Projektmodell - PROJEKTiL

Transkript

1 Styrande rutindokument Rutin Sida 1 (17) Projektmodell - PROJEKTiL Bygger på version 1.0 av PROJEKTiL. Uppdateringar sedan senaste versionen i VIS: Uppdaterat enligt synergiärende 69555

2 Sida 2 (17) Innehållsförteckning Inledning... 3 Vad är projekt?... 3 Syfte med projektmodellen... 3 Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell... 4 Ansvarig för Region Norrbottens projektmodell... 4 Region Norrbottens projektriktlinjer... 4 Projektets livslängd... 4 Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning... 4 Riskanalys... 5 Projektdokumentation... 6 Kommunikationsplan... 6 Rapportering och uppföljning... 6 Region Norrbottens projektmodell... 7 Beslut... 7 Faser... 9 Roller i projektorganisation Dokumentmallar Termer... 16

3 Sida 3 (17) Inledning Syftet med projektmodellen PROJEKTiL är att ge riktlinjer och anvisningar för hur projekt ska bedrivas och styras inom Region Norrbotten. Projektmodellen består av följande delar: Beskrivning av projektmodellen (projektets flöde med faser, beslut, roller, mallar och termer). Beskrivningen är detta dokument. Mallar för beslutsdokument. Mallarna finns i VIS mallcenter vilket gör att de finns tillgängliga när nya dokument skapas i VIS. Frågor och kommentarer på Region Norrbottens projektmodell PROJEKTiL hänvisas till funktionsbrevlådan projektkontoret@norrbotten.se Vad är projekt? Projekt är ett sätt att bedriva ett målinriktat arbete i en temporär organisation en engångsorganisation och ett arbetssätt som utmärker sig av, bland annat, följande egenskaper: Projekt leder fram till ett bestämt mål, resultat och leverans. Projekt kräver olika resurstyper och kompetenser. Projekt är tidsbegränsat. Projektarbete är av engångskaraktär. Inom Region Norrbotten ska det alltid övervägas att använda projektformen som arbetssätt när ovanstående kriterier är uppfyllda för ett uppdrag eller arbetsuppgift. Det ska också övervägas att använda delar av de metoder och arbetssätt, som projektformen innehåller, när det gäller andra uppdrag och arbetsuppgifter, även om inte samtliga projektkriterier uppfylls. Projektarbetsformen kan ge en bättre möjlighet till styrning och uppföljning och därigenom genomföra arbetet på ett effektivare och mera målinriktat sätt. Syfte med projektmodellen Inom Region Norrbotten finns en mängd samtidigt pågående projekt. I dessa projekt ingår en mängd olika resurser med olika kompetenser från olika delar av organisationen. Detta medför att det är svårt för ledning och beslutsfattare att få en översikt över de pågående projekten och resurserna. För att kunna prioritera rätt projekt måste bra beslutsunderlag finnas som grundar sig på projektens status, effektmål samt tids- och kostnadsramar. Projekten är jämförbara endast om alla arbetar med samma projektmodell. En projektmodell ger riktlinjer och anvisningar för hur projektarbete ska styras inom Region Norrbotten genom att beskriva relationen mellan projektledare och styrgrupp/projektägare. Den beskriver även projektets beslut, faser, roller, dokument samt termer som hör till organisationens projektverksamhet.

