller i avtalets identifieringsuppgifter när avtalet godkänns. Samma identifieringsuppgifter antecknas i bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer och i planen för anordnande av fristående examen. Examenskommissionens diarienummer står att finna på beslutet om tillsättande av kommissionen och har formen xx/042/20xx. Examenskommissionen ger själv avtalen ett löpande nummer för att identifiera avtalen och beaktar då vad som särskilt föreskrivits och bestämts om dokumenthantering och arkivering (se kap. 5.5). Skyldigheter Avtalet om att ordna fristående examina jämte bilagor är ett rättsligt bindande dokument för bägge parter. Efter att avtalet undertecknats sköter examensarrangören alla praktiska åtgärder i anslutning till ordnandet och avläggandet av examina, dokumenteringen av bedömningar och arkiveringen av betyg. Examenskommissionen är skyldig att se till och avtala om att det ordnas examenstillfällen också för personer som vill visa sin yrkesskicklighet utan förberedande utbildning. 72

73 Avtal om att ordna fristående examina och ändringar Uppgifterna i avtalet om att ordna fristående examina behöver emellanåt uppdateras. De vanligaste förändringarna gäller kontaktuppgifter, omorganiseringar som rör utbildningsanordnaren, uppgifter om dem som ansvarar för examina och om de enheter som ansvarar för ordnande av examenstillfällen. Avtalet måste förnyas om det skett förändringar i avtalsparternas eller examens namn eller om man önskar ändra avtalets giltighetstid. Alla andra ändringar görs antingen i planen för anordnande av fristående examen (speciellt examensgrunder, examensdelar och kompetensområden som ingår i avtalet om att ordna fristående examina, ändringar i verksamheten och ändringar i namnet på den läroanstalt eller enhet som ansvarar för examenstillfällena) eller i bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer (kontaktuppgifter och byte av person). Planen för anordnande av fristående examen och de dokumentmallar på vilka man antecknar bedömningarna av kunnandet samt de bedömningsbeslut som fattas när någon avlägger en fristående examen eller en examensdel ska alltid uppdateras när examensgrunderna ändras så att de gamla examensgrunderna upphävs. Examensarrangören kan ha flera läroanstalter eller andra enheter som ansvarar för examenstillfällena. I så fall antecknas de alla i bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer. I avtalet om att ordna fristående examina kan man också ange bara en läroanstalt eller annan enhet som ansvarar för examenstillfällena. Detta förfarande grundar sig på en bedömning enligt vilken enheten har tillräckliga förutsättningar att ordna examenstillfällena. Uppgifterna om den läroanstalt eller annan enhet som ansvarar för examenstillfällena, om avtalets kontaktpersoner och om de examensansvariga personerna är viktiga uppgifter i avtalet, eftersom examenskommissionen på basis av dem riktar in handledningen, säkerställandet av kvaliteten på de fristående examina och den övriga kontakten. Om utbildningsanordnaren, sammanslutningen eller stiftelsen går samman med en annan organisation eller grundar en ny organisation ska avtalet om att ordna fristående examina och bilagan Avtalets kontaktpersoner och examensansvariga personer förnyas. I sådana fall finns det vanligtvis inget behov av att utreda den nya organisationens förutsättningar att ordna de fristående examina som omfattas av avtalet, utan det handlar om att uppdatera avtalspartens uppgifter så att de överensstämmer med uppgifterna om den nya organisationen. Om det 73

74 i samband med detta också sker verksamhetsmässiga förändringar i anslutning till anordnandet av fristående examina, behöver även planen för anordnande av fristående examen ändras. När en situation förändras kan avtalsparterna överväga att ändra ett eventuellt tidsbundet avtal så att det gäller tills vidare. Ovannämnda principer för omorganiseringar kan också tillämpas i situationer där en examenskommissions namn ändras eller det sker förändringar inom examenskommissionens bransch eller verksamhetsområde. Ett avtal om att ordna fristående examina behöver inte förnyas när examensgrunderna revideras, om inte examensbenämningen eller kriterierna för valet av bedömare samtidigt ändras. En revidering av examensgrunderna påverkar däremot bilagorna i det giltiga avtalet (planen för anordnande av fristående examen, bedömningsblanketterna och eventuellt förteckningen över bedömare), som därför ska uppdateras. Avtalsparterna kommer överens om ändringarna i avtalet utan att säga upp avtalet. Examenskommissionen ska sända kopior av alla nya avtal till Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen ser till att uppgifterna uppdateras i avtalsregistret. Uppgifterna måste vara korrekta bland annat för att responssystemet för vuxenutbildningen (AIPAL) ska fungera. Avgörande av meningsskiljaktigheter Meningsskiljaktigheter om examensarrangemangen ska man i regel försöka avgöra genom förhandlingar mellan examenskommissionen och examensarrangören. Om enighet inte nås, avgör man meningsskiljaktigheterna genom förlikning. Parterna utser var sin medlem och Utbildningsstyrelsen en medlem som fungerar som ordförande vid förlikningen. Begäran om förlikning riktas till Utbildningsstyrelsen. Utredning av förutsättningarna för att ordna fristående examina Examensarrangörerna ska ha tillräckliga förutsättningar för att ordna fristående examina. En examenskommission har inte befogenhet att befatta sig med hur utbildningen som förbereder för fristående examen ordnas. Examensarrangörens förutsättningar att ordna fristående examen säkerställs på basis av planen för anordnande av fristående examen som examensarrangören har tillställt examenskommissionen genom att examenskommissionen håller ett möte hos arrangören samt sätter sig in i verksamheten och kontrollerar förutsättningarna genom att några (eller någon) av kommissionsmedlemmarna besöker examensarrangören och bedömer förutsättningarna 74

