Nyheter i PaletteArena 6.3

Transkript

1 Nyheter i PaletteArena 6.3 I april 2016 uppgraderade Sveriges lantbruksuniversitet sitt elektroniska fakturahanteringssystem PaletteArena (Palette) från version 5.3 till version 6.3. Det är inte mycket som skiljer mellan versionerna och fakturahanteringen fungerar på samma sätt. Det finns dock vissa förändringar och dessa beskrivs i detta dokument. Viktigt att göra innan första inloggning Om du har historik sparad i din webbläsare kan du behöva rensa denna. Annars kan det bli problem att skriva fritext i fakturan. Se sista sidan i detta dokument för information om hur du rensar webbhistorik i olika webbläsare. OBS! Om din användarkod vanligtvis är synlig när du ska logga in i Palette måste du notera denna innan du rensar historiken eftersom den inte lägre ligger i fältet efter rensningen. Din användarkod består av tre siffror + tre bokstäver, t.ex. 123ABC.

2 Nytt färgtema Palette 6.3 har ett nytt färgtema, Moon. Tidigare har det gått att välja mellan olika färgteman men nu finns det bara ett. Roller Roll vid inloggning Om användaren har fler roller är senast använda roll förvald vid nästa inloggning. Mina fakturor Fritext i fakturainkorgen I fakturainkorgen finns en ny kolumn där man ser fakturans senast skrivna fritext. Ny knapp i fakturainkorgen, Ordermatcha Nu finns det en möjlighet att lättare göra en ordermatchning redan i fakturainkorgen. Man bockar i de fakturor man vill ordermatcha och klickar på knappen. Om ordernumret på ikryssad faktura/-or får en färg har matchning skett enligt nedan. Grön = helmatchad faktura inom godkända avvikelser Gul = leveranskvittens saknas Orange = Prisavvikelse Mörkröd = Ordern har inte hittats OBS! Även om fakturan får status helmatchad så måste man som ekonomiregistrerare kontrollera att allt är bokfört korrekt enligt vårt regelverk.

3 Fritext i fakturabilden Plustecknet som genererar nytillägg av fritext finns nu alltid högst upp. Därmed slipper man scrolla i de fall det finns mycket fritext. Vid nytillägg av fritext skriver man nu direkt i fritextfönstret. Tidigare var det via en dialogruta. Om du använder webbläsaren Mozilla Firefox kommer fritextfältet troligtvis vara för smalt. Detta gör att du inte ser knappen Bläddra när du skriver fritext, vilken du behöver använda om du ska bifoga filer. För att se knappen måste du justera höjden på fritextfältet, se e-guide för hur du gör detta och hur du sparar dina inställningar så att du enbart behöver utföra detta en gång. Justera bredd och höjd på ramarna i fakturans detaljbild De ramar som omsluter informationen i fakturans detaljbild, t.ex. Flöde och Fritext, kan haka upp sig när man justerar storleken på dessa. Detta är en bugg i Palette 6.3. När man justerar bredden på ramarna måste man ta tag längst ner eller längst upp i detaljbilden. När man justerar höjden på Fritextfältet måste man ta tag i kanten längst bort till höger (i nivå med rullisten). För att ändra höjden på övriga ramar kan man ta tag i kanten varsomhelst. Se e-guide för utförligare information om hur du ska göra och hur du löser problemet i de fall ramarna hakar upp sig. Där finns även information om hur du gör för att spara storleken på ramarna. Flöde ny funktion som tar bort alla roller i flödet Vid redigering av flödet finns en ny ikon där knapptryckningen raderar alla roller i flödet med status På väg: Skicka för info Informationen som anges i fältet för Meddelande i dialogen för Skicka för info sparas nu också ner på fritextraden. Fakturor till rollbevakaren Funktionen som skickar vidare fakturor till rollbevakaren tar nu hänsyn till helgdagar.

4 Nytt utseende på nyinkomna Svefakturor (elektroniska fakturor) Det blir ett nytt utseende på alla nyinkomna Svefakturor iom uppgraderingen som förhoppningsvis är lite tydligare. Alla äldre fakturor kommer även fortsättningsvis visas enligt det gamla formatet. Utskrifter När du väljer att skriva ut fakturor har du möjlighet att välja att lägga fakturorna i en utskriftskö för att senare skriva ut fakturorna. Vid utskrift väljer du då alternativet Lägg utskriften i utskriftskön. Du hittar utskriftskön under Rapporter / Administration / Min utskriftskö. Detta är en fördel när man ska skriva ut många fakturor eftersom det tar tid för Palette att få fram varje enskild faktura. Påminnelsemejl Påminnelsemejl skickas inte ut under helgdagar. Rapporter Struktur rapporterna är uppdelade per modul Rapporterna är nu uppdelade per modul (Rekvisition/inköp, Faktura och Administration). Kalenderfunktion I datumfälten finns nu en kalenderfunktion där du kan välja datum via en dialogruta istället för att skriva datumet manuellt.