4 Sida 4 (17) En projektmodell ger gemensamma spelregler som medför att vi arbetar på ett enhetligt sätt samt pratar samma språk. Projektmodellen ska även: säkerställa att ett långsiktigt, strategiskt affärs- och nyttoperspektiv alltid finns med under projektets gång samt att projektets resultat är kopplat till organisationens strategiska inriktning projektmedlemmarna lättare ska komma in i projektet enklare att kunna ta del av erfarenheter från tidigare projekt underlätta kommunikationen mellan alla som jobbar med projekt tydliggöra ansvar och befogenheter för de olika projektrollerna beskriva projektflöde på ett enkelt överskådligt sätt Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell Projektmodellen (PROJEKTiL) ska nyttjas i samtliga projekt som bedrivs inom Region Norrbotten. Eventuella avsteg kan göras då projekt bedrivs i samverkan med externa aktörer. Ansvarig för Region Norrbottens projektmodell Projektmodellen kommer att utvecklas och ändras löpande och distribueras via Region Norrbottens intranät Insidan. Kommentarer och frågor gällande projektmodellen skickas till funktionsbrevlådan projektkontor@norrbotten.se Förbättringsförslag skrivs i Synergi och skickas till 01 Region Norrbotten Service - Projektkontoret Region Norrbottens projektriktlinjer Projektets livslängd Ett projekt inom Region Norrbotten bör inte överstiga ett år. En lång kalendarisk genomförandetid för ett projekt medför en projektrisk, eftersom omvärldsförändringar under tiden kan förändra projektets förutsättningar. En lång genomförandetid innebär också att projektets nyttoeffekter kommer sent och att projektet är svårt att styra och följa upp. Om ändå tiden för projektet beräknas bli längre än ett år, på grund av ändrade förutsättningar och krav på projektets resultat, ska projektet delas in i tydliga faser. Varje fas ska vara kortare än ett år och leverera ett tydligt och användbart resultat. Om projektet försenas och därigenom blir längre än ett år ska en grundlig avrapportering göras till projektägaren, som då får ett bra underlag för att besluta om projektets fortsättning. Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning Kvalitetssäkring för projektet kan ske genom:

5 Sida 5 (17) löpande åtgärder som uppföljningsrapporter, checklistor och tester intern projektgranskning (Regionalt projektkontor är ett stöd i detta) extern projektrevision (vid mer omfattande projekt) Styrgruppen beslutar inför BP2 (projektets start) med hänsyn till projektets art och omfattning vilken grad av kvalitetssäkring som varje projekt ska omfattas av. Syfte Regelbundna projektgranskningar bör genomföras under projektets livstid, för att på ett så tidigt stadium som möjligt undvika risker och hot mot projektet och säkerställa projektets arbetsprocess och resultat. Om kvalitetssäkrande åtgärder förbises ökar risken för att projektet misslyckas. Detta gäller särskilt projekt med stor andel av IT-utveckling. Resultatet av en projektgranskning/revision ger underlag för beslut om åtgärder för att säkerställa det fortsatta projektets genomförande mot fastställda mål. Vem och vilka Initiativtagare till projektrevision kan vara: Extern intressent/myndighet, till exempel Landstingsrevisorerna Initiativtagare till projektgranskning kan vara: i avsikt att stärka kontrollen över strategiskt viktiga projekt eller projektledare som tar över ansvaret för ett pågående projekt och önskar verifiera projektets status Projektledare som vill ha sitt projekt genomlyst för bedömning av möjligheterna att lyckas Medarbetare som ser behov Beslut om att genomföra intern projektgranskning av projekt tas av projektägare eller styrgrupp och genomförs av oberoende person. Beslut om extern revision tas av Landstingsrevisorerna eller den politiska organisationen. Projektledare ansvarar för att beslutad projektrevision eller granskning genomförs enligt beslut. När Projektrevision och granskning kan göras både under projektets gång eller i efterhand. Riskanalys Syfte Syfte med en riskanalys är att identifiera: hot mot projektet, kritiska aktiviteter samt händelser som försvårar genomförandet av projektet. Den ska även användas för att föreslå och planera in handlingsalternativ som eliminerar riskerna och hoten.