75 genom att representanter för examensarrangörerna blir hörda av examenskommissionen genom en utredning av Utbildningsstyrelsen eller genom olika kombinationer av ovannämnda metoder. Utbildningsstyrelsen bistår examenskommissionerna när dessa utreder läroanstalternas förutsättningar att ordna fristående examina. Utbildningsstyrelsen gör en utredning på examenskommissionens begäran. Utredningen av förutsättningarna för att ordna fristående examina kan göras i samband med att avtalet om att ordna fristående examina ingås eller under avtalets giltighetstid. Mer information om ansökan om utredning finns på adressen oph.fi/fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter. Säkerställande av kvaliteten på ordnande av fristående examina Examenskommissionerna är skyldiga att säkerställa kvaliteten på de fristående examina. Ett viktigt verktyg som kommissionerna kan använda i denna uppgift är det giltiga avtalet om att ordna fristående examina. I början av sin mandatperiod gör varje examenskommission upp en plan för hur den tillsammans med examensarrangörerna ska säkerställa kvaliteten på ordnandet av fristående examina. På det sättet kan examenskommissionen tillsammans med examensarrangören se till att de fristående examina ordnas i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina och den till avtalet hörande planen för anordnande av fristående examen. Utbildningsstyrelsen beviljar varje examenskommission ett årligt anslag. I samband med detta fastställs också antalet tillsynsbesök som ska genomföras. När anslaget fastslås beaktas antalet avtal som examenskommissionen administrerar, antalet avtal som kommissionen ingått om att ordna fristående examina och antalet personer som deltar i examenstillfällena. När det är fråga om nya examensarrangörer bör examenskommissionen i början försäkra sig om verksamhetens kvalitet. Kvaliteten på ordnandet av fristående examina kan säkerställas till exempel med hjälp av dokument, genom besök hos examensarrangören, genom att bjuda in representanter för examensarrangören till kommissionens möte eller genom att i responssystemet AIPAL sätta sig in i de resultat som erhållits. Ifall ordnandet av examen inte uppfyller kraven, kan examenskommissionen kräva att examensarrangören åtgärdar bristen inom överenskommen tid. Om verksamheten strider mot avtalet har examenskommissionen rätt att säga upp eller häva avtalet. 75

76 5.3 Betyg Bedömare Bedömningen görs av bedömare som har utsetts av examensarrangören och som företräder arbetsgivare, arbetstagare och undervisningsområdet och som har tillräcklig yrkesskicklighet i fråga om den examen som avläggs och är tillräckligt insatta i bedömningen av och grunderna för den examen som avläggs. Om examensprestationen gäller en bransch för vilken självständig yrkesutövning är utmärkande, får företrädaren för arbetsgivare eller arbetstagare ersättas med en företrädare för de självständiga yrkesutövarna. Om den examen eller examensdel som avläggs gäller en bransch inom vilken det inte finns företrädare för arbetstagarna, ska bedömarna företräda arbetsgivare eller självständiga yrkesutövare och undervisningsområdet. Åtminstone en av bedömarna ska ha genomgått examensmästarutbildning. Bedömarna handlar under tjänsteansvar. I fråga om jäv för bedömare tillämpas vad som föreskrivs i i förvaltningslagen. En bedömare kan representera endast en part, och denna part ska överensstämma med personens huvudsakliga arbetsuppgift. Kriterierna för valet av bedömare anges i 4 i avtalet om att ordna fristående examina. Dessutom kan examensarrangören tillställa examenskommissionen en förteckning över bedömarna som bilaga till ansökan om att få ingå avtal om att ordna fristående examina eller hålla en uppdaterad förteckning av dem på mötesplattformen Optima. Examensarrangören ansvarar för att examenskommissionen får information om bedömarna i enlighet med avtalet. Examensarrangören ska ha beredskap att ordna bedömning också då en tilltänkt bedömare är förhindrad att sköta sitt bedömningsuppdrag. Examenskommissionen godkänner bedömarna. Examinanden är jävig när det gäller val av bedömare. Bedömning av kunnandet Syftet med bedömningen av kunnandet är att ge information om examinandens kunnande samt säkerställa att examinanden har det kunnande som förutsätts i kraven på yrkesskicklighet i examensgrunderna. Examinandens kunnande ska bedömas mångsidigt genom att kunnandet jämförs med det kunnande som anges i examensgrunderna. Bedömare som har utbildats för sin bedömningsuppgift bedömer examinandens kunnande vid examenstillfällen i enlighet med examinandens dokument om personlig tillämpning. Bedömningen ska vara systematisk och omfatta alla krav på yrkesskicklighet i examensgrunderna. Principen om kontinuerlig bedömning tillämpas inte i systemet med fristående examina. Före examenstillfället ska examinanden klart och tydligt få veta hur bedömningsgrunderna tillämpas i hans eller hennes fall. 76

