Grunderna inom lean i korta drag

Transkript

1 Grunderna inom lean i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper & kompetens Inget syndabockstänkande Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla verktyg

2 Eliminera slöserier - men vad är slöserier? Allt arbete som inte skapar något direkt eller indirekt värde för kunden är slöseri

3 8 slöserier Överproduktion Väntan Onödiga transporter Överarbete Onödigt lager Onödiga rörelser Omarbete Outnyttjad kreativitet

4 Det var en gång historiskt perspektiv på kontinuerligt förbättringsarbete i vardagen hos oss Snart kommer vi att låna till driften! Behov av fokus på Arbetslagens samarbeten Funderingar kring annorlunda arbetstider Resultatenheter & arbetslag Strategisk plan med värdegrund Löpande ledarutvecklingsinsatser Södergårdsprojektet Arbetslagsutveckling/verksamhetsutveckling vart fjärde år Tankesätt Arbetssätt Ordet

5 Vision Värden Principer Metoder Verktyg Tanke- och arbetssätt

6 I hjärtat av Västra Götaland trivs vi här finns det goda livet. Hos oss får alla sinnen sin kraft och sitt mod från en positiv miljö med naturliga kulturinslag. Här finns jordmånen för varje idé liten som stor. Mångfald & entreprenörskap gör att vi vågar hit är alla välkomna, här ser vi lite längre.

7 Grundläggande värden Kund/brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Vara vågar! Våra kunder/brukare är anledningen till att vi finns. Våra chefer är synliga och engagerande i sitt uppdrag att leda individer och arbetslag. Vi är och tillåts vara delaktiga och tar ansvar för vårt uppdrag. Vi stimulerar personlig och professionell utveckling för att nå uppsatta mål. Vi antar utmaningar med mod och kreativitet för att nå uppsatta mål.

8 Principer Mål- och visionsstyrning Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet

9 Metoder Nedbrytning av övergripande mål på enhetsnivå Kommunövergripande utvecklingsinsatser, lika för alla Ledarutvecklingsprogram Dragande system PDCA A3

10

11 Kontinuerliga små steg som sätter spår i vardagen Hur gör man det?

12 Viktiga delar för att nå ett kontinuerligt förbättringsarbete!

13 Fler viktiga personer.

14 Ledarna & arbetslagen! Metoder och verktyg för att nå synliga och tydliga chefer som leder väl fungerande arbetslag med engagerade medarbetare alla med gemensamt uppdrag och mot gemensamt uppsatta mål!

15 Exempel på ledarutvecklingsinsatser Verksamhetsutvecklande lönesättning Föreläsningsserie kring olika ledarskolor Salutogent ledarskap Kommunikativt ledarskap Situationsanpassat ledarskap Skrivarstugor Utvecklingscheck

16 2005 Förändringskraft och effektivitet Återkommande verksamhetsutveckling för alla medarbetare med samma fokus oavsett yrkeskategori 2013 Kund/brukarfokus Professionalism & Medarbetarskap?

17 Exempel på metoder &verktyg vid utvecklingsinsatser Spel Bohica LeanLir Idéespelet Samtalskort En arbetsplats att vara stolt över Idékortlek KASAM Samarbetsövningar Högslättens kommun Vem äger Zebran? bland många.

18 Ledarens roll i utvecklingsarbetet Passivt delta - Stå vid sidan om Tillit Koll men inte kontroll Nyfiken Fråga efter resultat Tydlig Ge förutsättningar Stödja Se när något brister och då träda in Resultatenhetschef i äldreomsorgen

19 Verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning A3 arbetsplaner Förbättringstavla 5S & visualisering Arbetsfördelningstavlor

