Vara kommuns leanresa. När är början på ett leanarbete?

Transkript

1 Vara kommuns leanresa När är början på ett leanarbete?

2 Startar leanarbetet när viktiga delar av principerna stämmer värdegrunden stämmer begreppet kommer in i textdokument människor i organisationen börjar använda ordet när verktyg börjar användas när andra ser organisationen som lean när vi själva ser oss som en lean-organisation förbättringsarbete genomsyrar hela organisationen

3 Vi började vår leanresa Inte startat ännu

4 Kontinuerligt förbättringsarbete i vardagen en strävan efter perfektion

5 Foto: Johan Eriksson

6 Lean för oss Ett tanke och arbetssätt Har kunden i fokus Ett sätt att förhålla sig för att skapa största möjliga värde Handlar om att minska slöserier Innebär att vi inte har några syndabockar Engagerar alla

7

8 Lean tanke- och arbetssätt TANKESÄTT Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk Plan Strategisk P Mål- och visionsstyrning med tydlig ansvarsfördelning ARBETSSÄTT Vår första arbetslagsutveckling Resultatenheter med synliga och tydliga chefer Arbetslaget viktigt! Ledarutvecklings program för tydliga, synliga och stödjande chefer Arbetslagsutveckling för välfungerade arbetslag och motiverade, kompetenta medarbetare Värdeflödeskartläggningar Vår första värdeflödeskarta 5S - bibehållen ordning & reda Förbättringstavlor LeanLir A3

9 Tanke- och arbetssätt Vision Värden Principer Metoder Verktyg

10 I hjärtat av Västra Götaland trivs vi här finns det goda livet. Hos oss får alla sinnen sin kraft och sitt mod från en positiv miljö med naturliga kulturinslag. Här finns jordmånen för varje idé liten som stor. Mångfald & entreprenörskap gör att vi vågar hit är alla välkomna, här ser vi lite längre.

11 Grundläggande värden Kund/brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Vara vågar! Våra kunder/brukare är anledningen till att vi finns. Våra chefer är synliga och engagerande i sitt uppdrag att leda individer och arbetslag. Vi är och tillåts vara delaktiga och tar ansvar för vårt uppdrag. Vi stimulerar personlig och professionell utveckling för att nå uppsatta mål. Vi antar utmaningar med mod och kreativitet för att nå uppsatta mål.

12 Principer Mål- och visionsstyrning Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet

13 Metoder Nedbrytning av övergripande mål på enhetsnivå Kommunövergripande utvecklingsinsatser, lika för alla Ledarutvecklingsprogram Visualisering Dragande system PDCA A3

14 Verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning A3 arbetsplaner Förbättringstavla Arbetsfördelningstavlor 5S

15 LeanLir

16

17 LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

18

19 Värdeflödesklartläggning

20 Värdeflödeskartläggning på Alléskolan

21 Värdeflödeskartläggning på Frejgårdens förskola

22 Värdeflödeskartläggning av övergripande budgetprocess

23 Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet

24 Avgränsning Upplägg

25 Värdeflödeskarta Fastighetsenheten

26 Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri

27 Nulägeskarta Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 0%

28 Framtidskartan Totalt per månad Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola L/T P/T V/T RFB 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 63%

29 Värdeflödeskarta Tvätthantering på Kvänumsgården Tvätthantering

30 Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna spara tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör De som inte varit med förstår inte hur bra det är förrän man har provat. Man blir lite skadad, på bra sätt. Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola

31 Diplom efter varje genomförd kartläggning

32 Word Cloud kring medarbetarnas upplevelse av effekter efter 90 dagar

33 Arbetsplaner Grundar sig på A3-metoden

34

35 Rubrik/område: Av rubriken ska det framgå vad det hela handlar om. Ansvarig/a: Datum: Datum används istället för versionsnr. Skriv därför dagens datum här! 1.Bakgrund Varför är detta område i fokus nu? Målgrupper och vilka berörs? 5.Brainstorming kring tänkbara lösningar/åtgärder Försök att vidga vyerna och se alternativa sätt att lösa problemet. Försök att visualisera de tänkbara åtgärderna. 2.Nuläge Hur ser det ut idag? Lyft upp viktiga fakta kring området. 6.Handlingsplan Vad ska göras? Av vem och när? 3.Mål & Mätetal Vad vill vi uppnå? Hur ser det ut när vi har uppnått målet? Vilka mätetal/mått kan vi följa upp för att se att vi är på väg mot målet? 7.Kontroll av resultat Hur och när ska vi kontrollera resultatet? 4.Orsaksanalys Ställ dig frågan VARFÖR x 5 för att hitta grundorsaken Vad är den egentliga anledningen till att problemet finns/aktiviteter behövs? 8.Uppföljningstillfällen Bestäm regelbundna uppföljningstillfällen för att följa utvecklingen fram till stoppdatumet! STOPPDATUM