77 Bedömningsbeslut Examensarrangören utser bedömarna och utbildar dem för deras uppgift i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina. Bedömarna beslutar om bedömningen separat för varje examensdel efter att ha bedömt kunnandet heltäckande, på ett tillförlitligt sätt och i enlighet med examensgrunderna. Bedömningsbeslutet fattas på basis av ett bedömningsmaterial som består av bedömningar av examensprestationer. Till bedömningsmaterialet fogas dessutom vid behov 1) bedömda dokument som examinanden utarbetat och som nämns i examensgrunderna, 2) kopior av intyg över specialkompetens som enligt examensgrunderna ska avläggas och 3) dokument som kompletterar examensprestationerna i situationer där de praktiska arbetsuppgifterna inte täcker alla krav på yrkesskicklighet som anges i examensgrunderna. Examinanden ska ges möjlighet till självvärdering av sina prestationer. Självvärderingen kan genomföras muntligt eller skriftligt efter examenstillfället. Vid behov kan självvärderingen fogas till bedömningsmaterialet. Examensarrangören dokumenterar de bedömningsbeslut som fattas för varje examensdel i enlighet med avtalet om att ordna fristående examina. Bedömarna undertecknar bedömningsbesluten. Examinanden kan med sin namnteckning bekräfta att han eller hon tagit del av bedömningsbeslutet och har därmed också möjlighet att få veta motiveringarna i bedömningsbeslutet. Till en god bedömningsprocess hör att ge examinanderna respons på den bedömda prestationen. Examinanderna kan få responsen till exempel efter att bedömningsbeslutet fattats. Examensarrangören ska till examenskommissionen tillsammans med betygen skicka den i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 18 a ) föreskrivna informationen om bedömningsbeslutet som fattas när någon avlägger en fristående examen eller en examensdel. Examensarrangören skickar uppgifterna om examinanden, den examen som avläggs, examensdelen, kompetensområdet, avläggandet av examen och examenstillfället enligt Utbildningsstyrelsens instruktioner. Hur informationen om bedömningsbeslut som fattas i samband med att en fristående examen och examensdelar avläggs och hur betygen skickas till examenskommissionen fastställs i avtalet om att ordna fristående examina. Examinanderna kan slutföra avläggandet av sin examen enligt de examensgrunder som gällde när de började avlägga examen. Den som inlett avläggandet av en yrkesexamen eller specialyrkesexamen innan de reviderande grunderna för examina trädde i kraft kan slutföra avläggandet inom två eller tre år, om inte annat följer av andra författningar eller föreskrifter. Övergångstiden för dessa examina kan medföra att examenskommissionen får examensbetyg för under- 77

78 tecknande till och med tre år efter att examensgrunderna reviderats. I samband med detta finns det skäl att kontrollera att examina har ordnats i enlighet med den plan för anordnande av fristående examen som uppgjorts utifrån grunderna för examen i fråga. Examenstillfällen i enlighet med upphävda examensgrunder får ordnas under övergångstiden, om examensarrangören för examen i fråga har ett avtal som är i kraft tills vidare. Examenstillfällen enligt ett tidsbundet avtal får ordnas endast under avtalets giltighetstid. Det som är avgörande i fråga om övergångstiden är när det sista examenstillfället ordnas. Examensbetyg och betyg över examensdelar kan nog dateras efter övergångstiden. Rättelse och omprövning av bedömning En examinand har rätt att få veta hur bedömningsgrunderna har tillämpats på hans eller hennes examensprestation. Examinanden får skriftligen begära rättelse av bedömningen hos de bedömare som har fattat beslut om bedömningen. Begäran om rättelse ska göras inom 14 dagar från den tidpunkt då examinanden har haft möjlighet att ta del av resultaten av bedömningen samt hur bedömningsgrunderna har tillämpats på hans eller hennes prestation. Examensarrangören ska före ett examenstillfälle informera examinanden om rättelse- och omprövningsförfarandet. Examinanden har rätt att få kopior av de egna skriftliga dokument som gäller examen samt av de övriga dokument som använts vid bedömningen eller vid beslutsfattandet (t.ex. bedömarnas bedömningar och bedömningsbeslutet). Examinanden får hos examenskommissionen skriftligen begära omprövning av ett beslut som bedömarna har fattat rörande rättelse av bedömning. Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Om examenskommissionen anser att bedömningsbeslutet är uppenbart felaktigt, får examenskommissionen bestämma att en ny bedömning ska göras samt av grundad anledning kräva att examensarrangören ska utse nya bedömare. Med ny bedömning avses att bedömarna håller ett nytt möte där de diskuterar bedömningen av examensprestationerna, hör examinanden och fattar ett nytt bedömningsbeslut. Examenskommissionen fattar beslut i omprövningsärendet. Man får inte genom besvär söka ändring i det beslut som examenskommissionen fattat i ett omprövningsärende. Om det har skett ett uppenbart fel vid bedömningen kan bedömarna göra en ny bedömning utan begäran om rättelse (självrättelse). Erkännande av kunnande Den personliga tillämpningen och erkännandet av kunnande regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998, 8 a ) och i statsrådets förordning om personlig tillämpning inom yrkesinriktad vuxenutbildning (794/2015, ändring 575/2016, 2 ). 78

79 Om den sökande har avlagt en eller flera examensdelar som ingår i gällande grunder för en yrkesinriktad grundexamen, en yrkesexamen eller en specialyrkesexamen och om den/de som på det sätt som anges om uppbyggnaden av examen i examensgrunderna kan läggas till den examen som ska avläggas. Då ska utbildningsanordnaren informera examenskommissionen om dessa tidigare avlagda examensdelarna. Examen eller examensdelen antecknas i punkt 4 i dokumentet om personlig tillämpning. Om examinanden har avlagt andra examina eller examensdelar än sådana som ingår i gällande uppbyggnad av examina och där kunnandet motsvarar det som anges i examensgrunderna för den examen som avläggs. Då erkänns kunnandet enligt samma principer som vid bedömning av kunnandet samt vid rättelse och omprövning av bedömning. Examen eller examensdelen antecknas i punkt 5 i dokumentet om personlig tillämpning. Bedömningen av kunnandet samt rättelse och omprövning av bedömning beskrivs i kapitel 4.4 i denna handbok. Om personen har annat kunnande som krävs i examensgrunderna, ska utbildningsanordnaren anvisa honom eller henne att delta direkt i ett examenstillfälle. Om det tidigare förvärvade kunnandet inte räcker för att delta i ett examenstillfäll, ska utbildningsanordnaren eller examensarrangören anvisa honom eller henne att förvärva behövlig yrkesskicklighet till denna del. Betyg över fristående examen Utbildningsstyrelsen har utfärdat en föreskrift (20/011/2015) om vilka uppgifter som ska ingå i betyg över fristående examina samt i intyg över utbildning som förbereder för fristående examen och över annan yrkesinriktad tilläggsutbildning som regleras i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning. Examensarrangören upprättar examensbetygen och betygen över examensdelar och svarar för att de överensstämmer med examensgrunderna och Utbildningsstyrelsens föreskrift. Examensarrangören undertecknar betygen och skickar dem utan dröjsmål till examenskommissionen för undertecknande tillsammans med de uppgifter som nämns i avtalet om att ordna fristående examina. Betygen undertecknas av en representant för examenskommissionen och en representant för examensarrangören. Sekreteraren för fristående examina eller en permanent sakkunnig kan inte underteckna betyg för examenskommissionens räkning. Betyg över avlagd examensdel utfärdas på begäran. Betygen dateras med datumet för examenskommissionens möte. Ort anges inte i anslutning till underskrifterna. 79