6 Sida 6 (17) Vem och vilka En riskanalys ska göras för samtliga nya projekt och genomförs av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren. När Riskanalysen bör genomföras innan projektet startar, så att resultatet från riskanalysen kan vara en del av startbeslutsunderlaget. Den kan även göras för pågående projekt när det bedöms nödvändigt. Analysen ska sedan löpande revideras och presenteras på styrgruppsmöten. Referensdokument I VIS mallcenter finns en mall för redovisning av Riskanalys. Projektdokumentation Syfte Alla projekt bör dokumenteras noggrant, både för att underlätta kommunikationen inom och utom projektet samt för att verka för erfarenhetsöverföringar till senare projekt. Riktlinjer för dokumentation Varje projekt bör som minimum skriva de dokument som efterfrågas i Region Norrbottens projektmodell och som har tydliga mallar. Det är inte nödvändigt att skriva under varje rubrik i mallarna, men om viss rubrik inte är aktuell för projektet ska inte rubriken tas bort utan bara noteras som Inte aktuellt. Kommunikationsplan Syfte Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via lämplig informationskanal med önskad informationsmängd för att få bästa möjliga engagemang för projektet. Vem och vilka En kommunikationsplan bör göras för samtliga nya projekt och genomförs av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren. När Kommunikationsplanen grundar sig på att man har analyserat vilka som är i särskilt intresserade av projektets progress och resultat. Därmed bör kommunikationsplanen göras i samband med BP2. Rapportering och uppföljning Vem och vilka Samtliga övergripande projekt inom Region Norrbotten bör löpande rapportera om projektets progress enligt nedan.

7 Sida 7 (17) Syfte För att få en överblick av Region Norrbottens projekt, så är det önskvärt att de rapporterar till Regionalt Projektkontor alt Utvecklingsforum eller Digitaliseringsavdelningen. Det kommer att medföra att det finns information om pågående projekt samt deras status i rapporteringen till Utvecklingsrådet. Detta fungerar som stöd för Region Norrbottens ledning vid beslut och koordinering av pågående projekt. När och vad Alla projekt inom Region Norrbotten ges möjlighet att använda dokumentmallar och stöd som tillhandahålls av Regionalt projektkontor via VIS. Projektkontorets hemsida innehåller, bland annat, dessa stöd för projektadministration: Projektmodell med beslutsmallar Hjälpmallar till projektmodellen Exempel på hur mallarna ser ut när de har skapats i VIS Region Norrbottens projektmodell Beslut Beslutspunkt (BP) är ett bestämt och i projektplanen inplanerat tillfälle, när man fattar beslut om projektets fortsatta verksamhet. Vid varje beslutspunkt bör en omvärldsanalys genomföras. Har det hänt någonting som kan påverka projektet sedan starten? Ska projektet fortsätta enligt plan? Är det en fortsatt bra investering? Ett beslut kan innebära ett av tre alternativ: 1. Fortsättning av projektet 2. Avveckling av projektet

8 Sida 8 (17) 3. Bordläggning; att beslut inte tas förrän ytterligare information har presenterats. Innan ett BP-beslut tas, ska projektet utvärderas avseende projektets möjligheter att nå sina mål samt utsikterna för projektets leverans. Projektet ska utvärderas med avseende på följande aspekter: Leverans och progress Har projektet uppnått och levererat vad som planerats? Finns förutsättningar för att projektet även i fortsättningen ska kunna leverera enligt plan? Förbrukning av resurser Har projektet hållit sig inom tilldelade resurser enligt plan? Finns förutsättningar för att projektet även i fortsättningen ska kunna hålla sig inom uppsatta resursramar? Omvärldssituation Har det hänt något i projektets omgivning som förändrat förutsättningarna för projektet eller dess leverans? Motiveras projektets kostnader fortfarande av den förväntade nyttan? Har detta projekts prioritet jämför med andra projekt förändrats? Beslutspunkt Beskrivning Beslutsfattare Roller som ska vara utsedda vid beslut Beslutsdokument BP0 Innebär att påbörja initieringsfasen, d v s undersöka förutsättningarna för ett projekt. BP0 ligger utanför projektet För regionövergripande projekt ska detta beslut fattas i Utvecklingsrådet. I verksamhetsinterna projekt Linjechef. Ansvarig för initiering Behovsbeskrivning, annat beslutsunderlag från verksamheten eller politiskt beslut BP1 Beslut om projektets etableringsfas genom specificering och planering av genomförandet ska startas eller ej. Projektet startar/startar ej För regionövergripande projekt ska detta beslut fattas i Utvecklingsrådet /BIT /LG gällande övriga projekt. Projektledare Styrgrupp Mottagare och/eller förvaltningsorganisation Projektdirektiv BP2 Beslut att starta/ej starta genomförandet av projektet. Genomförandefasen startar/startar ej i samråd med styrgrupp. BIT/LG om så krävs. Projektmedlemmar Referensgrupp Projektplan med nyttokalkyl och överenskommelse för realisering av nytta