20 LITE BILDER FRÅN VÅRT VERKTYGSANVÄNDANDE.

21 LeanLir

22 Värdeflödeskarta

23 Diplom efter varje genomförd kartläggning

24

25 Rubrik/område: Av rubriken ska det framgå vad det hela handlar om. Ansvarig/a: Datum: Datum används istället för versionsnr. Skriv därför dagens datum här! 1.Bakgrund Varför är detta område i fokus nu? Målgrupper och vilka berörs? 5.Brainstorming kring tänkbara lösningar/åtgärder Försök att vidga vyerna och se alternativa sätt att lösa problemet. Försök att visualisera de tänkbara åtgärderna. 2.Nuläge Hur ser det ut idag? Lyft upp viktiga fakta kring området. 6.Handlingsplan Vad ska göras? Av vem och när? 3.Mål & Mätetal Vad vill vi uppnå? Hur ser det ut när vi har uppnått målet? Vilka mätetal/mått kan vi följa upp för att se att vi är på väg mot målet? 7.Kontroll av resultat Hur och när ska vi kontrollera resultatet? 4.Orsaksanalys Ställ dig frågan VARFÖR x 5 för att hitta grundorsaken Vad är den egentliga anledningen till att problemet finns/aktiviteter behövs? 8.Uppföljningstillfällen Bestäm regelbundna uppföljningstillfällen för att följa utvecklingen fram till stoppdatumet! STOPPDATUM

26

27 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

28 Det är inte något städprojekt!

29 Före Efter

30 Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag

31 5S kan göras på många ställen.

32 Det ska vara lätt att göra rätt!

33

34

35

36 Mätetal Nöjd-medarbetar index ( NBI ) 98% av medarbetarna är engagerade i sitt arbetet (AKU 2010) Närmare 80 kartlagda värdeflöden, samtliga med förbättrat nuläge och med i genomsnitt 28% tidsvinst Mer än 1000 LeanLir-spelande medarbetare

37 Effekter för kunderna/brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet på det som levereras Likvärdig service oavsett leverantör

38 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

39 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

40

41 Exempel

42 Kommunikation intern vårdplanering Vilka? Rehabpersonal, sjuksköterskor, biståndshandläggare, resultatenhetschef Resultat? Gemensamt synsätt Gemensamma rutiner, checklistor samt lathundar per yrkeskategori Effekter? Högre kvalitet på vårdplaneringen Mer rätt från början Minskad väntetid Ökad förståelse för varandras kompetenser

43 Rapportering & dokumentation; äldreboende Vilka? Sjuksköterska & undersköterskor Resultat? Muntlig rapportering ersattes av skriftlig dokumentation Tidsåtgången per vecka sänkt från 17,5 timmar till 8,5 timmar Effekter? Dokumentationskravet uppfyllt Mer tid direkt till kunderna Kvalitetssäkring - tryggare

44 Personalbudgetprocessen Vilka? Resultatenhetschefer, förvaltningsekonomer, lönekamrer Resultat? Gemensam standard för samtliga förvaltningar Använder tekniken mer Effekter? Kortare ledtid Dubbelarbetet borttaget Insikt om varandras arbete

45 Intern kommunikation, grundskola Vilka? Lärararbetslag högstadieskola Resultat? Lärarnas arbetsrum flyttades till elevernas hemvist Effekter? Ökad tillgänglighet Ökad trivsel & trygghet för eleverna Ev. konflikter upptäcks och hanteras tidigare

46

47 Leanhus eller leantempel?

48 Vision Värden Principer Metoder Verktyg

49 Lätt att ta med sig Rymmer många Resurssnålt Effektivt Flexibelt Enkelt Kul Det goda livet i Vision Hjärtat av Västra Götaland Bäst för barn & ungdomar Vara vågar! Engagerat ledarskap Värden Kompetensutveckling Kund/brukarorientering Allas delaktighet & engagemang Mål och visionsstyrning Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Dragande system Utjämning Värdeflöden Kommunövergripande kompetensutveckling för alla PDCA Principer Metoder Värdeflödeskartläggning Visualisering A3 Standardisering 5 varför Förbättringstavla Verktyg 5S LeanLir