80 Utbildningsstyrelsen rekommenderar att examinanden får sitt examensbetyg inom två månader efter att den sista examensdelen avlagts. Examenskommissionen kan godkänna examensarrangörens förslag om vilka examensprestationer som ska godkännas respektive underkännas och, när det gäller grundexamina, förslagen om vilka vitsord som ska ges examinanderna förutsatt att examenstillfället har ordnats i enlighet med ett gällande avtal om att ordna fristående examina och planen för anordnande av fristående examen som ingår i avtalet bedömarna har godkänts av examenskommissionen eller bedömarna har uppfyllt de kriterier för val av bedömare som fastställs i avtalet om att ordna fristående examina bedömningsbeslutet har fattas på trepartsbasis. Examenskommissionen kan gå igenom några examinanders hela bedömningsmaterial noggrannare för att försäkra sig om att examensprestationerna är heltäckande och bedömningen tillförlitlig. I examenskommissionens protokoll eller en bilaga till protokollet antecknas de examensbetyg eller betyg över examensdelar som utfärdats. När en representant för examenskommissionen har undertecknat betygen, skickas betygen och uppgifterna om examenskommissionens beslut till examensarrangören, som vidarebefordrar betygen och uppgifterna till examinanderna. Diplom Examensarrangören kan av Utbildningsstyrelsen beställa avgiftsbelagda diplom över avlagda fristående examina till examinanderna. Diplomen undertecknas av en representant för examenskommissionen och en representant för examensarrangören. En blankett för beställning av diplom finns på Utbildningsstyrelsens webbplats på adressen oph.fi/fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter. Det är bra att beställa diplomen i god tid så att de kan skickas till examenskommissionen för undertecknande samtidigt med examensbetygen. Rättelse och omprövning av bedömning En examinand har rätt att få veta hur bedömningsgrunderna har tillämpats på hans eller hennes examensprestation. Examinanden får skriftligen begära rättelse av bedömningen hos de bedömare som har fattat beslut om bedömningen. Begäran om rättelse ska göras inom 14 dagar från den tidpunkt då examinanden har haft möjlighet att ta del av resultaten av bedömningen samt hur bedömningsgrunderna har tillämpats på hans eller hennes prestation. Examensarrangören ska före ett examenstillfälle informera examinanden om rättelse- och omprövningsförfarandet. Examinanden har rätt att få kopior av de egna skriftliga 80

81 dokument som gäller examen samt av de övriga dokument som använts vid bedömningen eller vid beslutsfattandet (t.ex. bedömarnas bedömningar och bedömningsbeslutet). Examinanden får hos examenskommissionen skriftligen begära omprövning av ett beslut som bedömarna har fattat rörande rättelse av bedömning. Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Om examenskommissionen anser att bedömningsbeslutet är uppenbart felaktigt, får examenskommissionen bestämma att en ny bedömning ska göras samt av grundad anledning kräva att examensarrangören ska utse nya bedömare. Med ny bedömning avses att bedömarna håller ett nytt möte där de diskuterar bedömningen av examensprestationerna, hör examinanden och fattar ett nytt bedömningsbeslut. Examenskommissionen fattar beslut i omprövningsärendet. Man får inte genom besvär söka ändring i det beslut som examenskommissionen fattat i ett omprövningsärende. Om det har skett ett uppenbart fel vid bedömningen kan bedömarna göra en ny bedömning utan begäran om rättelse (självrättelse). 5.4 Utveckling av systemet med fristående examina Erfarenheter och utvecklingsförslag Examenskommissionerna ska i samverkan med företrädare för examensarrangörer, arbetsgivare och arbetstagare inom den egna branschen samla in uppgifter om och erfarenheter av examensverksamheten, examenssystemets funktion och behoven av ändringar i examensgrunderna. På basis av dessa uppgifter kan examenskommissionerna lämna förslag till Utbildningsstyrelsen om hur systemets eller examinas uppbyggnad och innehåll ska utvecklas, exempelvis kraven på yrkesskicklighet. Dokumenteringen av bedömningen av kunnandet och av de bedömningsbeslut som fattas när någon avlägger en fristående examen eller en examensdel utvecklas i samband med detta arbete. Examenskommissionerna kan bland annat utarbeta gemensamma bedömningsblanketter för bedömarna eller på andra sätt ge anvisningar om anordnandet av fristående examina. Examenskommissionernas uppgift är att följa hur systemet med fristående examina fungerar inom den egna branschen och vid behov komma med förslag på hur systemet ska utvecklas. Förslag om ändring av examensstrukturen eller utveckling av examenssystemet jämte motiveringar riktas till Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen bereder förslagen till ändringar av examensstrukturen. En anvisning om hur man lämnar in förslag till ändringar i de yrkesinriktade examinas examensstruktur och examensgrunder finns på adressen oph.fi/utbildning_och_examina > Examensstrukturen. 81