9 Sida 9 (17) Beslutspunkt Beskrivning Beslutsfattare Roller som ska vara utsedda vid beslut Beslutsdokument BP3:or BP3-beslut kan fattas vid ett flertal förutbestämda tillfällen under projektets gång. Varje BP3 kan även vara beslut om en delleverans av projektets slutresultat. beslutar ensam om projektets fortsättning. Styrgruppen tar gemensamt övriga beslut. Uppföljningsrapporter Beslut om fortsatt genomförande enligt plan, beslut om ändring av plan eller beslut att avsluta projektet. BP4 Beslut att godkänna projektets resultat för leverans till mottagaren. Styrgrupp beslutar om godkännande av projektets resultat. Uppföljningsrapport Beslut att starta avvecklingsfasen, stoppa projektet eller komplettera genomförandefasen. beslutar om att starta avvecklingsfasen. BP5 Beslut att godkänna projektets slutrapport. Slutrapport Beslut att godkänna projektet och dess resultat eller ej, samt att arkivera dokument om resultatet godkänts. Fas Initieringsfas Etableringsfas Faser Beskrivning av fas Under fasen undersöker man möjligheterna att genomföra en idé, ur såväl tekniskt, som resursmässigt perspektiv. Man ska även kontrollera att idén passar in verksamhetens planer. Man ska under fasen även definiera uppdragets mål, göra grov tidplan, ge förslag på organisation samt föreslå kostnadsramar. Ett förslag till projektdirektiv tas fram. Under fasen specificerar man målet i detalj, tar fram en kalkyl över projektet, tar fram en riskanalys, bestämmer sig för organisation samt planerar för hur arbetet att nå målet ska genomföras inom ramen för projektet. Man bör även samråda med önskade resurser och preliminärboka dessa. En nyttokalkyl och en överenskommelse för realisering av nyttan tas fram och förankras hos mottagaren. Det ska här tydligt framgå vem som är ansvarig för realisering av nyttan samt hur denna ska realiseras och följas upp. Mottagaren av projektets resultat ska kontaktas för att bestämma hur överlämnandet ska genomföras samt hur mottagaren ska delta i projektets genomförande. Ett förslag till projektplan tas fram.

10 Sida 10 (17) Fas Genomförandefas Avvecklingsfas Beskrivning av fas Projektet tar fram detaljplaner och genomför fortsatta riskanalyser med alla projektets deltagare. Projektet genomförs enligt projektplanen och genomförandet rapporteras regelbundet till alla projektets intressenter. Uppföljningsrapporter tas fram. Möten ska hållas regelbundet. Rapportering i Projektplatsen för styrning och uppföljning av projektet ska göras kontinuerligt. Under genomförandefasen kan projektet leverera delleveranser av slutprodukten. Slutleverans sker vid slutet av fasen. Projektets intressenter utvärderar projektet och dokumenterar erfarenheter och observationer. Alla eventuella förslag till förbättringar av både projektarbetet samt övriga organisationen dokumenteras och delges alla intressenter. Projektet avvecklas och arkivering av dokument görs. Slutrapport tas fram. Roller i projektorganisation En projektorganisation är temporär och bara etablerad under projektets livscykel. Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av är den som ansvarar för projektets finansiering. Oftast den chef som ansvarar för projektets genomförande och för att nyttorealisering görs. Ansvar för projektets budget och finansiering. Upprätta projektdirektiv. Godkänna slutrapport. Ansvara för att effektmålen både mäts och nås eller att någon annan ansvarig utses för detta. Är ordförande i styrgruppen Initierar granskningar och revisioner av projektet. Utser styrgruppen Efter beslut om BP0 i utvecklingsrådet för dialog med projektkontoret om tillsättning av projektledare. - Utser projektledare vid verksamhetsinterna projekt. Stödjer projektledaren. Fattar vid verksamhetsinterna projekt BP1 (annars tas dessa i utvecklingsrådet) och BP5-beslut samt BP2, BP3, BP4-beslut avseende projektets fortsättning.