5 Urvalsmallar spara favoriturval Nu finns det möjlighet att spara favoriturval i rapporterna. Ange dina urval, klicka på Spara och namnge din urvalsmall. Nästa gång du går in på rapporten finns din urvalsmall sparad i listan över urvalsmall. Specialtecken för att specificera sökning Vid sökning i rapporter finns nu möjligheten att använda specialtecken i urvalsfälten för att specificera sökningen ytterligare.! urvalsfältet har ett värde (is not NULL)? urvalsfältet saknar värde (is NULL) # - urvalsfältet skall vara skilt från angivet värde. Sedan tidigare används asterisker (tecknet *) för att få träff på allt som börjar och/eller slutar på det angivna värdet (t.ex. ange Länsstyrelsen* i fältet för leverantörsnamn om man vill söka efter alla leverantörer som vars namn börjar på Länsstyrelsen ). Söka med bindestreck Vid sökning av ett fakturanummer där bindestreck ingår så måste man ange citationstecken (tecknet ) före och efter sökningen, t.ex Utan citationstecken tolkar Palette sökningen som från 2016 till 03 i detta exempel. Rapporten Visa faktura Sökurval Ej godkänd - Nytt sökurval! Nu kan urval göras på de fakturor där någon användare tryckt Ej godkänd. Sökurval Vidarefakturerad - Bugg i Palette 6.3! Om man använder funktionen För vidarefakturering vid kontering av en faktura och sedan ändrar statusen på fakturan till Vidarefakturering utförd kommer inte fakturan fram vid sökning efter fakturor där sökkriteriet i Vidarefakturerad är att fakturan ska ha statusen "Vidarefakturering utförd". Sökresultat - Inköpsordernummer visas i sökresultatet. Fakturadatum - Kolumn för fakturadatum är tillagd i rapporten. Aktiv roll - Kolumn för aktiv roll är tillagd i rapporten. Kolumnen visar den roll som i nuläget har fakturan i status För behandling. Om flera roller har fakturan för behandling visas endast den första rollen. Rapporten Min utskriftskö En ny rapport som finns under menypunkten Administration. Där hittar du de fakturor som du har valt att skriva ut, där du vid utskriftstillfället valde alternativet Lägg utskriften i utskriftskön.

6 Kontering Kopiera flöde via historiken Via fakturabildens meny Alternativ / Leverantörshistorik når man tidigare fakturor från den aktuella leverantören. När man går in på en av de framsökta fakturorna hittar man knappen Kopiera. Sedan tidigare kunde man kopiera konteringen och få med sig denna tillbaka till den egna fakturan, men nu kan man även kopiera flödet. Man kan även kopiera både kontering och flöde. Rolladministration Användare tvingande att ange AD Det är nu tvingande att ange AD-kod på användaren. AD-koden ska vara användarens ad-namn inom SLU, d.v.s. det användarnamn som användaren anger vid inloggningen på sin SLU-dator. Roll Sökning på behörighetsgrupp - Vid sökning efter roller kan man nu filtrera sitt sökurval på behörighetsgrupp, t.ex. Konterare eller Attestant. OBS! Du kan bara se de roller du är rolladministratör för, så om du väljer Attestant men inte är rolladministratör för någon med den behörighetsgruppen får du ingen träff. Knapparna Behörighetsurval, Roll och Attestbelopp är flyttade Dessa hade tidigare egna knappar men har nu blivit menypunkter under knappen Behörigheter. Behörigheter - Under Behörigheter kan du nu välja att inkludera avslutade konton, kostnadsställen, projekt och fria fält i sökresultatet. Behörigheter - Under Behörighetsurval på roll finns möjlighet att rensa bort de behörigheter som inte längre gäller. Ange urval i fälten och klicka på knappen Tilldela. En kontrollfråga visas, Vill du även ta bort behörighet som inte överensstämmer med detta urval. Klicka på Ja för att ta bort behörigheter som inte överensstämmer med urvalet du angav. Direktpåminnelse En ny parameter som avgör om användaren (som är kopplad till rollen) ska få påminnelse via e-post direkt när en faktura hamnar i inkorgen. Värdet är antingen Ja eller Nej: Det skickas ett mejl per faktura som har hamnat i inkorgen. Därför rekommenderar vi inte denna parameter om användaren varje dag får väldigt många fakturor i sin inkorg. Parametern för Direktpåminnelse styr över parametern Skicka påminnelse efter X dagar i inkorgen. Detta innebär att om rollen har direktpåminnelse och har 0 dagar i Skicka påminnelse efter X dagar i inkorgen kommer användaren ändå att få påminnelsemejl.

7 Flödesförslag Kopiera flödesförslag - Via knappen Kopiera flödesförslag skapas en kopia av flödesförslaget med nytt angivet namn. Radera flödesförslag - Vid radering av flödesförslag fås nu en kontrollfråga om man vill radera flödesförslaget eller inte. Konteringsförslag Kopiera konteringsförslag - Via knappen Kopiera konteringsförslag skapas en kopia av konteringsförslaget med nytt angivet namn. Sökkriterier konteringsförslag Sökning efter konteringsförslag har kompletterats med sökkriterier för konto, kostnadsställe, projekt och fritt fält. Saknade konteringsrader - Om konteringsförslag saknar konteringsrader får man nu ett meddelande om att rader saknas. Navigering till föregående nivå är inte möjlig om konteringsrader saknas.