82 5.4.1 Responssystemet AIPAL som stöd för uppföljning av kvaliteten och för utvecklingsarbete Utbildningsstyrelsen ger examenskommissionernas ordförande och sekreterare användarrättigheter till det elektroniska responssystemet AIPAL, där de för examenskommissionernas behov kan skriva ut rapporter över examinandernas respons. Examenskommissionerna kan separat för varje examen se vilka svar de egna avtalsparternas examinander har gett på de nationella frågorna, om respons har getts av minst fem examinander som hör till den examensvisa målgrupp som rapporteras. Rapporterna innehåller riksomfattande jämförande information. Examensarrangörernas uppgifter ska hanteras konfidentiellt. Examenskommissionerna kan inte se den respons som examensarrangörerna samlat in via egna tilläggsfrågor. För att examensarrangörerna ska kunna samla in respons av examinanderna via AIPAL måste de ha ett giltigt avtal om att ordna fristående examina. Det är viktigt att uppgifter om de avtal om att ordna fristående examina som examenskommissionen ingår och uppgifter om ändringar i avtalen införs i Utbildningsstyrelsens register för examenskommissionerna (AITU), från vilket AIPAL hämtar sina uppgifter. Sekreterarna för fristående examina sköter uppdateringen. Examenskommissionen ska så fort som möjligt meddela Utbildningsstyrelsen om avtal som ingåtts och om ändringar i dem. Utbildningsstyrelsen för in uppgifterna i sin avtalsdatabas. Detta är en förutsättning för att Utbildningsstyrelsen ska kunna ge användarrättigheter för respektive examen i AIPAL-systemet. Utbildningsstyrelsen skickar i början av en examenskommissions mandatperiod användarnamnen för examenskommissionens ordförande och sekreterare utan särskild begäran, och användarnamnen gäller till slutet av mandatperioden. Rådgivning och tilläggsuppgifter om AIPAL finns på adressen oph.fi/fristaende_ examina > AIPAL, och frågor kan skickas per e-post till adressen aipal@oph.fi. 5.5 Dokumenthantering och arkivering Examenskommissionen iakttar i sin arkivering Utbildningsstyrelsens föreskrift om arkivering av examenskommissionernas handlingar (36/011/2012), föreskriften Arkivbildningsplan för examenskommissionerna (19/011/2016) och närmare anvisningar som getts i detta sammanhang. Utbildningsstyrelsen tillsätter examenskommissionerna för högst tre år i sänder för att sköta en offentlig uppgift som gäller fristående examina. Varje examenskommissions handlingar bildar en egen självständig arkivhelhet för varje mandatperiod. Denna helhet får inte splittras eller överföras till en eventuell 82

83 efterföljares arkiv, utan ska överlämnas till Utbildningsstyrelsens arkiv, allt på en gång och senast tre månader efter att mandatperioden gått ut Ansvar för arkiveringen För examenskommissionernas arkivering svarar examenskommissionens ordförande och för de praktiska uppgifterna sekretariatet för fristående examina. Ordföranden svarar för att de givna anvisningarna om examenskommissionens arkivering följs och att arkivet överlåts ordnat och inom utsatt tid till Utbildningsstyrelsens arkiv. Sekretariatet sammanställer och ordnar kommissionens dokument och sörjer för arkiveringen av de handlingar som ska förvaras varaktigt, för förstöringen av de handlingar som ska förvaras en viss tid, för uppgörandet av en reversalförteckning och för överlåtandet av handlingarna till Utbildningsstyrelsens arkiv. Utbildningsstyrelsen sörjer för den slutliga förvaringen av examenskommissionernas handlingar samt ger anvisningar om arkiveringen Arkivbildning Den systematiska arkiveringen av examenskommissionens handlingar börjar genast när kommissionen inleder sin verksamhet. Handlingarna placeras genast efter att de behandlats på sin slutliga plats i rätt dokumentgrupp i enlighet med arkivbildningsplanen. På detta sätt säkerställs att examenskommissionernas arkivering är enhetlig och att det är möjligt att hitta och använda handlingarna senare. Behandlingen, arkiveringen och förvaringen av examenskommissionens handlingar styrs av arkivbildningsplanen, som innehåller alla dokumentgrupper som examenskommissionens verksamhet ger upphov till (bilaga 5). Handlingarna har indelats i sex huvudgrupper, och av dessa har examenskommissionen ansvar för fyra: 0 Handlingar om sammansättning och uppgift (arkiveras av UBS) 1 Protokoll 2 Korrespondens 3 Ordnande av fristående examina 4 Bedömning av examensprestationer och erkännande av kunnande 5 Räkenskapshandlingar och arvodeshandlingar (arkiveras av UBS) Handlingar som inte nämns i arkivbildningsplanen arkiveras inte i examenskommissionens arkiv och samma handling arkiveras inte två gånger. Bilagor till examenskommissionernas mötesprotokoll arkiveras inte i anslutning till protokollet utan i separata, egna grupper, om de har nämns i arkivbildningsplanen. Till exempel avtalen om att ordna fristående examina arkiveras i 83