11 Sida 11 (17) Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av Styrgrupp Bör helst bestå av högst fem personer, med befogenheter och kunskap för de för projekten nödvändiga besluten. Projektets resultat ska vara i linje med projektdirektiven. Säkerställa att projektet följer projektplanen och aktivt stödja projektledaren Tillföra projektet de resurser som behövs. Säkerställa att projektledningen har kontroll och att projektet kommer att nå mål. Hålla sig informerade om projektet och omvärlden för att få ett bra beslutsfattande. Fattar beslut inom projektets ramar (BP2, BP3, BP4) tillsammans med projektägaren. Stödjer aktivt projektledaren.

12 Sida 12 (17) Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av Projektledare Projektets genomförande i enlighet med projektplanen. Att projektet når sina mål. Tillgodose mottagarens krav inom projektets ramar. Ansvara för projektets resultat till och med BP 5. Rapporterar genomförandet och förändringar gentemot plan i projektet. Planerar, leder, fördelar samt följer upp arbetet inom projektet Leder de personer som arbetar i projektet. Förfogar över de medel som tilldelats projektet. Beslutar om omfördelning av kostnader inom projektets budgetram Styrgrupp i samråd med berörd linjechef och projektägare. Projektdokumentationen. Knyta rätt kompetenser till projektet med stöd av projektägare och styrgrupp. Kontrollera, kontera och godkänna projektets fakturor innan attestansvarig attesterar. Följa upp och ansvara för projektets budget och rapportera till projektets styrgrupp. Ta del av och förstå underlagen från ekonomisystemet. Rapportera i Projektplatsen För sitt projekt ta fram en budget över förväntat utfall fördelat över tiden för att kunna följa upp hur arbetet fortskrider i ekonomisk mening. Förankra projektbudget och ekonomirutiner för projektet i projektgruppen. Genomföra och löpande revidera riskanalys. Se till att beslutad revision och granskning genomförs. Informera alla projektets intressenter.

13 Sida 13 (17) Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av Projektmedlem Har personligt ansvar att genomföra överenskomna åtaganden i projektet Rapportera resultat och avvikelser i projektet. Rapportera arbetad tid i projektet när så efterfrågas. Arbeta i projektet enligt överenskommelse. Delta i projektmöten. Styrgrupp i samråd med projektledare enligt överenskommelse med berörda linjechefer (resursägare) Förankra projekt i hemmaorganisationen och fungera som förenande länk. Ta del av projektinformation. Resursägare Resurser utlånade till projektet. Är oftast den som tillsätter resurs efter förfrågan från styrgruppsmedlem eller projektledare. Ansvarar för att tilldelad personal har rätt kompetens. Se till att resurser finns tillgängliga enligt de beslut som finns tagna för projektet. Kan ingå i styrgrupp. Ansvarig för att resursöverenskommelser med projektet hålls. Mottagare Ansvara för projektresultatet efter överlämnandet vid BP4 och att nyttorealisering görs och mäts. Ska ingå i styrgrupp eller referensgrupp. Projektadministratör (ej obligatorisk roll) Varierar från projekt till projekt. Avlasta projektledaren vad gäller administrativa arbetsuppgifter i projektet som t.ex. arbetsledning, mötesplanering, uppföljning, dokumentation, information och kommunikation till olika intressenter. Projektledaren i samråd med styrgruppen. Referensgrupp Representanter för enheter som berörs eller innehar viktiga kunskaper om projektet. Finnas tillgänglig enligt fördefinierade kriterier. Fungera som bollplank och eventuell testgrupp för projektgruppen. Projektledare Kan också kompletteras med representanter för fack och patientföreningar. Expert Kompetenstillskott för att lösa enskilda problem Varierar från projekt till projekt. Varierar från projekt till projekt, men ska vara väl definierat till tid och arbetsinsats. Projektledare