36 Förbättringstavla Grundar sig på PDCA

37 Förbättra Planera A P Följa upp C D Genomföra

38

39

40

41 5S & visualisering

42 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

43 Före Efter

44 Före Efter

45 Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag

46 Före Efter

47 5S kan göras på många ställen.

48 Det ska vara lätt att göra rätt! Visualisering av sopsortering

49

50 Arbetsfördelningstavlor

51

52

53

54

55 Ledarna & arbetslagen! Metoder och verktyg för att nå synliga och tydliga chefer som leder väl fungerande arbetslag med engagerade medarbetare alla med gemensamt uppdrag och mot gemensamt uppsatta mål!

56 Ledarutvecklingsprogram Alla chefer tillsammans timmar per person och år Årligen återkommande insatser som Re-träffar 4 ggr per år Ledardagar i Danmark 3 dagars internat varje höst

57 Ledarutvecklingsprogrammet

58 Exempel på ledarutvecklingsinsatser Föreläsningsserie kring olika ledarskolor Salutogent ledarskap Kommunikativt ledarskap Situations-anpassat ledarskap Utvecklingscheck

59 2005 Återkommande verksamhetsutveckling för alla medarbetare med samma fokus oavsett yrkeskategori

60

61 Hur, vad och varför 1250 medarbetare timmar fördelat över ett år inkl. ett internat om 40 timmar Åker enhetsvis Internaten fördelas under 6 veckor Fokus på organisationsövergripande frågor och sådant man inte tränar själv Effektiva möten Grundläggande värden Att arbeta i arbetslag Öka vi-känslan och upplevelsen av att vara utvald och viktig för organisationen Skapa samsyn Personlig stil Vad gör vi hos oss Hur gör vi hos oss

62 Förändringskraft Samvete 1 Vi använder oss. aktivt av resultaten från medborgar- och brukarundersökningar. Händelse 1 Du ska just gå på kafferast, alla andra har redan hunnit gå när det ringer på en kollegas telefon. Vad gör Du? Svarsalternativ A. Inget, de flesta vet att det är rast B. Svarar och här vad det gäller C. Kopplar bort telefonen D. Svarar och säger att ni är på rast Fakta 1 Vara kommun fick en utmärkelse för 2005 vilken? Svarsalternativ A. Mycket ofta B. Ganska ofta C. Ganska sällan D. Mycket sällan Svarsalternativ Verksamhetsutveckling 2005 A. Guldtriangeln B. Årets marknadsförare C. Årets kulturkommun D. The flag of honor

63 Vår verksamhet Under internatet Innan internatet Verksamhetsutveckling 2005

64 Förändringens fyra rum NÖJDHET INSPIRATION / FÖRNYELSE CENSUR / FÖRNEKANDE FÖRVIRRING OCH KONFLIKT Verksamhetsutveckling 2009

65

66 Sett i backspegeln.. hur vet vi vad som skapat det vi ser?

67 mätetal Nöjd-medarbetar index ( NBI ) 98% av medarbetarna är engagerade i sitt arbetet (AKU 2010) Mer än 70 kartlagda värdeflöden, samtliga med förbättrat nuläge och med i genomsnitt 28% tidsvinst Mer än 1000 LeanLir-spelande medarbetare

68 Effekter för kunderna/brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet på det som levereras Likvärdig service oavsett leverantör

69 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

70 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

71 Lätt att ta med sig Rymmer många Resurssnålt Effektivt Flexibelt Enkelt Kul Det goda livet, mod och kraft, kultur, mångfald, entreprenörskap. Alla välkomna Kund/brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Vara vågar Mål- och visionsstyrning Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet Nedbrytning av mål Kommunövergripande utvecklingsinsatser Ledarutvecklingsprogram Visualisering Dragande system PDCA Arbetsplaner LeanLir Värdeflödeskartläggningar Arbetsfördelningstavlor Förbättringstavlor 5S Vision Värden Principer Metoder Verktyg

72 Är du nyfiken på. vad medarbetarna tycker genomförda förbättringar material och verktyg? Vårt kvalitetsarbete VaraLean

73