84 en egen grupp (3 Ordnande av fristående examina) och inte exempelvis som bilagor till ett protokoll, även om de har behandlats vid ett visst möte och har hört till mötesdokumenten. I kolumnen Arkiveringsansvar i arkivbildningsplanen anges för varje dokumentgrupp om det är examenskommissionen eller Utbildningsstyrelsen som har ansvar för den. Om det är Utbildningsstyrelsen som har arkiveringsansvaret arkiveras handlingarna eller kopior av dem inte av examenskommissionen. Utbildningsstyrelsen har hela arkiveringsansvaret för dokumentgrupperna 0 och 5. Planen innehåller också uppgifter om förvaringstiden och preciserande anmärkningar om de olika dokumentgrupperna Hantering av sekretessbelagda handlingar Vid hanteringen av handlingar ska man beakta bestämmelserna om handlingars offentlighet i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Sekretessbelagda handlingar ska förvaras så att utomstående inte har möjlighet att se konfidentiella uppgifter. När mandatperioden löpt ut ska också de enskilda kommissionsmedlemmarna se till att de inte har kvar sekretessbelagd information och att de förstör materialet så att det inte kan hamna i händerna på utomstående. När det gäller examenskommissionernas handlingar gäller sekretessen närmast provresultat eller examensprestationer som innehåller verbal bedömning av en studerandes personliga egenskaper, eventuella affärs- och yrkeshemligheter eller dylikt. De sekretessbelagda handlingarna ska förses med en anteckning om sekretess och grunden för sekretessen (t.ex. Sekretessbelagd/Offentlighetslagen 621/1999, 24 1 m. 30 p.). Anteckningen kan göras uppe i högra hörnet på dokumentet. I 24 i offentlighetslagen finns en förteckning över sekretessgrunder. Det är vanligt att en handling är endast delvis sekretessbelagd. I dessa fall ska man i dokumentet ange vilka punkter som är sekretessbelagda. Att en handling är sekretessbelagd ska även anges i reversalförteckningens kolumn Precisering och anmärkningar när arkivet överlåts till Utbildningsstyrelsens arkiv Arkiveringsmaterial för handlingarna Handlingar som ska förvaras varaktigt ska upprättas med arkiveringsdugliga material och metoder. Arkivverkets föreskrift om material och metoder som ska användas vid upprättande av handlingar för varaktig förvaring (AL/9419/ /2010) innehåller bestämmelser om de material som ska användas. Föreskriften ska beaktas när material skaffas till examenskommis- 84

85 sionen. Till exempel papper, pennor och skrivare ska vara sådana att det är möjligt att hålla handlingar som ska förvaras varaktigt tillgängliga. Arkivverkets föreskrift innehåller ingen förteckning över godkända material eller produkter, utan varje arkivbildare ska själv se till att de material som anskaffas motsvarar standarderna i föreskriften. Material som inte hör hemma i arkivet är plastfickor, gem, häftklamrar av annat material än koppar, gummisnoddar, mellanblad, post-it-lappar, fakturakopior och tomma blanketter. Dessa ska tas bort från dokumenten redan i arkiveringsskedet. På så sätt hopar sig inte arbetet när arkivet ska överlåtas Vilka handlingar ska arkiveras? Vilka handlingar som examenskommissionen ska arkivera framgår av arkivbildningsplanen. Endast de handlingar som ska förvaras varaktigt och som nämns i planen arkiveras i den helhet som ska överlåtas till Utbildningsstyrelsen. Av handlingar som examenskommissionerna själva gjort upp och skickat förvaras kopior varaktigt i kommissionens arkiv. Brev eller mejl från myndigheter behöver i allmänhet inte förvaras, eftersom varje myndighet själv varaktigt förvarar kopior av brev som skickas. Däremot finns det skäl att överväga om man ska förvara brev från läroanstalter när de innehåller information som är väsentlig i ett ärende och som man senare eventuellt kan behöva. Brev från myndigheter som har behandlats vid examenskommissionens möten behöver inte fogas till protokollen om man i respektive punkt i protokollet antecknar brevets datering och diarienummer. Av de brev som kommissionen fått för kännedom sparas endast de som innehåller betydelsefull information. Reklam och broschyrer arkiveras inte. Utöver det arkiv som ska förvaras varaktigt och överlåtas till Utbildningsstyrelsen är det bra om examenskommissionen hos sig själv förvarar de handlingar som behövs i kommissionens uppgifter. Det är inte nödvändigt att ha ett eget pappersarkiv om de uppgifter som behövs finns på mötesplattformen Optima. Fördelen med att använda Optima för informationshanteringen är också att uppgifter som finns i elektronisk form är lättare att söka, överföra till efterträdaren, skicka vidare och slutligen förstöra Ordnande av handlingar Examenskommissionens handlingar ska börja ordnas genast när mandatperioden inleds. Det är viktigt att arkiveringsuppgiften inte lämnas till mandatperiodens slut, då det redan samlats mängder av handlingar. När mandatperioden 85

86 upphör granskas arkivet. Det arkiv som överlåts till Utbildningsstyrelsen får innehålla endast dokument som ska förvaras varaktigt och som nämns i arkivbildningsplanen, och de handlingarna ska vara ordnade enligt arkivbildningsplanen. Övriga handlingar förstör kommissionen vid mandatperiodens slut. Bland handlingarna får det inte finnas plastfickor, gem, häftklamrar av annat material än koppar, gummisnoddar, mellanblad, post-it-lappar, fakturakopior eller tomma blanketter. Endast ett exemplar av handlingarna sparas. De ordnas enligt dokumentgrupp (t.ex. protokoll) så att gruppens äldsta dokument ligger överst i bunten. De buntar som dokumentgrupperna bildar läggs in i ett vikt A3-ark. I arkets högra övre hörn antecknas med blyertspenna dokumentgruppens namn och den tid dokumenten omspänner. Dokumentbuntarna placeras i arkivmappar av lämplig storlek. Arkivmapparna får inte vara för fulla så att de buktar sig och inte heller för tomma, eftersom dokumenten då rullar ihop sig. I en och samma mapp kan dokument som hör till flera olika dokumentgrupper placeras om grupperna är tydligt separerade från varandra på ovannämnda sätt inuti vikta ark och i ordningsföljd. Det lönar sig att skaffa arkivmappar genast när mandatperioden inleds och arkivera dokumenten direkt i dem. På arkivmapparnas rygg antecknas med blyertspenna examenskommissionens namn, mappens dokumentgrupper, mappens ordningsnummer och den tid som dokumenten omspänner. Mappar kan beställas från Utbildningsstyrelsen på adressen tutkintotoimikunnat@oph.fi Överföring av handlingar till Utbildningsstyrelsens arkiv Över de ordnade handlingarna uppgörs en reversalförteckning i vilken antecknas examenskommissionens namn, utbildningsområde och mandatperiod. Endast en reversalförteckning görs upp och i den antecknas alla dokument som överlåts sorterade enligt arkivmapp, inte enligt handling. I kolumnen för ordningsnumret antecknas mapparna med löpande numrering. Dokumenten inom en och samma dokumentgrupp kan omfatta flera mappar, men varje mapp får en egen rad. Informationen om dokumentgruppen är då densamma för varje mapp. I kolumnen År/ åren antecknas vilka år dokumenten i mappen omspänner. I kolumnen Dokumentgrupp i arkivbildningsplanen antecknas den ärendegrupp till vilken mappens dokument hör. I kolumnen Precisering och anmärkningar antecknas eventuella preciserande anmärkningar, såsom att mappen innehåller sekretessbelagda dokument. 86