14 Sida 14 (17) Dokumentmallar Dokumentmallarna är stöd i styrning av projekt. Korrekt ifyllda fungerar de som beslutsunderlag vid varje BP. Dokumentmallarna är också ett stöd för projektarbetet. Rubrikerna är påminnelser om arbetsuppgifter som behöver beaktas i projektet. Det är inte meningen att man ska skriva text under varje rubrik, utan bara där det tillför något till projektet. Vi rekommenderar att alla rubriker från mallarna bibehålls, men utan text under (eller med kommentar att rubriken inte behövs i det aktuella projektet). Då har man beaktat frågan och tagit ett medvetet beslut. Mall Beskriver Syfte Beslutsunderlag för Skriven av Skriven för Behovsbeskrivning Behovet som uppfylls av projektet: Syfte Bakgrund Finansiering Förväntat resultat Önskade resurser Grov tidplan för projektet. Plan för Initieringsfas. Projektdirektiv Förväntat resultat för fas och projekt. Projektets mål. Ramar tid och kostnad för fas och projekt Effektmål Finansiering Förutsättningar Avgränsningar och styrgrupp. Länkar till andra projekt och uppdrag. Plan för Etableringsfas. Att beskriva bakgrund, syfte och nytta med behov/ projektidé och hur den kan vara möjlig att genomföra. Att vara underlag för att starta initieringen av projektets genomförande. Att från projektägarens sida beskriva och avgränsa uppdraget med avseende på projektets förväntade resultat tids- och kostnadsramar övriga restriktioner och handlingsramar. Att informera om projektets bakgrund och förväntade nytta. Att vara underlag för att starta etableringen av projektet. BP0 Idégivare samt Projektberedande gruppen BP1 Styrgrupp Projektledare Mottagare Ev. andra intressenter För regionalövergripande projekt: Utvecklingsrådet

15 Sida 15 (17) Mall Beskriver Syfte Beslutsunderlag för Skriven av Skriven för Projektplan Mål och delmål Förväntat resultat Ramar i detalj (Tidplan, Budget, Resursbehov) Avgränsningar Förutsättningar Beslutspunkter Genomförandeplan Projektorganisation Att ge en beskrivning på hur projektet ska genomföras inom dess ramar och förutsättningar som beskrivs i projektdirektivet uppfylla projektets mål. Att för projektägaren beskriva konsekvenserna av lämnat direktiv. BP2 Projektledare i samråd med projektägare, eventuell styrgrupp och eventuell projektgrupp. Styrgrupp Projektgrupp Resursägare Mottagare Ev. andra intressenter Riskanalys Länkar till andra aktiviteter, projekt och uppdrag. Kommunikationsplan Kvalitetsplan Att definiera och avgränsa åtagandet i projektet. Att påvisa projektets risker. Att vara en överenskommelse mellan projektledaren och projektägaren. Nyttokalkyl Anger projektets kostnader och nytta i relation till verksamhetens mål och anger när i tiden kostnader och nytta uppstår. Visa att de nyttoeffekter som projektet ger upphov till ligger i linje med verksamhetens mål och motiverar projektets kostnader. BP2 Projektledare Styrgrupp Mottagare Överenskommelse för realisering av nytta Hur, var och när projektets resultat ska tas tillvara för att den kalkylerade nyttan ska realiseras Säkerställa att det finns en överenskommelse mellan projektägare och mottagare om hur och när projektets leverans ska tas omhand. BP2 Mottagare Styrgrupp Mottagare Resurskontrakt Allmän projektinfo Beskrivning av uppdraget. Tidsramar Kostnad Rapportering Att projektledaren kan säkerställa att lånad resurs finns tillgänglig under projektets gång inom avtalad tidsram och kostnad samt att informera resurs och resursägare om uppdragets utformning. BP2 Projektledare Resursägare Resurs