8 Bilaga 1: Ta bort webbhistorik i olika webbläsare Ta bort webbhistorik från Internet Explorer Gå till kugghjulet i övre högra hörnet och välj Internetalternativ: Gå sedan till fliken Allmänt och klicka på knappen Ta bort. Se till att rutorna nedan är markerade. Första rutan ska inte vara markerad (Spara information om favoritwebbplatser). Tryck på knappen Ta bort:

9 Tryck OK.

10 Ta bort webbhistorik från Google Chrome Informationen nedan kommer från Google Chromes supportsida Radera all webbinformation 1. Öppna Chrome. 2. Klicka på menyn längst upp till höger. 3. Klicka på Fler verktyg > Rensa webbinformation. 4. I dialogrutan som visas markerar du kryssrutorna bredvid de typer av information som du vill ta bort. 5. Välj mängden data som du vill ta bort i menyn högst upp. Välj tidens början om du vill ta bort allt. 6. Klicka på Rensa webbinformation. Ta bort specifika objekt från webbinformationen I stället för att ta bort hela kategorier från webbinformationen kan du välja ut specifika objekt som du vill ta bort. Klicka på länkarna om du vill visa fler anvisningar. Specifika sidor i webbhistoriken Specifika nedladdningar Specifika lösenord Specifika cookies och webbplatsdata Specifika Autofyll-uppgifter

11 Ta bort webbhistorik från Mozilla Firefox Informationen nedan kommer från Mozilla Firefox supportsida Se kommentar från SLU:s ekonomiavdelning nedan om det är så att din menyknapp inte ser ut så som den beskrivs i instruktionerna från Mozilla Firefox support. Hur rensar jag min historik? 1. Klicka på menyknappen, välj Historik, och sedan Rensa ut tidigare historik. 2. Välj hur mycket historik du vill rensa ut: o Klicka på listrutan bredvid Tidsintervall att ta bort för att välja hur mycket av din historik Firefox kommer att ta bort. o Nästa, klicka på pilen bredvid Detaljer för att välja exakt vilken information som kommer att tas bort. Dina val beskrivs i avsnittet ovan Vilken information ingår i min historik?. 3. Slutligen, klicka på knappen Ta bort. Fönstret stängs och de objekt som du har valt kommer att tas bort.

12 Hur tar jag bort en enskild webbplats från min historik? Klicka på menyknappen, välj Historik och klicka sen på länken Visa all historik underst i listan för att öppna biblioteksfönstret. 2. Sök efter webbplatsen du vill ta bort från din historik genom att skriva in namnet i fältet Sök i historik i det övre högra hörnet och sedan trycka på Enter/. 3. I sökresultaten, högerklicka på webbplatsen du vill ta bort och välj Ta bort all historik för webbplatsen. Alla historikposter (surf och nedladdningshistorik, kakor, cache, aktiva inloggningar, lösenord, sparade formulärdata, undantag för kakor, bilder, popup-fönster) för webbplatsen kommer att tas bort. 4. Slutligen, stäng biblioteksfönstret. Kommentar från SLU:s ekonomiavdelning Om du har en äldre version av Mozilla Firefox kanske inte menyknappen ser ut så som beskrivits ovan. Då kan du t.ex. ha en orange menyknapp i övre vänstra hörnet och får gå till denna och välja Historik / Rensa ut tidigare historik.

13 Ta bort webbhistorik från Safari Informationen nedan kommer från Apples Safari hjälp: Rensa surfhistoriken Du kan ta bort alla poster som Safari lagrar om var du surfade under en tid som du väljer. Om Safari är aktiverat i icloud-inställningar på datorn och dina andra enheter tas surfningshistoriken bort från dem alla. Att tömma surfhistoriken i Safari tömmer inte den surfhistorik som lagras på varje enskild webbplats som du besökt. Välj Historik > Rensa historik, klicka på popupmenyn och välj hur långt tillbaka som du vill rensa surfhistoriken. När du rensar historiken tar Safari bort data som den sparat som ett resultat av ditt surfande, inklusive: Historiken över webbplatser som du besökt Föregående- och nästalistorna för öppna webbsidor Top Sites som inte är märkta som permanenta Listan över ofta besökta webbplatser Senaste sökningar Symboler för öppna webbplatser Sparade ögonblicksbilder för öppna webbsidor Listan över hämtade objekt (hämtade filer försvinner inte) Webbplatser som lagts till för snabb webbplatssökning Webbplatser som frågat efter din position Webbplatser som frågat om de får skicka dig notiser Webbplatser med innehåll till insticksfiler, som du startade genom att klicka på en notis från Safari-strömspararen Svar på förfrågningar om att tillåta webbplatser att använda WebGL