87 Nere på reversalblanketten antecknas överlåtarens namn, datum och kontaktuppgifter. Reversalförteckningsblanketten finns som bilaga 4 i denna anvisning. Innan materialet överlåts ska man kontrollera att dokumenten är i den ordning som arkivbildningsplanen anger, att allt extra material har avlägsnats och att sekretessbelagda dokument har markerats korrekt. Arkivet från examenskommissionens mandatperiod överlämnas till Utbildningsstyrelsen, alla på en gång och senast tre månader efter att mandatperioden gått ut. Ytterligare information om överlåtandet och arkiveringen av dokument fås av Utbildningsstyrelsens sakkunniga i arkivering. 5.6 Betalningar och ekonomi Mer detaljerade och aktuella uppgifter, blanketter och meddelanden om examenskommissionernas betalningar och ekonomi finns på mötesplattformen Optima Examensavgifter Examenskommissionernas kostnader täcks med examensavgifterna. Examensavgiftens storlek bestäms av undervisnings- och kulturministeriet. År 2016 är avgiften 58 euro. Examensarrangören tar ut examensavgifterna i samband med anmälningarna till examina och redovisar dem till Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen har utfärdat en föreskrift (6/011/2011 och ändringen ) om redovisningen av examensavgifter för fristående examina Årsplanering och budget Utbildningsstyrelsen fastställer ett årligt anslag för varje examenskommission. Kommissionen ska planera sin verksamhet enligt anslaget. Vid planeringen ska man beakta att kostnadsposten för ordinarie sakkunniga är densamma som för ordinarie medlemmar. Examenskommissionen bedömer i slutet av varje år hur planen har genomförts. Utbildningsstyrelsen sörjer för kommissionernas betalningar, bokföring och arkivering. Examenskommissionen får på mötesplattformen Optima med jämna mellanrum en rapport om dess utgifter. Examenskommissionerna ska följa hur budgetanslagen används och vid sina möten också behandla anslagsfrågor. 87

88 5.6.3 Fakturering Allmänt I fråga om fakturering av arvoden och ersättningar som betalas för examenskommissionsarbete tillämpas anvisningarna nedan. Dessa anvisningar kompletteras av separata anvisningar och meddelanden som Utbildningsstyrelsen har gett om dessa frågor. Examenskommissionen ska se till att faktureringen sköts också då ordföranden har semester eller i motsvarande situationer, så att Utbildningsstyrelsen får fakturorna inom utsatt tid och inga dröjsmålsräntor uppkommer. För att trygga dataskyddet ska man undvika att sända personbeteckningar eller kontouppgifter per e-post. Det är önskvärt att examenskommissionsmedlemmarna i första hand skaffar nödvändiga rese- och inkvarteringstjänster av Utbildningsstyrelsens avtalsleverantör resebyrån SMT. Det bör dock beaktas att endast rese- och inkvarteringstjänster som behövs för arbetet i kommissionen får beställas från SMT med examenskommissionernas kundsignum. Det finns separata anvisningar om hur tjänsterna beställs. Examenskommissionen har inte rätt att resa utomlands utan tillstånd av Utbildningsstyrelsen och kan inte själv bestämma om användning av tilldelade medel i strid med Statens resereglemente eller Utbildningsstyrelsens anvisningar. Vid all fakturering ska man ange examenskommissionens namn och nummer (kontokod xxx), som är examenskommissionens resultatenhet i Utbildningsstyrelsens bokföring. För att undvika missförstånd bör man fylla i fakturablanketterna på dator, inte för hand. Om uppgifterna om faktureraren har ändrats ska dessa anges särskilt tydligt. Examenskommissionsmedlemmarna eller sekreteraren för deras räkning ska markera de nya uppgifterna med till exempel en markeringspenna och/eller skriva NY UPPGIFT på det aktuella stället på arvodesfakturan eller mötesförteckningen, om det skett ändringar i till exempel bankkontot eller adressen. Ändringarna ska dessutom införas på examenskommissionernas blankett för personuppgifter som finns på mötesplattformen Optima. På så sätt sköts utbetalningarna så snabbt som möjligt och ingå onödiga uppmaningar om kontroll behövs. Alla arvoden och ersättningar som medlemmarna i examenskommissionerna får betalas till det bankkonto som dessa meddelat. Utbildningsstyrelsen skickar en rapport om examenskommissionens utgifter till varje kommission med ungefär två månaders mellanrum (längre intervall på sommaren). 88

89 Faktureringsgrunder och -blanketter Faktureringsgrunderna och -blanketterna samt närmare anvisningar kan hämtas på följande webbadresser: optima.discendum.com/oph > Yleinen materiaalipankki > 1) Lomakkeet ja asiakirjapohjat och 2) Määräykset, ohjeet ja mallit oph.fi/fristaende_examina > Föreskrifter, anvisningar och blanketter. Arvoden för möten och tillsynsbesök Till dem som deltar i examenskommissionens möten (obs! inte andra möten) utbetalas arvoden för möten och tillsynsbesök i enlighet med Utbildningsstyrelsens beslut (1/440/2011). Dessa arvoden kan betalas endast till en fysisk person, inte till företag eller sammanslutningar. Utbildningsstyrelsen fastställer årligen ett maximibelopp för de arvoden för tillsynsbesök som examenskommissionerna får fakturera. Mötesarvodena ska i regel faktureras genast efter varje möte. Om man behöver hålla flera möten inom en kort tid, kan dessa faktureras på en och samma gång. Alla kostnader faktureras på en gemensam faktura, vanligtvis av sekreteraren för fristående examina. Examenskommissionens ordförande granskar fakturan innan den skickas till Utbildningsstyrelsen. Vid faktureringen av mötesarvoden används blanketten för mötesarvode. Där anges namnen på de personer som utnämnts till examenskommissionen i alfabetisk ordning (efternamn, förnamn) och efter dessa namnen på eventuella tillfälligt närvarande personer, också de i alfabetisk ordning. Arvodena för tillsynsbesök kan faktureras på samma gång som mötesarvodena och med samma blankett. Ordförande godkänner fakturan och skickar den per post till adressen Utbildningsstyrelsen (Ekonomiförvaltningen), PB 380, Helsingfors. Ersättningar för resekostnader Resekostnader som uppkommer i examenskommissionsarbete ersätts enligt Statens resereglemente. 1. Till examenskommissionens medlemmar betalas ersättning för kostnader som har uppkommit på resor till examenskommissionens möten eller till utbildningsdagar eller seminarier som Utbildningsstyrelsen ordnar särskilt för examenskommissionsmedlemmar. I dessa fall kan den som utsetts/utnämnts till examenskommissionen skicka en reseräkning per post direkt till Utbildningsstyrelsen (Förvaltning och ekonomi), PB 380, Helsingfors. 89

90 2. Andra än ovannämnda resekostnader som uppkommer i examenskommissionsarbete (t.ex. tillsynsbesök som gäller ordnande av examina, resor för utomstående sakkunniga som eventuellt kallas in) ersätts under förutsättning att resan överensstämmer med Utbildningsstyrelsens anvisningar och har godkänts av examenskommissionen. En sådan faktura ska granskas av ordföranden. Efter granskningen skickar ordföranden fakturan per post till Utbildningsstyrelsen, Förvaltning och ekonomi. Resor som anknyter till examenskommissionsarbete får inte kombineras med semesterresor. Om man är tvungen att kombinera en resa som anknyter till examenskommissionsarbete med en resa som hör till ens huvudsakliga arbetsuppgift, ska hela resan specificeras i reseräkningen eller i en separat bilaga, för att kostnaderna ska kunna delas upp enligt de olika uppgifterna. Om man för en resa som anknyter till examenskommissionsarbete använder egen bil och har medpassagerare som deltar i kommissionsarbetet, ska namnen och färdsträckan för varje medpassagerare anges på reseräkningen eller en separat bilaga. Utbildningsstyrelsen betalar inte dagtraktamenten automatiskt, utan det gäller att själv komma ihåg att fakturera dem om man har rätt till dem. Ersättningar för resekostnader söks med Utbildningsstyrelsens reseräkningsblankett. Inköpsfakturor I examenskommissionernas fall kallas en faktura från en utomstående säljare av produkt eller tjänst (t.ex. faktura från resebyråer, lokaluthyrare och kaféer) inköpsfaktura. Inköpsfakturor behandlas i regel genom e-fakturering Med avvikelse från anvisningarna ovan faktureras resekostnader som examenskommissionens medlemmar själva betalat med reseräkningar och anskaffningar med traditionella pappersfakturor. Pappersfakturan kan formuleras fritt och skickas till Utbildningsstyrelsen på det sätt som beskrivs i punkt 2 i avsnittet Ersättningar för resekostnader. Vid beställning av produkter och tjänster är det speciellt viktigt att använda de kundsignum som examenskommissionerna fått av Utbildningsstyrelsen och att ange examenskommissionens namn och kontokod ( xxx) på fakturorna. Vid fakturering av mötesservering tillämpas samma principer som för Utbildningsstyrelsens tjänstemän. Kaffeserveringen vid examenskommissionens möten kan betalas med kommissionens medel. Eventuella måltider betalar var och en själv, om inte någon utomstående står för dem. Måltiderna ersätts via dagtraktamentet eller genom måltidsersättning enligt Statens resereglemente. Examenskommissionens medel ska inte användas för måltider vid mötena. 90

91 Under dagslånga utvecklingsdagar som examenskommissionen arrangerar och i samband med seminarier och utbildningsdagar som ordnas för examensarrangörer kan kommissionens medlemmar inta en sedvanlig lunch eller motsvarande måltid med kommissionens medel. Måltiden kan vara till exempel en lunch på en läroanstalt eller, om utvecklingsdagen ordnas på ett möteshotell eller en dylik plats, en måltid vars pris motsvarar värdet på en lunchsedel vid tidpunkten i fråga. Med kommissionens medel kan man bjuda deltagare i seminarier och utbildningsdagar på morgon- och eftermiddagskaffe. Om en faktura för inkvartering och servering gäller flera personer ska det framgå vilka personer fakturan gäller och vilka som berörs av den fakturerade inkvarteringen eller serveringen. Till fakturor som hänför sig till utbildningsoch utvecklingsdagar ska senast i granskningsskedet bifogas programmet för evenemanget. 91

92

93 6 BEGREPP SOM ANVÄNDS I SAMBAND MED FRISTÅENDE EXAMINA 93