16 Sida 16 (17) Mall Beskriver Syfte Beslutsunderlag för Skriven av Skriven för Uppföljningsrapport Statusen på projekt, vilket innebär både progress och avvikelser gentemot plan Uppföljning av planer Listar problem och möjligheter Orsak till beslut Att ge löpande lägesrapportering till styrgrupp och på sammanfattande nivå till projektägaren. Att vara ett beslutsunderlag för styrgruppen inför planlagda beslutspunkter. BP3 och BP4 Projektledare Styrgrupp Projektgrupp Resursägare Ev. andra intressenter Slutrapport Utfall gentemot plan för mål och ramar Beslut (Är en mall under fliken Systemförvaltning i Nytt dokument från Regionmall ) Vad Region Norrbotten har tjänat på projektet Erfarenheter och observationer Förslag på förbättringar i processer och framtida projekt Förslag till beslut. Avstämning mot verksamheten. Konsekvenser Att ge slutlig avrapportering av projektet. Att vara underlag för godkännande och avslut av projektarbetet. Att beskriva nyttiga erfarenheter till kommande projekt. Att föreslå fortsatt arbete, som ska säkerställa att projektets resultat tas om hand. Att förtydliga innehåll i en beslutspunkt. Att beskriva konsekvenserna av ett ickebeslut eller ett avvecklingsbeslut. Att dokumentera beslut. BP5 Projektledare Styrgrupp Projektgrupp Resursägare Ev. andra intressenter Alla BP Projektledare Styrgrupp Term Avvecklingsfas Etableringsfas Initieringsfas Mottagare Termer Beskrivning En fas i projektet där man mäter det uppnådda projektresultatet. Alla lösa trådar i projektet ska också tas om hand samt att alla erfarenheter ska dokumenteras. Fas i projektet där man specificerar projektets mål och planerar för hur man ska nå det, både gällande tid, budget, aktiviteter, resurser och så vidare. Fas i projektet där möjligheterna för en idé eller behov undersöks, både avseende teknik, marknad och resurser. Den roll som tar ansvaret för projektets slutprodukt vid beslutspunkt 4 (BP4) och sedan bibehåller ansvaret efter att projektet är avslutat. Kan vara en kund eller chef i linje- eller förvaltningsorganisationen. Bör ingå i projektet på något vis, förslagsvis styrgrupp eller referensgrupp.

17 Sida 17 (17) Term Projektdokument Projektkatalog Projektmedlem Projektportfölj Uppstartsmöte Beskrivning Dokument som beskriver styrningen av ett projekt, alltså beskriver beslut, planer och aktiviteter. En förteckning över en verksamhets eller delar av en verksamhets projekt, pågående, avslutade och ännu ej initierade (På idéstadiet). Roll som ingår som resurs till ett projekt. En förteckning över en verksamhets eller delar av en verksamhets pågående aktiva projekt. Roll som finansierar projektet och som ansvarar för att projektet passar in i verksamhetens planer. Ett möte som ska hållas strax efter det att beslutspunkt 2 (BP2) är taget. På mötet görs detaljplanerna för projektet och ansvar fördelas på de olika projektmedlemmarna. Det ska verka till att alla har en gemensam syn på projektets mål och därigenom skapa motivation och sammanhållning i projektet.