E t t E k o n o m i s y s t E m s p E c i E l lt a n pa s s at f ö r s v E n s k a k yrka n s v E r ksam het

Transkript

1 E t t e k o n o m i s y s t e m s p e c i e l lt a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet Aveny Ekonomi Budget

2 Aveny Budgetmodul Aveny Budgetmodul är ett stort stöd i er budgetprocess och förenklar budgetarbetet på flera sätt. Modulen bygger på att en arbetsbudget skapas för budgetåret. Arbetsbudgeten består av tre delar, personalkostnader, övriga kostnader och intäkter samt kapitalkostnader. Aveny Budgetmodul är en option till, och helt integrerad med Aveny Ekonomi. Genom integration med Hogia Kyrklöns anställdaregister får användaren tillgång till all aktuell och historisk information som behövs för att enkelt budgetera lönekostnader, lagstadgade och avtalsenliga sociala avgifter, semesterersättningar och andra särskilda ersättningar. Här registreras även hur lönekostnaderna ska fördelas, t ex per verksamhet. Denna fördelning kommer sedan att ligga till grund för hur de faktiska lönekostnaderna bokförs. Tillfälligt anställda som t.ex. artister och säsongsanställda kan budgeteras för hela grupper av anställda. Övriga kostnader och intäkter registreras in som budgetrader. Önskad information om t ex utfall och budget innevarande och föregående år erhålls direkt. Du kan välja att budgetera detaljerat eller på en mer övergripande nivå. Via s k summeringsmodeller kan arbetsbudgeten analyseras ur önskat perspektiv, t ex för hela samfälligheten, per församling, på verksamhetsnivå eller kontonivå. 2

3 Skapa personalregister En viktig uppgift för Budgetmodulen är naturligtvis att på ett så korrekt sätt som möjligt budgetera personalkostnaderna. Denna kostnad utgör oftast en dominerande del av de totala kostnaderna för en församling eller samfällighet. För att på enklast möjliga vis få grepp om beräknade kostnader börjar budgetarbetet med att en kopia av personaluppgifterna ur löneprogrammet skapas i ett särskilt personalregister. Personalregistret har också en annan uppgift. Det är att under nästkommande år fördela lönerna utifrån den registrerade fördelningen i arbetsbudgeten eller genom tidredovisningsprogrammet. Personalregistret skall därför uppdateras efter varje lönekörning. För att kunna särskilja budgetarbetet för olika ansvariga i organisationen delas budgeten upp i olika budgetgrupper. En budgetgrupp kan t ex vara en församling, ett distrikt eller verksamhet. 3

4 Uppdatera personalregistret Efter varje lönekörning uppdateras personalregistret Genom att trycka på hämtas aktuella uppgifter in från anställdaregistret i lönesystemet. De anställda som har fått förändringar registrerade i lönesystemet från senaste uppdatering markeras med Ja. För de personer som inte skall uppdateras tar man bort bocken i uppdaterafältet. Tryck på för att uppdatera. 4

5 Skapa arbetsbudgeten Skapa en ny arbetsbudget genom att klicka på. Välj först vilket år budgeten skall skapas för. Vid Kategori anges vilken typ av budget som önskas, t ex årsbudget. De budgetkategorier som skall kunna användas läggs upp i programmets Systeminställningar. Välj därefter vilka budgetgrupper som skall ingå i budgeten samt välj att skapa personalregister för arbetsbudgeten (om personalbudget önskas). Det går också välja att kopiera från föregående arbetsbudget. Om personalbudget valts visas nu vilka anställda som kommer att registreras per budgetgrupp. 5

6 Årsbudget - inställningar I Allmänna inställningar kan generella lönepåslag registreras. Dessa används vid uppräkning av lön i personalbudgeten. Påslag kan anges för innevarande år och för budgetåret. Här anges också datum för resp lönerevision samt vilka delar i kontosträngen som måste finnas med i budgeten. I inställningen Starta arbetsbudget med summeringsmodell anges vilka kolumner som skall redovisas i summeringsrapporten när rutinen Arbetsbudget öppnas. Under fliken sociala avgifter finns alla inställningar för arbetsgivaravgifter och avtalsenliga sociala avgifter. Dessa uppdateras varje år. Vi följer härvid de anvisningar gällande budgetförutsättningar för PO-pålägg som Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation utkommer med varje år. 6

7 Arbeta med arbetsbudgeten Under rutinen Arbetsbudget anges först vilken budget som skall bearbetas och vilken budgetgrupp. Här väljs också summeringsmodell, d v s vilka kolumner som skall visas i arbetsbudgeten. Därefter kan budgetramar och ingående balanserat resultat för resp budgetgrupp registreras. Välj först en summeringsmodell som innehåller budgetram och ingående balanserat resultat och tryck på. Klicka på 0 på raden för budgetram eller ingående balanserat resultat. Klicka på i den efterföljande bilden och lägg till budgetram för resp budgetgrupp. Gör på samma sätt med balanserat resultat. Därefter är underlaget för arbetsbudgeten klart och budgetregistreringen kan påbörjas.> 7

8 När vald rapport visas är det möjligt att registrera budgetvärden genom att klicka på någon av raderna där siffran 0 visas. Det gäller samtliga rader utom de som innehåller lönekostnad för personal. För att arbeta med dessa rader klickar man istället på > 8

9 Arbetsbudget - Personal Här öppnas personalregistret för den aktuella arbetsbudgeten och budgetgruppen. För varje anställd visas en rad. Första åtgärden är att gå igenom personalstyrkan och se så att den stämmer för det aktuella budgetåret. Detta register är skapat utifrån Personalregistret. Om det finns uppgifter som skiljer mellan arbetsbudgetens personalregister och personalregistret så visas dessa med blå bakgrundsfärg. Genom att klicka på ges användaren möjlighet att hämta in nya uppgifter från personalregistret till den aktuella arbetsbudgeten. > 9

10 Arbetsbudget - Personal I fliken Personal finns grunduppgifter om resp person, så som födelseår, befattning, anställningsperiod, semesterdagar, avtalsområde och lönekonto. Dessa uppgifter kontrolleras för var och en. I den efterföljande fliken LÖN finns alla löneuppgifter. Genom att ange vilken år som avses att budgetera så föreslås en generell löneuppräkning enligt de inställningar som gjorts i programmet. Ändringar som görs loggas och visas på fliken Personal. Ett alternativ är att välja individuell löneuppräkning. Det går då att ange med vilken procentsats eller krontalspåslag som uppräkning ska ske för de aktuella åren. Resp anställds sysselsättningsgrad och uppehållsfaktor kontrolleras. Normalt har den anställde en fast sysselsättningsgrad för hela året, men det går också att ange olika sysselsättningsgrader för olika månader. > 10

11 I fliken Särskilda ersättningar redovisas vilka ersättningar som den anställde fått utbetalt föregående år eller hittills i år, samt vilka som har budgeterats för i år. Det går att komplettera genom att ange belopp för de typer av ersättningar som visas och det går även att lägga till nya typer av ersättningar genom att trycka på. Normalt budgeteras detta på ansvar/verksamhet enligt den fördelning av lönekostnaden som registreras under fliken Fördelning, men användaren kan även ange hur ersättningen skall budgeteras. Det görs genom att ange Kontosträng i kolumnen Budgeteras enligt och sedan manuellt ange kontosträng. > 11

12 Under fliken Fördelning registreras hur lönekostnaderna för den anställde skall fördelas mellan exempelvis olika verksamheter i organisationen. Genom att klicka på knappen kan lönekostnaderna fördelas lika under året eller olika under olika perioder. 12 Under fliken Sammanställning redovisas de olika delarna i lönekostnaden - Årslön - Semesterersättningar - Särskilda ersättningar - Arb. avg och sociala avgifter - Lönebidrag - TOTAL LÖNEKOSTNAD samt hur dessa kostnader såg ut föregående år, hittills i år och i föregående års arbetsbudget.

13 När man angivit fördelning, vilket år som lönen avser och detta sparats, så skapas s.k. Personalbudgetrader under fliken med samma namn. Här kan man nu utläsa exakt hur lönekostnaden kommer att budgeteras. 13

14 Arbetsbudget - övrigt Programmet återvänder nu till arbetsbudgeten och den valda summeringsmodellen. För att siffrorna skall visas trycker användaren på. Om programmet automatiskt skall analysera om förändringarna när nya värden registreras, markeras detta med en bock framför Analysera om automatiskt efter ändring. Du ser nu rapporten och budgeterade Personalkostnader, lön. Om du väljer att klicka på länken vid budgeterat belopp så visas en summering av budgetraderna från personalbudgeten. Genom att klicka på en viss verksamhet går det att se resp anställd och befattning som ingår i lönesumman. 14

15 För att registrera övriga intäkter och kostnader öppnas arbetsbudgeten och användaren vänder önskad summeringsmodell. Genom att klicka på en länk (blå understrukna siffra) på den önskad rad är det möjligt att registrera in budgetvärden. Det går också att skriva en kommentar för den aktuella raden. I funktionsmenyn till höger finns möjlighet att att Kopiera föregående års budgetrader. Det går att välja att räkna upp eller ned dessa med en procentsats genom funktionen Beräkna nya budgetvärden. 15

16 Arbetsbudget - ianspråktaget/tillgodo av balanserat resultat Om man valt att arbeta med en budgetram per budgetgrupp kan en differens mellan Resultat och Budgetram ha uppstått. Programmet gör det möjligt att registrera in ianspråktagande/tillgodo av balanserat resultat för att få budgeten i balans. Det sker genom att klicka på 0 på raden Ianspråktagande/tillgodo av balanserat resultat och välja att lägga till en rad och registrera förändringen. 16

17 Rapporter Samtliga summeringsrapporter går att skriva ut. De går även att exportera till Excel för vidare bearbetning. 17

18 MBL-rapport I personalbudgetrutinen finns en knapp för. Det går att välja mellan Personalbudget per verksamhet eller MBL-rapport. Rapporten Personalbudget per verksamhet visar samtliga klarmarkerade personer. Vill du att rapporten skall visa detaljerad rapport med samtliga befattningar inom samma verksamhet väljer du detaljerad rapport. En summerad rapport summerar befattningar med samma BSF-kod per verksamhet. Det går även att välja vilka kontonivå rapporten skall summeras på. Vår rekommendation är att använda MBL-rapporten som underlag i samband med MBL-förhandlingarna av personalbudgeten. Rapporten visar en summering av sysselsättningsgraden av månadsanställda per befattning samt den totala budgeterade kostnaden per befattning. Vidare finns en specifikation på vad som ingår i den totala budgeterade kostnaden för månadsanställda. Rapportern visar även kostnader för timanställda samt övriga budgeterade personalkostnader som du rekommenderas redovisa vid MBL-förhandlingarna. 18

19 Planbudget Programmet gör det möjligt att skapa planbudgetar för två år framåt. Planbudgeten baserar sig på föregående års arbetsbudgets personalbudget men den går att justera. Det är därför en rekommendation att göra klart personalbudgeten innan planbudgeten skapas. 19

20 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal